采購合同審查規(guī)范模板一、適用范圍與應用場景本規(guī)范模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及其他組織（以下統(tǒng)稱“采購方”）在開展采購業(yè)務過程中，對與供應商簽訂的采購合同進行審查管理。具體應用場景包括但不限于：貨物采購類合同（如原材料、設備、辦公用品等）；服務采購類合同（如技術服務、咨詢服務、運維服務等）；工程采購類合同（如施工、設計、監(jiān)理等）；涉及金額較大、條款復雜或法律風險較高的采購合同；需通過法務、采購、技術等多部門聯(lián)合審查的標準化采購流程。二、采購合同審查全流程操作指南（一）審查準備階段明確審查依據收集并熟悉與采購相關的法律法規(guī)（如《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國采購法》等）；確認公司內部采購管理制度（如《采購管理辦法》《合同管理規(guī)范》等）；獲取本次采購的核心需求文件（如采購訂單、技術規(guī)格書、招標文件、投標文件等）。整理審查資料合同草案（包括、附件如技術參數表、服務標準、圖紙等）；供應商資質文件（營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)許可證、資質證書、授權委托書等）；采購過程文件（招標/談判記錄、中標通知書、訂單審批單等）；歷史同類合同模板及審查記錄（參考風險點）。組建審查小組根據合同復雜程度，由采購專員、法務專員、技術專家（如需）、財務專員（如需）組成聯(lián)合審查小組；明確各成員審查職責：采購專員負責商業(yè)條款、供應商資質，法務專員負責法律合規(guī)性，技術專家負責技術參數、驗收標準，財務專員負責價格、支付條款。（二）形式審查階段形式審查主要核查合同文本的規(guī)范性及基礎信息完整性，保證合同具備法律效力基礎。合同文本規(guī)范性檢查合同是否為書面形式，是否存在涂改、增刪（若有涂改，需雙方蓋章或簽字確認）；核對合同頁碼是否連續(xù)，附件是否齊全且與引用一致（如“附件1：技術參數表”是否實際附后）；確認合同結構是否完整（通常包括：合同主體、標的、數量、質量、價款或報酬、履行期限地點方式、違約責任、爭議解決、生效條款等）。合同主體信息采購方：名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人是否與營業(yè)執(zhí)照一致，避免使用簡稱或別名；供應商：名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人，核實供應商是否為合法存續(xù)的法人或其他組織，避免與分公司（需附總公司授權書）或分支機構直接簽約；授權代表：若由非法定代表人簽署，需審核授權委托書（載明授權范圍、授權期限、代理人身份信息），并核對代理人身份證件。合同簽署形式檢查合同是否由雙方法定代表人或授權代表簽字，自然人需簽字并按手??；核實合同蓋章是否為合同專用章或公章（財務章、部門章無效），騎縫章是否加蓋完整；確認簽署日期是否明確，且晚于合同成立時間（如招標結果確認日期、談判達成日期）。（三）實質審查階段實質審查是核心環(huán)節(jié)，需逐條審查合同條款的合法性、合理性及可履行性，重點關注商業(yè)條款與法律風險。1.標的條款審查標的描述：明確標的名稱、規(guī)格、型號、品牌（若有），避免使用“同類產品”“合格產品”等模糊表述，需與采購需求文件一致；數量單位：數量明確，計量單位規(guī)范（如“噸”“臺”“套”），避免“一批”“若干”等不明確表述；質量標準：質量要求需具體，優(yōu)先采用國家標準、行業(yè)標準或企業(yè)標準，若無標準則需在合同中明確約定技術參數、驗收方法（如“符合《產品技術規(guī)范》第X條要求”）。2.價格條款審查價格構成：明確單價、總價（含稅/不含稅），價格是否包含運輸、保險、安裝、培訓等費用；計價貨幣：若涉及外幣，需明確匯率計算方式及支付節(jié)點匯率鎖定機制；支付方式：支付條件與合同履行進度掛鉤（如“預付款30%，到貨驗收合格后支付60%，質保期滿后支付10%”），避免一次性全額支付（質保金除外）；發(fā)票要求：明確發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）、開具時間、交付方式及違約責任（如“逾期未開票，每日按應付金額0.05%支付違約金”）。3.履行條款審查履行期限：明確起始時間（如“合同簽訂后X日內”“收到預付款后X日內”）及截止時間，避免“盡快”“適時”等模糊表述；履行地點：交付/服務地點具體到省、市、區(qū)，明確費用承擔方（如運輸費、裝卸費由供應商承擔）；履行方式：交付方式（如上門送貨、供應商自提）、運輸方式（如公路運輸、航空運輸）及風險轉移節(jié)點（如“標的毀損滅失風險自交付采購方時轉移”）；驗收條款：明確驗收標準（與質量標準一致）、驗收期限（如“到貨后X日內驗收，逾期視為驗收合格”）、驗收方法（如現場測試、第三方檢測）、驗收異議處理（如“驗收不合格，供應商需在X日內更換或修復，承擔相關費用”）。4.權利義務條款審查采購方義務：如按時付款、提供必要配合條件（如場地、資料），明確違約責任；供應商義務：如按時交付、提供質保服務（明確質保期及范圍）、對標的物瑕疵承擔責任（如“質保期內出現質量問題，免費維修或更換”）；保密條款：明保證密范圍（如技術資料、價格信息）、保密期限（通常為合同終止后2-5年）、違約責任（如“泄露秘密，支付違約金X萬元或賠償實際損失”）。5.違約責任條款審查違約情形列舉：明確雙方可能出現的違約行為（如逾期交付、質量不合格、逾期付款等）；違約責任約定：違約金計算方式需合理（不超過實際損失的30%，過高可請求法院調減），賠償范圍明確（直接損失、可得利益損失），是否約定定金罰則（定金不超過主合同標的額20%，定金與違約金不可同時主張）；免責條款：不可抗力范圍明確（如自然災害、戰(zhàn)爭等），通知義務（不可抗力發(fā)生后X日內書面通知）、證明義務（提供部門證明）、免責范圍（因不可抗力導致無法履行部分可免責，延遲履行可根據影響程度部分免責）。6.爭議解決條款審查爭議解決方式：優(yōu)先約定協(xié)商或調解，協(xié)商不成的可約定仲裁或訴訟（二選一，避免同時約定）；仲裁：明確仲裁機構全稱（如“市仲裁委員會”），仲裁事項（如“本合同履行過程中發(fā)生的全部爭議”）；訴訟：明確管轄法院（如“采購方所在地有管轄權的人民法院”），避免約定“由甲方所在地法院”而甲方地址模糊，需具體到“省市區(qū)人民法院”。7.合同生效與終止條款生效條件：明確“合同雙方法定代表人或授權代表簽字并蓋章之日起生效”“附條件生效（如收到采購方預付款后生效）”等；終止情形：明確債務已履行、合同解除、抵銷等終止情形，合同解除權行使期限（如“逾期未行使，權利消滅”）；后合同義務：明確合同終止后保密、資料返還等義務。（四）風險專項排查階段針對采購合同的特殊風險點進行專項排查，降低潛在法律與商業(yè)風險。合規(guī)風險排查審查合同是否符合行業(yè)監(jiān)管要求（如醫(yī)療器械采購需符合《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》，采購需符合《采購法》）；涉及行政許可的項目（如特種設備、危險化學品），需確認供應商是否具備相應資質；避免“黑白合同”（中標合同與實際履行合同不一致），以備案合同或中標合同為準。商業(yè)風險排查市場價格波動風險：若采購周期較長，是否約定價格調整機制（如“原材料價格上漲超過X%，雙方協(xié)商調整價格”）；供應商履約能力風險：審查供應商過往履約記錄、財務狀況（如資產負債率過高需謹慎），是否要求提供履約保證金；依賴性風險：若標的為定制化產品或服務，是否約定知識產權歸屬及供應商不得拒絕后續(xù)服務的條款。法律風險排查格式條款風險：避免供應商提供的格式條款排除主要權利、加重采購方責任（如“供應商對任何損失不承擔責任”）；知識產權風險：若涉及技術、軟件等，需明確知識產權歸屬（如“技術成果歸采購方所有”），并要求供應商保證不侵犯第三方知識產權；連帶責任風險：若涉及分包，需明確供應商對分包方的連帶責任，及分包需經采購方書面同意。（五）出具審查意見階段匯總審查結果審查小組各成員根據職責分工填寫《采購合同審查清單表》（見模板），匯總審查發(fā)覺問題；對問題進行分級：重大風險（如主體不適格、違約責任顯失公平）、一般風險（如條款表述模糊、附件缺失）、提示性風險（如建議優(yōu)化支付進度）。出具審查意見書審查意見書需明確：合同編號、審查日期、審查小組成員、審查結論（通過/需修改/不通過）、具體問題及修改建議、法律依據；審查結論標準：通過：無重大風險，條款合法合規(guī)，可按流程簽署；需修改：存在一般風險，修改后重新審查（如補充附件、調整違約金比例）；不通過：存在重大風險，無法通過修改解決，建議終止合作或重新談判。意見反饋與修訂將審查意見書反饋至采購部門及供應商（若需），要求在規(guī)定期限內（如2個工作日）完成修改；修訂后由審查小組復核，確認問題整改到位后，形成最終審查版本。（六）合同履行跟蹤階段簽署與歸檔最終審查版本按公司合同簽署流程簽署，合同文本一式X份（采購方、供應商、財務、法務等各執(zhí)X份）；法務部門對合同統(tǒng)一編號，歸檔管理（包括合同草案、審查意見書、簽署版合同等），保存期限不少于合同終止后10年。履行跟蹤采購部門負責跟蹤合同履行進度（如交付時間、驗收情況），及時向法務部門反饋履行中的問題（如供應商逾期交付、質量異議）；法務部門協(xié)助處理履行爭議，必要時通過發(fā)送律師函、提起訴訟/仲裁等方式維護采購方權益。三、采購合同審查清單表（模板）序號審查項目審查要點審查標準審查結果（通過/不通過/需修改）備注1合同主體1.1采購方名稱、統(tǒng)一社會信用代碼與營業(yè)執(zhí)照一致名稱、信用代碼完全一致□通過□不通過□需修改若為分支機構，需檢查總公司授權書1.2供應商名稱、統(tǒng)一社會信用代碼與營業(yè)執(zhí)照一致名稱、信用代碼完全一致□通過□不通過□需修改需核實營業(yè)執(zhí)照復印件是否加蓋公章1.3授權委托書（若非法定代表人簽署）授權范圍明確、授權期限有效、代理人身份信息完整□通過□不通過□需修改需核對原件與復印件是否一致2標的條款2.1標的名稱、規(guī)格、型號與采購需求文件一致無差異，避免模糊表述（如“同類產品”）□通過□不通過□需修改若存在差異，需確認是否經采購部門確認2.2數量、計量單位明確數量具體，單位規(guī)范（如“噸”“臺”）□通過□不通過□需修改避免使用“一批”“若干”等表述2.3質量標準引用具體標準（國標/行標/約定標準）標準編號、名稱清晰，可執(zhí)行□通過□不通過□需修改無標準時，需在附件中明確技術參數3價格條款3.1單價、總價明確（含稅/不含稅）價格構成清晰，無計算錯誤□通過□不通過□需修改需確認價格是否包含運輸、保險等費用3.2支付方式與進度掛鉤如“預付款X%，到貨驗收合格后Y%，質保期滿后Z%”□通過□不通過□需修改避免一次性全額支付（質保金除外）3.3發(fā)票類型、開具時間明確明確“增值稅專用發(fā)票”，開票時間與支付節(jié)點匹配□通過□不通過□需修改需明確發(fā)票交付方式及逾期違約責任4履行條款4.1履行期限、起始/截止時間明確具體日期或可計算的節(jié)點（如“收到預付款后X日內”）□通過□不通過□需修改避免“盡快”“適時”等模糊表述4.2履行地點、費用承擔方明確地點具體到省市區(qū)，運輸、裝卸費等承擔方清晰□通過□不通過□需修改風險轉移節(jié)點需明確（如“交付時轉移”）4.3驗收標準、期限、方法明確與質量標準一致，驗收期限合理（如“到貨后X日內驗收”）□通過□不通過□需修改需明確驗收異議處理方式及供應商責任5違約責任5.1違約情形列舉全面（逾期交付、質量不合格等）覆蓋主要風險點□通過□不通過□需修改避免遺漏核心違約情形5.2違約金計算方式合理，不超過實際損失30%計算標準明確，如“逾期交付，每日按合同總額0.1%支付違約金”□通過□不通過□需修改過高違約金可能被法院調減，需合理設定5.3定金約定不超過主合同標的額20%定金與違約金不可同時主張□通過□不通過□需修改需明確定金支付時間及返還條件6爭議解決6.1爭議解決方式明確（仲裁/訴訟，二選一）不含糊表述（如“協(xié)商解決，協(xié)商不成由法院解決”）□通過□不通過□需修改仲裁需明確機構全稱，訴訟需明確具體管轄法院7其他條款7.1保密范圍、期限明確范圍（如技術資料、價格信息），期限（如合同終止后3年）□通過□不通過□需修改需明確違約責任7.2合同生效條件明確如“雙方法定代表人簽字并蓋章之日起生效”□通過□不通過□需修改避免未約定生效條件7.3附件齊全且與引用一致如附件1、附件2等實際存在，內容與一致□通過□不通過□需修改避免附件缺失或沖突四、審查要點與風險提示（一）主體風險防范嚴格審查供應商資質，避免與未取得行政許可、超越經營范圍或處于吊銷/注銷狀態(tài)的供應商合作；分支機構簽約需取得總公司書面授權，授權書需明確授權范圍、期限及責任承擔；自然人簽約需核實身份證信息，保證其為完全民事行為能力人。（二）標的條款風險防范標的描述需具體、唯一，避免“按樣品采購”而未封存樣品，應在合同中明確樣品規(guī)格及保管責任；質量標準需可量化、可檢測，避免“合格”“優(yōu)質”等主觀表述，若有特殊要求（如環(huán)保認證），需在合同中明確。（三）價格條款風險防范區(qū)分“含稅”與“不含稅”價格，明確稅率及發(fā)票類型，避免后續(xù)稅務糾紛；預付款比例不宜過高（一般不超過30%），質保金比例不低于5%（或按行業(yè)慣例），保證供應商履約保障。（四）違約責任風險防范違約金需與違約損失相當，避免約定“天價違約金”，否則可能被法院認定為無效；明確供應商逾期交付、質量不合格等核心違約行為的違約責任，避免“供應商承擔相應責任”等模糊表述。（五）