采購(gòu)管理流程與規(guī)范操作手冊(cè)一、前言本手冊(cè)旨在規(guī)范企業(yè)采購(gòu)管理全流程，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工與操作標(biāo)準(zhǔn)，保證采購(gòu)活動(dòng)合規(guī)、高效、經(jīng)濟(jì)，降低采購(gòu)成本，保障物料供應(yīng)及時(shí)性與質(zhì)量穩(wěn)定性。手冊(cè)適用于企業(yè)各部門的采購(gòu)需求提報(bào)、供應(yīng)商管理、合同簽訂、訂單執(zhí)行、驗(yàn)收付款等全流程操作，相關(guān)崗位人員需嚴(yán)格遵循執(zhí)行。二、采購(gòu)管理總則（一）基本原則合規(guī)性：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)管理制度，杜絕違規(guī)操作。效益優(yōu)先：在保證質(zhì)量的前提下，通過比價(jià)、競(jìng)價(jià)等方式降低采購(gòu)成本。公開透明：供應(yīng)商選擇、價(jià)格確定等關(guān)鍵環(huán)節(jié)需留存書面記錄，保證過程可追溯。權(quán)責(zé)分離：需求提報(bào)、供應(yīng)商評(píng)估、合同簽訂、驗(yàn)收付款等崗位相互分離，形成制衡。（二）職責(zé)分工需求部門：提出采購(gòu)需求，明確物料規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及到貨時(shí)間，參與驗(yàn)收。采購(gòu)部：負(fù)責(zé)供應(yīng)商開發(fā)與評(píng)估、詢價(jià)比價(jià)、合同擬定、訂單下達(dá)及供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)。財(cái)務(wù)部：審核采購(gòu)預(yù)算、合同付款條款，辦理付款手續(xù)，進(jìn)行成本核算。倉庫/質(zhì)檢部：負(fù)責(zé)物料入庫驗(yàn)收、數(shù)量清點(diǎn)與質(zhì)量檢驗(yàn)，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。三、采購(gòu)全流程操作步驟（一）采購(gòu)需求提報(bào)與審批需求發(fā)起需求部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度或庫存情況，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)單》（模板見第四章），注明物料名稱、規(guī)格型號(hào)、需求數(shù)量、用途、預(yù)算金額、期望到貨日期等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)部。注意：需求描述需清晰準(zhǔn)確，避免“一批物料”“常用規(guī)格”等模糊表述；緊急采購(gòu)需在申請(qǐng)單上標(biāo)注“緊急”字樣，并說明緊急原因。需求審核采購(gòu)部收到《采購(gòu)申請(qǐng)單》后，1個(gè)工作日內(nèi)完成審核：核對(duì)需求合理性（如數(shù)量是否與計(jì)劃匹配、規(guī)格是否明確）；審查預(yù)算是否超標(biāo)，超預(yù)算需求需需求部門補(bǔ)充說明并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；審核通過后，進(jìn)入供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)；審核不通過，退回需求部門修改。（二）供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商尋源采購(gòu)部根據(jù)物料特性，通過以下方式篩選候選供應(yīng)商：公開招標(biāo)（適用于金額較大或標(biāo)準(zhǔn)化物料）；邀請(qǐng)招標(biāo)（適用于合格供應(yīng)商庫內(nèi)的供應(yīng)商）；詢價(jià)比價(jià)（適用于小額或緊急采購(gòu)，需向至少3家供應(yīng)商詢價(jià)）；直接采購(gòu)（僅限獨(dú)家供應(yīng)或戰(zhàn)略供應(yīng)商，需經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理*審批）。供應(yīng)商資質(zhì)評(píng)估對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，填寫《供應(yīng)商評(píng)估表》（模板見第四章），評(píng)估內(nèi)容包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO9001認(rèn)證等）；生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)能力（產(chǎn)能、設(shè)備、工藝水平）；質(zhì)量保證體系（檢驗(yàn)流程、不良品處理機(jī)制）；價(jià)格水平、交貨周期、售后服務(wù)能力；合作歷史（如有無違約記錄、口碑評(píng)價(jià)）。評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)：總分100分，資質(zhì)齊全（20分）、產(chǎn)能匹配（20分）、質(zhì)量保障（25分）、價(jià)格合理（20分）、服務(wù)優(yōu)質(zhì)（15分），得分80分以上為合格供應(yīng)商。供應(yīng)商確定合格供應(yīng)商中，優(yōu)先選擇綜合得分最高或性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商。若需多家供應(yīng)商供貨，需明確主供應(yīng)商與備用供應(yīng)商，報(bào)采購(gòu)經(jīng)理審批后，納入《合格供應(yīng)商名錄》動(dòng)態(tài)管理。（三）采購(gòu)合同簽訂合同擬定采購(gòu)部根據(jù)與供應(yīng)商談判結(jié)果，擬定《采購(gòu)合同》（模板見第四章），合同需包含以下核心條款：雙方基本信息（名稱、地址、聯(lián)系方式、法定代表人）；采購(gòu)物料明細(xì)（名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（需符合國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定的技術(shù)參數(shù)）；交貨條款（交貨地點(diǎn)、時(shí)間、運(yùn)輸方式、費(fèi)用承擔(dān)）；付款方式（如“貨到驗(yàn)收合格后30天付全款”或“分期付款”等）；違約責(zé)任（如逾期交貨、質(zhì)量不合格的賠償標(biāo)準(zhǔn)）；爭(zhēng)議解決方式（如協(xié)商不成，提交企業(yè)所在地法院訴訟）。合同審批擬定的合同需按以下流程審批：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核合同條款完整性；法務(wù)部（或指定法務(wù)人員）審核法律風(fēng)險(xiǎn)，出具審核意見；金額≥5萬元的合同，需分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；金額≥50萬元的合同，需總經(jīng)理*審批。審批通過后，由雙方授權(quán)代表簽字蓋章（合同章或公章），合同一式三份（采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、供應(yīng)商各執(zhí)一份）。（四）采購(gòu)訂單執(zhí)行訂單下達(dá)合同簽訂后，采購(gòu)部根據(jù)需求部門到貨時(shí)間要求，在2個(gè)工作日內(nèi)向供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》（模板見第四章），訂單需與合同條款一致，注明訂單編號(hào)、物料信息、交貨日期、收貨地址及聯(lián)系人。注意：緊急訂單需電話通知供應(yīng)商，并要求對(duì)方在1小時(shí)內(nèi)確認(rèn)訂單信息，隨后補(bǔ)發(fā)書面訂單。訂單跟蹤采購(gòu)員需定期跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度：交貨前3天，與供應(yīng)商確認(rèn)備貨情況、物流信息；若可能延期，供應(yīng)商需提前5天書面通知，采購(gòu)部及時(shí)與需求部門溝通，調(diào)整計(jì)劃或?qū)ふ姨娲桨福晃锪习l(fā)出后，要求供應(yīng)商提供物流單號(hào)，需求部門可憑單號(hào)查詢到貨狀態(tài)。（五）物料入庫驗(yàn)收到貨通知供應(yīng)商物料到達(dá)企業(yè)指定地點(diǎn)后，采購(gòu)部提前1天通知需求部門、倉庫及質(zhì)檢部準(zhǔn)備驗(yàn)收。數(shù)量驗(yàn)收倉庫管理員根據(jù)《采購(gòu)訂單》核對(duì)到貨物料名稱、規(guī)格、數(shù)量，檢查外包裝是否完好。若數(shù)量不符，當(dāng)場(chǎng)記錄差異，要求供應(yīng)商送貨人員簽字確認(rèn)，并及時(shí)反饋采購(gòu)部處理。質(zhì)量檢驗(yàn)質(zhì)檢部按以下標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)物料質(zhì)量：有國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的，按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；無標(biāo)準(zhǔn)但有技術(shù)協(xié)議的，按技術(shù)協(xié)議執(zhí)行；既無標(biāo)準(zhǔn)也無技術(shù)協(xié)議的，按雙方封存的樣品或采購(gòu)訂單約定參數(shù)檢驗(yàn)。檢驗(yàn)合格：質(zhì)檢員在《物料驗(yàn)收單》（模板見第四章）上簽字確認(rèn)，倉庫辦理入庫手續(xù)；檢驗(yàn)不合格：質(zhì)檢員出具《不合格品報(bào)告》，采購(gòu)部在2個(gè)工作日內(nèi)通知供應(yīng)商處理（退貨、換貨或折價(jià)接收），處理結(jié)果需需求部門確認(rèn)。（六）付款結(jié)算單據(jù)審核財(cái)務(wù)部收到采購(gòu)部提交的付款申請(qǐng)（附《采購(gòu)合同》《采購(gòu)訂單》《物料驗(yàn)收單》《發(fā)票》）后，3個(gè)工作日內(nèi)完成審核：核對(duì)單據(jù)信息一致性（物料名稱、數(shù)量、金額、供應(yīng)商名稱等）；檢查付款條件是否滿足（如是否驗(yàn)收合格、是否達(dá)到付款節(jié)點(diǎn)）；審核發(fā)票真?zhèn)危ㄔ鲋刀惏l(fā)票需通過稅務(wù)局官網(wǎng)查驗(yàn)）。付款辦理審核通過后，財(cái)務(wù)部按合同約定付款方式辦理付款：銀行轉(zhuǎn)賬：在5個(gè)工作日內(nèi)將款項(xiàng)支付至供應(yīng)商指定賬戶；票據(jù)支付：如約定承兌匯票，需提前與供應(yīng)商溝通，明確匯票到期日及貼息承擔(dān)方。付款后，財(cái)務(wù)部將付款憑證復(fù)印件反饋至采購(gòu)部存檔。四、常用采購(gòu)管理表單模板（一）采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期采購(gòu)編號(hào)物料名稱規(guī)格型號(hào)單位用途說明預(yù)算金額（元）期望到貨日期需求部門負(fù)責(zé)人簽字采購(gòu)部審核意見附件（技術(shù)參數(shù)、圖紙等）（二）供應(yīng)商評(píng)估表供應(yīng)商名稱評(píng)估日期評(píng)估類型（□新供應(yīng)商□定期復(fù)審）資質(zhì)評(píng)估（20分）營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證等資質(zhì)是否齊全（□20分□15分□10分）產(chǎn)能評(píng)估（20分）產(chǎn)能是否滿足需求（□20分□15分□10分）質(zhì)量評(píng)估（25分）質(zhì)量體系認(rèn)證、檢驗(yàn)流程（□25分□20分□15分）價(jià)格評(píng)估（20分）同類物料市場(chǎng)價(jià)格對(duì)比（□20分□15分□10分）服務(wù)評(píng)估（15分）售后響應(yīng)速度、合作配合度（□15分□10分□5分）總分綜合評(píng)價(jià)（□合格□不合格）評(píng)估人：（三）采購(gòu)合同（簡(jiǎn)化版）合同編號(hào)：________甲方（采購(gòu)方）：________（公司名稱）乙方（供應(yīng)方）：________（公司名稱）采購(gòu)物料明細(xì)：物料名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：________交貨時(shí)間：____年_月日前；交貨地點(diǎn)：_____付款方式：貨到驗(yàn)收合格后30天內(nèi)，甲方通過銀行轉(zhuǎn)賬支付全款。違約責(zé)任：乙方逾期交貨，按逾期部分總款0.5%/天支付違約金；甲方逾期付款，按應(yīng)付款項(xiàng)0.5%/天支付違約金。爭(zhēng)議解決：協(xié)商不成，提交甲方所在地人民法院訴訟。合同生效：雙方簽字蓋章后生效，一式三份，甲乙雙方各執(zhí)一份。甲方（蓋章）：________法定代表人（簽字）：________乙方（蓋章）：________法定代表人（簽字）：________簽訂日期：____年__月__日（四）物料驗(yàn)收單驗(yàn)收單編號(hào)采購(gòu)訂單編號(hào)到貨日期驗(yàn)收日期物料名稱規(guī)格型號(hào)單位應(yīng)收數(shù)量質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果（□合格□不合格）不合格情況說明：________驗(yàn)收人倉庫管理員簽字質(zhì)檢員簽字備注五、操作風(fēng)險(xiǎn)提示與關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）需求提報(bào)階段需求描述模糊或數(shù)量估算偏差過大，易導(dǎo)致采購(gòu)物料閑置或短缺，需需求部門結(jié)合實(shí)際使用情況精準(zhǔn)提報(bào)。緊急采購(gòu)需求需提前規(guī)劃，頻繁緊急采購(gòu)會(huì)增加成本與風(fēng)險(xiǎn)，原則上每月緊急采購(gòu)次數(shù)不超過總采購(gòu)次數(shù)的10%。（二）供應(yīng)商選擇階段避免單一供應(yīng)商依賴，關(guān)鍵物料需開發(fā)2-3家備用供應(yīng)商，降低斷供風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)商評(píng)估需定期更新（每季度或半年），對(duì)連續(xù)兩次評(píng)估不合格的供應(yīng)商，從《合格供應(yīng)商名錄》中清除。（三）合同簽訂階段合同條款需嚴(yán)謹(jǐn)，避免“按市場(chǎng)價(jià)格”“優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)”等模糊表述，價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間等需量化明確。合同簽訂前必須經(jīng)法務(wù)審核，嚴(yán)禁“口頭協(xié)議”或“未批先簽”。（四）驗(yàn)收與付款階段驗(yàn)收環(huán)節(jié)需需求部門、倉庫、質(zhì)檢部共同參與，嚴(yán)禁“先付款后驗(yàn)收”或“驗(yàn)收走過場(chǎng)”。付款前務(wù)必核對(duì)發(fā)票與合同、訂單、驗(yàn)收單信息