采購流程規(guī)范化管理與執(zhí)行手冊前言為規(guī)范公司采購行為，提高采購效率，降低采購成本，防范采購風(fēng)險，保證采購活動的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性和透明度，特制定本手冊。本手冊適用于公司各部門所有采購活動（包括物料采購、服務(wù)采購、工程采購等），是采購流程執(zhí)行、監(jiān)督及考核的依據(jù)。所有參與采購的人員需嚴(yán)格遵循本手冊規(guī)定，保證采購工作有序開展。第一章采購流程總覽1.1流程框架采購流程涵蓋“需求提出→計(jì)劃編制→供應(yīng)商選擇→合同簽訂→訂單執(zhí)行→驗(yàn)收入庫→付款結(jié)算→檔案管理”八大環(huán)節(jié)，形成閉環(huán)管理。各環(huán)節(jié)職責(zé)分工明確，需由相關(guān)部門協(xié)同完成，保證流程順暢、責(zé)任到人。1.2職責(zé)劃分需求部門：提出采購需求，確認(rèn)物料/服務(wù)規(guī)格，參與驗(yàn)收。采購部：統(tǒng)籌采購計(jì)劃，實(shí)施供應(yīng)商選擇，起草合同，下達(dá)訂單，跟蹤交付。財(cái)務(wù)部：審核預(yù)算與付款申請，控制采購成本，參與合同評審。倉庫：負(fù)責(zé)物料驗(yàn)收、入庫與保管，出具入庫單。法務(wù)部：審核合同條款，防范法律風(fēng)險（必要時介入）。分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理：審批采購計(jì)劃、合同及大額付款。第二章各環(huán)節(jié)操作規(guī)范第一節(jié)需求提出與確認(rèn)2.1.1操作步驟需求發(fā)起：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《采購申請單》（詳見第三章模板1），明確物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、用途、期望交付日期等信息，部門負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)。需求審核：采購部收到《采購申請單》后，2個工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)核查需求合理性（如是否重復(fù)采購、規(guī)格是否明確、預(yù)算是否匹配），與需求部門溝通確認(rèn)需求細(xì)節(jié)，避免過度采購或模糊描述。緊急需求處理：如遇緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)故障、臨時活動等），需求部門需在《采購申請單》中標(biāo)注“緊急”，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批后，可啟動緊急采購流程，事后補(bǔ)辦常規(guī)手續(xù)。2.1.2輸出成果《采購申請單》（經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人、采購部審核簽字）第二節(jié)采購計(jì)劃編制2.2.1操作步驟需求匯總：采購部每月25日前匯總各部門次月《采購申請單》，按物料類別、優(yōu)先級分類統(tǒng)計(jì)。計(jì)劃編制：采購部結(jié)合庫存情況、歷史采購數(shù)據(jù)、市場供應(yīng)趨勢，編制《月度采購計(jì)劃》（詳見第三章模板2），明確采購物料、數(shù)量、預(yù)算、采購方式（公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、詢價比價、單一來源等）。計(jì)劃審批：《月度采購計(jì)劃》報采購經(jīng)理審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后執(zhí)行；未通過則退回采購部調(diào)整后重新申報。2.2.2輸出成果《月度采購計(jì)劃》（經(jīng)采購經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字）第三節(jié)供應(yīng)商選擇與評估2.3.1操作步驟采購方式確定：根據(jù)采購金額、物料特性及公司規(guī)定，選擇合適采購方式（具體標(biāo)準(zhǔn)參考公司《采購管理辦法》）。公開招標(biāo)：預(yù)算金額≥50萬元或公司規(guī)定必須招標(biāo)的項(xiàng)目；邀請招標(biāo)：預(yù)算金額20-50萬元，邀請3家及以上合格供應(yīng)商；詢價比價：預(yù)算金額5-20萬元，至少獲取3家供應(yīng)商報價；單一來源：預(yù)算金額＜5萬元或獨(dú)家供應(yīng)項(xiàng)目，需提供唯一性說明并經(jīng)總經(jīng)理*審批。供應(yīng)商尋源：通過合格供應(yīng)商庫、行業(yè)展會、公開招標(biāo)平臺等渠道篩選供應(yīng)商，優(yōu)先選擇與公司有合作歷史或資質(zhì)齊全的供應(yīng)商。資質(zhì)審核：要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、3C認(rèn)證等）、業(yè)績證明等，采購部審核資質(zhì)真實(shí)性并留存復(fù)印件。詢價/招標(biāo)：詢價比價：向供應(yīng)商發(fā)出《詢價單》（詳見第三章模板3），收集報價后，填寫《比價表》（詳見第三章模板4），對比價格、質(zhì)量、交期、服務(wù)等因素，推薦候選供應(yīng)商。招標(biāo)：按招標(biāo)流程編制招標(biāo)文件、發(fā)布招標(biāo)公告、開標(biāo)評標(biāo)，形成《評標(biāo)報告》（詳見第三章模板5），確定中標(biāo)供應(yīng)商。供應(yīng)商評估：對候選供應(yīng)商從資質(zhì)、報價、質(zhì)量、交期、合作信譽(yù)等維度進(jìn)行評分（評分標(biāo)準(zhǔn)參考《供應(yīng)商評估細(xì)則》），填寫《供應(yīng)商評估表》（詳見第三章模板6），評估結(jié)果作為選擇依據(jù)。2.3.2輸出成果《詢價單》《比價表》《評標(biāo)報告》《供應(yīng)商評估表》第四節(jié)合同簽訂2.4.1操作步驟合同起草：采購部根據(jù)采購結(jié)果及供應(yīng)商談判情況，起草采購合同，明確以下核心條款：標(biāo)的物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（需符合國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定標(biāo)準(zhǔn)）；交付時間、地點(diǎn)、方式；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與流程；付款方式（如預(yù)付款比例、到貨款、質(zhì)保金等）、發(fā)票要求；違約責(zé)任（如逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等處理方式）；爭議解決方式（如協(xié)商、仲裁或訴訟）。合同評審：采購部自審：檢查合同條款完整性、合規(guī)性；財(cái)務(wù)部評審：審核付款方式、稅務(wù)條款；法務(wù)部評審（金額≥10萬元或復(fù)雜合同）：審核法律風(fēng)險條款；分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批：按審批權(quán)限簽署。合同簽署：評審?fù)ㄟ^后，由授權(quán)代表（總經(jīng)理或其授權(quán)人）與供應(yīng)商雙方簽字蓋章，合同一式三份（采購部、財(cái)務(wù)部、供應(yīng)商各執(zhí)一份）。2.4.2輸出成果采購合同（經(jīng)各方評審、簽字蓋章）第五節(jié)訂單執(zhí)行2.5.1操作步驟訂單下達(dá)：采購部根據(jù)審批通過的合同，填寫《采購訂單》（詳見第三章模板7），明確訂單號、物料信息、交付時間、收貨地址等，加蓋采購部公章后發(fā)送給供應(yīng)商，并同步告知倉庫及需求部門。訂單跟蹤：采購專員負(fù)責(zé)跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按期交付；如遇延期風(fēng)險，及時與供應(yīng)商溝通，協(xié)調(diào)解決方案（如分批交付、調(diào)整交期），并報采購經(jīng)理備案。物流確認(rèn)：供應(yīng)商發(fā)貨后，提供物流單號，采購部跟蹤物流信息，提前1個工作日通知倉庫準(zhǔn)備收貨。2.5.2輸出成果《采購訂單》（經(jīng)采購部蓋章）第六節(jié)驗(yàn)收與入庫2.6.1操作步驟到貨通知：供應(yīng)商送貨至指定地點(diǎn)，倉庫核對物流信息，通知需求部門、采購部參與驗(yàn)收。現(xiàn)場驗(yàn)收：數(shù)量驗(yàn)收：核對實(shí)物數(shù)量與《采購訂單》是否一致；質(zhì)量驗(yàn)收：需求部門根據(jù)技術(shù)規(guī)格書、圖紙或樣品進(jìn)行質(zhì)量檢測，必要時可委托第三方檢測機(jī)構(gòu)出具報告；外觀驗(yàn)收：檢查包裝是否完好，有無破損、污染。結(jié)果處理：合格：需求部門、倉庫、采購部共同在《驗(yàn)收單》（詳見第三章模板8）上簽字確認(rèn)，倉庫辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺賬；不合格：由需求部門出具《不合格品處理單》（詳見第三章模板9），采購部聯(lián)系供應(yīng)商辦理退貨、換貨或索賠，不合格品不得入庫。緊急驗(yàn)收：如生產(chǎn)急需，可先進(jìn)行“預(yù)驗(yàn)收”，投入試用后3個工作日內(nèi)補(bǔ)辦正式驗(yàn)收手續(xù)。2.6.2輸出成果《驗(yàn)收單》《不合格品處理單》（如有）第七節(jié)付款結(jié)算2.7.1操作步驟單據(jù)收集：財(cái)務(wù)部收集《采購合同》《驗(yàn)收單》《供應(yīng)商發(fā)票》（增值稅專用發(fā)票需提供抵扣聯(lián)）。單據(jù)審核：財(cái)務(wù)部審核單據(jù)一致性（合同號、訂單號、金額、數(shù)量是否匹配）、發(fā)票合規(guī)性（發(fā)票抬頭、稅號、項(xiàng)目等是否正確），填寫《付款申請單》（詳見第三章模板10）。審批流程：金額≤5萬元：財(cái)務(wù)經(jīng)理*審批；5萬元＜金額≤20萬元：財(cái)務(wù)經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額＞20萬元：財(cái)務(wù)經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理*審批。付款執(zhí)行：審批通過后，財(cái)務(wù)部通過銀行轉(zhuǎn)賬方式向供應(yīng)商付款，付款后及時更新應(yīng)付賬款臺賬，并將付款憑證復(fù)印件交采購部存檔。2.7.2輸出成果《付款申請單》（經(jīng)各級審批簽字）、銀行付款憑證第八節(jié)檔案管理2.8.1操作步驟資料收集：采購專員*負(fù)責(zé)收集采購全流程資料，包括《采購申請單》《采購計(jì)劃》《詢價/招標(biāo)文件》《合同》《采購訂單》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》《付款憑證》等。整理歸檔：按“一單一檔”原則，將資料分類裝訂，標(biāo)注檔案編號（如CG-YYYY-X，代表采購-年份-序號），存入檔案盒。保管與查閱：檔案存放于采購部專用檔案柜，保管期限≥3年（重大項(xiàng)目檔案≥5年）；內(nèi)部因工作需要查閱檔案，需經(jīng)采購經(jīng)理批準(zhǔn)，外部查閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并登記。2.8.2輸出成果采購檔案（按項(xiàng)目編號整理歸檔）第三章模板表格模板1：采購申請單申請部門申請日期申請人聯(lián)系方式物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預(yù)估單價預(yù)估總價資金來源用途說明期望交付日期收貨地址需求部門負(fù)責(zé)人簽字日期采購部審核意見審核人日期分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見審批人日期模板2：月度采購計(jì)劃序號物料類別物料名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量預(yù)算金額采購方式責(zé)任人備注1辦公用品A4紙80g箱101500詢價比價張*2生產(chǎn)原料塑料粒子PP2020噸525000單一來源李*獨(dú)家供應(yīng)…………合計(jì)50000采購經(jīng)理審核：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批：日期：模板3：詢價單詢價單號XY-YYYY-X詢價日期需求部門需求日期物料名稱規(guī)格型號單位數(shù)量技術(shù)要求交付時間交付地點(diǎn)報價要求1.報價含稅價，13%增值稅專用發(fā)票；2.報價有效期7天；3.需附產(chǎn)品參數(shù)及資質(zhì)文件。供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式報價金額科技王經(jīng)理1381400貿(mào)易李經(jīng)………采購部聯(lián)系人：趙*聯(lián)系方式：1379012模板4：比價表比價項(xiàng)目供應(yīng)商A（科技）供應(yīng)商B（貿(mào)易）供應(yīng)商C（實(shí)業(yè)）最低價供應(yīng)商報價金額（元）140013501380供應(yīng)商B質(zhì)量認(rèn)證ISO9001ISO9001無供應(yīng)商B交期（天）325供應(yīng)商B售后服務(wù)1年質(zhì)保2年質(zhì)保6個月質(zhì)保供應(yīng)商B綜合評分859570供應(yīng)商B推薦意見推薦采購部審核：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批：日期：模板5：評標(biāo)報告招標(biāo)項(xiàng)目名稱招標(biāo)編號ZB-YYYY-X開標(biāo)時間開標(biāo)地點(diǎn)評標(biāo)委員會張（主任）、李、王、劉、陳*中標(biāo)候選人投標(biāo)報價（元）工期/交期質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)集團(tuán)48000060天國家優(yōu)質(zhì)工程安裝公司49000055天合格…………評標(biāo)結(jié)論推薦建設(shè)集團(tuán)為中標(biāo)單位評標(biāo)委員會簽字：日期：模板6：供應(yīng)商評估表供應(yīng)商名稱科技有限公司評估日期評估周期2023年Q1評估人趙*評估維度評估指標(biāo)權(quán)重得分（100分制）資質(zhì)能力營業(yè)執(zhí)照齊全性1010相關(guān)資質(zhì)認(rèn)證108價格水平報價合理性2018質(zhì)量保障產(chǎn)品合格率2522交付能力準(zhǔn)時交付率2019服務(wù)配合售后響應(yīng)速度1514綜合得分100等級評定□優(yōu)秀（≥90分）□良好（80-89分）□合格（60-79分）□不合格（＜60分）改進(jìn)建議建議提升售后響應(yīng)速度，縮短故障處理時間。模板7：采購訂單訂單號PO-YYYY-X訂單日期供應(yīng)商科技有限公司聯(lián)系人王經(jīng)理收貨地址市區(qū)路號聯(lián)系電話138物料名稱規(guī)格型號單位數(shù)量辦公椅HR-001把20文件柜CW-002個5合計(jì)交付時間2023年X月X日前付款方式驗(yàn)收合格后30天付全款備注1.需提供產(chǎn)品合格證；2.運(yùn)輸費(fèi)由供應(yīng)商承擔(dān)。采購部蓋章：日期：供應(yīng)商確認(rèn)簽字：日期：模板8：驗(yàn)收單驗(yàn)收單號YS-YYYY-X驗(yàn)收日期訂單號PO-2023-005供應(yīng)商科技物料名稱規(guī)格型號單位應(yīng)收數(shù)量A4紙80g箱10簽字筆黑色0.5mm支50驗(yàn)收部門意見辦公用品：A4紙合格，簽收入庫；簽字筆2支漏墨，供應(yīng)商需3日內(nèi)更換。需求部門簽字：孫*日期：倉庫簽字：周*日期：采購部簽字：趙*日期：模板9：不合格品處理單處理單號CL-YYYY-X處理日期訂單號PO-2023-005物料名稱簽字筆規(guī)格型號黑色0.5mm數(shù)量2支不合格現(xiàn)象漏墨，無法正常書寫原因分析供應(yīng)商包裝破損導(dǎo)致產(chǎn)品受潮處理意見□退貨□換貨□返修□報廢（請勾選）處理結(jié)果供應(yīng)商同意換貨，于2023年X月X日前補(bǔ)發(fā)合格品2支。需求部門確認(rèn)：孫*日期：采購部確認(rèn)：趙*日期：供應(yīng)商確認(rèn)：王經(jīng)理日期：模板10：付款申請單申請單號FK-YYYY-X申請日期供應(yīng)商名稱科技有限公司合同號HT-2023-012付款事由辦公椅、文件柜采購款付款金額10000元附件清單□合同□驗(yàn)收單□發(fā)票（發(fā)票號：5678）□其他：付款方式銀行轉(zhuǎn)賬開戶行銀行支行賬戶名稱科技有限公司賬號622208X申請人趙*（采購部）部門負(fù)責(zé)人簽字：李*日期：財(cái)務(wù)部審核：審核人：錢*日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批：審批人：孫*日期：總經(jīng)理審批：審批人：周*日期：第四章關(guān)鍵注意事項(xiàng)第一節(jié)需求與計(jì)劃環(huán)節(jié)需求部門不得虛構(gòu)需求或化整為零規(guī)避審批，采購部需定期核查需求真實(shí)性。采購計(jì)劃需嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算，超預(yù)算采購需提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行。緊急采購需嚴(yán)格控制比例，每月緊急采購金額不得超過當(dāng)月采購總額的10%。第二節(jié)供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)供應(yīng)商資質(zhì)審核需留存原件或加蓋公章的復(fù)印件，嚴(yán)禁使用過期或偽造資質(zhì)。詢價比價需保證至少3家供應(yīng)商參與，且報價差異超過10%時，需書面說明原因。招標(biāo)過程需全程留痕（如記錄、錄音、錄像），評標(biāo)委員會成員需獨(dú)立打分，不得串通。第三節(jié)合同與訂單環(huán)節(jié)合同條款不得與公司制度或法律法規(guī)沖突，付款方式、違約責(zé)任等核心條款需經(jīng)法務(wù)部審核?！恫少徲唵巍沸枧c合同內(nèi)容一致，如需變更，需經(jīng)供需雙方書面確認(rèn)，重大變更需重新審批。第四節(jié)驗(yàn)收與付款環(huán)節(jié)驗(yàn)收需堅(jiān)持“雙人復(fù)核”原則，需求部門與倉庫共同參與，嚴(yán)禁單人驗(yàn)收。不合格品需在到貨后3個工作日內(nèi)提出，逾期視為默認(rèn)合格，供應(yīng)商