行政及人事流程規(guī)范化處理手冊前言本手冊旨在規(guī)范企業(yè)行政及人事日常管理流程，保證各項工作有序開展，提升工作效率與規(guī)范性。手冊內(nèi)容涵蓋員工入職、考勤管理、辦公用品管理、會議管理及員工離職等核心場景，為各部門及員工提供清晰的流程指引與標(biāo)準(zhǔn)化工具，助力企業(yè)實現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)化、操作規(guī)范化。一、員工入職管理適用情境適用于新員工通過面試確認(rèn)入職后，企業(yè)為其辦理入職手續(xù)、簽訂勞動合同、安排崗位培訓(xùn)等全流程管理場景。操作流程指引入職準(zhǔn)備人力資源部（HR）在員工入職前1個工作日，向用人部門發(fā)出《新員工入職通知》，明確入職時間、崗位、報到地點(diǎn)及需攜帶材料（證件號碼復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、體檢報告、離職證明等）。HR提前準(zhǔn)備《勞動合同》《員工手冊》《保密協(xié)議》等文件，及工牌、辦公用品（筆記本、筆等）入職物料。入職報到員工按約定時間到HR辦公室報到，提交入職材料。HR核對材料完整性，原件查驗后留存復(fù)印件。員工填寫《新員工入職登記表》（含個人信息、緊急聯(lián)系人、銀行卡信息等），HR系統(tǒng)錄入員工基本信息，開通企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)權(quán)限（郵箱、OA等）。勞動合同簽訂HR向員工講解勞動合同條款，確認(rèn)無異議后，雙方簽字蓋章，一式兩份，員工留存一份，HR歸檔一份。入職引導(dǎo)HR帶領(lǐng)員工熟悉辦公環(huán)境（工位、會議室、茶水間等），介紹團(tuán)隊成員及部門負(fù)責(zé)人。用人部門負(fù)責(zé)人安排崗位導(dǎo)師，向員工說明崗位職責(zé)、工作目標(biāo)及初期培訓(xùn)計劃（如業(yè)務(wù)流程、系統(tǒng)操作等）。入職跟進(jìn)入職首周內(nèi)，HR與員工進(jìn)行1次溝通，知曉入職適應(yīng)情況；用人部門導(dǎo)師每周反饋員工工作進(jìn)展，HR記錄并存檔。標(biāo)準(zhǔn)化表單示例表1：新員工入職登記表序號項目內(nèi)容1姓名2性別3證件號碼號4入職崗位5所屬部門6入職日期7緊急聯(lián)系人8緊急聯(lián)系人電話9銀行卡號（用于工資發(fā)放）表2：入職材料清單材料名稱份數(shù)是否提供備注證件號碼復(fù)印件1份□是□否需原件核對學(xué)歷證書復(fù)印件1份□是□否需原件核對離職證明1份□是□否原單位蓋章體檢報告1份□是□否3個月內(nèi)有效關(guān)鍵要點(diǎn)提示入職材料需真實完整，學(xué)歷、工作經(jīng)歷等重要信息可進(jìn)行背景核實；勞動合同簽訂時間需在入職后1個月內(nèi)，避免未簽合同用工風(fēng)險；入職引導(dǎo)需注重員工歸屬感培養(yǎng)，及時解答員工疑問。二、日?？记诠芾磉m用情境適用于員工日常出勤打卡、請假申請、加班審批等考勤全流程管理，保證員工工作時間記錄準(zhǔn)確，保障企業(yè)正常運(yùn)營秩序。操作流程指引出勤打卡員工每日上下班通過企業(yè)考勤系統(tǒng)（如指紋、人臉識別、APP打卡）記錄考勤，遲到、早退、缺曠系統(tǒng)自動標(biāo)記。特殊崗位（如外勤、出差）需提前在系統(tǒng)中提交《外勤/出差申請》，注明時間、地點(diǎn)、事由，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，考勤按正常出勤記錄。請假申請員工需請假時，提前1天在OA系統(tǒng)提交《請假申請單》，選擇請假類型（事假、病假、年假等），填寫起止時間、事由，相關(guān)證明材料（如病假需提供醫(yī)院病歷）。請假審批權(quán)限：1天內(nèi)由部門負(fù)責(zé)人審批；1-3天由部門負(fù)責(zé)人+HR審批；3天以上需分管副總審批。審批通過后，員工需將《請假申請單》復(fù)印件交HR備案，系統(tǒng)自動更新考勤記錄。加班管理因工作需要加班時，員工提前1天提交《加班申請單》，注明加班時間、工作內(nèi)容、預(yù)計時長，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后方可生效。加班可優(yōu)先安排調(diào)休，調(diào)休需在加班后1個月內(nèi)申請，逾期未休的，按公司規(guī)定計算加班費(fèi)。HR每月匯總員工考勤數(shù)據(jù)（含打卡記錄、請假、加班），核對無誤后《考勤月度匯總表》，經(jīng)員工簽字確認(rèn)后作為工資核算依據(jù)。標(biāo)準(zhǔn)化表單示例表3：請假申請單申請人部門崗位申請日期請假類型□事假□病假□年假□婚假□其他起止時間請假事由附件□病歷□證明材料□無部門負(fù)責(zé)人審批HR審批申請人簽字表4：考勤月度匯總表部門姓名應(yīng)出勤天數(shù)實際出勤遲到次數(shù)早退次數(shù)事假天數(shù)病假天數(shù)加班時長員工簽字關(guān)鍵要點(diǎn)提示考勤數(shù)據(jù)需每月5日前完成匯總，保證工資核算及時準(zhǔn)確；病假超過3天的，需提供二級以上醫(yī)院證明，避免虛假病假；加班審批需嚴(yán)格遵循“事前申請”原則，禁止事后補(bǔ)批。三、辦公用品管理適用情境適用于企業(yè)辦公用品的采購、申領(lǐng)、發(fā)放、盤點(diǎn)等全流程管理，保證資源合理配置，避免浪費(fèi)與流失。操作流程指引需求提報每月25日前，各部門根據(jù)實際需求填寫《辦公用品需求提報表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至行政部。采購審批行政部匯總各部門需求，編制《辦公用品采購計劃》，明確預(yù)算、供應(yīng)商、采購周期，提交行政負(fù)責(zé)人審批。采購金額在500元以下的，由行政負(fù)責(zé)人審批；500元以上需提交分管副總審批。入庫登記辦公用品到貨后，行政部核對采購清單與實物，確認(rèn)數(shù)量、質(zhì)量無誤后，填寫《辦公用品入庫登記表》，分類存放于指定倉庫，并更新庫存臺賬。領(lǐng)用管理員工領(lǐng)用辦公用品時，填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》，注明領(lǐng)用人、部門、物品名稱、數(shù)量，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，行政部發(fā)放物品并登記。耐用品（如計算器、U盤等）需在領(lǐng)用表上注明物品編號，后續(xù)損壞或遺失需報備行政部。定期盤點(diǎn)行政部每季度末對辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，核對庫存臺賬與實際庫存，編制《庫存盤點(diǎn)表》，對盤盈、盤虧情況分析原因并處理，保證賬實相符。標(biāo)準(zhǔn)化表單示例表5：辦公用品需求提報表部門提報人提報日期序號物品名稱規(guī)格1A4紙80g2簽字筆黑色中性筆表6：辦公用品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期領(lǐng)用人部門物品名稱規(guī)格數(shù)量用途領(lǐng)用人簽字關(guān)鍵要點(diǎn)提示采購需選擇合格供應(yīng)商，保證物品質(zhì)量與性價比；領(lǐng)用需遵循“按需申領(lǐng)、杜絕浪費(fèi)”原則，禁止私自外借或挪用；盤點(diǎn)發(fā)覺差異需在3個工作日內(nèi)查明原因并上報，明確責(zé)任。四、會議管理適用情境適用于企業(yè)內(nèi)部各類會議（如周例會、月度總結(jié)會、專項研討會）的發(fā)起、組織、召開、紀(jì)要整理及歸檔全流程管理，保證會議高效有序，決策落地。操作流程指引會議發(fā)起需發(fā)起會議的部門/人員提前2個工作日填寫《會議申請單》，注明會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員、議程，提交至行政部申請會議室及會務(wù)支持。會議準(zhǔn)備行政部根據(jù)《會議申請單》安排會議室，準(zhǔn)備會議設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、白板等），提前1天通知參會人員。若需會議材料，發(fā)起部門需提前1天將材料發(fā)送至參會人員郵箱或OA系統(tǒng)，保證參會人員提前閱讀。會議召開參會人員提前5分鐘到達(dá)會場，簽到就座；主持人按議程主持會議，控制會議時間，保證議題聚焦。行政部安排專人記錄會議內(nèi)容，重點(diǎn)記錄決議事項、責(zé)任人、完成時限。紀(jì)要整理會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，行政部根據(jù)會議記錄整理《會議紀(jì)要》，內(nèi)容包括會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員、議程要點(diǎn)、決議事項、責(zé)任人及完成時限，經(jīng)會議主持人審核無誤后，發(fā)送至參會人員及相關(guān)部門。歸檔跟進(jìn)《會議紀(jì)要》原件由行政部歸檔保存，期限不少于3年；決議事項的責(zé)任部門需在規(guī)定時限內(nèi)完成工作，行政部每周跟進(jìn)進(jìn)度并更新《會議決議跟蹤表》。標(biāo)準(zhǔn)化表單示例表7：會議申請單發(fā)起部門發(fā)起人聯(lián)系方式申請日期會議主題會議時間地點(diǎn)□公司會議室□線上會議參會人員會議議程1.2.所需支持□投影儀□麥克風(fēng)□白板□其他表8：會議紀(jì)要模板會議主題時間地點(diǎn)主持人記錄人參會人員議程要點(diǎn)1.2.決議事項序號內(nèi)容責(zé)任人完成時限12關(guān)鍵要點(diǎn)提示會議需明確目標(biāo)，避免無主題、無議程的冗長會議；《會議紀(jì)要》需及時發(fā)出，保證決議事項清晰、責(zé)任到人；重要會議的參會人員需提前確認(rèn)，避免缺席影響會議效果。五、員工離職管理適用情境適用于員工主動辭職、企業(yè)解除勞動合同等離職場景，保證離職流程合規(guī)，工作交接完整，避免企業(yè)風(fēng)險。操作流程指引離職申請員工主動辭職需提前30天（試用期內(nèi)提前3天）提交《離職申請單》，說明離職原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至HR。企業(yè)因員工違規(guī)、不勝任工作等解除勞動合同的，HR需提前通知員工并說明理由，雙方協(xié)商一致后辦理離職手續(xù)。工作交接員工提交離職申請后，部門負(fù)責(zé)人安排工作交接人，填寫《工作交接清單》，列明交接內(nèi)容（工作文件、客戶資料、資產(chǎn)物品、系統(tǒng)權(quán)限等），交接雙方及監(jiān)交人（部門負(fù)責(zé)人或HR）簽字確認(rèn)。交接完成后，交接人需在《工作交接清單》中注明交接日期，HR備案。離職手續(xù)辦理HR向員工發(fā)放《離職手續(xù)辦理表》，員工需完成以下事項：歸還公司財物（工牌、電腦、鑰匙等）；結(jié)清借款（如有）；更新系統(tǒng)權(quán)限（關(guān)閉郵箱、OA等）；確認(rèn)工資結(jié)算及社保轉(zhuǎn)移事宜。手續(xù)完成后，HR在《離職手續(xù)辦理表》上簽字確認(rèn)，員工留存一份復(fù)印件。資料歸檔HR將員工勞動合同、離職申請、工作交接清單等資料整理歸檔，保存期限不少于2年。用人部門更新員工信息，調(diào)整部門人員架構(gòu)。標(biāo)準(zhǔn)化表單示例表9：離職申請單申請人部門崗位入職日期離職日期離職原因□個人原因□薪資待遇□職業(yè)發(fā)展□其他部門負(fù)責(zé)人審批HR審批申請人簽字表10：工作交接清單交接人接交人監(jiān)交人交接日期序號交接內(nèi)容數(shù)量/說明接交人簽字1工作文件2電腦3客戶資料關(guān)鍵要點(diǎn)提示離職交接需保證工作內(nèi)