企業(yè)信息管理內(nèi)部制度手冊(cè)第一章總則一、目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部信息管理流程，保證信息采集的準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)的安全性、使用的合規(guī)性，提升信息資源利用效率，保障企業(yè)運(yùn)營(yíng)決策依據(jù)的可靠性，依據(jù)《_________數(shù)據(jù)安全法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際管理需求，制定本手冊(cè)。二、適用范圍本手冊(cè)適用于企業(yè)各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工，涵蓋企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的各類信息（包括但不限于基礎(chǔ)信息、業(yè)務(wù)信息、管理信息、財(cái)務(wù)信息等）的全生命周期管理活動(dòng)。三、基本原則準(zhǔn)確性原則：信息采集、錄入、更新需真實(shí)、完整，避免虛假或遺漏數(shù)據(jù)。保密性原則：根據(jù)信息密級(jí)實(shí)施分級(jí)管理，嚴(yán)禁泄露未經(jīng)授權(quán)的信息。規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn)及操作流程，保證信息格式一致。安全性原則：采取技術(shù)和管理措施，保障信息在存儲(chǔ)、傳輸、使用過(guò)程中的安全。第二章信息分類與編碼管理一、適用情形新建業(yè)務(wù)系統(tǒng)或信息平臺(tái)時(shí)，需對(duì)信息進(jìn)行分類與編碼設(shè)計(jì)?，F(xiàn)有信息體系調(diào)整或擴(kuò)充時(shí)，需修訂分類編碼規(guī)則。部門(mén)新增信息類別時(shí)，需按規(guī)則完成分類與編碼備案。二、操作流程指引步驟1：明確信息分類維度根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，從“業(yè)務(wù)屬性”“管理職能”“密級(jí)要求”三個(gè)維度進(jìn)行分類：業(yè)務(wù)屬性維度：分為基礎(chǔ)信息（如企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼）、業(yè)務(wù)信息（如客戶資料、合同數(shù)據(jù)）、管理信息（如部門(mén)架構(gòu)、員工檔案）、財(cái)務(wù)信息（如收支明細(xì)、成本數(shù)據(jù)）等。管理職能維度：分為行政類、人力資源類、財(cái)務(wù)類、銷售類、生產(chǎn)類等。密級(jí)維度：分為公開(kāi)信息（可內(nèi)部全員共享）、內(nèi)部信息（僅相關(guān)部門(mén)可查閱）、保密信息（需經(jīng)高層審批方可使用）。步驟2：制定分類編碼規(guī)則編碼結(jié)構(gòu)采用“大類代碼+中類代碼+小類代碼+流水號(hào)”形式，示例：大類代碼：1-基礎(chǔ)信息、2-業(yè)務(wù)信息、3-管理信息、4-財(cái)務(wù)信息；中類代碼：如“2-業(yè)務(wù)信息”下，“21-客戶信息”“22-合同信息”；小類代碼：如“21-客戶信息”下，“211-個(gè)人客戶”“212-企業(yè)客戶”；流水號(hào)：3位阿拉伯?dāng)?shù)字，從001開(kāi)始按順序遞增。示例：企業(yè)客戶信息編碼為“2-21-212-001”（業(yè)務(wù)信息-客戶信息-企業(yè)客戶-第1條）。步驟3：審核與發(fā)布信息分類編碼方案由信息管理部門(mén)牽頭，會(huì)同各業(yè)務(wù)部門(mén)評(píng)審，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)布至企業(yè)內(nèi)部平臺(tái)。定期（每年末）組織分類編碼規(guī)則復(fù)審，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需求動(dòng)態(tài)調(diào)整。三、模板示例表2-1企業(yè)信息分類編碼表大類代碼大類名稱中類代碼中類名稱小類代碼小類名稱編碼示例備注1基礎(chǔ)信息11企業(yè)概況111基本信息1-11-111-001含企業(yè)名稱、注冊(cè)地址等2業(yè)務(wù)信息21客戶信息212企業(yè)客戶2-21-212-001含客戶名稱、統(tǒng)一信用代碼等3管理信息31部門(mén)架構(gòu)311部門(mén)設(shè)置3-31-311-001含部門(mén)名稱、負(fù)責(zé)人等4財(cái)務(wù)信息41收支數(shù)據(jù)411收入明細(xì)4-41-411-001含收入類型、金額等第三章信息采集與錄入管理一、適用情形新業(yè)務(wù)開(kāi)展需新增信息數(shù)據(jù)（如新客戶資料錄入）?，F(xiàn)有信息發(fā)生變更時(shí)需更新數(shù)據(jù)（如員工聯(lián)系方式調(diào)整）。定期數(shù)據(jù)匯總時(shí)需補(bǔ)充缺失信息（如月度業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)補(bǔ)錄）。二、操作流程指引步驟1：制定采集需求業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《信息采集需求表》（見(jiàn)表3-1），明確信息名稱、字段要求、采集范圍、頻次及完成時(shí)限，報(bào)信息管理部門(mén)備案。步驟2：信息采集采集渠道：優(yōu)先通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)采集（如CRM系統(tǒng)客戶數(shù)據(jù)），無(wú)法自動(dòng)采集的通過(guò)人工填報(bào)（如紙質(zhì)表單錄入）、外部對(duì)接（如合作單位數(shù)據(jù)導(dǎo)入）等方式獲取。采集要求：保證信息來(lái)源合法、內(nèi)容真實(shí)，關(guān)鍵信息（如客戶證件號(hào)碼號(hào)、企業(yè)統(tǒng)一信用代碼）需與原始憑證核對(duì)一致。步驟3：信息審核采集的信息需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定審核人（如*審核人）審核，重點(diǎn)檢查信息完整性（必填字段無(wú)遺漏）、準(zhǔn)確性（數(shù)據(jù)邏輯無(wú)矛盾）、合規(guī)性（無(wú)涉密或敏感內(nèi)容）。審核通過(guò)后方可錄入系統(tǒng)，審核不退回采集部門(mén)修正。步驟4：系統(tǒng)錄入與復(fù)核信息管理員（如*信息管理員）將審核通過(guò)的信息錄入企業(yè)信息管理系統(tǒng)，錄入后需復(fù)核字段內(nèi)容、編碼是否正確，保證與原始信息一致。三、模板示例表3-1信息采集需求表申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)日期信息名稱采集范圍必填字段采集頻次完成時(shí)限負(fù)責(zé)人銷售部2023-10-01新客戶信息Q4新增客戶客戶名稱、聯(lián)系方式、需求類型按月每月5日前*人力資源部2023-10-05員工檔案全體員工姓名、工號(hào)、部門(mén)、崗位新入職時(shí)入職當(dāng)日*第四章信息存儲(chǔ)與維護(hù)管理一、適用情形新信息需錄入系統(tǒng)并確定存儲(chǔ)位置。定期對(duì)存儲(chǔ)信息進(jìn)行備份或歸檔。閑置或失效信息需清理或遷移。二、操作流程指引步驟1：信息存儲(chǔ)存儲(chǔ)介質(zhì)：企業(yè)信息統(tǒng)一存儲(chǔ)在指定服務(wù)器或云端平臺(tái)，個(gè)人設(shè)備不得長(zhǎng)期存儲(chǔ)核心信息。存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)：按信息分類編碼建立層級(jí)目錄，如“業(yè)務(wù)信息/客戶信息/企業(yè)客戶/”，保證信息存放有序。密級(jí)管理：保密信息需加密存儲(chǔ)，訪問(wèn)權(quán)限僅授予經(jīng)授權(quán)人員（如*保密員）。步驟2：信息備份備份頻次：日常數(shù)據(jù)：每日增量備份，保留7天；關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如財(cái)務(wù)信息、核心客戶數(shù)據(jù)）：每日全量備份，保留30天；歷史歸檔數(shù)據(jù)：每月全量備份，保留1年。備份方式：采用“本地備份+異地備份”雙模式，異地備份存儲(chǔ)于獨(dú)立機(jī)房，防止單點(diǎn)故障。備份記錄：信息管理員每次備份后填寫(xiě)《信息存儲(chǔ)備份記錄表》（見(jiàn)表4-1），記錄備份時(shí)間、內(nèi)容、存儲(chǔ)位置及責(zé)任人。步驟3：信息更新與歸檔信息更新：發(fā)生變更時(shí)，由業(yè)務(wù)部門(mén)提交《信息變更申請(qǐng)表》（見(jiàn)表4-2），經(jīng)審核后由信息管理員更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)，原數(shù)據(jù)同步標(biāo)記為“歷史版本”保留3個(gè)月。信息歸檔：超過(guò)保存期限且無(wú)使用價(jià)值的信息（如已完結(jié)的年度合同），由信息管理員提出歸檔申請(qǐng)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后轉(zhuǎn)入歷史庫(kù)，訪問(wèn)需重新申請(qǐng)權(quán)限。步驟4：存儲(chǔ)介質(zhì)管理廢棄存儲(chǔ)介質(zhì)（如硬盤(pán)、U盤(pán)）需由信息管理員進(jìn)行物理銷毀或數(shù)據(jù)徹底清除，防止信息泄露。三、模板示例表4-1信息存儲(chǔ)備份記錄表備份日期備份類型備份內(nèi)容存儲(chǔ)位置備份負(fù)責(zé)人恢復(fù)測(cè)試情況備注2023-10-01增量備份業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)-2023-10-01本地服務(wù)器A/異地機(jī)房B*信息管理員測(cè)試通過(guò)日常數(shù)據(jù)備份2023-10-01全量備份財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)-2023-10本地服務(wù)器C/異地機(jī)房B*信息管理員測(cè)試通過(guò)關(guān)鍵數(shù)據(jù)備份表4-2信息變更申請(qǐng)表信息編號(hào)信息名稱原內(nèi)容變更后內(nèi)容變更原因申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人申請(qǐng)日期2-21-212-001客戶A聯(lián)系方式567813987654321客戶更新手機(jī)號(hào)銷售部*2023-10-01審核人審核日期審核意見(jiàn)信息管理員更新日期*2023-10-02同意變更*信息管理員2023-10-02第五章信息使用與共享管理一、適用情形部門(mén)間因業(yè)務(wù)協(xié)作需共享信息（如銷售部向財(cái)務(wù)部提供客戶合同數(shù)據(jù)）。員工因崗位工作需查詢信息（如人力資源部查詢員工考勤記錄）。外部單位（如審計(jì)機(jī)構(gòu)）需調(diào)取企業(yè)信息。二、操作流程指引步驟1：明確使用權(quán)限信息管理部門(mén)根據(jù)信息密級(jí)及崗位職責(zé)，制定《信息權(quán)限清單》（見(jiàn)表5-1），明確各部門(mén)、各崗位的信息訪問(wèn)范圍（如“銷售部可查詢本部門(mén)客戶信息，不可查詢財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)”）。步驟2：申請(qǐng)與審批內(nèi)部使用：?jiǎn)T工需查詢或共享信息時(shí)，填寫(xiě)《信息使用申請(qǐng)審批表》（見(jiàn)表5-2），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，由信息管理員開(kāi)通臨時(shí)權(quán)限（權(quán)限使用期限不超過(guò)30天）。外部使用：外部單位需調(diào)取信息時(shí)，由對(duì)接部門(mén)提交申請(qǐng)，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批，必要時(shí)簽訂《信息保密協(xié)議》。步驟3：信息查詢與提取員工通過(guò)企業(yè)信息管理系統(tǒng)查詢信息，需按權(quán)限范圍操作，嚴(yán)禁越權(quán)訪問(wèn)或敏感信息。需導(dǎo)出數(shù)據(jù)時(shí)，優(yōu)先采用系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化格式（如Excel、PDF），不得隨意修改數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)或刪除字段。步驟4：使用反饋與記錄信息使用后，若發(fā)覺(jué)數(shù)據(jù)異常（如缺失、錯(cuò)誤），需及時(shí)反饋至信息管理部門(mén)，由信息管理員核查處理。信息管理員每月統(tǒng)計(jì)信息使用記錄，形成《信息使用月報(bào)表》，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)備案。三、模板示例表5-1信息權(quán)限清單（部分）崗位/部門(mén)可訪問(wèn)信息類別訪問(wèn)權(quán)限備注銷售部經(jīng)理客戶信息、合同信息查詢、導(dǎo)出僅限本部門(mén)數(shù)據(jù)人力資源專員員工檔案、考勤記錄查詢、修改僅限本人負(fù)責(zé)員工數(shù)據(jù)財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)信息、合同信息查詢、導(dǎo)出全公司范圍表5-2信息使用申請(qǐng)審批表申請(qǐng)人所在部門(mén)申請(qǐng)日期申請(qǐng)信息名稱信息用途使用期限*銷售部2023-10-01客戶A合同數(shù)據(jù)制作季度報(bào)表2023-10-01-2023-10-31部門(mén)負(fù)責(zé)人信息管理員審批意見(jiàn)審批日期**信息管理員同意使用2023-10-01第六章信息安全管理一、適用情形新員工入職需進(jìn)行信息安全培訓(xùn)。定期開(kāi)展信息安全檢查或風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。發(fā)生信息泄露或系統(tǒng)故障時(shí)需應(yīng)急處置。二、操作流程指引步驟1：安全策略制定信息管理部門(mén)依據(jù)國(guó)家信息安全標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定《信息安全管理制度》，明確密碼管理、設(shè)備管理、網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)、應(yīng)急處置等要求。步驟2：權(quán)限與密碼管理權(quán)限管理：遵循“最小權(quán)限”原則，員工僅獲得崗位必需的信息訪問(wèn)權(quán)限，崗位變動(dòng)時(shí)及時(shí)調(diào)整權(quán)限（如員工離職需立即注銷所有權(quán)限）。密碼管理：系統(tǒng)登錄密碼需包含字母、數(shù)字、特殊字符，長(zhǎng)度不少于8位，每90天更換一次；嚴(yán)禁共用密碼或?qū)⒚艽a泄露給他人。步驟3：安全防護(hù)措施技術(shù)防護(hù)：部署防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密設(shè)備，定期更新系統(tǒng)補(bǔ)丁，防范病毒與黑客攻擊。物理防護(hù)：服務(wù)器機(jī)房設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，僅信息管理員及授權(quán)人員可進(jìn)入；重要設(shè)備（如服務(wù)器、備份介質(zhì)）存放于專用保險(xiǎn)柜。步驟4：安全檢查與應(yīng)急處置日常檢查：信息管理部門(mén)每月檢查系統(tǒng)日志、權(quán)限設(shè)置、備份有效性，形成《信息安全檢查表》（見(jiàn)表6-1），對(duì)問(wèn)題項(xiàng)限期整改。應(yīng)急處置：發(fā)生信息泄露、系統(tǒng)癱瘓等安全事件時(shí)，立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案：信息管理員第一時(shí)間切斷風(fēng)險(xiǎn)源（如斷開(kāi)網(wǎng)絡(luò)、凍結(jié)賬號(hào)）；事件部門(mén)向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，說(shuō)明事件性質(zhì)、影響范圍及初步處置措施；成立應(yīng)急小組，調(diào)查事件原因，評(píng)估損失，24小時(shí)內(nèi)提交《事件處置報(bào)告》；根據(jù)事件性質(zhì)，必要時(shí)向公安機(jī)關(guān)或監(jiān)管部門(mén)報(bào)告。三、模板示例表6-1信息安全檢查表檢查項(xiàng)目檢查標(biāo)準(zhǔn)檢查結(jié)果整改措施整改時(shí)限檢查人檢查日期系統(tǒng)密碼強(qiáng)度包含字母+數(shù)字+特殊字符，≥8位合格無(wú)-*信息管理員2023-10-01權(quán)限設(shè)置崗位變動(dòng)權(quán)限已及時(shí)更新不合格修正離職員工權(quán)限2023-10-02*信息管理員2023-10-01備份有效性近期備份數(shù)據(jù)可正?；謴?fù)合格無(wú)-*信息管