企業(yè)資源規(guī)劃(ERP)操作實用手冊一、ERP系統(tǒng)核心應用場景企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）系統(tǒng)作為集成化管理平臺，覆蓋企業(yè)核心業(yè)務全流程，主要應用場景包括：采購管理：當企業(yè)需要根據生產計劃或庫存預警發(fā)起采購申請、跟蹤供應商交期、管理采購合同及付款時，可通過ERP采購模塊實現需求提報、審批、訂單、入庫全流程線上化。銷售管理：面對客戶訂單處理、發(fā)貨跟蹤、應收賬款管理及銷售數據分析需求時，利用ERP銷售模塊可完成訂單錄入、庫存分配、出庫確認、開票及回款跟蹤。庫存管理：針對多倉庫物料存儲、出入庫流水跟蹤、庫存盤點及呆滯料處理場景，通過ERP庫存模塊實現實時庫存監(jiān)控、批次管理、庫位優(yōu)化及預警提醒。財務管理：在費用報銷、應收應付核算、成本分攤、財務報表等場景中，ERP財務模塊可自動關聯(lián)業(yè)務單據，實現業(yè)財數據一體化，提升核算效率。二、核心模塊操作流程詳解（一）采購管理操作流程適用場景：生產型企業(yè)根據生產計劃補充原材料、貿易型企業(yè)根據客戶需求采購商品時，需通過ERP完成采購全流程管理。操作步驟：登錄系統(tǒng)與進入模塊打開ERP系統(tǒng)登錄頁面，輸入工號（如*工號）及密碼，選擇“采購管理”模塊進入。創(chuàng)建采購申請單“新建申請”，填寫申請單信息：基礎信息：申請部門（如生產部）、申請人（*主管）、申請日期、需求日期（如2024–）；物料信息：物料編碼（如M-001）、物料名稱（鋼材）、規(guī)格型號（Φ6mm）、單位（噸）、需求數量（10）、預計單價（5000元）、用途說明（A產品生產）。保存申請單，提交至審批流程（默認審批路徑：部門經理→采購經理→財務主管）。審批與采購訂單審批人登錄系統(tǒng)，在“待辦事項”中查看采購申請單，“同意”或“駁回”（駁回時需填寫原因）。審批通過后，采購員進入“采購訂單”界面，“訂單”，關聯(lián)已審批的申請單，填寫供應商信息（如*供應商）、交貨日期、付款方式（月結30天），保存并提交訂單。到貨入庫與財務掛賬供應商送貨至倉庫，倉管員在ERP中掃描物料條碼，核對訂單數量與實收數量，“確認入庫”，“采購入庫單”。財務人員進入“應付管理”模塊，關聯(lián)入庫單“應付憑證”，錄入發(fā)票號碼（如*發(fā)票號）、金額（50000元），提交至財務主管審核。（二）銷售訂單處理流程適用場景：企業(yè)接到客戶訂單后，需通過ERP完成訂單審核、庫存分配、發(fā)貨及回款跟蹤。操作步驟：創(chuàng)建銷售訂單進入“銷售管理”模塊，“新建訂單”，填寫：客戶信息：客戶編碼（C-001）、客戶名稱（公司）、聯(lián)系人（經理）、聯(lián)系電話（-）；訂單信息：訂單日期、產品編碼（P-101）、產品名稱（成品A）、數量（100）、單價（800元）、交貨日期（2024–）、收貨地址（省市區(qū)街道）。保存訂單，提交銷售主管審批。庫存分配與發(fā)貨審批通過后，系統(tǒng)自動檢查庫存（如成品A當前庫存150件），“分配庫存”，確認可用數量100件，“出庫單”。倉管員根據出庫單備貨，掃描產品條碼確認出庫，更新庫存數量（剩余50件），“確認發(fā)貨”，同步物流信息（如*快遞單號）。開票與回款核銷財務人員進入“應收管理”模塊，關聯(lián)銷售訂單“銷項發(fā)票”，錄入發(fā)票金額（80000元），提交至財務審核?？蛻舾犊詈?，在“回款管理”中錄入回款金額（80000元）、回款日期（2024–），關聯(lián)對應訂單及發(fā)票，完成核銷。（三）月末庫存盤點流程適用場景：企業(yè)每月末需對倉庫實物庫存與系統(tǒng)數據進行核對，保證賬實一致。操作步驟：創(chuàng)建盤點任務進入“庫存管理”模塊，“新建盤點任務”，選擇盤點倉庫（如1號倉）、盤點日期（2024–末）、盤點范圍（全倉或指定物料），提交審批。打印盤點表與實物盤點審批通過后，打印“庫存盤點表”，包含物料編碼、名稱、系統(tǒng)庫存數量等信息。盤點人員持表實地清點，記錄實際數量（如M-001物料系統(tǒng)庫存10噸，實際盤點9.8噸），在表中標注差異。錄入盤點結果與調整單返回ERP系統(tǒng)，進入“盤點結果錄入”界面，掃描物料條碼，輸入實際盤點數量，系統(tǒng)自動計算差異（如-0.2噸）。確認無誤后，“庫存調整單”，選擇調整原因（如正常損耗），提交財務主管審核。審核與更新庫存審核通過后，系統(tǒng)自動更新物料庫存數量（M-001調整為9.8噸），并盤點報告，包含差異原因分析及改進建議。三、常用業(yè)務單據模板（一）采購申請單模板字段名稱填寫示例說明申請單號CGSQ-202405-001系統(tǒng)自動，唯一標識申請部門生產部需求發(fā)起部門申請人*主管提交申請的員工申請日期2024-05-01提交申請的當天日期物料編碼M-001物料唯一編碼物料名稱鋼材物料標準名稱規(guī)格型號Φ6mm物料技術參數單位噸計量單位需求數量10生產或庫存補貨需求數量預計單價（元）5000不含稅預估單價需求日期2024-05-10物料到貨截止日期用途說明A產品生產領用物料使用目的審批人（采購部）*經理采購部門審批意見審批人（財務部）*主管財務部門預算審核意見審批人（總經理）*總最終審批意見（二）銷售訂單模板字段名稱填寫示例說明訂單編號XSDD-202405-001系統(tǒng)自動，唯一標識客戶編碼C-001客戶唯一編碼客戶名稱*公司客戶全稱聯(lián)系人*經理客戶對接人姓名聯(lián)系電話-客戶聯(lián)系電話（虛擬）訂單日期2024-05-01下單日期產品編碼P-101產品唯一編碼產品名稱成品A產品標準名稱規(guī)格500ml/瓶產品規(guī)格單位件計量單位訂單數量100客戶訂購數量單價（元）800不含稅銷售單價金額（元）80000訂單總金額（數量×單價）交貨日期2024-05-15客戶要求到貨日期收貨地址省市區(qū)街道客戶收貨詳細地址訂單狀態(tài)已審批待審批/已審批/已發(fā)貨（三）庫存盤點表模板字段名稱填寫示例說明盤點單號PDD-202405-001系統(tǒng)自動，唯一標識盤點倉庫1號倉盤點所在倉庫盤點日期2024-05-31實際盤點日期物料編碼M-001物料唯一編碼物料名稱鋼材物料標準名稱規(guī)格型號Φ6mm物料技術參數單位噸計量單位系統(tǒng)庫存數量10盤點前系統(tǒng)顯示數量實際盤點數量9.8現場清點實際數量差異數量-0.2實際-系統(tǒng)（正為盤盈，負為盤虧）差異原因正常損耗盤點差異說明盤點人*倉管現場盤點人員簽字復核人*主管復核人員簽字四、操作關鍵風險提示（一）數據準確性管理物料信息維護：新增物料時，必須準確填寫編碼、名稱、規(guī)格型號及計量單位，避免因信息錯誤導致出入庫混亂（如“噸”與“公斤”混淆）。數量錄入核對：采購入庫、銷售出庫時，需現場清點實物數量并與系統(tǒng)核對，嚴禁憑經驗錄入，保證賬實一致。（二）審批流程合規(guī)性不可跳級審批：所有單據（采購申請、銷售訂單、費用報銷等）必須按預設流程逐級審批，不得因緊急情況跳過審批環(huán)節(jié)（如總經理審批不可由部門經理代批）。審批時限要求：審批人需在1個工作日內完成審批，避免因審批延遲影響業(yè)務進度（如采購申請超時未批可能導致生產停工）。（三）權限與數據安全崗位權限分離：操作員與審批員崗位需分離，例如采購員不可審批自己的采購申請，財務人員不可修改已審核憑證。密碼管理：系統(tǒng)密碼需定期更換（每3個月），不得使用生日、工號等簡單密碼，離開電腦時需及時鎖屏（快捷鍵Win+L）。（四）異常情況處理系統(tǒng)卡頓或故障：操作中遇到系統(tǒng)無響應，先嘗試刷新頁面，若無法解決，立即聯(lián)系IT支持（如*工號），避免強行關閉導致數據丟失。單據作廢規(guī)范：已審核單據需作廢時，必須通過“紅沖”功能處理（如銷售訂單紅沖負數訂單），不可直接刪除，保證業(yè)務軌跡可追溯。（五）數據備份要求日常備份：每日下班前，需在