流動(dòng)資產(chǎn)驗(yàn)收流程一、流動(dòng)資產(chǎn)驗(yàn)收概述

流動(dòng)資產(chǎn)驗(yàn)收是指企業(yè)或組織在接收、采購(gòu)或調(diào)撥流動(dòng)資產(chǎn)時(shí)，為確保資產(chǎn)質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等符合要求而進(jìn)行的檢查和確認(rèn)過(guò)程。規(guī)范的驗(yàn)收流程有助于保障企業(yè)資產(chǎn)安全、降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、提高資產(chǎn)使用效率。本流程主要適用于原材料、半成品、產(chǎn)成品、低值易耗品、現(xiàn)金等流動(dòng)資產(chǎn)的接收與確認(rèn)。

二、流動(dòng)資產(chǎn)驗(yàn)收準(zhǔn)備階段

（一）資料準(zhǔn)備

1.收集與資產(chǎn)相關(guān)的采購(gòu)訂單、發(fā)票、送貨單等原始憑證

2.準(zhǔn)備驗(yàn)收單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等內(nèi)部記錄表格

3.確認(rèn)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)要求文件

（二）人員組織

1.成立由倉(cāng)儲(chǔ)、財(cái)務(wù)、技術(shù)等部門(mén)人員組成的驗(yàn)收小組

2.明確各成員職責(zé)分工（倉(cāng)儲(chǔ)負(fù)責(zé)數(shù)量核對(duì)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)價(jià)值確認(rèn)、技術(shù)負(fù)責(zé)質(zhì)量檢測(cè)）

3.安排專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收記錄與文檔管理

（三）工具準(zhǔn)備

1.準(zhǔn)備計(jì)量工具（電子秤、卷尺等）

2.準(zhǔn)備檢測(cè)設(shè)備（光譜儀、硬度計(jì)等根據(jù)資產(chǎn)類型配置）

3.準(zhǔn)備防護(hù)用品（手套、護(hù)目鏡等）

三、流動(dòng)資產(chǎn)驗(yàn)收實(shí)施階段

（一）到貨接收

1.接收供應(yīng)商送貨通知，核對(duì)運(yùn)輸單據(jù)

2.檢查運(yùn)輸狀態(tài)，確認(rèn)資產(chǎn)在運(yùn)輸過(guò)程中未受損壞

3.簽收送貨單，注明接收時(shí)間與在場(chǎng)人員

（二）數(shù)量驗(yàn)收

1.按采購(gòu)訂單逐項(xiàng)清點(diǎn)資產(chǎn)數(shù)量

(1)采用抽盤(pán)法對(duì)大批量資產(chǎn)進(jìn)行數(shù)量核對(duì)

(2)對(duì)小批量資產(chǎn)進(jìn)行全數(shù)清點(diǎn)

2.建立實(shí)物驗(yàn)收清單，記錄實(shí)際數(shù)量與訂單差異

3.對(duì)差異情況進(jìn)行標(biāo)注（缺少、多余、錯(cuò)發(fā)等）

（三）質(zhì)量驗(yàn)收

1.外觀檢查

(1)檢查包裝完整性

(2)查看產(chǎn)品標(biāo)識(shí)（型號(hào)、批號(hào)、生產(chǎn)日期等）

(3)確認(rèn)有無(wú)物理?yè)p傷

2.技術(shù)檢測(cè)

(1)對(duì)需檢測(cè)的資產(chǎn)進(jìn)行抽樣送檢

(2)依據(jù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行性能測(cè)試

(3)記錄檢測(cè)結(jié)果與標(biāo)準(zhǔn)值的偏差

3.資料核對(duì)

(1)核對(duì)產(chǎn)品合格證與檢測(cè)報(bào)告

(2)檢查質(zhì)量證明文件完整性

（四）單證核對(duì)

1.將驗(yàn)收結(jié)果與采購(gòu)訂單、發(fā)票進(jìn)行比對(duì)

2.確認(rèn)資產(chǎn)規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等與單據(jù)一致

3.對(duì)不一致項(xiàng)提出質(zhì)疑并記錄

四、驗(yàn)收結(jié)果處理

（一）驗(yàn)收合格

1.簽發(fā)《驗(yàn)收合格單》

2.將資產(chǎn)轉(zhuǎn)入待入庫(kù)狀態(tài)

3.及時(shí)更新庫(kù)存管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)

（二）驗(yàn)收不合格

1.建立問(wèn)題清單，詳細(xì)記錄不合格項(xiàng)

2.與供應(yīng)商溝通協(xié)商處理方案

(1)退回不合格資產(chǎn)

(2)要求供應(yīng)商整改后重新驗(yàn)收

(3)協(xié)商價(jià)格折讓等補(bǔ)償方式

3.保留相關(guān)證據(jù)（照片、檢測(cè)報(bào)告等）

（三）驗(yàn)收爭(zhēng)議處理

1.對(duì)驗(yàn)收結(jié)果有異議時(shí)，啟動(dòng)第三方檢測(cè)程序

2.保留爭(zhēng)議期間的所有記錄與溝通文檔

3.根據(jù)檢測(cè)結(jié)果與合同約定確定處理方式

五、驗(yàn)收文檔歸檔

（一）歸檔范圍

1.驗(yàn)收單據(jù)（驗(yàn)收單、質(zhì)檢報(bào)告等）

2.爭(zhēng)議處理記錄

3.補(bǔ)救措施證明文件

4.完整的驗(yàn)收過(guò)程影像資料

（二）歸檔要求

1.按驗(yàn)收批次建立檔案目錄

2.確保電子文檔與紙質(zhì)文檔一致

3.設(shè)置合理的保存期限（一般不少于3年）

4.建立檔案檢索系統(tǒng)便于查閱

六、驗(yàn)收異常情況處理

（一）嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題

1.立即停止接收后續(xù)到貨

2.通知技術(shù)部門(mén)進(jìn)行專項(xiàng)調(diào)查

3.啟動(dòng)質(zhì)量事故應(yīng)急預(yù)案

（二）大批量短缺

1.調(diào)閱運(yùn)輸記錄與供應(yīng)商發(fā)貨單

2.要求供應(yīng)商提供補(bǔ)貨證明

3.評(píng)估庫(kù)存影響程度

（三）驗(yàn)收延誤

1.確認(rèn)延誤原因（天氣、物流等不可抗力）

2.適當(dāng)延長(zhǎng)驗(yàn)收期限但不超過(guò)5個(gè)工作日

3.書(shū)面通知相關(guān)部門(mén)變更入庫(kù)計(jì)劃

**二、流動(dòng)資產(chǎn)驗(yàn)收準(zhǔn)備階段**

（一）資料準(zhǔn)備

1.收集與資產(chǎn)相關(guān)的采購(gòu)訂單、發(fā)票、送貨單等原始憑證

(1)**采購(gòu)訂單核對(duì)**：仔細(xì)核對(duì)采購(gòu)訂單上的資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總金額、交貨日期、交貨地點(diǎn)等關(guān)鍵信息是否清晰、準(zhǔn)確無(wú)誤，確保與實(shí)際到貨資產(chǎn)完全一致。

(2)**發(fā)票信息匹配**：檢查發(fā)票上的品名、數(shù)量、金額、稅額等是否與采購(gòu)訂單及預(yù)期到貨信息相符，注意發(fā)票的合規(guī)性（如抬頭、印章等）。

(3)**送貨單確認(rèn)**：審閱送貨單上的資產(chǎn)清單、數(shù)量、簽收人等信息，確認(rèn)是否為預(yù)期的送貨內(nèi)容。

(4)**其他必要文件**：根據(jù)資產(chǎn)類型，可能還需準(zhǔn)備或查閱如：質(zhì)量承諾書(shū)、安裝使用說(shuō)明書(shū)、原產(chǎn)地證明（非國(guó)家層面）、環(huán)保認(rèn)證文件（如RoHS、能效標(biāo)識(shí)等通用標(biāo)準(zhǔn)）等。

2.準(zhǔn)備驗(yàn)收單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等內(nèi)部記錄表格

(1)**設(shè)計(jì)/獲取驗(yàn)收單**：確保有標(biāo)準(zhǔn)化的《流動(dòng)資產(chǎn)驗(yàn)收單》模板，包含資產(chǎn)基本信息（根據(jù)采購(gòu)訂單）、數(shù)量、規(guī)格、外觀、功能初步檢查項(xiàng)、質(zhì)量等級(jí)、驗(yàn)收結(jié)論、驗(yàn)收人簽字、日期等字段。

(2)**準(zhǔn)備檢驗(yàn)計(jì)劃（如需）**：對(duì)于關(guān)鍵或復(fù)雜的資產(chǎn)，制定詳細(xì)的《檢驗(yàn)計(jì)劃》，明確檢驗(yàn)項(xiàng)目、抽樣方案（如GB/T2828.1標(biāo)準(zhǔn)）、檢驗(yàn)方法、判定標(biāo)準(zhǔn)、所需工具設(shè)備等。

(3)**空白質(zhì)量記錄表**：準(zhǔn)備足夠數(shù)量的《質(zhì)量檢驗(yàn)記錄表》，用于記錄具體的檢驗(yàn)數(shù)據(jù)、觀察結(jié)果、測(cè)試參數(shù)等。

3.確認(rèn)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)要求文件

(1)**內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)提取**：從公司質(zhì)量管理體系文件或技術(shù)規(guī)范中，提取適用于該類資產(chǎn)的企業(yè)內(nèi)部驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

(2)**引用外部標(biāo)準(zhǔn)**：查找并確認(rèn)適用的國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如GB、HB、ISO、ASTM等），特別是強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)普遍認(rèn)可的標(biāo)準(zhǔn)，確保驗(yàn)收有據(jù)可依。

(3)**文件版本控制**：確保所使用的標(biāo)準(zhǔn)文件是最新有效版本，避免使用過(guò)時(shí)或已廢止的標(biāo)準(zhǔn)。

（二）人員組織

1.成立由倉(cāng)儲(chǔ)、財(cái)務(wù)、技術(shù)等部門(mén)人員組成的驗(yàn)收小組

(1)**倉(cāng)儲(chǔ)代表職責(zé)**：主要負(fù)責(zé)數(shù)量清點(diǎn)、外觀檢查、資產(chǎn)標(biāo)識(shí)核對(duì)、協(xié)助搬運(yùn)等。

(2)**財(cái)務(wù)代表職責(zé)**：主要負(fù)責(zé)核對(duì)資產(chǎn)價(jià)值與發(fā)票一致性、參與價(jià)格確認(rèn)、記錄資產(chǎn)入賬價(jià)值等。

(3)**技術(shù)/專業(yè)代表職責(zé)**：主要負(fù)責(zé)執(zhí)行專業(yè)技術(shù)檢驗(yàn)、性能測(cè)試、出具檢驗(yàn)結(jié)論、判斷是否符合技術(shù)規(guī)范。

(4)**小組協(xié)調(diào)人**：通常由倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定專人擔(dān)任，負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)、時(shí)間安排、問(wèn)題匯總上報(bào)等。

2.明確各成員職責(zé)分工

(1)**任務(wù)分配**：在驗(yàn)收前召開(kāi)簡(jiǎn)短會(huì)議，明確每位成員具體負(fù)責(zé)的資產(chǎn)類別、檢驗(yàn)項(xiàng)目和工作界面。

(2)**權(quán)限界定**：明確各成員在驗(yàn)收過(guò)程中的決策權(quán)限，例如：日常輕微問(wèn)題處理權(quán)限、需要上報(bào)的閾值等。

(3)**溝通機(jī)制**：建立驗(yàn)收過(guò)程中的即時(shí)溝通方式（如對(duì)講機(jī)、即時(shí)通訊工具），確保信息傳遞順暢。

3.安排專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收記錄與文檔管理

(1)**記錄員指定**：指定一名成員專門(mén)負(fù)責(zé)填寫(xiě)驗(yàn)收單、記錄檢驗(yàn)數(shù)據(jù)、收集整理所有相關(guān)文檔。

(2)**數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性**：要求記錄員保持專注，確保所有記錄準(zhǔn)確無(wú)誤、字跡清晰、無(wú)涂改。

(3)**文檔保管**：明確驗(yàn)收過(guò)程中產(chǎn)生的所有紙質(zhì)和電子文檔的初步保管責(zé)任人和歸檔路徑。

（三）工具準(zhǔn)備

1.準(zhǔn)備計(jì)量工具（電子秤、卷尺等）

(1)**電子秤**：根據(jù)預(yù)計(jì)資產(chǎn)最大重量選擇合適量程和精度的電子秤，檢查電池電量或電源連接，校準(zhǔn)狀態(tài)確認(rèn)。

(2)**卷尺/直尺**：準(zhǔn)備不同量程的卷尺或直尺，用于測(cè)量資產(chǎn)尺寸、規(guī)格是否符合要求，確保尺子完好、刻度清晰。

(3)**卡尺（如需）**：對(duì)于需要測(cè)量?jī)?nèi)部或外部尺寸精度的資產(chǎn)，準(zhǔn)備合適類型的卡尺（如游標(biāo)卡尺、螺旋測(cè)微計(jì)）。

2.準(zhǔn)備檢測(cè)設(shè)備（光譜儀、硬度計(jì)等根據(jù)資產(chǎn)類型配置）

(1)**設(shè)備清單核對(duì)**：根據(jù)檢驗(yàn)計(jì)劃，確認(rèn)所有需要的檢測(cè)設(shè)備名稱、型號(hào)、狀態(tài)是否齊全可用。

(2)**設(shè)備校準(zhǔn)確認(rèn)**：檢查設(shè)備是否在有效校準(zhǔn)期內(nèi)，必要時(shí)提前送檢或進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)校準(zhǔn)。

(3)**操作人員資質(zhì)**：確保操作檢測(cè)設(shè)備的人員具備相應(yīng)的操作技能和資質(zhì)（如有要求）。

3.準(zhǔn)備防護(hù)用品（手套、護(hù)目鏡等）

(1)**適用性選擇**：根據(jù)資產(chǎn)特性和檢驗(yàn)操作，選擇合適的防護(hù)用品，如處理尖銳邊角需戴手套和護(hù)目鏡，處理化學(xué)品需戴防護(hù)手套和護(hù)目鏡等。

(2)**數(shù)量準(zhǔn)備**：確保參與驗(yàn)收的每位人員都有足夠的防護(hù)用品。

(3)**使用指導(dǎo)**：提醒參與人員正確佩戴和使用防護(hù)用品，確保人身安全。

**三、流動(dòng)資產(chǎn)驗(yàn)收實(shí)施階段**

（一）到貨接收

1.接收供應(yīng)商送貨通知，核對(duì)運(yùn)輸單據(jù)

(1)**通知確認(rèn)**：在預(yù)計(jì)到貨時(shí)間前，通過(guò)電話或系統(tǒng)接收供應(yīng)商的送貨通知，確認(rèn)大致到貨時(shí)間。

(2)**單據(jù)預(yù)審**：收到送貨單據(jù)后，提前核對(duì)單據(jù)上的信息是否與采購(gòu)訂單一致，發(fā)現(xiàn)明顯不符立即與供應(yīng)商溝通。

(3)**運(yùn)輸狀態(tài)關(guān)注**：對(duì)于長(zhǎng)途或特殊運(yùn)輸（如冷鏈），關(guān)注運(yùn)輸過(guò)程中的狀態(tài)監(jiān)控信息（如有）。

2.檢查運(yùn)輸狀態(tài)，確認(rèn)資產(chǎn)在運(yùn)輸過(guò)程中未受損壞

(1)**車(chē)輛檢查**：在資產(chǎn)卸貨前，觀察運(yùn)輸車(chē)輛狀況，如車(chē)廂是否有明顯破損、滲漏、溫度異常（針對(duì)冷藏品）等。

(2)**外包裝目視**：目視檢查外包裝是否完好，有無(wú)明顯變形、破損、受潮、污染等情況。

(3)**封條檢查（如有關(guān)）**：檢查運(yùn)輸途中的封條是否完好，確認(rèn)資產(chǎn)在運(yùn)輸途中未被非法打開(kāi)。

3.簽收送貨單，注明接收時(shí)間與在場(chǎng)人員

(1)**及時(shí)簽收**：資產(chǎn)初步檢查無(wú)誤后，在送貨單上清晰簽收，注明簽收日期和時(shí)間。

(2)**記錄在場(chǎng)人員**：在送貨單或單獨(dú)的接收記錄上，列出參與接收和初步檢查的人員姓名。

(3)**異常情況標(biāo)注**：如發(fā)現(xiàn)運(yùn)輸過(guò)程中的異常情況（如包裝破損），應(yīng)拍照留存，并在送貨單上注明，要求供應(yīng)商確認(rèn)。

（二）數(shù)量驗(yàn)收

1.按采購(gòu)訂單逐項(xiàng)清點(diǎn)資產(chǎn)數(shù)量

(1)**核對(duì)清單**：將送貨單上的資產(chǎn)品名、規(guī)格與采購(gòu)訂單或入庫(kù)申請(qǐng)單進(jìn)行逐項(xiàng)核對(duì)，確保清點(diǎn)對(duì)象無(wú)誤。

(2)**分批/分類清點(diǎn)**：根據(jù)資產(chǎn)類型或批次，進(jìn)行分批或分類清點(diǎn)，避免混淆和遺漏。可采用“五五盤(pán)”或“逐個(gè)清點(diǎn)”等方法，根據(jù)資產(chǎn)價(jià)值和使用特點(diǎn)選擇。

(a)**大批量資產(chǎn)（如原材料）**：可采用抽盤(pán)法，如按箱/托盤(pán)為單位進(jìn)行抽檢，或按一定比例（如5%或10%）進(jìn)行全數(shù)清點(diǎn)。記錄抽盤(pán)的箱號(hào)/批號(hào)及數(shù)量，推斷總數(shù)量。

(b)**小批量/高價(jià)值資產(chǎn)（如工具、設(shè)備）**：應(yīng)進(jìn)行全數(shù)清點(diǎn)，逐一核對(duì)資產(chǎn)編號(hào)（如有）。

(3)**記錄差異**：清點(diǎn)過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符（缺少、多余、錯(cuò)發(fā)），應(yīng)立即停止清點(diǎn)該批次，隔離待查資產(chǎn)，并在《驗(yàn)收單》的“數(shù)量差異”欄中詳細(xì)記錄不符項(xiàng)的資產(chǎn)信息、實(shí)收數(shù)量、訂單數(shù)量及差異值。

2.建立實(shí)物驗(yàn)收清單，記錄實(shí)際數(shù)量與訂單差異

(1)**清單格式**：創(chuàng)建或更新《實(shí)物驗(yàn)收清單》，包含資產(chǎn)編碼/名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、訂單數(shù)量、實(shí)收數(shù)量、差異數(shù)量、存放區(qū)域（臨時(shí)）等列。

(2)**實(shí)時(shí)更新**：清點(diǎn)過(guò)程中實(shí)時(shí)更新清單數(shù)據(jù)，確保記錄與實(shí)際同步。

(3)**差異標(biāo)注**：對(duì)差異項(xiàng)進(jìn)行醒目標(biāo)注，并準(zhǔn)備必要的照片作為佐證。

3.對(duì)差異情況進(jìn)行標(biāo)注（缺少、多余、錯(cuò)發(fā)等）

(1)**明確差異類型**：清晰界定差異性質(zhì)，是數(shù)量短缺、數(shù)量多余還是資產(chǎn)品名/規(guī)格錯(cuò)發(fā)。

(2)**記錄原因（初步）**：嘗試分析差異可能的原因（如供應(yīng)商發(fā)貨錯(cuò)誤、運(yùn)輸途中損耗、內(nèi)部記錄錯(cuò)誤等），但不作最終結(jié)論。

(3)**隔離處理**：對(duì)存在差異的資產(chǎn)進(jìn)行物理隔離（如放置在特定區(qū)域或貼上專用標(biāo)簽），防止混入合格庫(kù)存。

（三）質(zhì)量驗(yàn)收

1.外觀檢查

(1)**包裝完整性**：檢查外包裝是否嚴(yán)密、無(wú)破損、無(wú)嚴(yán)重變形、無(wú)污染。對(duì)于有密封條或封簽的包裝，檢查其完好性。

(2)**標(biāo)識(shí)核對(duì)**：逐項(xiàng)核對(duì)資產(chǎn)上的標(biāo)識(shí)（如產(chǎn)品名稱、型號(hào)、序列號(hào)、生產(chǎn)日期/批號(hào)、認(rèn)證標(biāo)志如CE、UL等通用標(biāo)識(shí)）是否清晰、完整、正確，并與采購(gòu)訂單或標(biāo)準(zhǔn)樣品一致。

(3)**外觀缺陷檢查**：仔細(xì)檢查資產(chǎn)本體有無(wú)劃痕、凹陷、變形、裂紋、銹蝕、污漬、毛刺、涂層脫落等外觀缺陷。對(duì)于需要清潔的資產(chǎn)，檢查其清潔程度。

2.技術(shù)檢測(cè)

(1)**抽樣送檢**：根據(jù)檢驗(yàn)計(jì)劃，對(duì)需要技術(shù)檢測(cè)的資產(chǎn)進(jìn)行抽樣。抽樣方法應(yīng)科學(xué)合理（如隨機(jī)抽樣、分層抽樣），確保樣本代表性。記錄抽樣數(shù)量和對(duì)應(yīng)的資產(chǎn)批次/序列號(hào)。

(a)**外觀抽檢**：即使不做性能測(cè)試，也應(yīng)對(duì)抽樣資產(chǎn)進(jìn)行更細(xì)致的外觀檢查。

(b)**性能抽檢**：將抽樣資產(chǎn)放置在符合要求的測(cè)試環(huán)境中，使用標(biāo)準(zhǔn)檢測(cè)設(shè)備進(jìn)行性能參數(shù)測(cè)試。

(2)**依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)測(cè)試**：嚴(yán)格按照檢驗(yàn)計(jì)劃中規(guī)定的測(cè)試標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行。記錄測(cè)試所用的設(shè)備型號(hào)、編號(hào)、校準(zhǔn)有效期，以及測(cè)試的具體步驟和參數(shù)設(shè)置。

(3)**數(shù)據(jù)記錄與比對(duì)**：詳細(xì)記錄每個(gè)測(cè)試項(xiàng)目的測(cè)試值、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定范圍、允收限值。將測(cè)試結(jié)果與標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行比對(duì)，判斷是否合格。

3.資料核對(duì)

(1)**合格證/說(shuō)明書(shū)核對(duì)**：檢查隨資產(chǎn)提供的合格證、檢驗(yàn)報(bào)告、使用說(shuō)明書(shū)等技術(shù)資料是否齊全、有效，內(nèi)容是否與實(shí)物相符。

(2)**批次追溯資料（如需）**：對(duì)于有批次管理要求的資產(chǎn)，核對(duì)批次相關(guān)的生產(chǎn)記錄、檢驗(yàn)記錄等是否完整。

(3)**認(rèn)證文件（如需）**：核對(duì)資產(chǎn)所需的通用認(rèn)證文件（如能效標(biāo)識(shí)、RoHS符合性聲明等）是否隨貨提供或可追溯獲取。

（四）單證核對(duì)

1.將驗(yàn)收結(jié)果與采購(gòu)訂單、發(fā)票進(jìn)行比對(duì)

(1)**綜合信息比對(duì)**：將數(shù)量、質(zhì)量檢查結(jié)果綜合起來(lái)，與采購(gòu)訂單上的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息進(jìn)行最終核對(duì)。

(2)**發(fā)票一致性確認(rèn)**：確認(rèn)發(fā)票金額與訂單單價(jià)、數(shù)量乘積是否一致，以及稅率、稅額等是否正確。

(3)**系統(tǒng)信息同步（如需）**：如果使用ERP或WMS系統(tǒng)，將初步驗(yàn)收結(jié)果錄入系統(tǒng)，與訂單信息進(jìn)行系統(tǒng)層面的比對(duì)。

2.確認(rèn)資產(chǎn)規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等與單據(jù)一致

(1)**逐項(xiàng)確認(rèn)**：確保最終確認(rèn)的資產(chǎn)品名、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、外觀質(zhì)量等級(jí)等所有信息，都與采購(gòu)訂單、發(fā)票等外部單據(jù)完全一致。

(2)**解決不符問(wèn)題**：如發(fā)現(xiàn)單據(jù)之間或單據(jù)與實(shí)物之間存在不一致，必須先與供應(yīng)商溝通確認(rèn)，問(wèn)題解決前不得進(jìn)行下一步操作。

(3)**記錄不符項(xiàng)**：對(duì)所有確認(rèn)的不符項(xiàng)，必須在《驗(yàn)收單》或《不符項(xiàng)報(bào)告》中清晰、準(zhǔn)確地記錄下來(lái)。

3.對(duì)不一致項(xiàng)提出質(zhì)疑并記錄

(1)**書(shū)面質(zhì)疑**：對(duì)于無(wú)法當(dāng)場(chǎng)確認(rèn)或存在爭(zhēng)議的不一致項(xiàng)，應(yīng)以書(shū)面形式（如《驗(yàn)收質(zhì)疑函》）提交給供應(yīng)商，明確質(zhì)疑的具體內(nèi)容和依據(jù)。

(2)**證據(jù)收集**：同時(shí)收集并妥善保存所有支持質(zhì)疑的證據(jù)，如照片、測(cè)試記錄、相關(guān)單據(jù)復(fù)印件等。

(3)**跟進(jìn)機(jī)制**：建立對(duì)質(zhì)疑問(wèn)題的跟進(jìn)機(jī)制，與供應(yīng)商保持溝通，直至問(wèn)題得到解決。

**四、驗(yàn)收結(jié)果處理**

（一）驗(yàn)收合格

1.簽發(fā)《驗(yàn)收合格單》

(1)**填寫(xiě)合格單**：在《驗(yàn)收單》上清晰填寫(xiě)“驗(yàn)收合格”結(jié)論，并由所有參與驗(yàn)收的成員簽字確認(rèn)。

(2)**注明日期**：填寫(xiě)驗(yàn)收完成日期，確保日期的準(zhǔn)確性。

(3)**附件整理**：將所有與本次驗(yàn)收相關(guān)的記錄、報(bào)告（如檢驗(yàn)報(bào)告、合格證復(fù)印件等）作為附件附在合格單后。

2.將資產(chǎn)轉(zhuǎn)入待入庫(kù)狀態(tài)

(1)**標(biāo)識(shí)更新**：在資產(chǎn)本身或其包裝上掛上“待入庫(kù)”或類似標(biāo)識(shí)，明確其當(dāng)前狀態(tài)。

(2)**區(qū)域轉(zhuǎn)移**：按照倉(cāng)庫(kù)管理規(guī)定，將驗(yàn)收合格的資產(chǎn)移至指定的待入庫(kù)區(qū)域或合格品區(qū)。

(3)**系統(tǒng)更新**：及時(shí)在庫(kù)存管理系統(tǒng)（如ERP、WMS）中更新資產(chǎn)狀態(tài)為“待入庫(kù)”或“驗(yàn)收合格”，并錄入相關(guān)驗(yàn)收信息。

3.及時(shí)更新庫(kù)存管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)

(1)**數(shù)量錄入**：準(zhǔn)確錄入驗(yàn)收合格資產(chǎn)的實(shí)際數(shù)量。

(2)**價(jià)值錄入**：根據(jù)合同價(jià)格或采購(gòu)價(jià)格，錄入資產(chǎn)的計(jì)劃成本或?qū)嶋H成本。

(3)**批次/序列號(hào)管理**：如果系統(tǒng)支持，錄入或關(guān)聯(lián)資產(chǎn)的批次號(hào)、序列號(hào)等信息。

(4)**庫(kù)存結(jié)構(gòu)更新**：更新對(duì)應(yīng)庫(kù)位的庫(kù)存數(shù)量和價(jià)值。

（二）驗(yàn)收不合格

1.建立問(wèn)題清單，詳細(xì)記錄不合格項(xiàng)

(1)**明確不合格描述**：使用客觀、具體的語(yǔ)言描述每個(gè)不合格項(xiàng)，包括資產(chǎn)名稱、規(guī)格、具體缺陷類型、缺陷位置、嚴(yán)重程度等。

(2)**量化記錄**：盡可能對(duì)不合格程度進(jìn)行量化描述（如劃痕長(zhǎng)度、變形角度、測(cè)試值偏差量等）。

(3)**分類匯總**：對(duì)不合格項(xiàng)進(jìn)行分類（如外觀缺陷、性能不達(dá)標(biāo)、資料缺失等），便于分析和處理。

2.與供應(yīng)商溝通協(xié)商處理方案

(1)**正式溝通**：通過(guò)書(shū)面（郵件、信函）或口頭（會(huì)議、電話）方式，正式向供應(yīng)商通報(bào)驗(yàn)收不合格情況，并提供詳細(xì)的問(wèn)題清單和證據(jù)。

(2)**協(xié)商選項(xiàng)**：

(a)**退回不合格資產(chǎn)**：要求供應(yīng)商將不合格資產(chǎn)全部或部分退回。需明確退回流程、運(yùn)輸責(zé)任和費(fèi)用承擔(dān)方。

(b)**要求整改后重新驗(yàn)收**：要求供應(yīng)商對(duì)不合格項(xiàng)進(jìn)行修復(fù)、更換或技術(shù)處理，然后重新提交驗(yàn)收。需約定整改期限和重新驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

(c)**協(xié)商價(jià)格折讓**：對(duì)于輕微不合格且不影響主要使用功能的資產(chǎn)，可與供應(yīng)商協(xié)商降低接收價(jià)格。需有明確的折讓幅度依據(jù)。

(d)**接收為代用品（如允許）**：在極少數(shù)情況下，如果企業(yè)內(nèi)部有替代使用方案，可與供應(yīng)商協(xié)商接收，但需履行內(nèi)部審批程序。

(3)**記錄協(xié)商過(guò)程**：詳細(xì)記錄與供應(yīng)商的溝通內(nèi)容、達(dá)成的共識(shí)、承諾的解決方案和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

3.保留相關(guān)證據(jù)

(1)**不合格資產(chǎn)隔離**：將所有不合格資產(chǎn)集中隔離存放，并貼上“不合格”標(biāo)識(shí)。

(2)**拍照/錄像取證**：對(duì)每個(gè)不合格項(xiàng)進(jìn)行清晰的多角度拍照或錄像，作為后續(xù)處理和索賠的依據(jù)。

(3)**檢測(cè)報(bào)告存檔**：保留所有技術(shù)檢測(cè)報(bào)告的副本。

(4)**溝通記錄**：保存所有與供應(yīng)商關(guān)于不合格問(wèn)題的溝通記錄（郵件、函件、會(huì)議紀(jì)要等）。

（三）驗(yàn)收爭(zhēng)議處理

1.對(duì)驗(yàn)收結(jié)果有異議時(shí)，啟動(dòng)第三方檢測(cè)程序

(1)**提出檢測(cè)請(qǐng)求**：當(dāng)驗(yàn)收小組成員內(nèi)部或與供應(yīng)商對(duì)驗(yàn)收結(jié)果存在爭(zhēng)議時(shí)，可以共同委托雙方認(rèn)可的、具有資質(zhì)的第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行獨(dú)立檢測(cè)。

(2)**明確檢測(cè)依據(jù)**：提供爭(zhēng)議涉及的標(biāo)準(zhǔn)、合同條款或樣品，明確檢測(cè)項(xiàng)目和判定標(biāo)準(zhǔn)。

(3)**費(fèi)用承擔(dān)**：根據(jù)合同約定或雙方協(xié)商，確定第三方檢測(cè)費(fèi)用的承擔(dān)方式。

2.保留爭(zhēng)議期間的所有記錄與溝通文檔

(1)**過(guò)程記錄**：詳細(xì)記錄爭(zhēng)議產(chǎn)生的原因、雙方觀點(diǎn)、溝通交鋒過(guò)程。

(2)**證據(jù)鏈完整**：確保所有與爭(zhēng)議相關(guān)的記錄、證據(jù)（自檢報(bào)告、供應(yīng)商文件、溝通記錄等）完整保存，形成完整的證據(jù)鏈。

(3)**會(huì)議紀(jì)要**：如有爭(zhēng)議解決會(huì)議，需形成會(huì)議紀(jì)要，記錄討論內(nèi)容、決策過(guò)程和結(jié)論。

3.根據(jù)檢測(cè)結(jié)果與合同約定確定處理方式

(1)**結(jié)果應(yīng)用**：根據(jù)第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)出具的權(quán)威檢測(cè)報(bào)告，結(jié)合合同相關(guān)條款，明確最終的處理結(jié)論。

(2)**處理方式選擇**：

(a)**確認(rèn)合格**：如果第三方檢測(cè)確認(rèn)資產(chǎn)符合標(biāo)準(zhǔn)，則按合格資產(chǎn)處理。

(b)**確認(rèn)不合格**：如果第三方檢測(cè)確認(rèn)資產(chǎn)不符合標(biāo)準(zhǔn)，則按不合格資產(chǎn)處理，并可據(jù)此要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任（如退貨、賠償?shù)龋?/p>

(c)**部分合格部分不合格**：根據(jù)檢測(cè)結(jié)果，對(duì)合格部分接收，不合格部分按不合格處理。

(3)**爭(zhēng)議解決**：爭(zhēng)議處理完畢后，雙方應(yīng)簽署確認(rèn)文件，將爭(zhēng)議處理結(jié)果正式化。

**五、驗(yàn)收文檔歸檔**

（一）歸檔范圍

1.驗(yàn)收單據(jù)（驗(yàn)收單、質(zhì)檢報(bào)告等）

(1)**《驗(yàn)收單》原件**：包含所有參與人員的簽字確認(rèn)頁(yè)。

(2)**隨貨技術(shù)資料**：供應(yīng)商提供的合格證、使用說(shuō)明書(shū)、檢測(cè)報(bào)告、認(rèn)證文件等復(fù)印件或原件（根據(jù)公司規(guī)定）。

(3)**內(nèi)部檢驗(yàn)記錄**：詳細(xì)的檢驗(yàn)記錄表、測(cè)試數(shù)據(jù)記錄、外觀檢查記錄等。

(4)**《不符項(xiàng)報(bào)告》/《驗(yàn)收質(zhì)疑函》**：如果存在不合格或爭(zhēng)議，相關(guān)的報(bào)告或函件。

(5)**第三方檢測(cè)報(bào)告**：如有進(jìn)行第三方檢測(cè)，需附上完整的檢測(cè)報(bào)告。

(6)**與供應(yīng)商的溝通記錄**：關(guān)于驗(yàn)收問(wèn)題的郵件、函件、會(huì)議紀(jì)要等。

2.爭(zhēng)議處理記錄

(1)**爭(zhēng)議發(fā)生說(shuō)明**：描述爭(zhēng)議產(chǎn)生的時(shí)間、原因、涉及人員。

(2)**第三方檢測(cè)委托書(shū)及報(bào)告**：完整的委托文件和檢測(cè)報(bào)告。

(3)**爭(zhēng)議解決協(xié)議/確認(rèn)書(shū)**：雙方就爭(zhēng)議處理達(dá)成的書(shū)面協(xié)議或確認(rèn)文件。

3.補(bǔ)救措施證明文件

(1)**《不合格資產(chǎn)處理單》**：記錄退回、返修、更換等處理的憑證。

(2)**供應(yīng)商整改證明**：供應(yīng)商提供的關(guān)于采取補(bǔ)救措施的證明文件（如維修記錄、更換明細(xì)等）。

(3)**重新驗(yàn)收記錄**：如果進(jìn)行重新驗(yàn)收，需保留重新驗(yàn)收的《驗(yàn)收單》或相關(guān)記錄。

4.完整的驗(yàn)收過(guò)程影像資料

(1)**到貨接收照片**：運(yùn)輸車(chē)輛、外包裝、初步檢查情況的照片。

(2)**數(shù)量清點(diǎn)照片**：清點(diǎn)過(guò)程、差異資產(chǎn)隔離情況的照片。

(3)**質(zhì)量檢查照片**：外觀缺陷、功能測(cè)試（如外觀可見(jiàn)）情況的照片。

(4)**現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議照片（如有關(guān)）**：與供應(yīng)商就問(wèn)題溝通的會(huì)議照片。

（二）歸檔要求

1.按驗(yàn)收批次建立檔案目錄

(1)**唯一標(biāo)識(shí)**：為每個(gè)驗(yàn)收批次建立唯一的檔案編號(hào)（如“YYMMDD-資產(chǎn)類型-批次號(hào)”）。

(2)**目錄內(nèi)容**：檔案目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、驗(yàn)收日期、主要問(wèn)題（如有）、存放位置等信息。

(3)**索引方便**：建立電子或紙質(zhì)索引，便于按時(shí)間、資產(chǎn)類型、供應(yīng)商等條件快速查找。

2.確保電子文檔與紙質(zhì)文檔一致

(1)**雙軌記錄**：重要的驗(yàn)收文檔應(yīng)同時(shí)保留紙質(zhì)原件和電子掃描件。

(2)**電子管理系統(tǒng)**：使用文檔管理系統(tǒng)（DMS）或ERP系統(tǒng)中的文檔模塊，對(duì)電子文檔進(jìn)行統(tǒng)一管理、版本控制和權(quán)限設(shè)置。

(3)**格式規(guī)范**：電子文檔格式統(tǒng)一（如PDF），命名規(guī)范，方便長(zhǎng)期存儲(chǔ)和查閱。

3.設(shè)置合理的保存期限（一般不少于3年）

(1)**制度規(guī)定**：根據(jù)公司檔案管理規(guī)定，明確驗(yàn)收文檔的法定或內(nèi)部最低保存年限（通常為3年，涉及合同或訴訟可能需要更長(zhǎng)）。

(2)**到期處理**：保存期滿后，按檔案管理規(guī)定進(jìn)行鑒定，對(duì)無(wú)保存價(jià)值的文檔履行審批程序后銷(xiāo)毀。

4.建立檔案檢索系統(tǒng)便于查閱

(1)**元數(shù)據(jù)標(biāo)引**：在文檔錄入或掃描時(shí)，添加描述性的元數(shù)據(jù)（如資產(chǎn)名稱、驗(yàn)收日期、責(zé)任部門(mén)等），提高檢索效率。

(2)**關(guān)鍵詞索引**：為重要文檔添加關(guān)鍵詞，支持全文檢索。

(3)**物理與電子結(jié)合**：提供紙質(zhì)檔案室和電子檔案庫(kù)的訪問(wèn)指引，確保需要時(shí)能夠快速找到相關(guān)文檔。

一、流動(dòng)資產(chǎn)驗(yàn)收概述

流動(dòng)資產(chǎn)驗(yàn)收是指企業(yè)或組織在接收、采購(gòu)或調(diào)撥流動(dòng)資產(chǎn)時(shí)，為確保資產(chǎn)質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等符合要求而進(jìn)行的檢查和確認(rèn)過(guò)程。規(guī)范的驗(yàn)收流程有助于保障企業(yè)資產(chǎn)安全、降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、提高資產(chǎn)使用效率。本流程主要適用于原材料、半成品、產(chǎn)成品、低值易耗品、現(xiàn)金等流動(dòng)資產(chǎn)的接收與確認(rèn)。

二、流動(dòng)資產(chǎn)驗(yàn)收準(zhǔn)備階段

（一）資料準(zhǔn)備

1.收集與資產(chǎn)相關(guān)的采購(gòu)訂單、發(fā)票、送貨單等原始憑證

2.準(zhǔn)備驗(yàn)收單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等內(nèi)部記錄表格

3.確認(rèn)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)要求文件

（二）人員組織

1.成立由倉(cāng)儲(chǔ)、財(cái)務(wù)、技術(shù)等部門(mén)人員組成的驗(yàn)收小組

2.明確各成員職責(zé)分工（倉(cāng)儲(chǔ)負(fù)責(zé)數(shù)量核對(duì)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)價(jià)值確認(rèn)、技術(shù)負(fù)責(zé)質(zhì)量檢測(cè)）

3.安排專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收記錄與文檔管理

（三）工具準(zhǔn)備

1.準(zhǔn)備計(jì)量工具（電子秤、卷尺等）

2.準(zhǔn)備檢測(cè)設(shè)備（光譜儀、硬度計(jì)等根據(jù)資產(chǎn)類型配置）

3.準(zhǔn)備防護(hù)用品（手套、護(hù)目鏡等）

三、流動(dòng)資產(chǎn)驗(yàn)收實(shí)施階段

（一）到貨接收

1.接收供應(yīng)商送貨通知，核對(duì)運(yùn)輸單據(jù)

2.檢查運(yùn)輸狀態(tài)，確認(rèn)資產(chǎn)在運(yùn)輸過(guò)程中未受損壞

3.簽收送貨單，注明接收時(shí)間與在場(chǎng)人員

（二）數(shù)量驗(yàn)收

1.按采購(gòu)訂單逐項(xiàng)清點(diǎn)資產(chǎn)數(shù)量

(1)采用抽盤(pán)法對(duì)大批量資產(chǎn)進(jìn)行數(shù)量核對(duì)

(2)對(duì)小批量資產(chǎn)進(jìn)行全數(shù)清點(diǎn)

2.建立實(shí)物驗(yàn)收清單，記錄實(shí)際數(shù)量與訂單差異

3.對(duì)差異情況進(jìn)行標(biāo)注（缺少、多余、錯(cuò)發(fā)等）

（三）質(zhì)量驗(yàn)收

1.外觀檢查

(1)檢查包裝完整性

(2)查看產(chǎn)品標(biāo)識(shí)（型號(hào)、批號(hào)、生產(chǎn)日期等）

(3)確認(rèn)有無(wú)物理?yè)p傷

2.技術(shù)檢測(cè)

(1)對(duì)需檢測(cè)的資產(chǎn)進(jìn)行抽樣送檢

(2)依據(jù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行性能測(cè)試

(3)記錄檢測(cè)結(jié)果與標(biāo)準(zhǔn)值的偏差

3.資料核對(duì)

(1)核對(duì)產(chǎn)品合格證與檢測(cè)報(bào)告

(2)檢查質(zhì)量證明文件完整性

（四）單證核對(duì)

1.將驗(yàn)收結(jié)果與采購(gòu)訂單、發(fā)票進(jìn)行比對(duì)

2.確認(rèn)資產(chǎn)規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等與單據(jù)一致

3.對(duì)不一致項(xiàng)提出質(zhì)疑并記錄

四、驗(yàn)收結(jié)果處理

（一）驗(yàn)收合格

1.簽發(fā)《驗(yàn)收合格單》

2.將資產(chǎn)轉(zhuǎn)入待入庫(kù)狀態(tài)

3.及時(shí)更新庫(kù)存管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)

（二）驗(yàn)收不合格

1.建立問(wèn)題清單，詳細(xì)記錄不合格項(xiàng)

2.與供應(yīng)商溝通協(xié)商處理方案

(1)退回不合格資產(chǎn)

(2)要求供應(yīng)商整改后重新驗(yàn)收

(3)協(xié)商價(jià)格折讓等補(bǔ)償方式

3.保留相關(guān)證據(jù)（照片、檢測(cè)報(bào)告等）

（三）驗(yàn)收爭(zhēng)議處理

1.對(duì)驗(yàn)收結(jié)果有異議時(shí)，啟動(dòng)第三方檢測(cè)程序

2.保留爭(zhēng)議期間的所有記錄與溝通文檔

3.根據(jù)檢測(cè)結(jié)果與合同約定確定處理方式

五、驗(yàn)收文檔歸檔

（一）歸檔范圍

1.驗(yàn)收單據(jù)（驗(yàn)收單、質(zhì)檢報(bào)告等）

2.爭(zhēng)議處理記錄

3.補(bǔ)救措施證明文件

4.完整的驗(yàn)收過(guò)程影像資料

（二）歸檔要求

1.按驗(yàn)收批次建立檔案目錄

2.確保電子文檔與紙質(zhì)文檔一致

3.設(shè)置合理的保存期限（一般不少于3年）

4.建立檔案檢索系統(tǒng)便于查閱

六、驗(yàn)收異常情況處理

（一）嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題

1.立即停止接收后續(xù)到貨

2.通知技術(shù)部門(mén)進(jìn)行專項(xiàng)調(diào)查

3.啟動(dòng)質(zhì)量事故應(yīng)急預(yù)案

（二）大批量短缺

1.調(diào)閱運(yùn)輸記錄與供應(yīng)商發(fā)貨單

2.要求供應(yīng)商提供補(bǔ)貨證明

3.評(píng)估庫(kù)存影響程度

（三）驗(yàn)收延誤

1.確認(rèn)延誤原因（天氣、物流等不可抗力）

2.適當(dāng)延長(zhǎng)驗(yàn)收期限但不超過(guò)5個(gè)工作日

3.書(shū)面通知相關(guān)部門(mén)變更入庫(kù)計(jì)劃

**二、流動(dòng)資產(chǎn)驗(yàn)收準(zhǔn)備階段**

（一）資料準(zhǔn)備

1.收集與資產(chǎn)相關(guān)的采購(gòu)訂單、發(fā)票、送貨單等原始憑證

(1)**采購(gòu)訂單核對(duì)**：仔細(xì)核對(duì)采購(gòu)訂單上的資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總金額、交貨日期、交貨地點(diǎn)等關(guān)鍵信息是否清晰、準(zhǔn)確無(wú)誤，確保與實(shí)際到貨資產(chǎn)完全一致。

(2)**發(fā)票信息匹配**：檢查發(fā)票上的品名、數(shù)量、金額、稅額等是否與采購(gòu)訂單及預(yù)期到貨信息相符，注意發(fā)票的合規(guī)性（如抬頭、印章等）。

(3)**送貨單確認(rèn)**：審閱送貨單上的資產(chǎn)清單、數(shù)量、簽收人等信息，確認(rèn)是否為預(yù)期的送貨內(nèi)容。

(4)**其他必要文件**：根據(jù)資產(chǎn)類型，可能還需準(zhǔn)備或查閱如：質(zhì)量承諾書(shū)、安裝使用說(shuō)明書(shū)、原產(chǎn)地證明（非國(guó)家層面）、環(huán)保認(rèn)證文件（如RoHS、能效標(biāo)識(shí)等通用標(biāo)準(zhǔn)）等。

2.準(zhǔn)備驗(yàn)收單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等內(nèi)部記錄表格

(1)**設(shè)計(jì)/獲取驗(yàn)收單**：確保有標(biāo)準(zhǔn)化的《流動(dòng)資產(chǎn)驗(yàn)收單》模板，包含資產(chǎn)基本信息（根據(jù)采購(gòu)訂單）、數(shù)量、規(guī)格、外觀、功能初步檢查項(xiàng)、質(zhì)量等級(jí)、驗(yàn)收結(jié)論、驗(yàn)收人簽字、日期等字段。

(2)**準(zhǔn)備檢驗(yàn)計(jì)劃（如需）**：對(duì)于關(guān)鍵或復(fù)雜的資產(chǎn)，制定詳細(xì)的《檢驗(yàn)計(jì)劃》，明確檢驗(yàn)項(xiàng)目、抽樣方案（如GB/T2828.1標(biāo)準(zhǔn)）、檢驗(yàn)方法、判定標(biāo)準(zhǔn)、所需工具設(shè)備等。

(3)**空白質(zhì)量記錄表**：準(zhǔn)備足夠數(shù)量的《質(zhì)量檢驗(yàn)記錄表》，用于記錄具體的檢驗(yàn)數(shù)據(jù)、觀察結(jié)果、測(cè)試參數(shù)等。

3.確認(rèn)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)要求文件

(1)**內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)提取**：從公司質(zhì)量管理體系文件或技術(shù)規(guī)范中，提取適用于該類資產(chǎn)的企業(yè)內(nèi)部驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

(2)**引用外部標(biāo)準(zhǔn)**：查找并確認(rèn)適用的國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如GB、HB、ISO、ASTM等），特別是強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)普遍認(rèn)可的標(biāo)準(zhǔn)，確保驗(yàn)收有據(jù)可依。

(3)**文件版本控制**：確保所使用的標(biāo)準(zhǔn)文件是最新有效版本，避免使用過(guò)時(shí)或已廢止的標(biāo)準(zhǔn)。

（二）人員組織

1.成立由倉(cāng)儲(chǔ)、財(cái)務(wù)、技術(shù)等部門(mén)人員組成的驗(yàn)收小組

(1)**倉(cāng)儲(chǔ)代表職責(zé)**：主要負(fù)責(zé)數(shù)量清點(diǎn)、外觀檢查、資產(chǎn)標(biāo)識(shí)核對(duì)、協(xié)助搬運(yùn)等。

(2)**財(cái)務(wù)代表職責(zé)**：主要負(fù)責(zé)核對(duì)資產(chǎn)價(jià)值與發(fā)票一致性、參與價(jià)格確認(rèn)、記錄資產(chǎn)入賬價(jià)值等。

(3)**技術(shù)/專業(yè)代表職責(zé)**：主要負(fù)責(zé)執(zhí)行專業(yè)技術(shù)檢驗(yàn)、性能測(cè)試、出具檢驗(yàn)結(jié)論、判斷是否符合技術(shù)規(guī)范。

(4)**小組協(xié)調(diào)人**：通常由倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定專人擔(dān)任，負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)、時(shí)間安排、問(wèn)題匯總上報(bào)等。

2.明確各成員職責(zé)分工

(1)**任務(wù)分配**：在驗(yàn)收前召開(kāi)簡(jiǎn)短會(huì)議，明確每位成員具體負(fù)責(zé)的資產(chǎn)類別、檢驗(yàn)項(xiàng)目和工作界面。

(2)**權(quán)限界定**：明確各成員在驗(yàn)收過(guò)程中的決策權(quán)限，例如：日常輕微問(wèn)題處理權(quán)限、需要上報(bào)的閾值等。

(3)**溝通機(jī)制**：建立驗(yàn)收過(guò)程中的即時(shí)溝通方式（如對(duì)講機(jī)、即時(shí)通訊工具），確保信息傳遞順暢。

3.安排專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收記錄與文檔管理

(1)**記錄員指定**：指定一名成員專門(mén)負(fù)責(zé)填寫(xiě)驗(yàn)收單、記錄檢驗(yàn)數(shù)據(jù)、收集整理所有相關(guān)文檔。

(2)**數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性**：要求記錄員保持專注，確保所有記錄準(zhǔn)確無(wú)誤、字跡清晰、無(wú)涂改。

(3)**文檔保管**：明確驗(yàn)收過(guò)程中產(chǎn)生的所有紙質(zhì)和電子文檔的初步保管責(zé)任人和歸檔路徑。

（三）工具準(zhǔn)備

1.準(zhǔn)備計(jì)量工具（電子秤、卷尺等）

(1)**電子秤**：根據(jù)預(yù)計(jì)資產(chǎn)最大重量選擇合適量程和精度的電子秤，檢查電池電量或電源連接，校準(zhǔn)狀態(tài)確認(rèn)。

(2)**卷尺/直尺**：準(zhǔn)備不同量程的卷尺或直尺，用于測(cè)量資產(chǎn)尺寸、規(guī)格是否符合要求，確保尺子完好、刻度清晰。

(3)**卡尺（如需）**：對(duì)于需要測(cè)量?jī)?nèi)部或外部尺寸精度的資產(chǎn)，準(zhǔn)備合適類型的卡尺（如游標(biāo)卡尺、螺旋測(cè)微計(jì)）。

2.準(zhǔn)備檢測(cè)設(shè)備（光譜儀、硬度計(jì)等根據(jù)資產(chǎn)類型配置）

(1)**設(shè)備清單核對(duì)**：根據(jù)檢驗(yàn)計(jì)劃，確認(rèn)所有需要的檢測(cè)設(shè)備名稱、型號(hào)、狀態(tài)是否齊全可用。

(2)**設(shè)備校準(zhǔn)確認(rèn)**：檢查設(shè)備是否在有效校準(zhǔn)期內(nèi)，必要時(shí)提前送檢或進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)校準(zhǔn)。

(3)**操作人員資質(zhì)**：確保操作檢測(cè)設(shè)備的人員具備相應(yīng)的操作技能和資質(zhì)（如有要求）。

3.準(zhǔn)備防護(hù)用品（手套、護(hù)目鏡等）

(1)**適用性選擇**：根據(jù)資產(chǎn)特性和檢驗(yàn)操作，選擇合適的防護(hù)用品，如處理尖銳邊角需戴手套和護(hù)目鏡，處理化學(xué)品需戴防護(hù)手套和護(hù)目鏡等。

(2)**數(shù)量準(zhǔn)備**：確保參與驗(yàn)收的每位人員都有足夠的防護(hù)用品。

(3)**使用指導(dǎo)**：提醒參與人員正確佩戴和使用防護(hù)用品，確保人身安全。

**三、流動(dòng)資產(chǎn)驗(yàn)收實(shí)施階段**

（一）到貨接收

1.接收供應(yīng)商送貨通知，核對(duì)運(yùn)輸單據(jù)

(1)**通知確認(rèn)**：在預(yù)計(jì)到貨時(shí)間前，通過(guò)電話或系統(tǒng)接收供應(yīng)商的送貨通知，確認(rèn)大致到貨時(shí)間。

(2)**單據(jù)預(yù)審**：收到送貨單據(jù)后，提前核對(duì)單據(jù)上的信息是否與采購(gòu)訂單一致，發(fā)現(xiàn)明顯不符立即與供應(yīng)商溝通。

(3)**運(yùn)輸狀態(tài)關(guān)注**：對(duì)于長(zhǎng)途或特殊運(yùn)輸（如冷鏈），關(guān)注運(yùn)輸過(guò)程中的狀態(tài)監(jiān)控信息（如有）。

2.檢查運(yùn)輸狀態(tài)，確認(rèn)資產(chǎn)在運(yùn)輸過(guò)程中未受損壞

(1)**車(chē)輛檢查**：在資產(chǎn)卸貨前，觀察運(yùn)輸車(chē)輛狀況，如車(chē)廂是否有明顯破損、滲漏、溫度異常（針對(duì)冷藏品）等。

(2)**外包裝目視**：目視檢查外包裝是否完好，有無(wú)明顯變形、破損、受潮、污染等情況。

(3)**封條檢查（如有關(guān)）**：檢查運(yùn)輸途中的封條是否完好，確認(rèn)資產(chǎn)在運(yùn)輸途中未被非法打開(kāi)。

3.簽收送貨單，注明接收時(shí)間與在場(chǎng)人員

(1)**及時(shí)簽收**：資產(chǎn)初步檢查無(wú)誤后，在送貨單上清晰簽收，注明簽收日期和時(shí)間。

(2)**記錄在場(chǎng)人員**：在送貨單或單獨(dú)的接收記錄上，列出參與接收和初步檢查的人員姓名。

(3)**異常情況標(biāo)注**：如發(fā)現(xiàn)運(yùn)輸過(guò)程中的異常情況（如包裝破損），應(yīng)拍照留存，并在送貨單上注明，要求供應(yīng)商確認(rèn)。

（二）數(shù)量驗(yàn)收

1.按采購(gòu)訂單逐項(xiàng)清點(diǎn)資產(chǎn)數(shù)量

(1)**核對(duì)清單**：將送貨單上的資產(chǎn)品名、規(guī)格與采購(gòu)訂單或入庫(kù)申請(qǐng)單進(jìn)行逐項(xiàng)核對(duì)，確保清點(diǎn)對(duì)象無(wú)誤。

(2)**分批/分類清點(diǎn)**：根據(jù)資產(chǎn)類型或批次，進(jìn)行分批或分類清點(diǎn)，避免混淆和遺漏。可采用“五五盤(pán)”或“逐個(gè)清點(diǎn)”等方法，根據(jù)資產(chǎn)價(jià)值和使用特點(diǎn)選擇。

(a)**大批量資產(chǎn)（如原材料）**：可采用抽盤(pán)法，如按箱/托盤(pán)為單位進(jìn)行抽檢，或按一定比例（如5%或10%）進(jìn)行全數(shù)清點(diǎn)。記錄抽盤(pán)的箱號(hào)/批號(hào)及數(shù)量，推斷總數(shù)量。

(b)**小批量/高價(jià)值資產(chǎn)（如工具、設(shè)備）**：應(yīng)進(jìn)行全數(shù)清點(diǎn)，逐一核對(duì)資產(chǎn)編號(hào)（如有）。

(3)**記錄差異**：清點(diǎn)過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符（缺少、多余、錯(cuò)發(fā)），應(yīng)立即停止清點(diǎn)該批次，隔離待查資產(chǎn)，并在《驗(yàn)收單》的“數(shù)量差異”欄中詳細(xì)記錄不符項(xiàng)的資產(chǎn)信息、實(shí)收數(shù)量、訂單數(shù)量及差異值。

2.建立實(shí)物驗(yàn)收清單，記錄實(shí)際數(shù)量與訂單差異

(1)**清單格式**：創(chuàng)建或更新《實(shí)物驗(yàn)收清單》，包含資產(chǎn)編碼/名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、訂單數(shù)量、實(shí)收數(shù)量、差異數(shù)量、存放區(qū)域（臨時(shí)）等列。

(2)**實(shí)時(shí)更新**：清點(diǎn)過(guò)程中實(shí)時(shí)更新清單數(shù)據(jù)，確保記錄與實(shí)際同步。

(3)**差異標(biāo)注**：對(duì)差異項(xiàng)進(jìn)行醒目標(biāo)注，并準(zhǔn)備必要的照片作為佐證。

3.對(duì)差異情況進(jìn)行標(biāo)注（缺少、多余、錯(cuò)發(fā)等）

(1)**明確差異類型**：清晰界定差異性質(zhì)，是數(shù)量短缺、數(shù)量多余還是資產(chǎn)品名/規(guī)格錯(cuò)發(fā)。

(2)**記錄原因（初步）**：嘗試分析差異可能的原因（如供應(yīng)商發(fā)貨錯(cuò)誤、運(yùn)輸途中損耗、內(nèi)部記錄錯(cuò)誤等），但不作最終結(jié)論。

(3)**隔離處理**：對(duì)存在差異的資產(chǎn)進(jìn)行物理隔離（如放置在特定區(qū)域或貼上專用標(biāo)簽），防止混入合格庫(kù)存。

（三）質(zhì)量驗(yàn)收

1.外觀檢查

(1)**包裝完整性**：檢查外包裝是否嚴(yán)密、無(wú)破損、無(wú)嚴(yán)重變形、無(wú)污染。對(duì)于有密封條或封簽的包裝，檢查其完好性。

(2)**標(biāo)識(shí)核對(duì)**：逐項(xiàng)核對(duì)資產(chǎn)上的標(biāo)識(shí)（如產(chǎn)品名稱、型號(hào)、序列號(hào)、生產(chǎn)日期/批號(hào)、認(rèn)證標(biāo)志如CE、UL等通用標(biāo)識(shí)）是否清晰、完整、正確，并與采購(gòu)訂單或標(biāo)準(zhǔn)樣品一致。

(3)**外觀缺陷檢查**：仔細(xì)檢查資產(chǎn)本體有無(wú)劃痕、凹陷、變形、裂紋、銹蝕、污漬、毛刺、涂層脫落等外觀缺陷。對(duì)于需要清潔的資產(chǎn)，檢查其清潔程度。

2.技術(shù)檢測(cè)

(1)**抽樣送檢**：根據(jù)檢驗(yàn)計(jì)劃，對(duì)需要技術(shù)檢測(cè)的資產(chǎn)進(jìn)行抽樣。抽樣方法應(yīng)科學(xué)合理（如隨機(jī)抽樣、分層抽樣），確保樣本代表性。記錄抽樣數(shù)量和對(duì)應(yīng)的資產(chǎn)批次/序列號(hào)。

(a)**外觀抽檢**：即使不做性能測(cè)試，也應(yīng)對(duì)抽樣資產(chǎn)進(jìn)行更細(xì)致的外觀檢查。

(b)**性能抽檢**：將抽樣資產(chǎn)放置在符合要求的測(cè)試環(huán)境中，使用標(biāo)準(zhǔn)檢測(cè)設(shè)備進(jìn)行性能參數(shù)測(cè)試。

(2)**依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)測(cè)試**：嚴(yán)格按照檢驗(yàn)計(jì)劃中規(guī)定的測(cè)試標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行。記錄測(cè)試所用的設(shè)備型號(hào)、編號(hào)、校準(zhǔn)有效期，以及測(cè)試的具體步驟和參數(shù)設(shè)置。

(3)**數(shù)據(jù)記錄與比對(duì)**：詳細(xì)記錄每個(gè)測(cè)試項(xiàng)目的測(cè)試值、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定范圍、允收限值。將測(cè)試結(jié)果與標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行比對(duì)，判斷是否合格。

3.資料核對(duì)

(1)**合格證/說(shuō)明書(shū)核對(duì)**：檢查隨資產(chǎn)提供的合格證、檢驗(yàn)報(bào)告、使用說(shuō)明書(shū)等技術(shù)資料是否齊全、有效，內(nèi)容是否與實(shí)物相符。

(2)**批次追溯資料（如需）**：對(duì)于有批次管理要求的資產(chǎn)，核對(duì)批次相關(guān)的生產(chǎn)記錄、檢驗(yàn)記錄等是否完整。

(3)**認(rèn)證文件（如需）**：核對(duì)資產(chǎn)所需的通用認(rèn)證文件（如能效標(biāo)識(shí)、RoHS符合性聲明等）是否隨貨提供或可追溯獲取。

（四）單證核對(duì)

1.將驗(yàn)收結(jié)果與采購(gòu)訂單、發(fā)票進(jìn)行比對(duì)

(1)**綜合信息比對(duì)**：將數(shù)量、質(zhì)量檢查結(jié)果綜合起來(lái)，與采購(gòu)訂單上的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息進(jìn)行最終核對(duì)。

(2)**發(fā)票一致性確認(rèn)**：確認(rèn)發(fā)票金額與訂單單價(jià)、數(shù)量乘積是否一致，以及稅率、稅額等是否正確。

(3)**系統(tǒng)信息同步（如需）**：如果使用ERP或WMS系統(tǒng)，將初步驗(yàn)收結(jié)果錄入系統(tǒng)，與訂單信息進(jìn)行系統(tǒng)層面的比對(duì)。

2.確認(rèn)資產(chǎn)規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等與單據(jù)一致

(1)**逐項(xiàng)確認(rèn)**：確保最終確認(rèn)的資產(chǎn)品名、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、外觀質(zhì)量等級(jí)等所有信息，都與采購(gòu)訂單、發(fā)票等外部單據(jù)完全一致。

(2)**解決不符問(wèn)題**：如發(fā)現(xiàn)單據(jù)之間或單據(jù)與實(shí)物之間存在不一致，必須先與供應(yīng)商溝通確認(rèn)，問(wèn)題解決前不得進(jìn)行下一步操作。

(3)**記錄不符項(xiàng)**：對(duì)所有確認(rèn)的不符項(xiàng)，必須在《驗(yàn)收單》或《不符項(xiàng)報(bào)告》中清晰、準(zhǔn)確地記錄下來(lái)。

3.對(duì)不一致項(xiàng)提出質(zhì)疑并記錄

(1)**書(shū)面質(zhì)疑**：對(duì)于無(wú)法當(dāng)場(chǎng)確認(rèn)或存在爭(zhēng)議的不一致項(xiàng)，應(yīng)以書(shū)面形式（如《驗(yàn)收質(zhì)疑函》）提交給供應(yīng)商，明確質(zhì)疑的具體內(nèi)容和依據(jù)。

(2)**證據(jù)收集**：同時(shí)收集并妥善保存所有支持質(zhì)疑的證據(jù)，如照片、測(cè)試記錄、相關(guān)單據(jù)復(fù)印件等。

(3)**跟進(jìn)機(jī)制**：建立對(duì)質(zhì)疑問(wèn)題的跟進(jìn)機(jī)制，與供應(yīng)商保持溝通，直至問(wèn)題得到解決。

**四、驗(yàn)收結(jié)果處理**

（一）驗(yàn)收合格

1.簽發(fā)《驗(yàn)收合格單》

(1)**填寫(xiě)合格單**：在《驗(yàn)收單》上清晰填寫(xiě)“驗(yàn)收合格”結(jié)論，并由所有參與驗(yàn)收的成員簽字確認(rèn)。

(2)**注明日期**：填寫(xiě)驗(yàn)收完成日期，確保日期的準(zhǔn)確性。

(3)**附件整理**：將所有與本次驗(yàn)收相關(guān)的記錄、報(bào)告（如檢驗(yàn)報(bào)告、合格證復(fù)印件等）作為附件附在合格單后。

2.將資產(chǎn)轉(zhuǎn)入待入庫(kù)狀態(tài)

(1)**標(biāo)識(shí)更新**：在資產(chǎn)本身或其包裝上掛上“待入庫(kù)”或類似標(biāo)識(shí)，明確其當(dāng)前狀態(tài)。

(2)**區(qū)域轉(zhuǎn)移**：按照倉(cāng)庫(kù)管理規(guī)定，將驗(yàn)收合格的資產(chǎn)移至指定的待入庫(kù)區(qū)域或合格品區(qū)。

(3)**系統(tǒng)更新**：及時(shí)在庫(kù)存管理系統(tǒng)（如ERP、WMS）中更新資產(chǎn)狀態(tài)為“待入庫(kù)”或“驗(yàn)收合格”，并錄入相關(guān)驗(yàn)收信息。

3.及時(shí)更新庫(kù)存管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)

(1)**數(shù)量錄入**：準(zhǔn)確錄入驗(yàn)收合格資產(chǎn)的實(shí)際數(shù)量。

(2)**價(jià)值錄入**：根據(jù)合同價(jià)格或采購(gòu)價(jià)格，錄入資產(chǎn)的計(jì)劃成本或?qū)嶋H成本。

(3)**批次/序列號(hào)管理**：如果系統(tǒng)支持，錄入或關(guān)聯(lián)資產(chǎn)的批次號(hào)、序列號(hào)等信息。

(4)**庫(kù)存結(jié)構(gòu)更新**：更新對(duì)應(yīng)庫(kù)位的庫(kù)存數(shù)量和價(jià)值。

（二）驗(yàn)收不合格

1.建立問(wèn)題清單，詳細(xì)記錄不合格項(xiàng)

(1)**明確不合格描述**：使用客觀、具體的語(yǔ)言描述每個(gè)不合格項(xiàng)，包括資產(chǎn)名稱、規(guī)格、具體缺陷類型、缺陷位置、嚴(yán)重程度等。

(2)**量化記錄**：盡可能對(duì)不合格程度進(jìn)行量化描述（如劃痕長(zhǎng)度、變形角度、測(cè)試值偏差量等）。

(3)**分類匯總**：對(duì)不合格項(xiàng)進(jìn)行分類（如外觀缺陷、性能不達(dá)標(biāo)、資料缺失等），便于分析和處理。

2.與供應(yīng)商溝通協(xié)商處理方案

(1)**正式溝通**：通過(guò)書(shū)面（郵件、信函）或口頭（會(huì)議、電話）方式，正式向供應(yīng)商通報(bào)驗(yàn)收不合格情況，并提供詳細(xì)的問(wèn)題清單和證據(jù)。

(2)**協(xié)商選項(xiàng)**：

(a)**退回不合格資產(chǎn)**：要求供應(yīng)商將不合格資產(chǎn)全部或部分退回。需明確退回流程、運(yùn)輸責(zé)任和費(fèi)用承擔(dān)方。

(b)**要求整改后重新驗(yàn)收**：要求供應(yīng)商對(duì)不合格項(xiàng)進(jìn)行修復(fù)、更換或技術(shù)處理，然后重新提交驗(yàn)收。需約定整改期限和重新驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

(c)**協(xié)商價(jià)格折讓**：對(duì)于輕微不合格且不影響主要使用功能的資產(chǎn)，可與供應(yīng)商協(xié)商降低接收價(jià)格。需有明確的折讓幅度依據(jù)。

(d)**接收為代用品（如允許）**：在極少數(shù)情況下，如果企業(yè)內(nèi)部有替代使用方案，可與供應(yīng)商協(xié)商接收，但需履行內(nèi)部審批程序。

(3)**記錄協(xié)商過(guò)程**：詳細(xì)記錄與供應(yīng)商的溝通內(nèi)容、達(dá)成的共識(shí)、承諾的解決方案和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

3.保留相關(guān)證據(jù)

(1)**不合格資產(chǎn)隔離**：將所有不合格資產(chǎn)集中隔離存放，并貼上“不合格”標(biāo)識(shí)。

(2)**拍照/錄像取證**：對(duì)每個(gè)不合格項(xiàng)進(jìn)行清晰的多角度拍照或錄像，作為后續(xù)處理和索賠的依據(jù)。

(3)**檢測(cè)報(bào)告存檔**：保留所有技術(shù)檢測(cè)報(bào)告的副本。

(4)**溝通記錄**：保存所有與供應(yīng)商關(guān)于不合格問(wèn)題的溝通記錄（郵件、函件、會(huì)議紀(jì)要等）。

（三）驗(yàn)收爭(zhēng)議處理

1.對(duì)驗(yàn)收結(jié)果有異議時(shí)，啟動(dòng)第三方檢測(cè)程序

(1)**提出檢測(cè)請(qǐng)求**：當(dāng)驗(yàn)收小組成員內(nèi)部或與供應(yīng)商對(duì)驗(yàn)收結(jié)果存在爭(zhēng)議時(shí)，可以共同委托雙方認(rèn)可的、具有資質(zhì)的第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行獨(dú)立檢測(cè)。

(2)**明確檢測(cè)依據(jù)**：提供爭(zhēng)議涉及的標(biāo)準(zhǔn)、合同條款或樣品，明確檢測(cè)項(xiàng)目和判定標(biāo)準(zhǔn)