企業(yè)印章使用與管理操作手冊(cè)第一章總則1.1目的為規(guī)范企業(yè)印章的使用與管理，防范因印章使用不當(dāng)引發(fā)的法律風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，結(jié)合企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，制定本操作手冊(cè)。1.2適用范圍本手冊(cè)適用于企業(yè)及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)的各類印章（含電子印章）的刻制、保管、使用、備案、銷毀等全流程管理活動(dòng)。1.3基本原則合法合規(guī)原則：印章管理與使用嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部制度，確保每一項(xiàng)用印行為均有法可依、有規(guī)可循。分級(jí)管控原則：根據(jù)印章的重要性、使用場(chǎng)景，明確不同層級(jí)管理人員的審批權(quán)限，實(shí)現(xiàn)“誰(shuí)審批、誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)用印、誰(shuí)擔(dān)責(zé)”。安全高效原則：在保障印章安全、防范風(fēng)險(xiǎn)的前提下，優(yōu)化用印流程，提升辦公效率，避免因流程冗余影響業(yè)務(wù)推進(jìn)。第二章印章分類與管理職責(zé)2.1印章分類企業(yè)印章按功能與使用場(chǎng)景分為以下類別（可根據(jù)企業(yè)實(shí)際調(diào)整）：公章：代表企業(yè)法人主體資格，用于以企業(yè)名義對(duì)外簽署的重要文件（如章程、決議、資質(zhì)證明、重大合同等）。財(cái)務(wù)專用章：僅限財(cái)務(wù)部門使用，用于銀行結(jié)算、票據(jù)出具、財(cái)務(wù)報(bào)表確認(rèn)等財(cái)務(wù)類業(yè)務(wù)。合同專用章：用于企業(yè)對(duì)外簽訂的各類經(jīng)濟(jì)合同（如買賣合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等），明確合同簽署的法律效力。法定代表人章（法人章）：與法定代表人簽字具有同等效力，常用于財(cái)務(wù)支付、重要文件簽署等需法定代表人確認(rèn)的場(chǎng)景。業(yè)務(wù)專用章：根據(jù)業(yè)務(wù)需求設(shè)置（如人事專用章、發(fā)票專用章、項(xiàng)目專用章等），僅限指定業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用，不得超范圍用印。2.2管理職責(zé)2.2.1管理部門職責(zé)行政部（或綜合管理部）：統(tǒng)籌企業(yè)公章、合同章、業(yè)務(wù)專用章的刻制、備案、保管、使用監(jiān)督及銷毀工作；制定印章管理制度并定期修訂；協(xié)調(diào)處理印章使用中的跨部門問(wèn)題。財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)專用章、法人章的日常管理，制定財(cái)務(wù)類印章的使用細(xì)則；確保財(cái)務(wù)用印符合財(cái)稅法規(guī)及企業(yè)財(cái)務(wù)制度。法務(wù)部（或合規(guī)部）：對(duì)合同類、重大決策類文件的用印內(nèi)容進(jìn)行合法性審查，提供法律風(fēng)險(xiǎn)提示；參與印章管理制度的合規(guī)性審核。2.2.2印章管理員職責(zé)專人專管：每個(gè)印章指定1-2名管理員（重要印章建議雙人共管，如財(cái)務(wù)章與法人章分離保管），管理員需簽訂《印章保管責(zé)任書》，明確保管責(zé)任。日常保管：將印章存放于帶鎖保險(xiǎn)柜或密碼箱，非工作時(shí)間需妥善封存；嚴(yán)禁將印章帶離辦公場(chǎng)所（確因工作需要外出用印的，需經(jīng)審批并由專人陪同）。用印登記：建立《印章使用臺(tái)賬》，詳細(xì)記錄用印時(shí)間、文件名稱、用印事由、申請(qǐng)人、審批人、用印份數(shù)等信息，確保每一次用印可追溯。異常反饋：發(fā)現(xiàn)印章丟失、被盜、偽造或用印申請(qǐng)存在疑點(diǎn)時(shí)，立即向直屬上級(jí)及法務(wù)部報(bào)告，配合開展調(diào)查。第三章印章使用流程3.1用印申請(qǐng)申請(qǐng)人需填寫《印章使用申請(qǐng)表》，注明用印文件名稱、內(nèi)容摘要、用印份數(shù)、使用場(chǎng)景（如對(duì)外簽約、內(nèi)部審批、財(cái)務(wù)支付等），并附需用印的文件原件或清晰復(fù)印件（電子文件需同步提交可編輯版本）。若為電子印章使用，需通過(guò)企業(yè)OA系統(tǒng)或指定平臺(tái)提交申請(qǐng)，上傳文件并說(shuō)明用印位置（如首頁(yè)、騎縫、落款等）。3.2審批流程根據(jù)印章類型及文件重要性，執(zhí)行分級(jí)審批：公章：涉及企業(yè)重大決策、資質(zhì)證明、對(duì)外承諾等文件，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理（或董事長(zhǎng)）審批；一般性內(nèi)部文件（如通知、通報(bào)），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人→行政部負(fù)責(zé)人審批。合同專用章：合同文本需先經(jīng)法務(wù)部（或合規(guī)專員）審核并出具《合同審核意見表》，再由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理審批；常規(guī)小額合同（如采購(gòu)金額較低的合同）可簡(jiǎn)化為部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)部→分管領(lǐng)導(dǎo)審批。財(cái)務(wù)專用章：財(cái)務(wù)付款類文件（如支票、匯款單）經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)辦人→財(cái)務(wù)主管→財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批；財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)資料等需經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人→總經(jīng)理審批。業(yè)務(wù)專用章：由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批，涉及對(duì)外承諾或重大業(yè)務(wù)的，需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)備案。3.3用印操作印章管理員收到審批通過(guò)的《申請(qǐng)表》后，核對(duì)文件內(nèi)容與申請(qǐng)事由是否一致，確認(rèn)文件份數(shù)、用印位置無(wú)誤后，方可加蓋印章。加蓋印章時(shí)，需確保印文清晰、完整，騎縫章需覆蓋文件所有拼接頁(yè)，避免出現(xiàn)“重影”“模糊”“漏蓋”等情況。電子印章使用需通過(guò)企業(yè)授權(quán)的電子簽章系統(tǒng)操作，確保文件已加密且用印后不可篡改，用印完成后需生成帶時(shí)間戳的PDF文件存檔。3.4用印登記與存檔印章管理員在《印章使用臺(tái)賬》中如實(shí)登記用印信息，申請(qǐng)人需簽字確認(rèn)；電子用印需在系統(tǒng)中自動(dòng)留存操作日志。用印后的文件原件（或電子文件）需按企業(yè)檔案管理制度歸檔，重要合同、決議等需長(zhǎng)期保存，一般性文件保存期限不少于五年。第四章印章保管與維護(hù)4.1保管要求場(chǎng)所安全：印章存放場(chǎng)所需安裝監(jiān)控設(shè)備（覆蓋保險(xiǎn)柜區(qū)域），監(jiān)控錄像保存不少于三十天；非管理員不得隨意進(jìn)入保管區(qū)域。專人值守：印章管理員臨時(shí)離崗（如請(qǐng)假、出差）時(shí)，需填寫《印章交接單》，經(jīng)直屬上級(jí)批準(zhǔn)后，移交備用管理員保管，交接時(shí)需核對(duì)印章數(shù)量、狀態(tài)并簽字確認(rèn)。禁止行為：嚴(yán)禁將印章交由非管理員保管，嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信上加蓋印章（確因業(yè)務(wù)需要的，需經(jīng)總經(jīng)理特批并注明用途、有效期，且僅能加蓋業(yè)務(wù)專用章）。4.2印章維護(hù)刻制與備案：新印章刻制需由行政部統(tǒng)一辦理，刻制前需經(jīng)法務(wù)部審核印章樣式（含字體、尺寸、防偽標(biāo)識(shí)），刻制完成后需到公安機(jī)關(guān)指定機(jī)構(gòu)備案，備案信息留存行政部存檔。更換與銷毀：印章因磨損、損壞或企業(yè)名稱變更需更換時(shí)，舊印章需由行政部收回，填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由行政部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部共同監(jiān)督銷毀（可采用碎章機(jī)銷毀或送公安機(jī)關(guān)指定機(jī)構(gòu)銷毀），銷毀過(guò)程需拍照、錄像存檔。電子印章維護(hù)：電子印章的密鑰由信息部（或IT部門）定期更新，確保簽章系統(tǒng)安全；電子印章的有效期與實(shí)體印章一致，到期前需提前辦理續(xù)期或更換。第五章風(fēng)險(xiǎn)防控與責(zé)任追究5.1禁止性規(guī)定嚴(yán)禁偽造、變?cè)炱髽I(yè)印章，嚴(yán)禁私自刻制與企業(yè)相關(guān)的任何印章。嚴(yán)禁超越審批權(quán)限用印，嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自用印。嚴(yán)禁將印章借給外部單位或個(gè)人使用，嚴(yán)禁為其他單位的文件、合同加蓋企業(yè)印章。5.2異常情況處理印章丟失/被盜：印章管理員需立即向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，同時(shí)向企業(yè)最高管理層報(bào)告；行政部需在24小時(shí)內(nèi)發(fā)布《印章作廢聲明》（通過(guò)企業(yè)官網(wǎng)、報(bào)紙等渠道），聲明原印章失效，并啟動(dòng)新印章刻制備案流程。印章偽造/冒用：發(fā)現(xiàn)他人偽造、冒用企業(yè)印章的，法務(wù)部需立即收集證據(jù)（如文件原件、交易記錄），向公安機(jī)關(guān)報(bào)案并提起民事訴訟，追究相關(guān)方的法律責(zé)任。用印糾紛處理：因印章使用引發(fā)合同糾紛、債務(wù)糾紛的，涉事部門需配合法務(wù)部開展調(diào)查，提供用印審批記錄、文件存檔等資料，協(xié)助厘清責(zé)任。5.3監(jiān)督與問(wèn)責(zé)內(nèi)部審計(jì)：審計(jì)部每半年對(duì)印章管理情況進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，檢查用印臺(tái)賬、審批記錄、保管措施的執(zhí)行情況，出具《印章管理審計(jì)報(bào)告》，提出整改建議。責(zé)任追究：對(duì)違反本手冊(cè)規(guī)定的人員，視情節(jié)輕重給予警告、記過(guò)、降職、辭退等處分；造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失或法律糾紛的，依法追究賠償責(zé)任；涉嫌犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理。第六章附則6.1生效日期本手冊(cè)自發(fā)布之日起生效，原《印章管理制度》同時(shí)廢止。6.2解釋與