某曲藝家協(xié)會服裝道具管理實施細(xì)則

一、總則1.目的：為加強本曲藝家協(xié)會服裝道具的管理，確保服裝道具的妥善保管、合理使用、有效維護，充分發(fā)揮服裝道具在曲藝表演中的作用，提升演出質(zhì)量，特制定本實施細(xì)則。2.適用范圍：本細(xì)則適用于本曲藝家協(xié)會所有服裝道具的管理，包括協(xié)會自有、外借、租用以及會員個人提供用于協(xié)會活動的服裝道具。3.管理原則：服裝道具管理遵循“統(tǒng)一管理、責(zé)任到人、合理使用、定期維護、節(jié)約高效”的原則，確保服裝道具的管理工作科學(xué)、規(guī)范、有序。二、管理機構(gòu)與職責(zé)1.管理部門：協(xié)會設(shè)立專門的服裝道具管理小組，負(fù)責(zé)服裝道具的全面管理工作。管理小組由協(xié)會行政主管擔(dān)任組長，成員包括財務(wù)人員、演出策劃人員、資深會員代表等。2.管理小組職責(zé)-制定和完善服裝道具管理制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。-負(fù)責(zé)服裝道具的采購、租賃、驗收、入庫、保管、出庫、歸還等環(huán)節(jié)的管理工作。-定期對服裝道具進行盤點、清查，確保賬物相符。-組織服裝道具的維護、保養(yǎng)和修復(fù)工作，延長其使用壽命。-協(xié)調(diào)解決服裝道具使用過程中出現(xiàn)的問題，處理相關(guān)糾紛。-對服裝道具的使用情況進行評估和分析，為后續(xù)管理提供決策依據(jù)。3.相關(guān)人員職責(zé)-組長職責(zé)：全面負(fù)責(zé)服裝道具管理小組的工作，協(xié)調(diào)各成員之間的工作關(guān)系，審核服裝道具管理相關(guān)的計劃、報告和決策，代表管理小組向協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)匯報工作情況。-財務(wù)人員職責(zé)：負(fù)責(zé)服裝道具采購、租賃等費用的預(yù)算編制、核算和報銷工作，建立服裝道具財務(wù)賬目，定期與管理小組核對賬目，確保資金使用的合理性和合規(guī)性。-演出策劃人員職責(zé)：根據(jù)演出需求，提前向管理小組提出服裝道具的使用計劃，明確服裝道具的種類、數(shù)量、規(guī)格等要求，協(xié)助管理小組做好服裝道具的調(diào)配和使用安排，確保演出順利進行。-資深會員代表職責(zé)：憑借自身專業(yè)經(jīng)驗，為服裝道具的采購、租賃、使用和維護提供專業(yè)建議，協(xié)助管理小組對服裝道具的質(zhì)量和適用性進行評估，參與服裝道具的驗收工作。三、服裝道具的采購與租賃1.采購計劃-演出策劃人員根據(jù)協(xié)會年度演出計劃和節(jié)目需求，結(jié)合現(xiàn)有服裝道具庫存情況，提前制定服裝道具采購計劃。采購計劃應(yīng)詳細(xì)列出所需服裝道具的名稱、種類、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)算等信息。-采購計劃經(jīng)管理小組審核通過后，報協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)審批。協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)協(xié)會財務(wù)狀況和實際需求，對采購計劃進行最終審批。2.采購流程-管理小組根據(jù)審批通過的采購計劃，負(fù)責(zé)選擇合適的供應(yīng)商進行采購。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等因素，通過招標(biāo)、詢價、談判等方式確定供應(yīng)商。-與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括服裝道具的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式等條款。-服裝道具到貨后，管理小組組織相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括服裝道具的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。驗收合格后，填寫驗收單，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的，及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等。3.租賃管理-對于一些使用頻率較低或價格較高的服裝道具，可考慮采用租賃的方式。演出策劃人員根據(jù)演出需求，提出服裝道具租賃申請，說明租賃服裝道具的名稱、種類、數(shù)量、租賃時間等信息。-管理小組負(fù)責(zé)尋找合適的租賃公司或個人，進行租賃洽談。在租賃過程中，簽訂租賃合同，明確租賃雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括租賃服裝道具的詳細(xì)清單、租賃價格、租賃期限、押金、損壞賠償?shù)葪l款。-租賃服裝道具到貨后，按照采購驗收的流程進行驗收。租賃期滿后，及時歸還租賃服裝道具，并確保其完好無損。如出現(xiàn)損壞，按照租賃合同的約定進行賠償。四、服裝道具的驗收與入庫1.驗收標(biāo)準(zhǔn)-服裝道具的驗收應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同或租賃合同中約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進行。對于服裝，應(yīng)檢查面料材質(zhì)、顏色、款式、尺寸、做工等是否符合要求；對于道具，應(yīng)檢查其材質(zhì)、功能、外觀、完整性等是否滿足使用需求。-同時，驗收人員還應(yīng)檢查服裝道具的數(shù)量是否與送貨清單或租賃合同一致，配件是否齊全，有無損壞、污漬等問題。2.驗收流程-服裝道具到貨后，管理小組通知相關(guān)驗收人員進行驗收。驗收人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)到達驗收地點，對服裝道具進行逐一檢查。-驗收人員根據(jù)驗收情況填寫驗收報告，詳細(xì)記錄服裝道具的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗收結(jié)果等信息。驗收報告需由驗收人員簽字確認(rèn)。-對于驗收合格的服裝道具，管理小組安排入庫；對于驗收不合格的服裝道具，及時與供應(yīng)商或租賃方聯(lián)系，協(xié)商處理辦法，并在驗收報告中注明處理情況。3.入庫管理-驗收合格的服裝道具，由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)。倉庫管理人員根據(jù)驗收報告，將服裝道具分類存放，并在庫存管理系統(tǒng)中錄入入庫信息，包括入庫日期、服裝道具名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等。-同時，為每件服裝道具貼上標(biāo)識標(biāo)簽，注明其名稱、規(guī)格、存放位置等信息，以便于查找和管理。對于貴重或易損壞的服裝道具，應(yīng)單獨存放，并采取相應(yīng)的保護措施。五、服裝道具的保管與維護1.保管環(huán)境-協(xié)會應(yīng)設(shè)立專門的服裝道具倉庫，倉庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，溫度和濕度適宜，避免服裝道具受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。倉庫內(nèi)嚴(yán)禁煙火，配備必要的消防器材，確保消防安全。-服裝道具應(yīng)分類存放，按照服裝的種類、款式、顏色，道具的類型、大小等進行分區(qū)擺放，便于管理和查找。對于不同演出項目使用的服裝道具，應(yīng)分別存放，并做好標(biāo)識。2.庫存管理-倉庫管理人員應(yīng)建立完善的庫存管理臺賬，對服裝道具的出入庫情況進行詳細(xì)記錄，包括出入庫日期、服裝道具名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用部門或人員等信息。庫存管理臺賬應(yīng)定期與財務(wù)賬目進行核對，確保賬物相符。-定期對服裝道具進行盤點，一般每季度或半年進行一次全面盤點。盤點過程中，倉庫管理人員應(yīng)認(rèn)真核對庫存實物與庫存管理臺賬的記錄是否一致，如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時查找原因，并進行調(diào)整。盤點結(jié)束后，編制盤點報告，上報管理小組和協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)。3.維護保養(yǎng)-為延長服裝道具的使用壽命，應(yīng)定期對其進行維護保養(yǎng)。對于服裝，應(yīng)根據(jù)面料材質(zhì)的不同，采取相應(yīng)的清洗、熨燙、晾曬等保養(yǎng)措施；對于道具，應(yīng)進行定期檢查、清潔、調(diào)試、維修等工作。-建立服裝道具維護保養(yǎng)檔案，記錄每件服裝道具的維護保養(yǎng)情況，包括維護保養(yǎng)日期、內(nèi)容、維護保養(yǎng)人員等信息。根據(jù)維護保養(yǎng)檔案，合理安排下一次維護保養(yǎng)時間和內(nèi)容。六、服裝道具的出庫與使用1.出庫申請-演出團隊或會員因演出、排練等活動需要使用服裝道具時，應(yīng)提前填寫服裝道具出庫申請表。申請表應(yīng)注明使用部門或人員、演出項目名稱、服裝道具名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用時間、歸還時間等信息。-出庫申請表經(jīng)演出項目負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給管理小組審批。管理小組根據(jù)庫存情況和其他演出安排，對申請進行審核，如同意申請，在申請表上簽字批準(zhǔn)；如庫存不足或有其他沖突，應(yīng)及時與申請部門或人員溝通協(xié)調(diào)，提出解決方案。2.出庫流程-倉庫管理人員根據(jù)審批通過的出庫申請表，準(zhǔn)備所需服裝道具。在發(fā)放服裝道具前，應(yīng)對其進行再次檢查，確保服裝道具的質(zhì)量和完整性。-倉庫管理人員與使用人員當(dāng)面清點服裝道具的數(shù)量，并在出庫登記表上簽字確認(rèn)。出庫登記表應(yīng)詳細(xì)記錄服裝道具的出庫日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用部門或人員等信息。-對于貴重或易損壞的服裝道具，倉庫管理人員應(yīng)向使用人員說明使用注意事項和保管要求，并要求使用人員在出庫申請表上注明已了解相關(guān)要求并承諾妥善保管。3.使用管理-使用人員在使用服裝道具過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照使用說明和保管要求進行操作，確保服裝道具的安全和完好。不得擅自對服裝道具進行修改、損壞或轉(zhuǎn)借他人。-演出或排練結(jié)束后，使用人員應(yīng)及時將服裝道具歸還倉庫。歸還的服裝道具應(yīng)保持整潔、完好，如有損壞或丟失，使用人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。倉庫管理人員對歸還的服裝道具進行驗收，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與使用人員溝通解決。七、服裝道具的損壞賠償與報廢處理1.損壞賠償-如服裝道具在使用過程中因人為原因造成損壞，使用人員應(yīng)及時向管理小組報告，并填寫服裝道具損壞報告表。報告表應(yīng)詳細(xì)說明損壞的原因、經(jīng)過、程度等信息。-管理小組根據(jù)損壞情況，組織相關(guān)人員進行評估，確定賠償金額。賠償金額應(yīng)根據(jù)服裝道具的原價、使用年限、損壞程度等因素綜合確定。-使用人員應(yīng)按照管理小組確定的賠償金額，在規(guī)定時間內(nèi)進行賠償。賠償款項應(yīng)上繳協(xié)會財務(wù)，用于服裝道具的更新和維護。2.報廢處理-對于因自然損耗、嚴(yán)重?fù)p壞無法修復(fù)或已達到使用年限失去使用價值的服裝道具，由倉庫管理人員提出報廢申請。報廢申請應(yīng)詳細(xì)列出擬報廢服裝道具的名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時間、報廢原因等信息，并附上相關(guān)證明材料，如損壞照片、維修記錄等。-管理小組對報廢申請進行審核，組織專業(yè)人員對擬報廢服裝道具進行鑒定，確認(rèn)是否符合報廢條件。審核通過后，報協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)審批。-協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，倉庫管理人員對報廢服裝道具進行登記，并按照相關(guān)規(guī)定進行處理。對于有一定回收價值的服裝道具，可進行回收處理；對于無回收價值的服裝道具，可進行集中銷毀。同時，在庫存管理系統(tǒng)中對報廢服裝道具的信息進行刪除或標(biāo)注。八、監(jiān)督與評估1.監(jiān)督機制-協(xié)會建立服裝道具管理監(jiān)督機制，由協(xié)會紀(jì)檢部門或監(jiān)事會負(fù)責(zé)對服裝道具管理工作進行定期檢查和不定期抽查。監(jiān)督內(nèi)容包括服裝道具管理制度的執(zhí)行情況、采購與租賃流程的合規(guī)性、驗收與入庫的準(zhǔn)確性、保管與維護的規(guī)范性、出庫與使用的合理性、損壞賠償與報廢處理的公正性等方面。-對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督部門應(yīng)及時向管理小組提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違反服裝道具管理制度的行為，應(yīng)嚴(yán)肅追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.評估指標(biāo)-建立服裝道具管理評估指標(biāo)體系，從管理效率、使用效益、成本控制、服務(wù)質(zhì)量等方面對服裝道具管理工作進行全面評估。評估指標(biāo)包括服裝道具的采購及時性、庫存周轉(zhuǎn)率、損壞率、使用率、會員滿意度等。-定期對服裝道具管理工作進行評估，一般每年進行一次。管理小組根據(jù)評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，分析存在的問題和不足，制定改進措施，不斷提高服裝道具管理水平。3.反饋與改進-鼓勵協(xié)會會員和演出團隊對服裝道具管理工作提出意見和建議。管理小組應(yīng)定期收集會員和演出團隊的反饋信息，