合同審查及管理流程標準工具包一、工具包適用范圍本工具包適用于企業(yè)法務(wù)部門、法務(wù)外包服務(wù)機構(gòu)、中小企業(yè)法務(wù)團隊及業(yè)務(wù)部門，覆蓋合同全生命周期管理場景，包括但不限于：采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動合同、保密協(xié)議、租賃合同等類型。無論是新合同起草、既有合同修訂，還是履行過程中的變更與糾紛處理，均可通過本工具包實現(xiàn)標準化、規(guī)范化操作，降低合同風(fēng)險，提升管理效率。二、合同管理標準化操作流程（一）合同起草階段：明確需求，規(guī)范表達需求收集與資料準備業(yè)務(wù)部門向法務(wù)/合規(guī)部門提交《合同需求說明書》，明確合同目的、交易主體、核心條款（如金額、履行期限、交付標準）、特殊要求（如驗收方式、違約責(zé)任）等關(guān)鍵信息。收集交易對方主體資格材料（如營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書），保證對方具備簽約資質(zhì)（如特種設(shè)備生產(chǎn)需許可證、特定行業(yè)需資質(zhì)認證）。模板選擇與框架搭建根據(jù)合同類型選擇企業(yè)標準模板庫中的對應(yīng)模板（如《采購合同模板》《技術(shù)服務(wù)合同模板》），無模板時參考行業(yè)范本或法規(guī)指引搭建框架?？蚣軕?yīng)包含：合同標題、編號、簽約主體、（標的、數(shù)量/質(zhì)量、價款/報酬、履行期限/地點/方式、違約責(zé)任、爭議解決等）、附件清單、簽署頁。撰寫與附件整理按框架逐項填寫內(nèi)容，保證條款表述清晰、無歧義（如“驗收合格”需明確驗收標準、流程及時限，“不可抗力”需定義具體情形及處理方式）。附件需與關(guān)聯(lián)（如技術(shù)協(xié)議、報價單、驗收表作為附件時，需注明“詳見附件X”），附件內(nèi)容需完整、準確，并由雙方簽字蓋章確認。內(nèi)部初審業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求，法務(wù)/合規(guī)部門審核條款合法性與風(fēng)險點，財務(wù)部門審核價款支付方式與財務(wù)流程匹配度。初審?fù)ㄟ^后形成《合同起草審批單》，按企業(yè)審批流程報相關(guān)負責(zé)人簽字。（二）合同審查階段：全面排查，風(fēng)險防控形式審查：基礎(chǔ)要素完整性核查檢查合同主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人/授權(quán)代表）是否完整、準確，與營業(yè)執(zhí)照一致；檢查合同編號、簽署日期、附件清單是否齊全，簽字蓋章頁是否有預(yù)留簽署位置；檢查合同份數(shù)、傳遞流程是否符合企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定。實質(zhì)審查：核心條款與風(fēng)險點審核合法性審查：條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無效情形（如違反強制性規(guī)定、惡意串通損害他人利益）；商務(wù)條款審查：標的描述是否清晰（如服務(wù)合同需明確服務(wù)范圍、標準），價款/報酬是否明確支付方式、時間、賬戶，履行期限/地點/方式是否符合業(yè)務(wù)邏輯；風(fēng)險條款審查：違約責(zé)任是否對等（如不可抗力免責(zé)范圍是否合理），爭議解決方式（訴訟/仲裁）管轄地是否明確，知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密義務(wù)等特殊條款是否完整；關(guān)聯(lián)性審查：合同內(nèi)容與招標文件、投標書、訂單等前期文件是否一致，是否存在口頭承諾未書面化的情形。審查意見反饋與修改法務(wù)/審查部門出具《合同審查意見表》，列明審查發(fā)覺的問題（如“違約責(zé)任不對等”“付款條件不明確”）、修改建議及風(fēng)險等級（高/中/低）。業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見修改合同，對重大爭議條款需與對方協(xié)商一致后反饋，形成《合同修改記錄表》，明確修改點及修改原因。最終審核與定稿修改后的合同經(jīng)法務(wù)/審查部門復(fù)核確認，保證所有問題已妥善解決，最終形成合同定稿文本，標注“最終版本”及生效日期。（三）合同談判階段：目標導(dǎo)向，協(xié)商一致談判準備明確談判目標（如爭取更有利的付款條件、降低違約責(zé)任上限），梳理核心條款（可讓步條款與不可讓步條款），準備談判方案及備選策略。收集對方談判背景（如行業(yè)慣例、合作歷史、市場地位），預(yù)判對方關(guān)注點（如價格、交付周期、質(zhì)量保障）。談判執(zhí)行按既定方案進行協(xié)商，重點圍繞審查階段的爭議條款（如違約責(zé)任、爭議解決方式）展開，避免偏離核心目標；談判過程需形成《談判紀要》，記錄雙方達成的共識、未決事項及下一步行動，由雙方代表簽字確認。結(jié)果確認談判達成一致后，將《談判紀要》內(nèi)容融入合同文本，形成最終簽約版本；未決事項需明確解決時限及責(zé)任人，避免懸而未決。（四）合同簽署階段：規(guī)范程序，保證效力簽署主體審核核對簽約人身份：法定代表人簽署需提供營業(yè)執(zhí)照副本及身份證復(fù)印件；授權(quán)代表簽署需提供《授權(quán)委托書》（載明授權(quán)范圍、權(quán)限期限）及授權(quán)代表身份證復(fù)印件，保證授權(quán)在有效期內(nèi)。簽署形式與蓋章規(guī)范采用書面簽署形式，合同文本需為最終定稿版本，份數(shù)滿足雙方留存及備案需求；加蓋公章或合同專用章（需預(yù)留印鑒樣本），印章清晰、不模糊，騎縫章需覆蓋所有頁面，多頁合同需加蓋“騎縫章”或逐頁小簽。簽署后分發(fā)與備案簽署完成后，按合同份數(shù)分發(fā)（如正本2份，雙方各執(zhí)1份；副本若干份用于內(nèi)部備案），通過OA系統(tǒng)或臺賬記錄分發(fā)情況；3個工作日內(nèi)將合同原件掃描存檔（電子檔案需加密管理），同步更新《合同臺賬》。（五）合同履行階段：動態(tài)跟蹤，及時處理履行計劃與責(zé)任分工業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同條款制定《合同履行計劃表》，明確關(guān)鍵節(jié)點（如交付時間、驗收節(jié)點、付款日期）、責(zé)任部門及責(zé)任人，報法務(wù)/合規(guī)部門備案。履行過程監(jiān)控定期跟蹤履行進度（如每周/每月檢查交付情況、驗收結(jié)果），對延遲履行、質(zhì)量不符等問題及時記錄，形成《合同履行異常記錄表》；發(fā)覺履行風(fēng)險（如對方可能違約、不可抗力事件）時，立即啟動風(fēng)險應(yīng)對機制，通知相關(guān)部門并制定應(yīng)對方案（如催告履行、協(xié)商變更）。變更與解除管理合同履行需變更時，雙方應(yīng)簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更內(nèi)容、生效條件及影響，履行原合同約定的變更審批流程；合同解除需符合法定或約定條件，雙方協(xié)商一致并簽訂《合同解除協(xié)議》，明確解除后的權(quán)利義務(wù)（如已付款項返還、未完成工作處理），避免解除后遺留糾紛。（六）合同歸檔階段：分類整理，便于追溯歸檔范圍與分類歸檔材料包括：合同定稿文本、審批單、審查意見表、談判紀要、授權(quán)委托書、履行過程中的往來函件、驗收報告、付款憑證、變更/解除協(xié)議等；按合同類型（采購/銷售等）、年份、簽約主體分類存放，建立電子索引（如“2024年-銷售合同-公司-001”）。歸檔流程與保管合同履行完畢或終止后30個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將所有材料整理成冊，移交檔案管理部門，辦理《合同歸檔交接單》；紙質(zhì)檔案存放在專用檔案柜，防火、防潮、防蟲；電子檔案備份至企業(yè)服務(wù)器，保存期限不少于合同履行期滿后5年（法律法規(guī)另有規(guī)定的除外）。借閱與銷毀管理借閱合同需填寫《合同借閱申請表》，說明借閱目的、期限，經(jīng)部門負責(zé)人及法務(wù)部門審批，借閱期間不得涂改、轉(zhuǎn)借；超過保存期限的合同，需經(jīng)法務(wù)部門審核并報分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，按規(guī)定程序銷毀，銷毀過程需記錄《合同銷毀清單》。三、核心工具模板模板一：合同審查表合同基本信息合同名稱合同編號簽約主體甲方：__________乙方：__________簽署日期合同類型□采購□銷售□服務(wù)□租賃□其他：__________審查人審查項目審查內(nèi)容審查結(jié)果存在問題修改建議主體資格乙方/甲方是否具備簽約資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、許可證等），授權(quán)代表是否有效□通過□不通過合法性條款是否違反法律法規(guī)，是否存在無效情形□通過□不通過商務(wù)條款標的、價款、履行期限、交付標準等是否清晰、合理□通過□不通過風(fēng)險條款違約責(zé)任、爭議解決、不可抗力等條款是否對等、明確□通過□不通過完整性合同要素（簽字、附件、編號）是否齊全□通過□不通過其他需特別說明的事項（如關(guān)聯(lián)交易、特殊資質(zhì)要求）審查結(jié)論|□同意簽署□修改后簽署□需重新談判□不同意簽署（說明原因：_______________________）|

審批意見|業(yè)務(wù)負責(zé)人：__________法務(wù)負責(zé)人：__________總經(jīng)理：__________日期：__________|模板二：合同臺賬合同編號合同名稱簽約主體合同類型合同金額（元）簽署日期履行狀態(tài)責(zé)任人歸檔狀態(tài)備注□履行中□已完成□解除□已歸檔□未歸檔模板三：合同履行跟蹤表合同編號關(guān)鍵節(jié)點計劃完成時間實際完成時間負責(zé)人完成情況異常說明處理措施交付階段□按時□延遲驗收階段□通過□未通過付款階段□已付□未付模板四：合同變更申請表原合同編號原合同名稱變更原因□業(yè)務(wù)需求調(diào)整□政策變化□對方違約□其他：__________變更內(nèi)容（可附變更頁，說明具體修改條款及修改前對比）雙方協(xié)商情況□已達成一致□需進一步協(xié)商（協(xié)商進展：_______________________）審批意見業(yè)務(wù)部門：__________法務(wù)部門：__________總經(jīng)理：__________日期：__________變更協(xié)議簽署□已簽訂變更協(xié)議□待簽署（協(xié)議編號：__________）四、風(fēng)險防控要點（一）合同審查常見誤區(qū)重條款輕主體：僅關(guān)注條款內(nèi)容，忽略簽約主體資格（如對方為分公司未提供總公司授權(quán)，或超越經(jīng)營范圍簽約），導(dǎo)致合同無效或無法履行。忽略附件效力：將技術(shù)協(xié)議、報價單等附件作為“補充說明”，未在中明確附件效力（如“本合同附件與本合同具有同等法律效力”），導(dǎo)致附件條款不被認可?？陬^承諾未書面化：談判中達成的一致意見（如“驗收可靈活處理”）未寫入合同，履行時對方不認可，引發(fā)糾紛。（二）合同管理關(guān)鍵風(fēng)險點印章管理不規(guī)范：使用公章未登記備案，或?qū)ν馐跈?quán)未經(jīng)審批，導(dǎo)致“蘿卜章”“假章”風(fēng)險，企業(yè)需建立《印章使用臺賬》，明確印章保管人及使用流程。履行監(jiān)控缺失：未定期跟蹤合同履行進度，對方延遲交付、質(zhì)量不符時未及時催告，導(dǎo)致?lián)p失擴大。需設(shè)置“履行異常預(yù)警機制”，對關(guān)鍵節(jié)點超期3天未完成的觸發(fā)預(yù)警。歸檔不及時：合同原件丟失或電子檔案備份不全，發(fā)生糾紛時無法提供證據(jù)，需明確“合同履行完畢后30日內(nèi)歸檔”的時限要求。（三）特殊情況處理指引合同糾紛處理：發(fā)生糾紛時，首先收集證據(jù)（合同、往來函件、驗收記錄等），優(yōu)先通過協(xié)商解決；協(xié)商不成，按合同約定的爭議解決方式（仲裁/訴訟）處理，訴訟需注