公章使用管理申請(qǐng)及審批流程公章作為企業(yè)法人權(quán)利與責(zé)任的法定載體，其使用管理的規(guī)范性直接關(guān)系到企業(yè)的合規(guī)運(yùn)營(yíng)與法律風(fēng)險(xiǎn)防控。在實(shí)務(wù)中，因公章使用不當(dāng)引發(fā)的合同糾紛、主體責(zé)任認(rèn)定等問(wèn)題屢見(jiàn)不鮮。為明確公章使用的申請(qǐng)、審批及用印全流程要求，保障企業(yè)權(quán)益，結(jié)合企業(yè)管理實(shí)踐與合規(guī)要求，現(xiàn)將公章使用管理的申請(qǐng)及審批流程規(guī)范如下：一、公章使用申請(qǐng)的發(fā)起與材料規(guī)范經(jīng)辦人發(fā)起公章使用申請(qǐng)時(shí)，需遵循以下要求：（一）申請(qǐng)主體與權(quán)限公章使用申請(qǐng)需由經(jīng)授權(quán)的本企業(yè)在職員工發(fā)起，經(jīng)辦人應(yīng)與用印事項(xiàng)存在直接關(guān)聯(lián)（如合同經(jīng)辦人為業(yè)務(wù)對(duì)接人、證明事項(xiàng)經(jīng)辦人為事項(xiàng)負(fù)責(zé)人）。非本企業(yè)人員確需委托用印的，需提供書(shū)面授權(quán)委托書(shū)及受托人的身份證明材料，且委托人需對(duì)用印事項(xiàng)承擔(dān)最終責(zé)任。（二）申請(qǐng)材料的分類準(zhǔn)備根據(jù)用印場(chǎng)景的不同，經(jīng)辦人需針對(duì)性準(zhǔn)備真實(shí)、完整、合法的材料：合同類用?。盒杼峁┖贤谋荆ê郊?duì)方主體資質(zhì)證明（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書(shū)）、內(nèi)部合同審批表（若有）；重大合同（如金額、期限達(dá)到企業(yè)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)）還需附法律顧問(wèn)或風(fēng)控部門(mén)的合規(guī)意見(jiàn)。公文類用印：需提供公文定稿（含文號(hào)、主送/抄送單位、正文、落款）、發(fā)文審批單（經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字）；對(duì)外公文需明確發(fā)文事由與依據(jù)，對(duì)內(nèi)公文需符合企業(yè)管理規(guī)范。證明類用?。盒杼峁┳C明事項(xiàng)的事實(shí)依據(jù)（如員工在職證明附勞動(dòng)合同或考勤記錄、收入證明附薪資臺(tái)賬）、證明模板（經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核內(nèi)容合規(guī)性）。其他類用?。ㄈ缡跈?quán)書(shū)、承諾書(shū)等）：需提供用印事項(xiàng)的背景說(shuō)明、相關(guān)協(xié)議或文件依據(jù)，確保內(nèi)容不違反法律法規(guī)及企業(yè)制度。（三）《公章使用申請(qǐng)單》的填寫(xiě)要求經(jīng)辦人需如實(shí)填寫(xiě)《公章使用申請(qǐng)單》，清晰填寫(xiě)用印事項(xiàng)名稱、用印類型（騎縫章、落款章等）、用印份數(shù)、預(yù)計(jì)用印日期、關(guān)聯(lián)文件編號(hào)（如合同編號(hào)、公文文號(hào)）、經(jīng)辦人聯(lián)系方式及簽名。申請(qǐng)單需明確用印事項(xiàng)的核心內(nèi)容（如合同標(biāo)的、證明事項(xiàng)的具體內(nèi)容），避免模糊表述。二、分級(jí)審批機(jī)制與權(quán)限界定完成申請(qǐng)材料的準(zhǔn)備與提交后，進(jìn)入分級(jí)審批環(huán)節(jié)，具體要求如下：（一）常規(guī)事項(xiàng)的審批流程1.部門(mén)初審：申請(qǐng)材料提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人處，負(fù)責(zé)人需審核用印事項(xiàng)的真實(shí)性（是否與部門(mén)業(yè)務(wù)相關(guān)）、材料的完整性（是否包含必備文件）、內(nèi)容的合規(guī)性（是否符合企業(yè)制度及法律法規(guī)）。審核通過(guò)后，部門(mén)負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)單上簽署意見(jiàn)并簽字。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：部門(mén)初審?fù)ㄟ^(guò)后，申請(qǐng)材料流轉(zhuǎn)至分管該業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)處。分管領(lǐng)導(dǎo)需結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略、風(fēng)險(xiǎn)防控要求，對(duì)用印事項(xiàng)的必要性、合規(guī)性進(jìn)行二次審核。涉及跨部門(mén)協(xié)作的事項(xiàng)，需同步征求相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)（如財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)合同金額的確認(rèn)）。3.法定代表人/授權(quán)人審批：對(duì)于重大事項(xiàng)（如對(duì)外投資、大額擔(dān)保、重大合同），需報(bào)法定代表人或其授權(quán)的代理人審批。授權(quán)代理人需持有法定代表人簽署的《公章使用授權(quán)書(shū)》，且授權(quán)范圍需明確、具體。（二）特殊事項(xiàng)的審批要求1.緊急用?。阂虿豢煽沽Α⑼话l(fā)公共事件等緊急情況需用印的，經(jīng)辦人可先通過(guò)電話、即時(shí)通訊工具向?qū)徟苏f(shuō)明情況，經(jīng)審批人同意后先行用印，但需在[X]個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)全書(shū)面審批材料及《緊急用印情況說(shuō)明》，說(shuō)明緊急事由、用印內(nèi)容及事后驗(yàn)證措施。2.外帶用?。涸瓌t上公章不得外帶使用，確因現(xiàn)場(chǎng)簽約、異地辦公等特殊需求需外帶的，需填寫(xiě)《公章外帶申請(qǐng)單》，說(shuō)明外帶時(shí)間、地點(diǎn)、用印事項(xiàng)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、法定代表人審批后，由公章保管人與經(jīng)辦人雙人陪同外帶，用印后立即歸還并登記外帶期間的用印記錄。三、用印環(huán)節(jié)的操作規(guī)范與閉環(huán)管理通過(guò)審批的用印申請(qǐng)，進(jìn)入用印環(huán)節(jié)，需遵循以下操作規(guī)范：（一）用印前的核對(duì)與確認(rèn)公章保管人（或指定的用印專員）需核對(duì)：審批流程是否完整（申請(qǐng)單是否經(jīng)所有審批人簽字）；用印材料與申請(qǐng)單描述是否一致（如合同條款、證明內(nèi)容是否與申請(qǐng)時(shí)一致）；用印份數(shù)是否與申請(qǐng)單填寫(xiě)的一致（避免超額用印）。核對(duì)無(wú)誤后，方可進(jìn)行用印操作。（二）用印時(shí)的操作規(guī)范1.現(xiàn)場(chǎng)用印：公章保管人需在指定的用印區(qū)域（如綜合管理部辦公室）進(jìn)行用印，確保用印過(guò)程可追溯（如安裝監(jiān)控設(shè)備）。用印時(shí)需保證印文清晰、位置規(guī)范（如合同騎縫章需覆蓋所有頁(yè)碼、落款章需蓋在日期上方）。2.雙人監(jiān)印：對(duì)于重大合同、涉及資金往來(lái)的文件，需由公章保管人與一名監(jiān)印人（如法務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員）共同監(jiān)督用印過(guò)程，監(jiān)印人需在《公章使用登記臺(tái)賬》上簽字確認(rèn)。（三）用印后的登記與歸檔1.臺(tái)賬登記：用印后，公章保管人需立即填寫(xiě)《公章使用登記臺(tái)賬》，記錄用印日期、用印事項(xiàng)、經(jīng)辦人、審批人、用印份數(shù)、文件編號(hào)、印模留存（可掃描或拍照存檔）。臺(tái)賬需按月整理，電子版與紙質(zhì)版同步更新。2.材料歸檔：用印申請(qǐng)單、審批材料、用印后的文件副本需一并歸檔，保存期限不少于[X]年（或根據(jù)《檔案法》及企業(yè)制度要求確定）。歸檔材料需按事項(xiàng)分類，便于后續(xù)查閱與審計(jì)。四、監(jiān)督與責(zé)任追究機(jī)制為確保流程落地，企業(yè)需建立監(jiān)督與責(zé)任追究機(jī)制：（一）內(nèi)部監(jiān)督與審計(jì)企業(yè)需定期（每季度/半年）開(kāi)展公章使用管理專項(xiàng)審計(jì)，檢查申請(qǐng)材料的合規(guī)性、審批流程的完整性、用印臺(tái)賬的準(zhǔn)確性、歸檔材料的完整性。審計(jì)結(jié)果需向企業(yè)管理層匯報(bào)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改。（二）違規(guī)用印的責(zé)任追究1.經(jīng)辦人責(zé)任：若經(jīng)辦人偽造材料、隱瞞真實(shí)情況申請(qǐng)用印，或擅自擴(kuò)大用印范圍的，視情節(jié)輕重給予警告、記過(guò)、降職等行政處分；造成企業(yè)損失的，需承擔(dān)賠償責(zé)任；涉嫌違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理。2.審批人責(zé)任：審批人未履行審核義務(wù)，導(dǎo)致違規(guī)用印的，需承擔(dān)連帶責(zé)任；存在濫用職權(quán)、玩忽職守行為的，給予行政處分；造成重大損失的，依法追究法律責(zé)任。3.公章保管人責(zé)任：公章保管人未按規(guī)定核對(duì)材料、登記臺(tái)賬或擅自用印的，給予行政處分；造成印章丟失、被盜用的，需承擔(dān)賠償責(zé)任并接受處罰。五、附則1.本流程自發(fā)布之日起施行，由企業(yè)綜合管理部（或公章管理部門(mén)）負(fù)責(zé)解釋。2.企業(yè)可根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展、制度修訂等情況，對(duì)本流程進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，調(diào)整前需履行