2026年智控專用設備公司采購申請審批流程管理制度一、總則（一）制定目的為規(guī)范企業(yè)采購申請與審批行為，優(yōu)化采購資源配置，控制采購成本，防范采購風險，保障智控專用設備生產(chǎn)、研發(fā)及運營活動的有序開展，依據(jù)《中華人民共和國政府采購法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理要求，特制定本制度。通過明確采購申請條件、審批權限與流程，實現(xiàn)采購活動的合規(guī)化、透明化與高效化，提升企業(yè)整體運營效率。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部所有需要進行采購活動的部門，包括生產(chǎn)部、研發(fā)中心、采購部、質(zhì)量部、行政部、財務部等。采購內(nèi)容涵蓋生產(chǎn)所需的原材料、零部件、設備及配件，研發(fā)所需的實驗器材、軟件授權，辦公所需的辦公用品、家具家電，以及服務類采購如維修保養(yǎng)、技術咨詢等。適用對象為各部門發(fā)起采購申請的負責人、審批人員及采購執(zhí)行人員。（三）基本原則遵循需求導向原則，采購申請需基于實際業(yè)務需求，嚴禁無需求、超需求申請；堅持合規(guī)透明原則，采購申請與審批流程符合法律法規(guī)及企業(yè)制度，相關記錄可追溯；落實權責對等原則，明確各崗位審批權限與責任，避免越權或失職審批；執(zhí)行效率優(yōu)先原則，在合規(guī)前提下優(yōu)化審批環(huán)節(jié)，縮短審批周期，保障業(yè)務需求及時滿足。（四）管理職責采購部作為歸口管理部門，負責制定與修訂本制度，審核采購申請的合理性與完整性，組織采購執(zhí)行，建立采購申請與審批檔案。需求部門負責提出采購申請，提供真實、準確的采購需求信息，如規(guī)格型號、數(shù)量、技術參數(shù)等，配合采購部完成采購相關工作。財務部負責審核采購申請的預算合規(guī)性，把控采購資金支出，參與采購合同評審。企業(yè)管理層負責審批超出部門權限的重大采購申請，監(jiān)督制度整體執(zhí)行情況。二、采購申請條件與準備（一）采購申請條件生產(chǎn)類采購：當生產(chǎn)所需原材料、零部件庫存低于安全庫存水平，或接到新的生產(chǎn)訂單導致現(xiàn)有庫存無法滿足生產(chǎn)需求時，可發(fā)起采購申請；生產(chǎn)設備出現(xiàn)故障需維修更換配件，或因生產(chǎn)工藝優(yōu)化需新增設備，經(jīng)設備管理部門評估確認后，可發(fā)起采購申請。研發(fā)類采購：研發(fā)項目立項后，根據(jù)項目計劃需要采購實驗器材、樣品、軟件授權等，經(jīng)研發(fā)項目負責人確認符合項目預算與進度要求的，可發(fā)起采購申請；研發(fā)過程中需補充特殊材料或技術服務，經(jīng)技術評審通過后，可發(fā)起采購申請。辦公與運營類采購：辦公用品庫存低于最低儲備量，或因人員新增、辦公設備老化需更換采購的，經(jīng)行政部盤點確認后，可發(fā)起采購申請；企業(yè)運營所需的服務類采購，如維修保養(yǎng)、保潔服務、技術咨詢等，經(jīng)相關業(yè)務部門評估確有必要且符合年度預算的，可發(fā)起采購申請。應急采購：因突發(fā)事件如設備緊急故障、生產(chǎn)訂單緊急追加等，導致正常采購流程無法滿足時間需求的，可發(fā)起應急采購申請，但需在申請中詳細說明應急原因及緊迫性。（二）采購申請準備需求部門發(fā)起采購申請前，需完成以下準備工作：明確采購物品或服務的具體信息，包括名稱、規(guī)格型號、技術參數(shù)、數(shù)量、預估單價、預算金額、交貨期或服務周期、使用場景及質(zhì)量要求等；查詢相關庫存情況，生產(chǎn)類、辦公類采購需先與倉庫管理部門核對現(xiàn)有庫存，避免重復采購；確認采購預算，查看本部門年度或月度采購預算額度，確保采購申請金額在預算范圍內(nèi)，超出預算的需提前申請預算調(diào)整并獲批；收集必要的支撐材料，如生產(chǎn)訂單復印件、設備故障檢測報告、研發(fā)項目計劃書、技術參數(shù)確認單等，作為采購申請的附件。三、采購申請審批權限（一）金額分級權限小額采購：單批次采購金額在5000元（含）以下的，由需求部門負責人審核，確認需求合理性后，報采購部主管審批，審批通過后即可安排采購。中額采購：單批次采購金額在5001元至50000元（含）的，需求部門負責人審核通過后，依次報采購部經(jīng)理、財務部主管審批，財務部需審核預算合規(guī)性，全部審批通過后方可執(zhí)行采購。大額采購：單批次采購金額在50001元至200000元（含）的，經(jīng)需求部門負責人、采購部經(jīng)理、財務部主管審核后，報企業(yè)分管副總審批，分管副總需綜合評估采購必要性與成本效益，審批通過后生效。重大采購：單批次采購金額超過200000元的，需經(jīng)需求部門負責人、采購部經(jīng)理、財務部主管、分管副總逐級審核，最后報企業(yè)總經(jīng)理審批，總經(jīng)理可組織相關部門進行集體評審，評審通過后方可啟動采購流程。（二）特殊采購權限應急采購：無論金額大小，需求部門可先口頭向采購部及對應審批層級負責人匯報，經(jīng)同意后啟動緊急采購，采購后3個工作日內(nèi)補齊書面采購申請及審批手續(xù)，應急采購申請需單獨標注“應急”字樣，并附應急情況說明。獨家供應商采購：因技術壟斷、專利限制等原因只能從特定供應商采購的，需求部門需在采購申請中詳細說明獨家采購的原因，并提供供應商獨家授權證明或技術鑒定報告，經(jīng)采購部、技術部聯(lián)合審核后，按對應金額分級權限進行審批，審批層級較同金額普通采購提升一級?？绮块T聯(lián)合采購：多個部門因相同或相似需求共同發(fā)起的采購，由牽頭部門統(tǒng)一提交聯(lián)合采購申請，申請中需明確各參與部門的需求份額與預算承擔比例，審批權限按總采購金額確定，審批通過后由采購部統(tǒng)一組織采購，采購物資或服務按需求份額分配至各部門。四、采購申請審批流程（一）常規(guī)審批流程申請發(fā)起：需求部門指定專人填寫《采購申請表》，完整填寫采購物品或服務的相關信息，附上必要的支撐材料，經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至采購部。采購部初審：采購部收到申請后，在2個工作日內(nèi)審核申請的完整性與合理性，包括采購信息是否齊全、庫存是否存在重復采購、技術參數(shù)是否明確等，審核不通過的，一次性告知需求部門需補充或修改的內(nèi)容；審核通過的，根據(jù)采購金額確定后續(xù)審批層級，流轉至對應審批人。逐級審批：小額采購由采購部主管在1個工作日內(nèi)完成審批；中額采購由采購部經(jīng)理審核（1個工作日）后，流轉至財務部主管審批（1個工作日）；大額采購經(jīng)采購部經(jīng)理（1個工作日）、財務部主管（1個工作日）審核后，報分管副總審批（2個工作日）；重大采購在上述審核環(huán)節(jié)完成后，報總經(jīng)理審批（3個工作日），若需集體評審，評審時間不計入常規(guī)審批周期，但需提前告知需求部門評審安排。審批反饋與執(zhí)行：審批通過后，采購部在1個工作日內(nèi)將審批結果反饋給需求部門，并登記采購申請臺賬，啟動采購執(zhí)行流程；審批未通過的，采購部需向需求部門說明未通過原因，需求部門可根據(jù)反饋調(diào)整申請后重新提交。（二）特殊審批流程應急采購流程：需求部門負責人口頭向采購部主管及對應審批層級負責人說明應急情況，獲得初步同意后，采購部立即組織應急采購，同時需求部門在采購當天填寫《應急采購申請表》，經(jīng)部門負責人簽字后提交采購部，采購部協(xié)助在3個工作日內(nèi)完成后續(xù)審批手續(xù)，補齊相關記錄，應急采購的審批結果需單獨存檔，便于后續(xù)追溯。獨家供應商采購流程：需求部門提交采購申請時，同步提交獨家采購說明與支撐材料，采購部收到后聯(lián)合技術部進行審核，技術部在2個工作日內(nèi)對技術必要性進行確認，采購部在1個工作日內(nèi)審核供應商資質(zhì)，審核通過后，按對應金額分級權限的提升層級流轉審批，審批通過后，采購部與獨家供應商洽談采購細節(jié)，簽訂采購合同；審核不通過的，反饋需求部門重新尋找替代方案或補充材料?？绮块T聯(lián)合采購流程：牽頭部門與參與部門溝通確認需求后，填寫《聯(lián)合采購申請表》，明確各部門需求與預算分擔情況，經(jīng)所有參與部門負責人簽字確認后，提交采購部。采購部按常規(guī)審批流程中的初審要求審核，審核通過后，根據(jù)總金額確定審批層級，流轉審批，審批通過后，采購部制定聯(lián)合采購計劃，與供應商談判，采購完成后，通知各參與部門領取或使用采購物資/服務，同時將采購費用按預算分擔比例分攤至各部門。五、監(jiān)督與責任追究（一）監(jiān)督機制采購部定期（每月）對采購申請與審批情況進行梳理，檢查申請材料的完整性、審批流程的合規(guī)性及審批周期的及時性，形成《采購審批月度檢查報告》，上報企業(yè)管理層。財務部在資金支付環(huán)節(jié)，對采購申請與審批手續(xù)的完整性進行復核，發(fā)現(xiàn)手續(xù)不全或審批不合規(guī)的，有權拒絕支付，并告知采購部與需求部門補齊手續(xù)。企業(yè)內(nèi)部審計部門每季度對采購申請審批制度的執(zhí)行情況進行審計，重點檢查是否存在越權審批、虛假申請等問題，審計結果作為部門及員工績效考核的參考依據(jù)。（二）責任追究需求部門責任：因提供虛假采購需求信息、隱瞞庫存情況導致重復采購或資源浪費的，對部門負責人及申請?zhí)峤蝗诉M行通報批評，扣罰當月績效的10%-20%；因申請材料準備不充分導致審批延誤，影響業(yè)務正常開展的，由需求部門承擔相關責任，視影響程度扣減部門年度評優(yōu)分數(shù)。審批人員責任：未按權限或流程審批，擅自批準超權限采購申請的，對審批人員進行行政警告，扣罰當月績效的20%-30%；因審批疏忽導致不合規(guī)采購發(fā)生，造成企業(yè)經(jīng)濟損失的，審批人員需承擔相應的賠償責任，情節(jié)嚴重的，調(diào)離審批崗位。采購部責任：未按規(guī)定審核采購申請，導致申請材料不全或信息錯誤的采購進入后續(xù)流程的，對采購部審核人員進行通報批評，扣罰當月績效的15%-25%；未及時反饋審批結果或啟動采購執(zhí)行，造成業(yè)務延誤的，追究采購部相關負責人責任，影響嚴重的，調(diào)整崗位分工。六、附則本制度所涉及的《采購申請表》《應急采購申請表》《聯(lián)合采購申請表