合同簽訂關(guān)鍵信息記錄清單一、適用范圍與使用場(chǎng)景本清單適用于各類合同簽訂全流程的信息記錄與管理，包括但不限于采購(gòu)合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議、租賃合同等。在合同談判、起草、審核、簽署及后續(xù)履約環(huán)節(jié)，通過(guò)系統(tǒng)化記錄關(guān)鍵信息，可有效避免條款遺漏、主體信息錯(cuò)誤、責(zé)任界定模糊等問(wèn)題，降低合同糾紛風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)為合同歸檔、履約跟蹤及審計(jì)提供依據(jù)。無(wú)論是企業(yè)法務(wù)、業(yè)務(wù)部門還是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，均可借助此清單規(guī)范合同簽訂流程，保證信息傳遞準(zhǔn)確、完整。二、操作流程與步驟（一）準(zhǔn)備階段：明確記錄需求確定合同類型及核心要素：根據(jù)合作內(nèi)容（如貨物采購(gòu)、技術(shù)服務(wù)、項(xiàng)目合作等），明確合同需約定的核心條款（如標(biāo)的、數(shù)量、金額、履行期限、違約責(zé)任等）。收集背景資料：整理合作雙方的前期溝通記錄、立項(xiàng)文件、需求說(shuō)明書、招投標(biāo)結(jié)果等，作為信息記錄的依據(jù)。指定記錄責(zé)任人：明確由業(yè)務(wù)專員、法務(wù)人員或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人牽頭填寫清單，保證信息收集與核對(duì)的準(zhǔn)確性。（二）信息收集階段：逐項(xiàng)填寫關(guān)鍵內(nèi)容對(duì)照本清單模板，結(jié)合合同文本及雙方確認(rèn)的溝通結(jié)果，逐項(xiàng)采集以下信息：合同基本信息：包括合同編號(hào)、名稱、簽訂日期、簽訂地點(diǎn)等；合同主體信息：雙方當(dāng)事人的名稱、地址、聯(lián)系人、法定代表人等；合同核心條款：標(biāo)的物詳情、數(shù)量/規(guī)模、金額、履行期限與方式、付款條件、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等；簽訂過(guò)程信息：參與談判人員、見證人（如有）、簽訂方式（紙質(zhì)/電子簽章）等；附件信息：合同附件的名稱、份數(shù)、頁(yè)碼等。（三）核對(duì)確認(rèn)階段：保證信息準(zhǔn)確無(wú)誤交叉核對(duì)：將清單記錄內(nèi)容與合同文本逐項(xiàng)比對(duì)，檢查是否存在信息遺漏、表述不一致或數(shù)據(jù)錯(cuò)誤（如金額大小寫不符、期限表述模糊等）。雙方確認(rèn)：對(duì)于涉及權(quán)利義務(wù)的核心條款（如付款節(jié)點(diǎn)、違約金比例），需與合作對(duì)方經(jīng)辦人再次溝通確認(rèn)，保證雙方理解一致。復(fù)核簽字：由記錄責(zé)任人及部門負(fù)責(zé)人對(duì)清單內(nèi)容進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)無(wú)誤后簽字，保證信息可追溯。（四）存檔管理階段：規(guī)范留存與調(diào)用紙質(zhì)/電子歸檔：將簽字確認(rèn)的清單與合同文本、附件等一并歸檔，電子版?zhèn)浞葜疗髽I(yè)合同管理系統(tǒng)或指定存儲(chǔ)路徑，保證存儲(chǔ)安全、調(diào)用便捷。動(dòng)態(tài)更新：若合同簽訂過(guò)程中發(fā)生變更（如補(bǔ)充協(xié)議、條款修訂），需及時(shí)更新清單內(nèi)容，并標(biāo)注變更日期及原因，保證清單與最終合同版本一致。三、合同簽訂關(guān)鍵信息記錄清單模板序號(hào)信息類別具體信息項(xiàng)填寫說(shuō)明填寫示例（參考）1合同基本信息合同編號(hào)按企業(yè)合同管理規(guī)則編號(hào)，保證唯一性CG-2024-001合同名稱需體現(xiàn)合作核心內(nèi)容，如“設(shè)備采購(gòu)合同”“項(xiàng)目技術(shù)服務(wù)協(xié)議”辦公自動(dòng)化設(shè)備采購(gòu)合同合同類型如采購(gòu)、服務(wù)、合作、租賃等采購(gòu)合同簽訂日期合同雙方簽字蓋章的日期2024年3月15日簽訂地點(diǎn)合同簽署的具體地點(diǎn)（如公司會(huì)議室、線上會(huì)議平臺(tái)等）公司會(huì)議室A3012合同主體信息甲方信息：名稱需與營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公章一致科技有限公司地址注冊(cè)或?qū)嶋H經(jīng)營(yíng)地址聯(lián)系人甲方對(duì)接人姓名聯(lián)系方式（內(nèi)部編碼）甲方聯(lián)系人辦公電話（脫敏處理）法定代表人甲方營(yíng)業(yè)執(zhí)照登記的法定代表人乙方信息：名稱同甲方要求商貿(mào)有限公司地址同甲方要求聯(lián)系人乙方對(duì)接人姓名聯(lián)系方式（內(nèi)部編碼）乙方聯(lián)系人辦公電話（脫敏處理）法定代表人乙方營(yíng)業(yè)執(zhí)照登記的法定代表人3合同核心條款合同標(biāo)的明確產(chǎn)品/服務(wù)/項(xiàng)目的具體名稱、規(guī)格型號(hào)等聯(lián)想啟天M500型臺(tái)式計(jì)算機(jī)（含19寸顯示器）數(shù)量/規(guī)模標(biāo)的物的數(shù)量、服務(wù)范圍或項(xiàng)目規(guī)模10臺(tái)合同金額（大寫）保證與阿拉伯?dāng)?shù)字一致，無(wú)涂改人民幣壹拾萬(wàn)元整合同金額（小寫）含稅/不含稅，幣種￥100,000.00（含稅）履行期限明確起始/截止時(shí)間或階段性節(jié)點(diǎn)自合同簽訂之日起30日內(nèi)交付并驗(yàn)收合格履行地點(diǎn)標(biāo)的物交付地、服務(wù)提供地或項(xiàng)目實(shí)施地甲方指定倉(cāng)庫(kù)（北京市區(qū)）付款方式分期/一次性，賬戶信息（脫敏處理）簽訂后預(yù)付30%，驗(yàn)收合格后付70%違約責(zé)任明確違約情形及對(duì)應(yīng)的違約金、賠償金計(jì)算方式逾期交貨按日萬(wàn)分之五支付違約金爭(zhēng)議解決方式協(xié)商/仲裁/訴訟，明確管轄機(jī)構(gòu)（如協(xié)商不成提交仲裁委員會(huì)仲裁）提交仲裁委員會(huì)仲裁4簽訂過(guò)程信息談判參與人甲方：某某、某；乙方：某某、某詳見會(huì)議紀(jì)要見證人（如有）第三方參與人員及身份律師：*某（律師事務(wù)所）簽訂方式紙質(zhì)合同雙方法定代表人簽字并蓋章/電子簽章紙質(zhì)合同簽字蓋章合同份數(shù)明確正本、副本份數(shù)及持有方正本2份（甲乙各執(zhí)1份），副本4份5附件信息附件清單列明所有附件名稱及頁(yè)碼附件1：設(shè)備參數(shù)表（1-3頁(yè)）附件2：技術(shù)規(guī)格要求（4-8頁(yè)）6備注信息其他需說(shuō)明事項(xiàng)如合同生效條件、特殊約定等本合同自雙方法定代表人簽字并加蓋公章之日起生效四、使用注意事項(xiàng)信息準(zhǔn)確性優(yōu)先：填寫時(shí)需嚴(yán)格依據(jù)合同文本、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號(hào)碼明等正式文件，避免主觀臆斷或口頭承諾代替書面記錄，尤其對(duì)名稱、金額、日期等關(guān)鍵信息需反復(fù)核對(duì)。完整性保障：保證模板中“必填項(xiàng)”無(wú)遺漏，對(duì)于非必填但可能影響履約的信息（如附件清單、補(bǔ)充條款），應(yīng)在備注欄或補(bǔ)充說(shuō)明中詳細(xì)記錄，防止后續(xù)爭(zhēng)議。保密管理要求：清單涉及合同主體信息、商業(yè)條款等敏感內(nèi)容，應(yīng)按照企業(yè)保密制度分級(jí)管理，僅限合同履行相關(guān)方查閱，嚴(yán)禁外泄或用于非工作用途。動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：若合同簽訂過(guò)程中發(fā)生變更（如通過(guò)簽訂補(bǔ)充協(xié)議調(diào)整金額或履行期限），需及時(shí)更新清單內(nèi)容，并標(biāo)注“變更日期”及“變更原因”，保證清單與最終合同版本同步。特殊情況處理：對(duì)于復(fù)雜合同（如涉外合同、涉及多方主體合同），可結(jié)合實(shí)際需