某曲藝家協(xié)會音響設(shè)備采購實施細則

一、總則1.目的：為規(guī)范本曲藝家協(xié)會音響設(shè)備采購行為，確保采購的音響設(shè)備滿足協(xié)會演出、培訓、活動等工作需求，提高資金使用效益，特制定本細則。2.適用范圍：本細則適用于協(xié)會因工作需要進行的各類音響設(shè)備采購活動，包括但不限于演出音響系統(tǒng)、培訓用小型音響設(shè)備等。3.采購原則：遵循公開、公平、公正、誠實信用和效益原則，保證采購過程合法合規(guī)，采購的音響設(shè)備質(zhì)量可靠、性價比高。二、采購組織與職責1.采購小組：成立專門的音響設(shè)備采購小組，成員包括協(xié)會行政主管、財務人員、藝術(shù)專業(yè)人員以及相關(guān)技術(shù)人員。采購小組負責全面統(tǒng)籌音響設(shè)備采購工作。-行政主管：負責整體協(xié)調(diào)采購工作，把控采購進度和方向，協(xié)調(diào)與協(xié)會其他部門的關(guān)系。-財務人員：負責采購預算的編制、審核以及資金的管理與支付，對采購成本進行監(jiān)控和分析。-藝術(shù)專業(yè)人員：從藝術(shù)表演需求角度，提出音響設(shè)備的功能、音質(zhì)等方面的專業(yè)要求和建議，確保采購的設(shè)備符合曲藝表演的藝術(shù)標準。-相關(guān)技術(shù)人員：負責對音響設(shè)備的技術(shù)參數(shù)、性能指標進行評估和審核，參與設(shè)備的驗收工作，確保設(shè)備技術(shù)上的可行性和可靠性。2.使用部門：明確音響設(shè)備的使用部門，使用部門應提前提出設(shè)備采購需求，配合采購小組開展采購工作，參與設(shè)備驗收并負責設(shè)備的日常使用和維護。三、采購預算與計劃1.預算編制-每年年末，使用部門結(jié)合下一年度協(xié)會的演出、培訓、活動計劃，提出音響設(shè)備采購需求，并填寫《音響設(shè)備采購需求申請表》，詳細說明設(shè)備名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預計價格等信息。-采購小組根據(jù)使用部門的需求，結(jié)合協(xié)會財務狀況，編制音響設(shè)備采購預算草案。預算草案應包括采購項目、預算金額、資金來源等內(nèi)容。-采購預算草案經(jīng)協(xié)會領(lǐng)導班子審核通過后，提交協(xié)會理事會審議，審議通過后的預算作為年度音響設(shè)備采購的依據(jù)。2.采購計劃制定-根據(jù)批準的采購預算，采購小組制定詳細的音響設(shè)備采購計劃。采購計劃應明確采購項目、采購時間、采購方式、供應商選擇標準等內(nèi)容。-采購計劃應根據(jù)協(xié)會工作安排合理安排采購時間，確保音響設(shè)備按時到位，不影響協(xié)會正常工作開展。對于緊急采購需求，應制定相應的應急采購計劃。四、采購方式1.公開招標：對于采購金額較大、技術(shù)復雜的音響設(shè)備采購項目，應采用公開招標方式。通過發(fā)布招標公告，邀請符合條件的供應商參與投標，按照法定程序進行開標、評標、定標。-招標公告應在協(xié)會官方網(wǎng)站、行業(yè)媒體等指定渠道發(fā)布，公告內(nèi)容應包括招標項目名稱、采購需求、投標人資格要求、投標截止時間、開標時間等信息。-評標委員會由采購小組成員和相關(guān)專家組成，按照招標文件規(guī)定的評標標準和方法進行評標，推薦中標候選人。-定標后，向中標供應商發(fā)出中標通知書，并簽訂采購合同。2.邀請招標：對于技術(shù)復雜或有特殊要求，只有少量潛在供應商可供選擇的項目，可采用邀請招標方式。向三家以上具備承擔招標項目能力、資信良好的特定供應商發(fā)出投標邀請書，按照招標程序進行采購。3.競爭性談判：對于采購項目技術(shù)規(guī)格、標準統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的音響設(shè)備采購項目，可采用競爭性談判方式。通過與多家供應商進行談判，確定成交供應商。-成立談判小組，制定談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案條款以及評定成交的標準等事項。-邀請供應商參加談判，談判小組與供應商逐一進行談判，在滿足采購需求的前提下，以合理低價確定成交供應商。4.單一來源采購：符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：-只能從唯一供應商處采購的；-發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；-必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。-采用單一來源采購方式的，應在協(xié)會內(nèi)部進行公示，公示無異議后，與供應商簽訂采購合同。5.詢價采購：對于采購的音響設(shè)備規(guī)格、標準統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可采用詢價采購方式。向三家以上供應商發(fā)出詢價通知書，對供應商報價進行比較，確定成交供應商。五、供應商選擇與管理1.供應商資格審查：在采購活動開始前，對參與的供應商進行資格審查。審查內(nèi)容包括供應商的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構(gòu)代碼證、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)或銷售許可證書、業(yè)績情況、信譽狀況等。只有資格審查合格的供應商才能參與采購項目。2.供應商評估：建立供應商評估機制，對參與采購的供應商從產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務等方面進行綜合評估。評估方式包括實地考察、查閱供應商過往業(yè)績資料、向其他用戶了解情況等。3.供應商名錄管理：根據(jù)供應商評估結(jié)果，建立合格供應商名錄。對合格供應商實行動態(tài)管理，定期對供應商進行考核評價，對于表現(xiàn)不佳的供應商，及時從名錄中剔除；對于新的優(yōu)秀供應商，經(jīng)過評估后納入名錄。4.簽訂采購合同：確定成交供應商后，采購小組應在規(guī)定時間內(nèi)與供應商簽訂采購合同。合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括設(shè)備規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務、付款方式等內(nèi)容。合同簽訂后，雙方應嚴格按照合同約定履行各自的責任和義務。六、采購驗收1.驗收準備：在音響設(shè)備到貨前，采購小組應組織使用部門、技術(shù)人員等做好驗收準備工作。制定驗收方案，明確驗收標準、驗收方法、驗收人員分工等事項。2.外觀檢查：設(shè)備到貨時，驗收人員首先對設(shè)備的包裝、外觀進行檢查，查看設(shè)備是否有損壞、變形等情況，設(shè)備的型號、規(guī)格、數(shù)量是否與合同約定一致。3.性能測試：按照驗收標準對音響設(shè)備的各項性能指標進行測試，包括音質(zhì)、音量、頻率響應、功率等。測試過程應詳細記錄測試數(shù)據(jù)和結(jié)果。4.資料審查：檢查供應商提供的設(shè)備說明書、保修卡、合格證等相關(guān)資料是否齊全。5.驗收報告：驗收結(jié)束后，驗收人員應根據(jù)驗收情況編制驗收報告。驗收報告應包括驗收項目、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)果、存在問題及整改建議等內(nèi)容。驗收報告經(jīng)驗收人員簽字確認后，作為設(shè)備交付使用和財務付款的依據(jù)。6.不合格處理：如驗收發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在質(zhì)量問題或不符合合同約定的情況，采購小組應及時與供應商溝通，要求供應商采取更換、整改等措施，直至設(shè)備驗收合格。如供應商未能在規(guī)定時間內(nèi)解決問題，按照合同約定追究供應商的違約責任。七、采購資金管理1.資金支付：采購資金的支付應嚴格按照協(xié)會財務管理制度和采購合同約定執(zhí)行。財務人員根據(jù)采購合同、驗收報告等相關(guān)憑證，審核無誤后辦理資金支付手續(xù)。2.預算控制：在采購過程中，嚴格控制采購預算，確保采購支出不超過預算金額。如因特殊情況需要調(diào)整預算，應按照協(xié)會預算調(diào)整程序進行審批。3.財務審計：協(xié)會財務部門定期對音響設(shè)備采購資金的使用情況進行審計，檢查采購資金的支出是否合規(guī)、合理，是否存在浪費、挪用等現(xiàn)象。審計結(jié)果應向協(xié)會理事會報告。八、設(shè)備使用與維護1.使用管理：音響設(shè)備交付使用部門后，使用部門應建立設(shè)備使用臺賬，記錄設(shè)備的使用情況、維護保養(yǎng)情況等。制定設(shè)備操作規(guī)程，對設(shè)備操作人員進行培訓，確保操作人員正確使用設(shè)備。2.維護保養(yǎng)：使用部門應按照設(shè)備說明書的要求，定期對音響設(shè)備進行維護保養(yǎng)。維護保養(yǎng)工作包括設(shè)備清潔、零部件檢查、調(diào)試等。對于復雜的設(shè)備維護保養(yǎng)工作，應邀請專業(yè)技術(shù)人員進行。3.維修管理：如設(shè)備出現(xiàn)故障，使用部門應及時報告采購小組，采購小組根據(jù)設(shè)備故障情況，聯(lián)系供應商或?qū)I(yè)維修機構(gòu)進行維修。維修費用按照合同約定或協(xié)會相關(guān)規(guī)定處理。4.設(shè)備更新：定期對音響設(shè)備進行評估，對于因技術(shù)落后、損壞嚴重等原因無法滿足協(xié)會工作需要的設(shè)備，按照協(xié)會固定資產(chǎn)管理規(guī)定進行更新。更新設(shè)備的采購按照本細則規(guī)定的采購程序進行。九、監(jiān)督與獎懲1.監(jiān)督機制：協(xié)會成立監(jiān)督小組，負責對音響設(shè)備采購、使用、維護等全過程進行監(jiān)督。監(jiān)督小組定期檢查采購項目的執(zhí)行情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。2.違規(guī)處理：對于在音響設(shè)備采購、使用、維護過程中存在違規(guī)行為的部門或個人，視