企業(yè)檔案管理制度模板（檔案分類與歸檔流程覆蓋版）第一章總則1.1制度目的為規(guī)范企業(yè)檔案管理，保證檔案的完整性、真實(shí)性和安全性，提高檔案利用效率，防范檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《_________檔案法》及企業(yè)內(nèi)部管理要求，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門(mén)（含子公司、分支機(jī)構(gòu)，下同）在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式檔案，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料、實(shí)物檔案等。1.3基本原則檔案管理遵循“分類科學(xué)、歸檔及時(shí)、保管規(guī)范、利用安全、責(zé)任到人”的原則，保證檔案管理全流程可控、可追溯。第二章檔案分類標(biāo)準(zhǔn)體系2.1分類依據(jù)結(jié)合企業(yè)組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)類型及文件特點(diǎn)，采用“年度-機(jī)構(gòu)-問(wèn)題”三級(jí)分類法，保證分類邏輯清晰、層級(jí)分明。2.2具體分類類別2.2.1綜合管理類包含企業(yè)行政、人事、財(cái)務(wù)（非業(yè)務(wù)類）、審計(jì)、法務(wù)等綜合管理職能文件，具體行政管理：公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)紀(jì)要、內(nèi)部管理制度（如考勤、辦公規(guī)范）、會(huì)議記錄（年度/季度/專題）、重要請(qǐng)示批復(fù)等；人力資源管理：?jiǎn)T工名冊(cè)、勞動(dòng)合同、入職離職手續(xù)、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件、薪酬福利方案（非個(gè)人部分）、職稱評(píng)定材料等；財(cái)務(wù)審計(jì)：年度財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)登記證、銀行開(kāi)戶許可證、財(cái)務(wù)制度（非業(yè)務(wù)核算類）等；法務(wù)事務(wù)：合同模板、知識(shí)產(chǎn)權(quán)證書(shū)（商標(biāo)、專利）、法律糾紛相關(guān)材料、合規(guī)文件等。2.2.2業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)類包含企業(yè)主營(yíng)業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件，按業(yè)務(wù)板塊細(xì)分：市場(chǎng)營(yíng)銷：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷方案、客戶資料（非敏感信息）、招投標(biāo)文件、廣告宣傳材料等；銷售管理：銷售合同、訂單記錄、發(fā)貨單、客戶反饋、銷售業(yè)績(jī)報(bào)表等；供應(yīng)鏈管理：采購(gòu)合同、供應(yīng)商資質(zhì)文件、入庫(kù)單、出庫(kù)單、物流單據(jù)等；生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)：生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程文件、質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、設(shè)備臺(tái)賬、安全生產(chǎn)記錄等。2.2.3項(xiàng)目管理類針對(duì)企業(yè)立項(xiàng)的各類項(xiàng)目（如研發(fā)項(xiàng)目、基建項(xiàng)目、改擴(kuò)建項(xiàng)目等），按項(xiàng)目全生命周期歸檔：立項(xiàng)階段：項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)等；實(shí)施階段：項(xiàng)目合同、會(huì)議紀(jì)要、進(jìn)度報(bào)告、變更申請(qǐng)、驗(yàn)收材料等；結(jié)題階段：項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、成果鑒定材料、審計(jì)報(bào)告、項(xiàng)目資料移交清單等。2.2.4科技與信息化類包含技術(shù)研發(fā)、信息系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)管理等文件：技術(shù)研發(fā)：研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)書(shū)、實(shí)驗(yàn)記錄、技術(shù)圖紙、專利申請(qǐng)材料、成果轉(zhuǎn)化文件等；信息化建設(shè)：信息系統(tǒng)需求文檔、設(shè)計(jì)方案、測(cè)試報(bào)告、上線驗(yàn)收記錄、系統(tǒng)運(yùn)維日志等；數(shù)據(jù)管理：數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)據(jù)采集記錄、數(shù)據(jù)備份日志、數(shù)據(jù)安全管理制度等。2.2.5實(shí)物與聲像類包含企業(yè)獲得的榮譽(yù)獎(jiǎng)杯、牌匾、印章、具有紀(jì)念意義的實(shí)物，以及照片、錄音、錄像等聲像資料：實(shí)物檔案：榮譽(yù)證書(shū)（原件/復(fù)印件）、印章（廢止印章）、紀(jì)念品、模型等；聲像檔案：重要活動(dòng)照片（附拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物說(shuō)明）、會(huì)議錄音錄像、產(chǎn)品演示視頻等。第三章歸檔操作流程詳解3.1文件收集階段3.1.1收集責(zé)任主體各部門(mén)負(fù)責(zé)人為部門(mén)文件收集第一責(zé)任人，指定專人（兼職檔案管理員*）負(fù)責(zé)本部門(mén)文件日常收集；項(xiàng)目歸檔由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人牽頭，項(xiàng)目組成員配合，在項(xiàng)目各階段及時(shí)收集相關(guān)文件。3.1.2收集范圍與時(shí)間要求日常文件：在文件辦理完畢后3個(gè)工作日內(nèi)，由兼職檔案管理員*收集至部門(mén)臨時(shí)檔案盒；項(xiàng)目文件：在項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施、結(jié)題各階段完成后5個(gè)工作日內(nèi)，收集階段成果文件；專項(xiàng)文件（如年度總結(jié)、審計(jì)報(bào)告）：在文件形成后7個(gè)工作日內(nèi)完成收集。3.1.3收集要求保證文件原件（如無(wú)原件，需注明“復(fù)印件”并加蓋部門(mén)公章）、簽署完整、字跡清晰；電子文件需為最終版本，格式為通用格式（如PDF、DOC、XLS等），重要電子文件需同時(shí)保存紙質(zhì)版；聲像檔案需標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、事件、人物及拍攝人信息，并附文字說(shuō)明。3.2文件整理階段3.2.1整理標(biāo)準(zhǔn)排序：按文件形成時(shí)間順序或邏輯關(guān)系排列，如會(huì)議紀(jì)要按會(huì)議時(shí)間排序，合同按簽訂日期排序；編頁(yè)：紙質(zhì)文件采用阿拉伯?dāng)?shù)字連續(xù)編頁(yè)（正面頁(yè)右下角，背面頁(yè)左下角），裝訂成冊(cè)的文件需加蓋編頁(yè)章；裝訂：左側(cè)裝訂，對(duì)無(wú)法裝訂的（如照片、圖紙）采用專用文件夾或檔案盒存放，避免折疊、涂改。3.2.2整理工具使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒（長(zhǎng)310mm×寬220mm×厚30mm-50mm），盒面標(biāo)注“部門(mén)名稱-檔案類別-年度-起止文號(hào)”；電子文件整理后存儲(chǔ)至企業(yè)指定服務(wù)器，按“部門(mén)/類別/年度/文件名”建立文件夾層級(jí)。3.3檔案鑒定階段3.3.1鑒定主體由檔案管理辦公室（或綜合管理部）牽頭，組織業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理員*組成鑒定小組，對(duì)文件價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。3.3.2鑒定標(biāo)準(zhǔn)永久保存：公司章程、股東會(huì)/董事會(huì)決議、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重要合同、專利證書(shū)、重大榮譽(yù)材料等；長(zhǎng)期保存（10-30年）：項(xiàng)目文件、管理制度、員工勞動(dòng)合同、審計(jì)報(bào)告等；短期保存（10年以下）：日常通知、會(huì)議記錄（非重要）、臨時(shí)性業(yè)務(wù)單據(jù)等。3.3.3鑒定流程兼職檔案管理員*對(duì)收集的文件進(jìn)行初步篩選，填寫(xiě)《檔案價(jià)值鑒定表》（見(jiàn)表3-1）；鑒定小組對(duì)《檔案價(jià)值鑒定表》進(jìn)行審核，確定保管期限及是否銷毀；對(duì)無(wú)需保存的文件，由鑒定小組雙人監(jiān)銷，并填寫(xiě)《檔案銷毀清單》（見(jiàn)表3-2），銷毀記錄永久保存。3.4檔案歸檔階段3.4.1歸檔時(shí)間年度歸檔：每年第一季度（1-3月），各部門(mén)完成上一年度檔案整理并移交至檔案室；項(xiàng)目歸檔：項(xiàng)目結(jié)題后1個(gè)月內(nèi)，完成項(xiàng)目檔案整理并歸檔。3.4.2歸檔流程部門(mén)預(yù)歸檔：兼職檔案管理員*整理本部門(mén)檔案，填寫(xiě)《文件歸檔清單》（見(jiàn)表3-3），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字；檔案室接收：檔案管理員*核對(duì)《文件歸檔清單》與檔案實(shí)物，檢查文件完整性、規(guī)范性，確認(rèn)無(wú)誤后簽字接收；系統(tǒng)登記：將檔案信息錄入企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，包括檔案編號(hào)、名稱、類別、保管期限、存放位置等，唯一檔案號(hào)（規(guī)則：部門(mén)代碼-類別代碼-年度-流水號(hào)，如“BG-01-2023-001”）；上架存放：紙質(zhì)檔案按檔案號(hào)順序排列于檔案柜，電子檔案至服務(wù)器對(duì)應(yīng)文件夾，保證存放有序、易于檢索。3.5檔案移交階段3.5.1移交情形部門(mén)撤銷或合并時(shí)，所有檔案由原部門(mén)移交至承接部門(mén)或檔案室；員工離職時(shí)，其經(jīng)手未歸檔文件需移交至部門(mén)兼職檔案管理員*；檔案管理員*崗位變動(dòng)時(shí)，需辦理檔案管理交接手續(xù)，填寫(xiě)《檔案移交簽收表》（見(jiàn)表3-4）。3.5.2移交要求移交雙方需當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量、核對(duì)檔案信息，確認(rèn)無(wú)誤后在《檔案移交簽收表》上簽字；檔案移交后，檔案管理員*需在檔案管理系統(tǒng)中更新檔案存放位置及責(zé)任人信息。第四章檔案保管與利用4.1檔案保管要求存放環(huán)境：檔案室需配備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防光、防磁設(shè)備，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；定期檢查：檔案管理員*每季度對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)，檢查檔案有無(wú)損壞、丟失，發(fā)覺(jué)問(wèn)題及時(shí)處理；電子檔案?jìng)浞荩弘娮訖n案需定期（每月）進(jìn)行本地備份和云端備份，重要數(shù)據(jù)需異地存放，保證數(shù)據(jù)安全。4.2檔案利用規(guī)范查閱權(quán)限：企業(yè)員工因工作需要查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》（見(jiàn)表3-5），經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，檔案管理員*予以提供；查閱要求：查閱檔案需在檔案室指定區(qū)域進(jìn)行，嚴(yán)禁涂改、勾畫(huà)、抽取、撤換檔案，嚴(yán)禁擅自復(fù)制（需復(fù)制的，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)）；借閱流程：檔案原則上不借出檔案室，確因特殊需要借閱的，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借閱期限不超過(guò)3個(gè)工作日，到期歸還時(shí)需檢查檔案完整性。第五章管理規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)防控5.1責(zé)任追究對(duì)未按規(guī)定及時(shí)歸檔、偽造或損毀檔案、擅自提供或泄露檔案信息的部門(mén)或個(gè)人，視情節(jié)輕重給予通報(bào)批評(píng)、經(jīng)濟(jì)處罰直至紀(jì)律處分；因檔案管理不當(dāng)造成企業(yè)損失的，追究相關(guān)人員賠償責(zé)任。5.2培訓(xùn)與考核企業(yè)每年組織至少一次檔案管理培訓(xùn)，內(nèi)容包括制度解讀、分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔流程等，保證各部門(mén)人員掌握檔案管理要求；檔案管理納入部門(mén)年度績(jī)效考核，對(duì)檔案管理規(guī)范的部門(mén)給予表彰，對(duì)不規(guī)范的部門(mén)扣減相應(yīng)績(jī)效分?jǐn)?shù)。5.3制度更新本制度由檔案管理辦公室負(fù)責(zé)解釋，每年根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展及法律法規(guī)變化進(jìn)行修訂，修訂后經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議發(fā)布。第六章附則本制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。本制度未盡事宜，由檔案管理辦公室另行制定補(bǔ)充規(guī)定。模板表格表3-1檔案價(jià)值鑒定表部門(mén)名稱文件名稱文件編號(hào)形成日期初步保管期限鑒定小組意見(jiàn)最終保管期限備注鑒定小組簽字：日期：表3-2檔案銷毀清單部門(mén)名稱檔案號(hào)文件名稱銷毀原因銷毀日期監(jiān)銷人銷毀人備注部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：日期：表3-3文件歸檔清單部門(mén)名稱歸檔年度檔