某舞蹈家協(xié)會化妝工具管理辦法

一、總則（一）目的為加強(qiáng)某舞蹈家協(xié)會化妝工具的管理，確保化妝工具的正常使用、合理配置與有效維護(hù)，提高化妝工具的使用效率，保障協(xié)會各項(xiàng)舞蹈活動的順利開展，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于某舞蹈家協(xié)會所有用于舞蹈演出、排練、培訓(xùn)等活動的化妝工具。包括但不限于各類化妝刷、粉撲、眉筆、眼線筆、口紅、眼影、腮紅等工具及化妝品。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理：協(xié)會對化妝工具實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌調(diào)配。2.責(zé)任到人：明確化妝工具的使用、保管責(zé)任人，確保責(zé)任落實(shí)到位。3.定期維護(hù)：建立定期檢查和維護(hù)制度，保證化妝工具處于良好狀態(tài)。4.合理使用：倡導(dǎo)會員合理使用化妝工具，避免浪費(fèi)和不必要的損耗。二、管理部門與職責(zé)（一）管理部門協(xié)會設(shè)立化妝工具管理小組，由行政主管擔(dān)任組長，成員包括財務(wù)人員、后勤人員及部分資深會員代表。管理小組設(shè)在協(xié)會綜合辦公室，負(fù)責(zé)化妝工具管理的日常工作。（二）職責(zé)分工1.組長職責(zé)-全面負(fù)責(zé)化妝工具管理工作的規(guī)劃與決策。-協(xié)調(diào)各部門之間在化妝工具管理方面的工作關(guān)系。-對重大問題進(jìn)行審議并做出決定。2.財務(wù)人員職責(zé)-負(fù)責(zé)制定化妝工具采購預(yù)算，并進(jìn)行財務(wù)核算與監(jiān)督。-審核化妝工具采購、維修、報廢等相關(guān)費(fèi)用支出。-定期對化妝工具的資產(chǎn)狀況進(jìn)行盤點(diǎn)與清查。3.后勤人員職責(zé)-具體執(zhí)行化妝工具的采購、驗(yàn)收、入庫、保管和發(fā)放工作。-負(fù)責(zé)化妝工具的日常維護(hù)、清潔和保養(yǎng)工作。-對損壞的化妝工具及時進(jìn)行維修或申報報廢處理。4.會員代表職責(zé)-從使用者角度提供關(guān)于化妝工具需求、使用感受等方面的建議和意見。-協(xié)助宣傳化妝工具正確使用方法和管理規(guī)定，引導(dǎo)會員自覺遵守。三、采購管理（一）采購計劃1.每年年底，后勤人員根據(jù)協(xié)會下一年度舞蹈活動計劃、現(xiàn)有化妝工具的使用狀況及損耗情況，制定化妝工具采購計劃草案。2.采購計劃草案需經(jīng)管理小組審核，組長審批后確定最終采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購的化妝工具種類、數(shù)量、品牌、預(yù)算等詳細(xì)信息。（二）采購流程1.供應(yīng)商選擇-后勤人員通過市場調(diào)研、網(wǎng)絡(luò)搜索、會員推薦等方式，收集多家化妝工具供應(yīng)商信息。-對供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評估，選擇至少三家符合要求的供應(yīng)商作為候選。2.采購談判-后勤人員與候選供應(yīng)商就采購產(chǎn)品的規(guī)格、價格、交貨期、質(zhì)量保證等條款進(jìn)行談判。-在談判過程中，要充分比較各供應(yīng)商的優(yōu)勢，爭取最優(yōu)惠的采購條件。3.合同簽訂-確定最終供應(yīng)商后，后勤人員根據(jù)談判結(jié)果起草采購合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等內(nèi)容。-采購合同需經(jīng)協(xié)會法務(wù)人員審核，組長簽字批準(zhǔn)后正式簽訂。（三）采購驗(yàn)收1.化妝工具到貨后，后勤人員應(yīng)及時組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員包括后勤人員、財務(wù)人員及相關(guān)會員代表。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括化妝工具的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等是否與采購合同一致。同時，要檢查產(chǎn)品的包裝、說明書、合格證等是否齊全。3.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，后勤人員辦理入庫手續(xù)。如驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)問題，后勤人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。四、入庫與保管（一）入庫管理1.后勤人員根據(jù)驗(yàn)收單將化妝工具辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單。入庫單應(yīng)注明化妝工具的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫日期等信息。2.入庫的化妝工具應(yīng)按照類別、品牌、規(guī)格等進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。同時，要建立庫存臺賬，詳細(xì)記錄化妝工具的出入庫情況。（二）保管要求1.化妝工具存放倉庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，溫度和濕度適宜，避免化妝品變質(zhì)和工具損壞。2.對不同類型的化妝工具應(yīng)采取相應(yīng)的保管措施。例如，化妝刷應(yīng)懸掛或放在專用的刷架上，避免刷毛變形；口紅、眼影等化妝品應(yīng)放在陰涼處，防止融化或變質(zhì)。3.后勤人員應(yīng)定期對倉庫進(jìn)行盤點(diǎn)，每月至少盤點(diǎn)一次，確保庫存數(shù)量與臺賬記錄一致。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時查找原因并進(jìn)行調(diào)整。五、領(lǐng)用與歸還（一）領(lǐng)用流程1.會員因舞蹈活動需要使用化妝工具，應(yīng)提前填寫《化妝工具領(lǐng)用申請表》。申請表應(yīng)注明領(lǐng)用日期、活動名稱、化妝工具名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并由領(lǐng)用人簽字。2.《化妝工具領(lǐng)用申請表》需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或活動負(fù)責(zé)人審批后，交至后勤人員處。3.后勤人員根據(jù)審批后的申請表發(fā)放化妝工具，并在庫存臺賬上記錄領(lǐng)用情況。（二）歸還要求1.會員在活動結(jié)束后，應(yīng)及時歸還所領(lǐng)用的化妝工具。歸還期限一般為活動結(jié)束后的三個工作日內(nèi)。2.歸還的化妝工具應(yīng)保持清潔、完好，如有損壞或丟失，領(lǐng)用人應(yīng)按照本辦法相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償。3.后勤人員對歸還的化妝工具進(jìn)行檢查驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后在庫存臺賬上記錄歸還情況，并辦理入庫手續(xù)。六、使用與維護(hù)（一）使用培訓(xùn)1.協(xié)會定期組織會員進(jìn)行化妝工具使用培訓(xùn)，邀請專業(yè)化妝師講解化妝工具的正確使用方法、技巧及注意事項(xiàng)。2.通過培訓(xùn)，使會員掌握不同化妝工具的功能和適用場景，提高化妝效果和工具使用效率。（二）日常維護(hù)1.會員在使用化妝工具過程中，應(yīng)注意對工具的日常維護(hù)。例如，使用后及時清潔化妝刷、粉撲等工具，避免化妝品殘留導(dǎo)致工具損壞。2.后勤人員應(yīng)定期對化妝工具進(jìn)行集中維護(hù)，包括對化妝刷進(jìn)行深度清潔、對損壞的工具進(jìn)行簡單維修等。（三）維修與報廢1.對于損壞的化妝工具，會員應(yīng)及時報告后勤人員。后勤人員根據(jù)損壞情況判斷是否可以維修，對于可維修的工具，安排專人進(jìn)行維修。2.對于無法維修或維修成本過高的化妝工具，后勤人員應(yīng)填寫《化妝工具報廢申請表》，詳細(xì)說明報廢原因、工具名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。3.《化妝工具報廢申請表》需經(jīng)管理小組審核，組長審批后進(jìn)行報廢處理。報廢的化妝工具應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善處置，避免環(huán)境污染。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.協(xié)會設(shè)立化妝工具使用監(jiān)督小組，由管理小組部分成員及會員代表組成。監(jiān)督小組定期對會員使用化妝工具的情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督內(nèi)容包括會員是否按照規(guī)定領(lǐng)用、歸還化妝工具，是否正確使用和維護(hù)化妝工具等。3.監(jiān)督小組發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄，并向相關(guān)責(zé)任人提出整改意見。（二）考核辦法1.協(xié)會將化妝工具管理情況納入會員考核體系，對在化妝工具使用和管理方面表現(xiàn)優(yōu)秀的會員進(jìn)行表彰和獎勵。2.對于違反本管理辦法的會員，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、暫停領(lǐng)用資格等處罰。具體處罰措施如下：-初次違反規(guī)定，未造成嚴(yán)重后果的，給予批評教育，并要求其立即改正。-多次違反規(guī)定或因不當(dāng)使用導(dǎo)致化妝工具損壞、丟失的，給予警告處分，并要求照價賠償。-情節(jié)嚴(yán)重，故意損壞或惡意浪費(fèi)化妝工具的，暫停其領(lǐng)用資格三個月至六個月，并在協(xié)會內(nèi)部進(jìn)行