企業(yè)資料文檔管理與存檔制度第一章總則一、制度目的為規(guī)范企業(yè)內部各類資料文檔的收集、整理、歸檔、保管及利用流程，保證文檔資料的完整性、安全性、可追溯性，提高工作效率，防范管理風險，依據《中華人民共和國檔案法》及企業(yè)內部管理要求，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門（含分支機構、子公司）在經營管理過程中形成的具有保存價值的各類紙質文檔、電子文檔及其他載體的資料，包括但不限于：行政文件、業(yè)務合同、財務憑證、人事檔案、會議紀要、技術資料、審計報告等。三、管理原則集中統(tǒng)一管理：企業(yè)行政部為文檔管理歸口部門，負責統(tǒng)籌全公司文檔管理工作，各部門配合執(zhí)行。規(guī)范分類歸檔：按文檔類型、部門、時間等維度科學分類，保證歸檔邏輯清晰、查找便捷。安全保密原則：涉密文檔（如商業(yè)秘密、未公開財務數據等）需單獨保管，嚴格執(zhí)行借閱權限管理。全程留痕可溯：文檔從形成到銷毀的各環(huán)節(jié)均需記錄操作信息，保證責任可追溯。第二章管理職責分工一、行政部（文檔管理歸口部門）負責制定和完善文檔管理制度及相關流程，監(jiān)督各部門執(zhí)行情況；負責企業(yè)級重要文檔（如規(guī)章制度、年度總結、董事會文件等）的接收、分類、歸檔及保管；建立文檔管理臺賬，定期組織文檔保管情況檢查及鑒定工作；負責文檔管理系統(tǒng)的維護（如電子文檔管理平臺），保證系統(tǒng)運行穩(wěn)定。二、各部門負責人本部門文檔管理第一責任人，需指定專人（兼職文檔管理員）負責本部門文檔日常管理工作；監(jiān)督本部門文檔及時、規(guī)范歸檔，保證文檔內容真實、完整；審批本部門文檔借閱申請，對涉密文檔的借閱使用負直接責任。三、兼職文檔管理員（各部門）負責本部門文檔的收集、整理、編號、登記及初步歸檔；定期向行政部移交歸檔文檔，配合完成電子文檔及系統(tǒng)維護；記錄本部門文檔借閱、歸還情況，定期檢查文檔保管狀態(tài)。四、全體員工按要求規(guī)范制作、處理業(yè)務文檔，保證文檔格式統(tǒng)一、內容準確；及時將辦理完畢的文檔交至本部門兼職文檔管理員，不得私自留存或銷毀；嚴格遵守文檔借閱規(guī)定，借閱文檔按時歸還，不得涂改、損壞或外泄。第三章文檔分類與編號規(guī)則一、文檔分類標準根據文檔性質及來源，將企業(yè)文檔分為一級分類和二級分類，具體一級分類二級分類包含內容示例綜合管理制度文件公司章程、管理制度、流程規(guī)范、崗位職責等行政事務通知、通報、會議紀要、辦公紀要、印章管理文件等業(yè)務運營合同協(xié)議業(yè)務合同、合作協(xié)議、采購合同、銷售合同等項目資料項目立項書、可行性研究報告、驗收報告、項目總結等財務審計財務憑證原始憑證、記賬憑證、財務報表、稅務申報資料等審計報告內部審計報告、外部審計報告、專項審計報告等人力資源人事檔案員工入職登記表、勞動合同、離職證明、獎懲記錄等培訓考核培訓計劃、培訓記錄、績效考核表、薪資調整記錄等法務合規(guī)法律文書起訴狀、答辯狀、判決書、律師函、法律意見書等合規(guī)資料資質證書、許可證、合規(guī)檢查報告、整改通知書等二、文檔編號規(guī)則文檔編號采用“一級分類縮寫-二級分類縮寫-年份-流水號”格式，保證唯一性。具體規(guī)則一級分類縮寫：綜合管理（GL）、業(yè)務運營（YW）、財務審計（CW）、人力資源（RL）、法務合規(guī)（FL）；二級分類縮寫：制度文件（ZD）、行政事務（XZ）、合同協(xié)議（HT）、項目資料（XM）、財務憑證（PZ）、審計報告（SJ）、人事檔案（DA）、培訓考核（PX）、法律文書（WS）、合規(guī)資料（HG）；年份：文檔形成年度，如2024年用“2024”表示；流水號：按年度內該分類文檔形成順序，從“001”開始編制，不足補零。示例：2024年綜合管理類中第3份制度文件，編號為“GL-ZD-2024-003”；2024年業(yè)務運營類中第15份合同協(xié)議，編號為“YW-HT-2024-015”。第四章文檔全生命周期管理流程一、文檔形成與審核文檔制作：員工根據業(yè)務需求制作文檔，使用公司統(tǒng)一模板（如會議紀要模板、合同模板），內容需真實、準確、完整，格式規(guī)范（字體、字號、頁邊距等符合公司標準）。部門審核：文檔完成后，提交至部門負責人審核，重點審核內容合規(guī)性、數據準確性及審批流程完整性。跨部門會簽：涉及多部門業(yè)務的文檔（如跨部門合作項目文件），需相關部門負責人會簽確認。領導審批：重要文檔（如年度財務報告、重大合同、規(guī)章制度等）需提交至分管領導或總經理審批，審批通過后方可進入歸檔流程。二、文檔歸檔管理（一）歸檔范圍凡是在企業(yè)經營管理活動中形成的，具有查考利用價值的各種形式文件材料，均需歸檔。具體包括：上級單位下發(fā)的需執(zhí)行的文件（不含傳閱后可銷臨時性文件）；本單位形成的各類正式文件（含定稿、附件、審批單）；業(yè)務活動中形成的具有法律效力或業(yè)務價值的憑證（合同、協(xié)議、發(fā)票等）；會議、培訓、調研等活動形成的記錄（紀要、照片、視頻、簽到表等）；項目全周期資料（立項、執(zhí)行、驗收各階段文件）；員工入職、在職、離職過程中形成的人事檔案材料。（二）歸檔時間定期歸檔：月度文檔：每月最后一個工作日，各部門兼職文檔管理員整理本部門當月文檔，向行政部移交；年度文檔：次年第一個月內，各部門整理上年度文檔，完成歸檔移交。隨時歸檔：重大項目結束、重要事件處理完畢后，相關文檔需在7個工作日內完成歸檔。（三）歸檔流程部門整理：兼職文檔管理員對歸檔文檔進行清點、排序，檢查文檔完整性（如審批手續(xù)是否齊全、附件是否缺失），對缺失材料及時補充。分類編號：按照本制度第三章分類及編號規(guī)則，對文檔進行分類、編號，并在文檔首頁右上角標注編號（鉛筆或可移除標簽）。填寫歸檔清單：編制《文檔歸檔清單》（詳見第五章模板），注明文檔編號、名稱、頁數、形成日期、密級等信息，部門負責人簽字確認。移交歸檔：將整理好的文檔及歸檔清單一并移交至行政部，行政部核對無誤后簽字接收，雙方各留存一份歸檔清單備查。三、文檔保管與存放（一）紙質文檔保管存放要求：按編號順序存入專用檔案柜，檔案柜標識清晰（標注一級分類、二級分類及年份）；庫房保持干燥、通風、防火、防盜、防蟲、防潮，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；涉密文檔存放于專用保密柜，鑰匙由行政部專人保管。保管期限：根據文檔價值分為永久、30年、10年、3年四類（具體參照《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》），到期前3個月由行政部組織鑒定。（二）電子文檔保管存儲要求：電子文檔需存儲在公司指定服務器或云盤，個人電腦僅保留臨時工作副本，工作結束后及時刪除；涉密電子文檔需加密存儲，訪問權限嚴格控制，僅授權人員可查閱。備份管理：每周進行一次增量備份，每月進行一次全量備份，備份介質（如移動硬盤、云存儲）單獨存放；電子文檔管理系統(tǒng)需保留操作日志，記錄創(chuàng)建、修改、刪除、等行為，日志保存期限不少于5年。四、文檔借閱與利用借閱權限：普通文檔：員工因工作需要借閱時，需填寫《文檔借閱申請表》（詳見第五章模板），經部門負責人審批后，向行政部或兼職文檔管理員借閱；涉密文檔：需經部門負責人及分管領導審批，借閱時需在指定場所查閱，不得帶出辦公區(qū)域，嚴禁復制或拍照。借閱流程：借閱人提交申請表→審批人簽字→文檔管理員核對文檔→借閱人簽字登記→按時歸還；借閱期限：普通文檔不超過7個工作日，涉密文檔不超過3個工作日，到期需續(xù)借的需重新申請。歸還要求：借閱人歸還文檔時，文檔管理員需檢查文檔是否完好、有無缺失，確認無誤后注銷借閱記錄；如文檔損壞或丟失，需按公司規(guī)定賠償，涉密文檔泄露的將追究法律責任。五、文檔鑒定與銷毀鑒定流程：保管期限屆滿的文檔，由行政部牽頭，組織法務部、業(yè)務部門成立鑒定小組，對文檔價值進行評估；鑒定結果分為“繼續(xù)保存”（延長保管期限）、“銷毀”兩種，形成《文檔鑒定意見表》。銷毀流程：需銷毀的文檔，由行政部編制《文檔銷毀清單》（注明文檔編號、名稱、保管期限、銷毀原因等），經總經理審批后執(zhí)行；紙質文檔采用粉碎或焚燒方式銷毀，雙人監(jiān)銷（監(jiān)銷人需在銷毀清單上簽字）；電子文檔采用徹底刪除（低級格式化）或專業(yè)銷毀軟件處理，保證無法恢復。第五章常用文檔管理模板一、文檔歸檔清單文檔編號文檔名稱頁數形成日期密級（普通/秘密/機密）保管期限備注GL-ZD-2024-001企業(yè)文檔管理制度122024-01-15普通永久YW-HT-2024-015采購合同（供應商）82024-03-20普通10年RL-DA-2024-008勞動合同42024-02-01普通永久部門負責人簽字：_________文檔管理員簽字：_________歸檔日期：____年__月__日二、文檔借閱申請表借閱人部門借閱事由市場部參考過往項目資料，撰寫新項目方案申請借閱文檔信息文檔編號文檔名稱借閱期限YW-XM-2023-006項目驗收報告2024-05-20前歸還部門負責人審批行政部審批簽字：_________簽字：_________借閱日期：____年__月日歸還日期：__年__月__日三、文檔銷毀清單序號文檔編號文檔名稱保管期限銷毀原因鑒定小組意見審批人1CW-PZ-2020-1202020年12月財務憑證10年保管期限屆滿同意銷毀2XZ-TZ-2021-0052021年5月通知文件3年保管期限屆滿同意銷毀監(jiān)銷人：_________監(jiān)銷日期：____年__月__日第六章監(jiān)督與責任追究一、日常監(jiān)督檢查行政部每季度組織一次文檔管理專項檢查，內容包括：各部門文檔歸檔及時性、完整性；文檔分類編號規(guī)范性、臺賬準確性；文檔保管環(huán)境及安全措施落實情況；借閱制度執(zhí)行情況。檢查結果納入部門年度績效考核，對管理規(guī)范的部門予以表彰，對問題較多的部門通報批評并限期整改。二、責任追究未按規(guī)定及時歸檔，導致文檔丟失或損壞的，對部門負責人扣罰當月績效的10%，直接責任人扣罰5%；擅自復制、外泄涉密文檔，或借閱后未按時歸還造成不良影響的