行政人員工作流程標準化手冊一、編制目的與適用范圍本手冊旨在規(guī)范行政人員工作流程，明確各環(huán)節(jié)操作標準，提升行政工作效率、服務質量與合規(guī)性，為組織日常運營提供堅實保障。本手冊適用于[組織名稱]各部門行政崗位人員，涵蓋日常辦公、會議管理、公文處理、后勤保障、檔案管理及應急處置等核心工作場景。二、日常辦公管理流程（一）考勤管理1.記錄收集：每日通過考勤系統(tǒng)（或打卡設備）自動采集員工出勤數(shù)據(jù)；特殊崗位（如外勤、出差）需由員工提前提交《出勤說明表》，經直屬上級確認后歸檔。2.異常處理：每月初3個工作日內，行政人員需核對考勤數(shù)據(jù)，對遲到、早退、曠工等異常情況，第一時間通知當事人提交《考勤異常說明》，同步報上級領導核實。3.統(tǒng)計上報：每月5日前完成考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計，生成《月度考勤報表》，經部門負責人審核后，報送人力資源部門作為薪資核算依據(jù)。（二）辦公用品管理1.需求申報：各部門每月末提交《辦公用品需求表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及使用場景，由部門負責人簽字確認。2.采購與驗收：行政人員匯總需求后，結合庫存情況制定采購計劃，選擇3家以上供應商比價，經分管領導審批后實施采購。到貨后，聯(lián)合使用部門現(xiàn)場驗收，確認數(shù)量、質量無誤后辦理入庫。3.領用與盤點：員工按需填寫《辦公用品領用表》，行政人員登記臺賬并發(fā)放；每季度末開展庫存盤點，核對臺賬與實物，更新《辦公用品庫存表》，確保賬實一致。（三）辦公環(huán)境維護1.日常巡檢：每日上午、下午各巡檢1次辦公區(qū)域，檢查水電、空調、辦公設備運行狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)故障立即聯(lián)系維修人員，并記錄《辦公環(huán)境巡檢表》。2.清潔管理：與保潔團隊確認每日清潔范圍（如桌面整理、垃圾清運、公共區(qū)域消殺），每周抽查清潔質量，每月收集各部門反饋，優(yōu)化清潔方案。三、會議管理流程（一）會前籌備1.會議通知：收到會議需求后，24小時內擬定《會議通知》，明確時間、地點、參會人員、議題及材料要求，通過郵件、OA系統(tǒng)或短信發(fā)送，同步要求參會人員反饋回執(zhí)。2.場地與物資準備：提前1天檢查會議室設備（投影、音響、網(wǎng)絡），擺放桌簽、茶水、會議資料；若需視頻會議，提前測試系統(tǒng)連通性。3.材料審核：收集各部門提交的會議材料，核對格式、內容與議題匹配度，提前1天報送會議主持人審核。（二）會中服務1.簽到管理：提前15分鐘在會場入口組織簽到，記錄實際參會人員，與通知名單核對，及時反饋缺席情況給主持人。2.會議記錄：使用錄音筆或在線文檔實時記錄會議內容，重點捕捉決策事項、任務分工及時間節(jié)點，確保記錄準確、簡潔。3.應急保障：全程關注設備運行、茶水補給，若遇突發(fā)故障（如斷電、網(wǎng)絡中斷），立即啟動備用方案（如切換備用會議室、啟用4G熱點）。（三）會后跟進1.紀要整理：會議結束后24小時內，完成《會議紀要》撰寫，經主持人審核后，分發(fā)至參會人員及相關部門。2.任務督辦：根據(jù)紀要中的任務分工，建立《會議任務跟蹤表》，每周跟蹤進度，逾期未完成的任務需向責任人及上級領導反饋。3.資料歸檔：將會議通知、簽到表、紀要、材料等整理成冊，編號后存入檔案系統(tǒng)，便于后續(xù)查閱。四、公文處理流程（一）收文管理1.簽收登記：收到外部來文（如函件、通知）或內部文件，立即在《收文登記表》中記錄文號、來文單位、標題、收文時間，同步掃描存檔。2.擬辦與審批：1個工作日內提出擬辦意見（如“請財務部辦理”“呈總經理閱示”），經部門負責人簽字后，流轉至相關人員或領導審批。3.承辦與督辦：跟蹤文件辦理進度，每周向承辦部門了解情況，對超期未辦的文件，及時提醒承辦人并上報領導。4.歸檔：文件辦理完畢后，將原件、審批單、承辦記錄等整理齊全，按文號順序存入檔案柜。（二）發(fā)文管理1.擬稿與審核：業(yè)務部門起草公文，確保格式符合《公文寫作規(guī)范》（見附錄），經部門負責人審核后，提交行政部門核對排版、文號、印章等要素。2.簽發(fā)與印發(fā)：行政部門將公文報分管領導簽發(fā)，簽發(fā)后編制文號，按分發(fā)范圍（如“主送：財務部；抄送：人力資源部”）打印、蓋章、裝訂，同步上傳至OA系統(tǒng)。3.存檔：發(fā)文后3個工作日內，將公文定稿、簽發(fā)單、分發(fā)記錄等歸檔，建立《發(fā)文臺賬》。五、后勤保障流程（一）物資采購與管理1.需求審批：各部門提交《物資采購申請表》，行政部門結合預算與庫存初審，分管領導終審后立項。2.采購執(zhí)行：通過招標、比價或定點采購方式選擇供應商，簽訂合同（明確交貨期、質量標準），到貨后組織驗收，驗收合格后支付款項。3.固定資產管理：新購固定資產需登記《固定資產臺賬》（含編號、使用人、存放地點），每半年聯(lián)合財務部門盤點，對報廢資產，經鑒定后辦理報廢手續(xù)并更新臺賬。（二）車輛調度1.用車申請：部門提前1個工作日提交《用車申請表》，注明事由、時間、起止地點，行政部門根據(jù)車輛排班表統(tǒng)籌安排。2.調度與反饋：通知司機任務詳情，同步告知用車人車輛信息（如車牌號、司機聯(lián)系方式）；用車結束后，司機需填寫《車輛使用登記表》（里程、油耗、故障情況）。（三）訪客接待1.預約登記：前臺收到訪客預約（或現(xiàn)場到訪），登記姓名、單位、事由及被訪人，通過內部通訊工具通知被訪人。2.接待服務：引導訪客至接待室，提供茶水、企業(yè)宣傳冊，協(xié)助溝通需求；訪客離開時，禮貌送別并登記離開時間。六、檔案管理流程（一）檔案收集各部門按季度移交工作檔案（如合同、報告、會議資料），行政人員核對《檔案移交清單》，確認文件齊全、編號規(guī)范后接收。（二）整理與保管1.分類編號：按“年度-部門-類型”分類，為每份檔案編制唯一編號，填寫《檔案目錄》。2.安全保管：檔案存放于專用庫房（或柜），定期檢查防潮、防火、防蟲措施；電子檔案需備份至云端，設置訪問權限。（三）借閱與銷毀1.借閱審批：員工借閱檔案需填寫《檔案借閱表》，經部門負責人審批后，在指定區(qū)域查閱；借出檔案需按時歸還，逾期未還的由行政人員催還。2.銷毀鑒定：每5年組織檔案鑒定小組，對無保存價值的檔案提出銷毀意見，經分管領導審批后，按規(guī)定程序銷毀（如碎紙?zhí)幚恚?，并記錄《檔案銷毀清單》。七、應急處理流程（一）突發(fā)事件報告遇設備故障、安全事故、輿情危機等突發(fā)事件，行政人員需在30分鐘內向直屬領導及行政主管報告，說明事件類型、影響范圍、當前處置措施。（二）應急處置1.啟動預案：根據(jù)事件類型（如火災、網(wǎng)絡癱瘓），啟動對應應急預案（見附錄《應急預案匯編》），組織人員疏散、聯(lián)系維修/救援單位。2.信息同步：每小時向領導匯報處置進展，必要時向全體員工發(fā)布通知（如“因網(wǎng)絡故障，OA系統(tǒng)暫停使用，紙質審批可臨時替代”）。（三）后續(xù)跟進事件處置完畢后，2個工作日內提交《突發(fā)事件處置報