采購申請與審批流程標準化工具（成本控制到驗收）一、適用場景與價值本工具適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務業(yè)、事業(yè)單位等）的日常采購活動，尤其適合需規(guī)范采購流程、強化成本管控、明確責任主體的場景。例如：常規(guī)物料采購：生產(chǎn)型企業(yè)原材料、辦公文具等日常消耗品采購；固定資產(chǎn)采購：設備、儀器等高價值資產(chǎn)購置；服務類采購：咨詢、外包、維修等服務項目采購；緊急采購：需快速響應的生產(chǎn)或運營應急物資采購。通過標準化流程，可實現(xiàn)采購需求合規(guī)性、成本可控性、審批效率及驗收規(guī)范性的統(tǒng)一，降低采購風險，避免資源浪費，保證采購活動與企業(yè)戰(zhàn)略目標一致。二、標準化操作流程詳解（一）需求提出與采購申請操作主體：需求部門申請人（如主管、專員）明確需求：根據(jù)部門工作計劃或實際需要，確定采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、技術參數(shù)、數(shù)量、用途及期望到貨日期。成本預估：通過市場詢價、歷史采購數(shù)據(jù)或供應商報價，預估采購單價及總價，填寫《采購申請單》（見表1）。提交申請：將《采購申請單》及相關附件（如技術規(guī)格書、圖紙、比價記錄等）提交至部門負責人審核。輸出成果：《采購申請單》（部門負責人簽字版）（二）預算審核與需求復核操作主體：財務部預算專員、需求部門負責人預算符合性檢查：財務部核對采購申請是否在部門年度預算范圍內，預算編碼是否準確；若超預算，需需求部門提交《超預算申請說明》，詳細說明超預算原因及解決方案（如調整預算、壓縮其他支出等）。需求合理性復核：需求部門負責人審核采購需求的必要性、數(shù)量合理性及規(guī)格參數(shù)的準確性，避免過度采購或重復采購。審核反饋：審核通過后，在《采購申請單》上簽字確認；不通過則退回需求部門修改，注明修改意見。輸出成果：審核通過的《采購申請單》（三）采購方式確定與供應商選擇操作主體：采購部采購專員、需求部門代表確定采購方式：根據(jù)采購金額、物品特性及企業(yè)制度，選擇合適采購方式：公開招標：適用于金額較大（如≥50萬元）或標準化程度高的采購項目；邀請招標/競爭性談判：適用于金額中等（如10萬-50萬元）、需供應商具備特定資質的項目；-詢價比價：適用于小額采購（如＜10萬元）或常規(guī)物料，至少邀請3家供應商報價；-單一來源采購：僅適用于唯一供應商或緊急情況（需經(jīng)總經(jīng)理特批）。供應商篩選：優(yōu)先選擇在《合格供應商名錄》內的供應商；新供應商需提交資質文件（營業(yè)執(zhí)照、相關許可證、業(yè)績證明等），由采購部組織評審（含質量、價格、交付能力等維度）。比價議價：對供應商報價進行綜合比價（性價比最優(yōu)原則，非最低價優(yōu)先），必要時與供應商談判，降低采購成本。輸出成果：《供應商比價表》（見表2）、《采購方式審批表》（四）采購訂單與審批操作主體：采購部采購專員、采購部經(jīng)理、總經(jīng)理編制訂單：根據(jù)確定的供應商及價格，填寫《采購訂單》（見表3），明確物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價、交付時間、交付地點、付款方式、質量標準等條款。內部審批：采購訂單按審批權限逐級審核：金額≤10萬元：采購部經(jīng)理審批；10萬元＜金額≤50萬元：采購部經(jīng)理→財務總監(jiān)審批；金額＞50萬元：采購部經(jīng)理→財務總監(jiān)→總經(jīng)理審批。訂單下達：審批通過后，將《采購訂單》正式發(fā)送給供應商，并要求供應商確認回傳。輸出成果：雙方確認的《采購訂單》（五）合同簽訂（如需）操作主體：采購部、法務部（如需）、總經(jīng)理對于金額較大（如≥20萬元）或需長期合作的采購項目，需簽訂正式采購合同。合同條款需包含：雙方權利義務、標的物詳情、質量驗收標準、違約責任、爭議解決方式等，經(jīng)法務部審核無誤后，由雙方授權代表簽字蓋章。輸出成果：生效的采購合同（六）訂單跟蹤與交付管理操作主體：采購部采購專員、需求部門收貨人進度跟蹤：采購專員定期與供應商溝通，確認生產(chǎn)/備貨進度、預計交付時間，保證按時交付；若可能延遲，及時協(xié)調或啟動應急方案（如更換供應商、調整需求時間）。到貨準備：需求部門提前確認收貨場地、人員及驗收工具（如檢測設備、計量工具）。交付驗收：供應商送貨至指定地點后，需求部門與采購專員共同現(xiàn)場核對：數(shù)量清點：是否與訂單數(shù)量一致；外觀檢查：包裝是否完好，物品有無破損；初步驗收：對規(guī)格型號、品牌（如約定品牌）進行核對，確認無誤后在《送貨單》上簽字收貨。輸出成果：簽字確認的《送貨單》（七）質量驗收與入庫操作主體：需求部門驗收員、質檢部（如需）、倉庫管理員專業(yè)驗收：常規(guī)物品：由需求部門根據(jù)技術參數(shù)進行功能、功能測試；關鍵設備/原材料：需質檢部出具《質量檢驗報告》（見表4），檢測合格后方可入庫。不合格品處理：驗收不合格時，由采購部聯(lián)系供應商協(xié)商處理（退貨、換貨或折價接受），并填寫《不合格品處理記錄》，明確責任方及改進措施。入庫登記：驗收合格后，倉庫管理員辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》（見表5），更新庫存臺賬，并將《入庫單》同步至財務部及需求部門。輸出成果：《質量檢驗報告》（合格）、《入庫單》（八）付款結算與財務處理操作主體：財務部會計、采購部采購專員、總經(jīng)理發(fā)票核對：供應商開具合規(guī)發(fā)票（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票），采購部核對發(fā)票信息與訂單、入庫單是否一致（名稱、金額、稅號等）。付款申請：財務部根據(jù)訂單約定的付款方式（如預付款、到付款、分期付款），審核無誤后填寫《付款申請單》（見表6），附發(fā)票、訂單、入庫單等憑證。審批付款：付款申請按權限審批：金額≤10萬元：財務總監(jiān)審批；金額＞10萬元：財務總監(jiān)→總經(jīng)理審批?？铐椫Ц叮簩徟ㄟ^后，由財務部通過銀行轉賬等方式支付款項，并保留付款憑證。輸出成果：《付款申請單》、銀行付款回單（九）采購檔案歸檔操作主體：采購部檔案管理員將本次采購活動的全套資料（含《采購申請單》《供應商比價表》《采購訂單》《合同》《送貨單》《驗收單》《入庫單》《發(fā)票》《付款申請單》等）整理歸檔，按“一采購一檔”原則編號保存，保存期限不少于3年（重要檔案不少于5年），便于后續(xù)查詢與審計。輸出成果：完整的采購檔案卷宗三、核心環(huán)節(jié)表單模板表1：采購申請單申請部門申請日期年月日申請人*主管聯(lián)系方式138采購類別□物料□設備□服務□其他預算編號BG2024-采購明細序號物品/服務名稱規(guī)格型號單位1A4復印紙80g箱2臺式電腦Inteli5/8G/256G臺預算信息本次申請金額（元）9250.00部門預算余額（元）15000.00審批流程部門負責人意見簽字：日期：財務部審核意見簽字：日期：采購部審核意見簽字：日期：總經(jīng)理審批意見簽字：日期：備注如需加急，請注明原因：表2：供應商比價表采購項目名稱A4復印紙+臺式電腦采購比價日期年月日序號供應商名稱報價（元）報價有效期1辦公用品公司9200.0030天2YY科技設備公司9300.0030天3ZZ商貿有限公司9150.0015天比價結論推薦供應商：辦公用品公司（綜合性價比最優(yōu)）審批意見采購部經(jīng)理簽字：日期：表3：采購訂單訂單編號PO2024050010訂單日期年月日供應商名稱辦公用品公司地址市區(qū)路需求部門行政部交付地址公司1號倉庫訂單明細序號物品名稱規(guī)格型號單位1A4復印紙80g箱2臺式電腦Inteli5/8G/256G臺訂單總價大寫：玖仟貳佰元整小寫：9200.00付款方式貨到付款驗收標準按樣品及技術參數(shù)其他條款1.逾期交貨按日收取0.05%違約金；2.質量問題7天內退換貨甲方（采購方）乙方（供應商）簽字：簽字：日期：日期：表4：質量檢驗報告檢驗單號ZJ2024050010檢驗日期年月日檢驗物品臺式電腦數(shù)量2臺供應商辦公用品公司訂單編號PO2024050010檢驗項目及標準檢驗結果結論項目標準實測結果CPUInteli5i5-12400合格內存8GBDDR48GB合格硬盤256GBSSD256GB合格外觀無劃痕、無破損正常合格開機測試正常啟動、無藍屏正常合格檢驗結論□合格□不合格（不合格需注明原因）□合格檢驗員*檢驗員復核人*主管備注表5：入庫單入庫單號RK2024050010入庫日期年月日供應商辦公用品公司倉庫1號倉庫入庫明細序號物品名稱規(guī)格型號單位1A4復印紙80g箱2臺式電腦Inteli5/8G/256G臺入庫總價大寫：玖仟貳佰元整小寫：9200.00驗收情況數(shù)量準確，質量合格，包裝完好倉管員*倉管員驗收人*主管備注表6：付款申請單付款申請?zhí)朏K2024050010申請日期年月日供應商名稱辦公用品公司付款方式銀行轉賬采購訂單號PO2024050010合同編號HT202405付款明細序號費用性質金額（元）對應單號1貨款9200.00RK2024050010本次申請總額大寫：玖仟貳佰元整小寫：9200.00付款原因采購物品已驗收合格，符合付款條件審批流程采購部意見確認無誤，同意付款簽字：日期：財務部意見單據(jù)齊全，金額準確簽字：日期：總經(jīng)理意見同意付款簽字：日期：附件清單1.采購訂單2.入庫單3.發(fā)票4.驗收報告四、使用要點與風險提示（一）關鍵控制點預算剛性約束：嚴格執(zhí)行預算管理，無預算或超預算采購需履行特殊審批流程，嚴禁“先采購后補預算”。供應商資質審核：優(yōu)先選擇長期合作、信譽良好的供應商，新供應商需通過資質評審后方可納入《合格供應商名錄》。驗收標準明確：采購前需與供應商明確質量驗收標準（國標、行標或企業(yè)標準），驗收過程需留存記錄，避免“模糊驗收”。審批權限分離：需求提出、審批、采購、驗收、付款等崗位需相互分離，避免“一人包辦”導致舞弊風險。（二）常見風險規(guī)避需求虛高風險：需求部門需提交詳細的需求說明，采購部可通過歷史數(shù)據(jù)或市場調研核實數(shù)量合理性，避免“過量采購”。價格虛高風險：小額采購需執(zhí)行3家以上供應商比價，大額采購需引入招標機制，保證價格公允。交付延遲風險：