合同審查與簽訂流程標準模板一、適用范圍與業(yè)務情境二、全流程操作步驟詳解（一）需求發(fā)起與準備操作主體：需求部門明確業(yè)務需求：需求部門根據業(yè)務發(fā)展目標，確定需通過合同合作的具體事項，清晰列明合作目的、預期成果、核心需求（如采購設備需明確型號、數(shù)量、預算上限；提供服務需明確服務范圍、質量標準、交付期限等）。初步調研合作方：通過企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、行業(yè)協(xié)會官網、公開招標平臺等渠道，知曉潛在合作方的主體資格（是否為依法設立并存續(xù)的法人/其他組織）、經營狀況、信譽度及履約能力，篩選3家及以上候選方（如為獨家合作，需說明理由并提交專項報告報批）。提交《合同需求申請表》：將需求詳情、候選合作方信息、預算金額、項目背景、需提供的附件（如合作方資質文件、報價單、技術參數(shù)等）填寫完整，經需求部門負責人簽字后，提交至業(yè)務歸口管理部門（如采購類合同提交采購部，銷售類合同提交市場部）。（二）合同起草操作主體：業(yè)務歸口管理部門/需求部門確定合同類型：根據合作事項性質，優(yōu)先選用國家或行業(yè)示范文本（如《民法典》合同編示范文本、行業(yè)協(xié)會推薦文本）；無示范文本的，參照公司過往同類合同模板自行起草，保證合同類型與交易內容匹配（如技術開發(fā)合同與技術服務合同的條款差異）。起草合同核心條款：嚴格按照《民法典》及法律法規(guī)要求，明確以下條款：當事人信息：名稱、住所、法定代表人/負責人、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系方式等（需與營業(yè)執(zhí)照信息一致）；標的：名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、品牌等具體描述（避免“一批”“若干”等模糊表述）；質量標準：明確國家標準、行業(yè)標準或雙方約定標準，并約定驗收方式、檢驗期限及異議處理流程；價款/報酬：金額（大小寫一致）、幣種、計價方式（單價/總價）、支付條件（如“驗收合格后30日內支付”）、賬戶信息（戶名、賬號、開戶行）；履行期限/地點/方式：起始/結束時間、交付/服務地點、運輸方式（運費承擔方）、驗收流程（如“收貨后5個工作日內驗收”）；違約責任：明確違約情形（如逾期交貨、質量不合格）、違約金計算標準（不超過實際損失的30%）、賠償范圍（直接損失及合理間接損失）；爭議解決：約定協(xié)商、仲裁（明確仲裁機構）或訴訟（明確管轄法院，一般選擇公司所在地法院）；其他約定：保密條款（保密范圍、期限）、知識產權歸屬、不可抗力處理、合同生效條件（如“雙方法定代表人簽字并蓋章后生效”）等。內部會簽：合同起草完成后，先在需求部門內部會簽，確認內容與業(yè)務需求一致，無遺漏或沖突后，提交至法務部門審查。（三）內部審查操作主體：法務部門、業(yè)務部門、財務部門等法務部門審查（重點）：主體資格：合作方是否具備簽約能力（如超越經營范圍、法定代表人越權簽約等風險）；合法性：條款是否違反法律、行政法規(guī)強制性規(guī)定，是否損害社會公共利益；完整性：是否遺漏核心條款（如違約責任、爭議解決）；風險點：格式條款是否提示說明，免責條款是否有效，違約責任是否公平合理。出具《合同審查意見表》，明確“同意”“修改后同意”或“不同意”的結論，附具體修改意見（如“建議將‘盡快交付’明確為‘2024年X月X日前交付’”）。業(yè)務部門審查：復核商務條款（如標的描述、履行期限、質量標準、付款方式等），保證與業(yè)務需求一致，無商業(yè)風險（如價格是否高于市場均價、交付周期是否滿足項目進度）。財務部門審查：審查合同金額、付款方式是否符合公司財務制度，資金來源是否落實（如預算是否審批），發(fā)票開具要求（如“提供增值稅專用發(fā)票”）、稅費承擔方是否明確，是否存在資金支付風險（如“預付款比例超過30%”需說明理由）。其他部門審查：涉及人力資源（如勞務合作中的用工性質）、安全生產（如服務過程中的安全責任）等特殊條款的，需對應部門會簽確認。所有審查部門意見一致后，進入談判環(huán)節(jié)。（四）談判與修訂操作主體：業(yè)務歸口管理部門、法務部門、需求部門組織談判：根據審查意見，與合作方就合同條款進行談判。談判前明確談判目標（如價格底線為預算的90%，履行期限彈性范圍為±7天），由業(yè)務歸口管理部門牽頭，法務部門、需求部門參與（至少2人，1名主談人+1名記錄人）。記錄談判內容：填寫《合同談判記錄表》，詳細記錄：談判時間、地點、參與人（雙方姓名、職務）；議題（如價格、交付期限、違約責任）；雙方觀點及分歧點（如我方要求“預付款20%”，對方堅持“10%”）；談判結果（達成一致的內容、未達成一致的內容及后續(xù)處理方案，如“價格暫定元，待對方提供成本明細后最終確認”）。修訂合同文本：根據談判結果及審查意見，對合同文本進行修訂，修訂處用紅色字體或下劃線標注，并附《合同修訂說明》（說明修訂條款、原因及依據）。修訂后再次提交法務部門及相關審查部門確認，直至無異議。（五）最終審批操作主體：公司管理層提交審批材料：將最終版合同文本、全套《合同審查意見表》《合同談判記錄表》《合同修訂說明》《合同需求申請表》及附件整理成冊，按照公司《合同管理辦法》規(guī)定的審批權限提交（示例）：金額≤10萬元：需求部門負責人→業(yè)務歸口管理部門負責人→分管領導；10萬元＜金額≤50萬元：需求部門負責人→業(yè)務歸口管理部門負責人→法務部門→分管領導→總經理；金額＞50萬元或重大合同（如涉外、合作期限超3年）：需提交總經理辦公會或董事會審議。審批決策：審批人根據材料內容，在《合同審批表》簽署意見：“同意簽署”：按流程進入簽署環(huán)節(jié)；“修改后簽署”：明確修改內容，由業(yè)務部門修訂后重新提交確認；“不同意簽署”：說明理由，終止合作或重新選擇合作方。（六）簽署與蓋章操作主體：行政部/綜合管理部、簽署人準備簽署文件：審批通過后，行政部/綜合管理部根據合同份數(shù)準備正式文本（正本、副本），核對合同編號、簽署日期、關鍵條款是否與審批版本一致，保證文本無涂改（如有修改需雙方蓋章確認）。確定簽署人：我方簽署人：原則上為法定代表人/負責人，可授權委托他人（需提供《授權委托書》，明確授權范圍、權限及期限，加蓋公司公章）；對方簽署人：需核實其是否為法定代表人/負責人或授權代表，要求提供證件號碼明文件（復印件）及授權委托書（如為授權代表）。現(xiàn)場簽署：雙方在合同簽署頁簽字（法定代表人/負責人需親筆簽名，授權代表簽字需附授權委托書）；多頁合同需加蓋騎縫章（保證每頁連續(xù)，無拆改風險）；簽署后當場核對合同文本，保證無漏簽、錯簽。蓋章確認：我方：在簽字處加蓋公司公章或合同專用章（公章需清晰、完整，覆蓋簽字部分）；對方：要求其加蓋公章或合同專用章，并留存其蓋章頁復印件。（七）歸檔管理操作主體：行政部/綜合管理部、法務部門資料收集：簽署完成后，行政部/綜合管理部收集全套資料：合同正本（至少1份）、副本（根據需要）；《合同審批表》《合同審查意見表》《合同談判記錄表》《授權委托書》；附件（合作方資質文件、報價單、技術參數(shù)、驗收標準等）。歸檔登記：填寫《合同簽署登記表》，錄入合同編號、名稱、合作方、金額、期限、簽署日期、歸檔編號等信息；將合同信息錄入公司合同管理系統(tǒng)（如有），實現(xiàn)電子化查詢與管理。資料保管：合同正本由行政部/綜合管理部統(tǒng)一保管（按年度、合同類型分類存放于檔案柜，標注“密級”及查閱權限）；副本及電子版由法務部門、需求部門、財務部門留存（法務部門留存全套掃描件，財務部門留存涉及付款的條款頁）；保管期限：一般合同不少于10年，重要合同（如不動產、長期合作）長期保管。履行跟蹤：需求部門及業(yè)務歸口管理部門負責跟蹤合同履行情況，及時履行我方義務（如付款、交付）；監(jiān)督對方履行情況（如交付進度、服務質量），發(fā)覺違約（如逾期交貨、質量不達標）立即收集證據（如驗收報告、溝通記錄），按合同約定處理（如催告、索賠）；履行完畢后，需求部門提交《合同履行報告》，說明履行結果及有無爭議，一并歸檔。三、配套工具表格模板（一）合同需求申請表申請部門申請人聯(lián)系方式合同名稱（暫定）合同類型合作方名稱（暫定）合作方主體資格合同主要內容標的描述數(shù)量/規(guī)模質量標準履行期限預算金額幣種：金額（大寫）項目背景/合作目的需提供附件□合作方營業(yè)執(zhí)照□資質證書□報價單□技術參數(shù)□其他：需求部門負責人意見簽字：日期：（二）合同審查意見表合同編號合同名稱審查部門□法務□業(yè)務□財務□人力□其他審查人審查日期審查要點審查意見主體資格內容合法性商務條款（標的、履行期限等）財務條款（金額、付款方式等）違約責任其他風險點審查結論□同意□修改后同意□不同意修改建議（可附頁）審查人簽字部門負責人簽字（三）合同談判記錄表合同編號合同名稱談判時間談判地點我方參與人姓名：職務：對方參與人姓名：職務：談判議題及結果議題1：價格我方方案：對方方案：議題2：履行期限我方方案：對方方案：議題3：違約責任我方方案：對方方案：其他議題我方談判負責人意見簽字：日期：對方代表簽字日期：（四）合同審批表合同編號合同名稱合同類型合作方名稱合同金額幣種：金額：審批環(huán)節(jié)審批人需求部門負責人業(yè)務歸口管理部門負責人法務部門財務部門分管領導總經理/董事長最終審批結果□同意簽署□修改后簽署□不同意簽署備注（五）合同簽署登記表合同編號合同名稱簽署日期簽署地點我方簽署人姓名：職務：授權委托書編號：對方簽署人姓名：職務：合同份數(shù)正本：份副本：份我方持有份數(shù)及去向歸檔日期歸檔編號備注□已公證□附補充協(xié)議□其他：歸檔人簽字審核人簽字四、關鍵風險點與操作提示主體資格審核：合作方為法人/其他組織的，需核實其營業(yè)執(zhí)照（需在有效期內）、統(tǒng)一社會信用代碼、經營范圍（是否包含合作項目）；合作方為自然人的，需核實其證件號碼原件及復印件，保證其具備完全民事行為能力；禁止與被吊銷營業(yè)執(zhí)照、責令關閉或處于歇業(yè)狀態(tài)的合作方簽約。內容合法合規(guī)：合同條款不得違反法律、行政法規(guī)（如“禁止轉包”條款需明確約定，避免“以合法形式掩蓋非法目的”）；格式條款需顯著提示對方注意免除/限制責任條款（如“最終解釋權歸我方所有”可能因未提示而無效）；涉及行政審批（如特種設備生產、金融業(yè)務）的，需明確雙方辦理義務及責任承擔。核心條款嚴謹：標的描述需具體（如“設備型號：-2024，功率：5kW”），避免“優(yōu)質設備”“先進技術”等模糊表述；付款方式需明確節(jié)點（如“預付款30%（合同簽訂后5日內），到貨款60%（驗收合格后5日內），質保金10%（質期滿后5日內）”），避免“貨到付款”無期限約定；違約責任需量化（如“逾期交貨，按日支付合同總額的0.05%違約金”），避免“承擔相應責任”等籠統(tǒng)表述。審批流程完整：嚴禁越權審批或簡化流程（如