質(zhì)量管理體系日常自查與整改記錄表應(yīng)用指南一、適用場景與核心價值本工具適用于各類組織在日常運(yùn)營中開展質(zhì)量管理體系內(nèi)部自查、問題整改及跟蹤管理的全流程場景，具體包括但不限于：常規(guī)周期性自查：按月度/季度/年度計劃，對質(zhì)量管理體系覆蓋的各部門、各流程進(jìn)行全面檢查，保證體系持續(xù)有效運(yùn)行；專項(xiàng)問題排查：針對特定環(huán)節(jié)（如生產(chǎn)過程、客戶投訴處理、供應(yīng)商管理等）或外部審核（如客戶驗(yàn)廠、第三方認(rèn)證）前開展的專項(xiàng)自查；問題整改閉環(huán)：對自查發(fā)覺的不符合項(xiàng)、客戶反饋問題或歷史遺留問題，從原因分析、措施制定到效果驗(yàn)證的全流程記錄與跟蹤。通過系統(tǒng)化記錄自查過程與整改結(jié)果，可實(shí)現(xiàn)質(zhì)量問題的“早發(fā)覺、早整改、早閉環(huán)”，推動管理體系持續(xù)優(yōu)化，降低質(zhì)量風(fēng)險，提升產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量穩(wěn)定性。二、操作流程詳解（一）自查準(zhǔn)備：明確范圍與責(zé)任制定自查計劃：根據(jù)質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)（如ISO9001、IATF16949等或企業(yè)內(nèi)部文件）、近期質(zhì)量目標(biāo)、客戶反饋及歷史問題，明確本次自查的范圍（如特定部門、產(chǎn)品線、流程節(jié)點(diǎn)）、時間節(jié)點(diǎn)及檢查依據(jù)（如《質(zhì)量手冊》《程序文件》《作業(yè)指導(dǎo)書》等）。示例：若近期客戶反饋“包裝破損率上升”，可將“包裝工序”作為自查重點(diǎn)，依據(jù)《包裝作業(yè)指導(dǎo)書》（QP-08）及《質(zhì)量目標(biāo)分解表》（QM-03）開展檢查。組建自查小組：由質(zhì)量管理部門牽頭，聯(lián)合涉及自查范圍的部門負(fù)責(zé)人、專業(yè)技術(shù)人員（如生產(chǎn)、技術(shù)、采購等）組成自查小組，明確組長（建議由質(zhì)量經(jīng)理或體系專員擔(dān)任）及組員職責(zé)，保證具備足夠的專業(yè)能力覆蓋檢查內(nèi)容。示例：自查組長：經(jīng)理（質(zhì)量部），組員：主管（生產(chǎn)部）、工程師（技術(shù)部）、專員（采購部）。準(zhǔn)備檢查工具與資料：收集自查依據(jù)的文件（如標(biāo)準(zhǔn)、制度、記錄表單）、檢查記錄表（本模板）、相關(guān)數(shù)據(jù)（如近期不合格品記錄、客戶投訴臺賬）等，必要時提前培訓(xùn)自查方法（如抽樣規(guī)則、不符合項(xiàng)判定標(biāo)準(zhǔn)）。（二）實(shí)施自查：逐項(xiàng)驗(yàn)證與記錄現(xiàn)場檢查與資料核查：對照檢查依據(jù)，通過現(xiàn)場觀察、文件查閱、人員訪談、數(shù)據(jù)驗(yàn)證等方式逐項(xiàng)檢查，保證覆蓋體系要求的全部要素（如“人、機(jī)、料、法、環(huán)、測”）。示例：檢查“生產(chǎn)設(shè)備維護(hù)”時，需現(xiàn)場核查設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)（“機(jī)”），查閱《設(shè)備點(diǎn)檢記錄》（QR-15）是否完整（“法”），詢問操作員是否掌握設(shè)備操作規(guī)程（“人”）。記錄檢查結(jié)果：對符合要求的項(xiàng)，簡要記錄“符合”及具體表現(xiàn)；對不符合要求的項(xiàng)，詳細(xì)記錄問題描述（含發(fā)生地點(diǎn)、涉及人員、具體表現(xiàn)）、不符合條款（如依據(jù)ISO9001:2015標(biāo)準(zhǔn)8.5.1條款）、證據(jù)（如記錄編號、照片編號、訪談對象），保證信息真實(shí)、可追溯。示例：不符合項(xiàng)描述：“2023年10月15日，包裝車間A線操作員*在執(zhí)行包裝作業(yè)時，未按《包裝作業(yè)指導(dǎo)書》（QP-08）第3.2條要求使用緩沖墊，導(dǎo)致5#產(chǎn)品包裝破損（現(xiàn)場照片編號：20231015-003），不符合ISO9001:2015標(biāo)準(zhǔn)8.5.1條款‘生產(chǎn)和服務(wù)提供的控制’要求?！保ㄈ﹩栴}整改：制定措施與落實(shí)責(zé)任原因分析：針對不符合項(xiàng)，組織責(zé)任部門（如包裝車間）及相關(guān)人員采用“5Why分析法”“魚骨圖法”等工具分析根本原因，避免僅停留在表面問題（如“員工未按規(guī)程操作”的根本原因可能是“培訓(xùn)不到位”“規(guī)程不清晰”“監(jiān)督缺失”等）。制定整改措施：基于原因分析，制定具體、可操作、可驗(yàn)證的整改措施，明確“做什么、誰來做、何時完成、如何驗(yàn)證”。整改措施需區(qū)分糾正措施（消除不符合原因）和預(yù)防措施（防止問題再發(fā)）。示例：針對上述包裝破損問題，整改措施可包括：①10月20日前，由生產(chǎn)部主管組織包裝車間全員重新培訓(xùn)《包裝作業(yè)指導(dǎo)書》（QP-08），并考核培訓(xùn)效果（糾正措施）；②10月25日前，由質(zhì)量部經(jīng)理修訂《包裝作業(yè)指導(dǎo)書》，增加“每30分鐘抽查一次緩沖墊使用情況”的監(jiān)督條款（預(yù)防措施）。明確責(zé)任與期限：每項(xiàng)整改措施需指定唯一責(zé)任人（如部門負(fù)責(zé)人、具體執(zhí)行人）及計劃完成時間，保證責(zé)任到人、時限明確，避免推諉拖延。（四）驗(yàn)證關(guān)閉：效果確認(rèn)與歸檔整改效果驗(yàn)證：責(zé)任部門完成整改后，自查小組需對整改措施的有效性進(jìn)行驗(yàn)證，可通過現(xiàn)場復(fù)查、記錄核查、數(shù)據(jù)對比等方式確認(rèn)問題是否徹底解決、是否再次發(fā)生。示例：驗(yàn)證上述整改措施時，需核查包裝車間培訓(xùn)記錄（QR-20）及考核結(jié)果，現(xiàn)場抽查包裝操作是否使用緩沖墊，統(tǒng)計10月26日-10月30日5#產(chǎn)品包裝破損率，對比整改前數(shù)據(jù)（如從5%降至1%以下）。記錄驗(yàn)證結(jié)果：驗(yàn)證通過后，在記錄表中填寫“驗(yàn)證結(jié)果”“實(shí)際完成時間”“驗(yàn)證人”；若驗(yàn)證未通過，需重新分析原因、調(diào)整措施并明確新的完成時間，直至問題閉環(huán)。資料歸檔：自查完成后，將記錄表、問題照片、培訓(xùn)記錄、驗(yàn)證證據(jù)等資料整理歸檔，保存期限不少于體系要求（通常為3年），保證質(zhì)量管理體系運(yùn)行過程可追溯。三、記錄表模板結(jié)構(gòu)記錄編號QMS-2023-X自查日期2023年月日自查區(qū)域/部門包裝車間、生產(chǎn)部自查依據(jù)ISO9001:2015標(biāo)準(zhǔn)、《質(zhì)量手冊》（QM-01）、《包裝作業(yè)指導(dǎo)書》（QP-08）自查項(xiàng)目檢查內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)檢查結(jié)果（符合/不符合）問題描述（不符合項(xiàng)）生產(chǎn)設(shè)備維護(hù)1.設(shè)備點(diǎn)檢記錄完整，無漏項(xiàng)；2.設(shè)備運(yùn)行參數(shù)符合工藝要求。不符合2023年10月15日，包裝車間A線包裝機(jī)（設(shè)備編號：BZ-001）點(diǎn)檢記錄中“溫度參數(shù)”欄未填寫（記錄編號：QR-15-008），不符合《設(shè)備管理程序》（QP-05）第4.3條要求。包裝作業(yè)控制1.操作員按《包裝作業(yè)指導(dǎo)書》要求執(zhí)行；2.包裝材料符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，無破損、污染。不符合（詳見“操作流程詳解”中示例）（其他自查項(xiàng)目）………四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)自查的客觀性與全面性：自查需獨(dú)立、公正，避免“走過場”，對發(fā)覺的問題不得隱瞞、篡改；檢查需覆蓋體系要求的所有關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對高風(fēng)險領(lǐng)域（如關(guān)鍵工序、特殊過程）適當(dāng)增加檢查頻次和深度。整改措施的針對性：整改措施需聚焦根本原因，避免“頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳”；措施內(nèi)容需具體（如“修訂文件”需明確文件編號、版本號，“培訓(xùn)”需明確培訓(xùn)對象、時長、考核方式），保證可執(zhí)行、可驗(yàn)證。記錄的真實(shí)性與規(guī)范性：所有記錄需基于事實(shí)，描述清晰（含時間、地點(diǎn)、人物、事件），使用專業(yè)術(shù)語，避免模糊表述（如“設(shè)備有問題”需明確具體問題現(xiàn)象）；記錄表填寫需完整，不得漏填關(guān)鍵信息（如責(zé)任人、驗(yàn)證結(jié)果）。持續(xù)改進(jìn)機(jī)制：定期（如每季度）對自查與整改數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，識