公司檔案管理制度及公司文件、合同管理規(guī)定總則為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。本制度所稱檔案，是指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案管理工作實行集中統(tǒng)一管理原則，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于公司各部門及員工利用。檔案管理機構(gòu)及職責(zé)公司設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)公司的檔案管理工作。檔案室配備專職檔案管理人員，其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定檔案管理的具體操作流程和工作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.做好檔案的安全防護工作，確保檔案不受損壞、丟失和泄密。定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施解決。4.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，為公司各部門及員工提供檔案查詢、借閱等服務(wù)。5.對公司各部門的檔案工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。公司各部門應(yīng)指定一名兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。兼職檔案管理員應(yīng)接受公司檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，按照公司檔案管理制度的要求做好本部門的檔案管理工作。檔案的收集與整理1.收集范圍公司檔案的收集范圍包括但不限于以下幾類：（1）行政管理檔案：包括公司的章程、規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、人事檔案、財務(wù)檔案等。（2）業(yè)務(wù)經(jīng)營檔案：包括公司的市場調(diào)研、營銷策劃、客戶資料、合同協(xié)議、項目文件等。（3）技術(shù)研發(fā)檔案：包括公司的科研項目、技術(shù)創(chuàng)新、產(chǎn)品設(shè)計、工藝圖紙等。（4）基本建設(shè)檔案：包括公司的新建、改建、擴建等工程項目的可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收報告等。（5）聲像檔案：包括公司的照片、錄音、錄像等資料。2.收集要求（1）公司各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時、完整地收集本部門在各項活動中形成的檔案資料，并定期移交公司檔案室。（2）檔案資料的收集應(yīng)遵循真實性、完整性和系統(tǒng)性的原則，確保檔案資料能夠真實反映公司的各項活動和歷史面貌。（3）對于重要的檔案資料，如合同協(xié)議、財務(wù)報表等，應(yīng)同時收集紙質(zhì)檔案和電子檔案。3.整理方法（1）檔案管理人員應(yīng)按照檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則，對收集到的檔案資料進行分類、編號和裝訂。（2）檔案的分類應(yīng)科學(xué)合理，便于管理和利用。公司檔案可分為行政管理類、業(yè)務(wù)經(jīng)營類、技術(shù)研發(fā)類、基本建設(shè)類和聲像類等幾大類，每大類下再細(xì)分若干小類。（3）檔案的編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檢索和查詢。檔案編號可采用年度類別流水號的方式進行編制。（4）檔案的裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用線裝或膠裝的方式進行裝訂；對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進行保存。檔案的保管與安全1.保管條件公司檔案室應(yīng)具備良好的保管條件，確保檔案的安全和完整。檔案室應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、遠(yuǎn)離火源和水源的地方，并配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備。2.保管期限公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括公司的章程、規(guī)章制度、重要的會議記錄、人事檔案、財務(wù)檔案等；長期保管的檔案保管期限為1650年，主要包括公司的業(yè)務(wù)經(jīng)營檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等；短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括公司的一般性文件和資料。3.安全措施（1）公司應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案保管人員的安全教育和培訓(xùn)，提高檔案保管人員的安全意識和防范能力。（2）檔案室應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)和監(jiān)控設(shè)備，嚴(yán)格控制人員進出，防止檔案被盜、被搶和被破壞。（3）檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施解決。對于損壞的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制；對于過期的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。（4）公司應(yīng)制定檔案應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，確保在發(fā)生自然災(zāi)害、火災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時，能夠及時采取有效的措施保護檔案的安全。檔案的利用與保密1.利用權(quán)限公司各部門及員工因工作需要可以查閱、借閱公司檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)，并遵守檔案利用的相關(guān)規(guī)定。（1）一般員工查閱、借閱本部門的檔案，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；查閱、借閱其他部門的檔案，需經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人和公司檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（2）公司中層管理人員查閱、借閱檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（3）公司高層管理人員查閱、借閱檔案，可直接向公司檔案室提出申請。2.利用程序（1）查閱、借閱檔案的人員應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱申請表》，注明查閱、借閱的檔案名稱、數(shù)量、用途和歸還時間等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。（2）檔案管理人員應(yīng)按照《檔案查閱/借閱申請表》的要求，及時提供所需的檔案資料，并做好登記和記錄工作。（3）查閱檔案的人員應(yīng)在公司檔案室指定的地點進行查閱，不得將檔案帶出檔案室。如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人和公司檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)制手續(xù)。（4）借閱檔案的人員應(yīng)按照規(guī)定的歸還時間歸還檔案，如需延長借閱時間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.保密要求（1）公司檔案涉及公司的商業(yè)秘密和敏感信息，檔案管理人員和查閱、借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。（2）檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行保密檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施解決。對于涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施，確保檔案的安全。（3）查閱、借閱檔案的人員不得擅自將檔案資料復(fù)制、轉(zhuǎn)讓或泄露給他人。如因工作需要確需向外部單位或個人提供檔案資料，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。檔案的鑒定與銷毀1.鑒定組織公司應(yīng)成立檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對公司檔案的保管期限進行鑒定。檔案鑒定小組由公司辦公室、檔案室、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成。2.鑒定方法檔案鑒定小組應(yīng)定期對公司檔案進行鑒定，按照檔案的保存價值和保管期限，確定檔案的銷毀范圍。鑒定工作應(yīng)遵循全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。3.銷毀程序（1）對于經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)檔案鑒定小組負(fù)責(zé)人和公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。（2）檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等。銷毀檔案時，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案被徹底銷毀。（3）檔案銷毀后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期和銷毀方式，并簽字確認(rèn)。同時，應(yīng)將《檔案銷毀清冊》永久保存，作為檔案銷毀的憑證。附則本制度自發(fā)布之日起施行，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況進行補充和完善。本制度由公司綜合檔案室負(fù)責(zé)解釋。公司文件、合同管理規(guī)定文件管理規(guī)定1.文件的分類與編號（1）文件分類公司文件可分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)文件和外來文件等幾大類。行政文件包括公司的規(guī)章制度、通知公告、會議紀(jì)要等；業(yè)務(wù)文件包括公司的業(yè)務(wù)合同、項目報告、市場調(diào)研報告等；技術(shù)文件包括公司的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、產(chǎn)品說明書等；外來文件包括政府部門的法律法規(guī)、上級單位的文件通知等。（2）文件編號公司文件應(yīng)按照統(tǒng)一的編號規(guī)則進行編號，以便于管理和查詢。文件編號可采用年度類別流水號的方式進行編制。例如，2024年的第10份行政文件編號為2024XZ010。2.文件的起草與審核（1）起草要求文件起草部門應(yīng)根據(jù)公司的實際情況和工作需要，認(rèn)真起草文件。文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、簡潔，符合公司的規(guī)章制度和法律法規(guī)的要求。（2）審核流程文件起草完成后，應(yīng)先由起草部門負(fù)責(zé)人進行審核，審核內(nèi)容包括文件的內(nèi)容是否準(zhǔn)確、格式是否規(guī)范、語言是否通順等。審核通過后，再將文件提交給相關(guān)部門進行會簽，會簽部門應(yīng)從本部門的職責(zé)和利益出發(fā)，對文件提出意見和建議。最后，文件應(yīng)提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進行審批，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，文件方可發(fā)布實施。3.文件的發(fā)布與存檔（1）發(fā)布方式公司文件可采用紙質(zhì)文件和電子文件兩種方式進行發(fā)布。對于重要的文件，應(yīng)同時發(fā)布紙質(zhì)文件和電子文件。紙質(zhì)文件應(yīng)加蓋公司公章，并發(fā)放到相關(guān)部門和人員手中；電子文件應(yīng)上傳到公司的辦公自動化系統(tǒng)或指定的共享文件夾中，供相關(guān)人員下載和查閱。（2）存檔要求文件發(fā)布后，起草部門應(yīng)及時將文件的紙質(zhì)版和電子版提交給公司檔案室進行存檔。檔案室應(yīng)按照檔案管理的要求，對文件進行分類、編號和裝訂，并妥善保管。4.文件的修訂與廢止（1）修訂原因當(dāng)公司的規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等發(fā)生變化時，應(yīng)及時對相關(guān)文件進行修訂。文件修訂的原因還包括文件內(nèi)容存在錯誤、漏洞或不合理之處等。（2）修訂流程文件修訂的流程與文件起草的流程基本相同。修訂部門應(yīng)先對文件進行全面的分析和評估，確定修訂的內(nèi)容和范圍，然后起草修訂稿，經(jīng)審核、會簽和審批后，發(fā)布實施。（3）廢止程序?qū)τ谝呀?jīng)過時或不再適用的文件，應(yīng)及時進行廢止。廢止文件應(yīng)填寫《文件廢止申請表》，注明廢止的原因和時間，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，發(fā)布廢止通知。廢止的文件應(yīng)從公司的辦公自動化系統(tǒng)和共享文件夾中刪除，并在檔案室進行標(biāo)記和封存。合同管理規(guī)定1.合同的簽訂（1）合同調(diào)研在簽訂合同之前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)進行充分的市場調(diào)研和風(fēng)險評估，了解合同對方的主體資格、信譽狀況、履約能力等情況。同時，應(yīng)根據(jù)公司的業(yè)務(wù)需求和實際情況，制定合同的主要條款和內(nèi)容。（2）合同起草業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)調(diào)研結(jié)果和公司的要求，起草合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、合同的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行期限、違約責(zé)任等條款。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言和格式，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。（3）合同審核合同起草完成后，應(yīng)先由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進行審核，審核內(nèi)容包括合同的條款是否完整、內(nèi)容是否合法、價格是否合理等。審核通過后，再將合同提交給法務(wù)部門進行法律審查，法務(wù)部門應(yīng)從法律的角度對合同進行審查，確保合同的合法性和有效性。最后，合同應(yīng)提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進行審批，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可簽訂合同。（4）合同簽訂合同簽訂應(yīng)遵循平等、自愿、公平、誠實信用的原則。合同簽訂前，應(yīng)確保合同對方的簽字代表具有合法的授權(quán)。合同簽訂后，應(yīng)加蓋公司公章或合同專用章，并由雙方簽字代表簽字確認(rèn)。2.合同的履行與監(jiān)控（1）履行責(zé)任合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同的約定，認(rèn)真履行合同義務(wù)。業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺賬，記錄合同的履行情況，包括合同的執(zhí)行進度、付款情況、交貨情況等。（2）監(jiān)控措施公司應(yīng)建立合同監(jiān)控機制，定期對合同的履行情況進行檢查和評估。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報合同的履行情況，對于合同履行過程中出現(xiàn)的問題和風(fēng)險，應(yīng)及時采取措施進行解決。3.合同的變更與解除（1）變更條件當(dāng)合同的履行情況發(fā)生變化，需要對合同的條款進行變更時，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面的變更協(xié)議。合同變更的條件還包括法律法規(guī)的變化、不可抗力事件的發(fā)生等。（2）解除程序當(dāng)合同的履行出現(xiàn)法定或約定的解除條件時，合同一方可以解除合同。解除合同應(yīng)書面通知對方，并說明解除合同的原因和依據(jù)。解除合同后，雙方應(yīng)按照合同的約定進行清算和結(jié)算。4.合同的歸檔與保管（1）歸檔要求