行政事務審批流程與執(zhí)行標準化手冊前言為規(guī)范公司行政事務管理，提升審批效率，明確各環(huán)節(jié)職責，保證行政工作有序開展，特制定本手冊。本手冊旨在標準化行政事務的申請、審批、執(zhí)行及歸檔全流程，為各部門提供清晰的操作指引，保障行政資源合理配置與合規(guī)使用。一、適用范圍與典型應用場景本手冊適用于公司各部門及全體員工涉及的各類行政事務審批，涵蓋但不限于以下場景：日常辦公物資采購：如文具、耗材、設備配件等申請；會議室及公共資源使用：如會議室預訂、辦公區(qū)域調(diào)整、設備借用等；差旅與活動支持：如國內(nèi)/外差旅申請、團建活動組織、會議籌備等；固定資產(chǎn)與領用管理：如辦公設備領用、資產(chǎn)調(diào)撥、報廢申請等；行政服務委托：如保潔服務、維修維護、快遞物流等外部服務委托。二、標準化操作流程詳解（一）行政事務申請發(fā)起申請條件申請人需為部門正式員工或授權(quán)經(jīng)辦人；申請事項需符合公司行政管理制度及預算管理規(guī)定；涉及采購、差旅等事項需提前明確需求明細（如物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算等）。申請方式線上申請：通過公司OA系統(tǒng)“行政事務審批”模塊提交，填寫電子申請表并附件；線下申請：填寫《行政事務申請表》（見模板一），經(jīng)部門負責人簽字后提交至行政部。提交材料《行政事務申請表》（需注明申請人、部門、聯(lián)系方式、申請事項、事由、預算明細等）；證明材料（如會議通知、報價單、資產(chǎn)清單等，根據(jù)事項類型提供）；其他需補充說明的文件。（二）審批流程分級執(zhí)行根據(jù)事項類型及金額，審批流程分為以下三級（可根據(jù)公司規(guī)模調(diào)整）：事項類型審批權(quán)限時限要求日常辦公物資（預算≤1000元）部門負責人→行政部專員1個工作日內(nèi)完成會議室/公共資源使用部門負責人→行政部經(jīng)理2個工作日內(nèi)完成差旅申請（國內(nèi)）部門負責人→分管領導→行政部備案3個工作日內(nèi)完成固定資產(chǎn)領用（價值≥5000元）部門負責人→分管領導→總經(jīng)理→行政部登記5個工作日內(nèi)完成審批操作說明：審批人需在OA系統(tǒng)或紙質(zhì)申請表上明確簽署“同意”“駁回”或“補充說明”，駁回需注明具體原因；涉及跨部門協(xié)作事項（如大型活動籌備），需增加相關部門會簽環(huán)節(jié)；緊急事項（如突發(fā)設備故障維修）可啟動“綠色通道”，由申請人電話報備部門負責人及行政部，事后1個工作日內(nèi)補全手續(xù)。（三）審批結(jié)果通知與執(zhí)行結(jié)果通知審批通過后，行政部通過OA系統(tǒng)或郵件通知申請人，明確執(zhí)行要求（如領取時間、地點、供應商對接人等）；審批駁回的，由行政部將意見反饋至申請人，申請人修改后可重新提交。執(zhí)行實施物資采購：行政部根據(jù)審批結(jié)果統(tǒng)一采購，申請人憑工牌到行政部領取，核對物資名稱、數(shù)量后簽字確認；資源使用：申請人需在預訂時間內(nèi)使用會議室/設備，使用后保持場地整潔，超時需重新申請；差旅/活動：行政部協(xié)助辦理預訂（機票、酒店等），申請人需提前提交行程單，結(jié)束后憑報銷單及發(fā)票辦理結(jié)算（按財務制度執(zhí)行）。執(zhí)行反饋事項完成后，申請人需在1個工作日內(nèi)通過OA系統(tǒng)提交《行政事務執(zhí)行記錄表》（見模板三），說明執(zhí)行結(jié)果及附件（如照片、簽到表等）；行政部定期匯總執(zhí)行情況，對異常問題（如采購延遲、資源沖突）進行跟蹤處理。（四）歸檔管理歸檔范圍：所有審批通過的申請表、審批意見、執(zhí)行記錄、相關證明材料（報價單、發(fā)票復印件等）；歸檔時限：事項完成后5個工作日內(nèi)，由行政部整理歸檔；歸檔方式：紙質(zhì)版：按年份-月份-事項類型分類裝訂，存放于行政檔案室；電子版：掃描后至公司服務器“行政檔案”文件夾，命名規(guī)則為“申請人-部門-申請日期-事項名稱”。三、標準化模板與填寫說明模板一：行政事務申請表申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期申請事項□辦公物資采購□會議室使用□差旅申請□固定資產(chǎn)領用□其他________事由說明（需詳細描述申請背景、用途等，如“因部門新增2名員工，需申請辦公椅2把、文具套裝5套”）申請明細名稱規(guī)格/型號數(shù)量預算來源□部門預算□專項預算□其他________申請人簽字部門負責人意見簽字：________日期：______審批意見欄行政部：________分管領導：________總經(jīng)理：________填寫說明：“申請明細”需逐項填寫，不得留空或涂改；“預算來源”需明確對應公司預算科目；部門負責人需對申請事項的必要性及預算合理性進行初審。模板二：行政事務審批意見表申請編號申請事項申請人申請部門初審意見部門負責人：________日期：______（簽字）復審意見行政部：________日期：______（簽字）終審意見分管領導/總經(jīng)理：________日期：______（簽字）備注模板三：行政事務執(zhí)行記錄表申請編號執(zhí)行事項執(zhí)行人執(zhí)行日期執(zhí)行結(jié)果（如“已領取辦公椅2把，型號，數(shù)量核對無誤”“會議室使用2小時，設備正常運行”）執(zhí)行附件□無□照片□簽到表□驗收單□其他________（請說明：________）執(zhí)行人簽字行政部確認簽字：________日期：______四、關鍵注意事項與風險控制材料完整性：申請時需保證所有證明材料真實、完整，虛假材料一經(jīng)發(fā)覺將追究申請人責任；審批時效性：各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時限內(nèi)完成審批，無正當理由拖延導致工作延誤的，將納入績效考核；預算合規(guī)性：超預算申請需提交《預算調(diào)整申請表》，經(jīng)財務部及總經(jīng)理審批后方可發(fā)起；溝通反饋：審批或執(zhí)行過程中如有疑問，申請人需及時與行政部溝通（聯(lián)系人：，電話：分機號），避免自行處理導致流程違規(guī)；變更與撤銷：已審批通過的事項需變更或撤銷的，需重新提交申請并注明原因，原審批流程自動失效；保密要求：涉及公司機密的行政事務（如重要會議籌備），需遵守公司保密制度，嚴禁泄露相關信息。五、附則本