銷售合同管理工具：合同條款審核與簽訂流程指南一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景本工具適用于企業(yè)銷售業(yè)務(wù)中各類合同的規(guī)范化管理，具體場(chǎng)景包括但不限于：新客戶合作：首次與客戶簽訂產(chǎn)品銷售或服務(wù)合同時(shí)需對(duì)條款進(jìn)行全面審核與流程管控；老客戶續(xù)簽：對(duì)合作到期客戶的合同續(xù)簽，需重點(diǎn)復(fù)核歷史合作中的條款變更點(diǎn)及新增風(fēng)險(xiǎn)；訂單變更補(bǔ)充：因產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間等變化需簽訂補(bǔ)充協(xié)議時(shí)，保證補(bǔ)充條款與原合同無(wú)沖突；特殊條款定制：針對(duì)客戶提出的個(gè)性化需求（如定制化服務(wù)、特殊交付方式等），需單獨(dú)審核條款合規(guī)性與可行性。二、合同條款審核與簽訂全流程操作（一）合同起草：信息收集與條款初擬操作目標(biāo)：基于業(yè)務(wù)需求，保證合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，覆蓋核心交易要素。操作步驟：基礎(chǔ)信息收集銷售人員從客戶處獲取以下信息：客戶全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、注冊(cè)地址、聯(lián)系方式（聯(lián)系人*及電話）；明確交易標(biāo)的（產(chǎn)品名稱/服務(wù)內(nèi)容、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量）、價(jià)格（單價(jià)、總價(jià)、是否含稅）、交付（時(shí)間、地點(diǎn)、方式）、付款（進(jìn)度、比例、賬戶信息）、違約責(zé)任等核心條款；收集客戶特殊需求（如質(zhì)保期、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、保密要求等），記錄并作為條款初擬依據(jù)。合同模板初擬使用公司標(biāo)準(zhǔn)合同模板（如《產(chǎn)品銷售合同》《服務(wù)協(xié)議》），將收集的信息填充至對(duì)應(yīng)條款；針對(duì)客戶特殊需求，在“其他約定”或“補(bǔ)充條款”中明確表述，避免模糊表述（如“盡快”“合理時(shí)間”等，需替換為具體時(shí)限或標(biāo)準(zhǔn)）。（二）內(nèi)部審核：多維度風(fēng)險(xiǎn)排查操作目標(biāo)：通過(guò)法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門(mén)協(xié)同審核，識(shí)別并規(guī)避合同法律、財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。操作步驟：業(yè)務(wù)部門(mén)初審（銷售人員/銷售經(jīng)理*）核對(duì)合同信息與業(yè)務(wù)需求一致性：產(chǎn)品/服務(wù)描述、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間等是否與訂單或客戶確認(rèn)函一致；檢查客戶基礎(chǔ)信息完整性：客戶名稱、信用代碼等是否與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致，避免簽約主體不適格；確認(rèn)特殊條款可執(zhí)行性：如定制化需求是否滿足產(chǎn)能、技術(shù)條件，付款周期是否符合公司信用政策。法務(wù)部門(mén)復(fù)審（法務(wù)專員*）重點(diǎn)審核法律條款合規(guī)性：主體條款：客戶是否具備完全民事行為能力，授權(quán)代表是否持有有效授權(quán)委托書(shū)；權(quán)利義務(wù)條款：雙方責(zé)任是否明確，避免“單方免責(zé)”“模糊責(zé)任”等表述；違約責(zé)任：違約金比例是否合理（不超過(guò)實(shí)際損失30%），爭(zhēng)議解決方式（仲裁/訴訟）是否明確管轄地；知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款：涉及專利、商標(biāo)等時(shí)，需明確權(quán)屬及侵權(quán)責(zé)任歸屬。修改或刪除法律風(fēng)險(xiǎn)條款（如“本公司對(duì)不可抗力導(dǎo)致的延遲不承擔(dān)任何責(zé)任”，需補(bǔ)充“不可抗力范圍及通知義務(wù)”）。財(cái)務(wù)部門(mén)終審（財(cái)務(wù)經(jīng)理*）審核款項(xiàng)結(jié)算條款：付款進(jìn)度是否與公司現(xiàn)金流匹配，賬戶信息是否為公司指定對(duì)公賬戶；核對(duì)稅務(wù)處理：是否明確稅費(fèi)承擔(dān)方（如“含稅價(jià)”需注明稅率及發(fā)票類型）；評(píng)估信用風(fēng)險(xiǎn)：對(duì)新客戶或大額合同，需結(jié)合客戶信用評(píng)級(jí)，要求提供擔(dān)?；蝾A(yù)付款比例。審核意見(jiàn)反饋與修改各審核部門(mén)需在《合同審核表》（見(jiàn)模板1）中明確標(biāo)注“通過(guò)”“修改后通過(guò)”或“不通過(guò)”，并說(shuō)明具體修改意見(jiàn)；銷售人員根據(jù)意見(jiàn)修改合同，重新提交至相關(guān)部門(mén)復(fù)核，直至所有審核均通過(guò)。（三）客戶溝通：條款確認(rèn)與異議處理操作目標(biāo)：與客戶就審核后的合同條款達(dá)成一致，保證雙方理解一致，避免后續(xù)爭(zhēng)議。操作步驟：發(fā)送合同草案銷售人員將最終版合同（加蓋公司“合同草案章”）通過(guò)郵件或紙質(zhì)版送達(dá)客戶，聯(lián)系人*需簽收確認(rèn)。客戶異議反饋與協(xié)商若客戶提出修改意見(jiàn)（如價(jià)格調(diào)整、交付時(shí)間延長(zhǎng)），銷售人員需評(píng)估影響：小幅調(diào)整：與業(yè)務(wù)經(jīng)理*溝通后，同步法務(wù)、財(cái)務(wù)確認(rèn)是否可接受，修改后重新審核；大幅調(diào)整：超出權(quán)限時(shí)，需上報(bào)銷售總監(jiān)*審批，必要時(shí)簽訂補(bǔ)充協(xié)議。最終條款確認(rèn)雙方就所有條款達(dá)成一致后，客戶需在合同文本上加蓋公章（或合同專用章），并由授權(quán)代表簽字；若客戶為個(gè)人，需核對(duì)證件號(hào)碼信息并由本人簽字摁手印。（四）合同簽署：用印與生效管理操作目標(biāo)：規(guī)范用印流程，保證合同合法生效，明確生效時(shí)間。操作步驟：內(nèi)部用印申請(qǐng)銷售人員填寫(xiě)《合同用印申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板2），附最終版合同（客戶已簽字蓋章版）、《合同審核表》，提交至行政部或法務(wù)部。用印審核與蓋章行政部/法務(wù)部核驗(yàn)：合同文本是否與審核版本一致，客戶簽字蓋章是否完整，用印申請(qǐng)表是否齊全；確認(rèn)無(wú)誤后，加蓋公司公章或合同專用章，騎縫章需覆蓋合同連接處；用印后，合同文本數(shù)量按“客戶正本+公司存檔副本+相關(guān)部門(mén)副本”分配（如客戶2份、公司3份）。合同生效與送達(dá)合同自雙方簽字蓋章之日起生效（另有約定除外，如“需收到預(yù)付款后生效”）；銷售人員在3個(gè)工作日內(nèi)將客戶正本送達(dá)客戶，留存簽收記錄；同步將公司存檔副本移交檔案管理部門(mén)。（五）歸檔與履約跟蹤：全周期管理操作目標(biāo)：保證合同可追溯，同步跟蹤履約情況，及時(shí)處理異常。操作步驟：合同歸檔檔案管理部門(mén)按“一合同一檔”原則，將合同文本、附件、審核表、用印申請(qǐng)表、客戶簽收記錄等整理歸檔；歸檔信息錄入合同管理系統(tǒng)，包含合同編號(hào)、客戶名稱、簽約日期、金額、到期日、負(fù)責(zé)人等關(guān)鍵字段，便于查詢。履約跟蹤銷售人員按合同約定跟蹤交付、驗(yàn)收、付款進(jìn)度：交付前：確認(rèn)生產(chǎn)/服務(wù)準(zhǔn)備情況，提前通知客戶；交付后：協(xié)助客戶驗(yàn)收，簽署《驗(yàn)收確認(rèn)單》；付款節(jié)點(diǎn)：提前提醒客戶付款，逾期未付的啟動(dòng)催收流程。變更與終止管理合同履行中需變更的，雙方簽訂補(bǔ)充協(xié)議，參照原流程審核、簽署、歸檔；合同到期前，評(píng)估續(xù)簽需求，提前30天與客戶溝通，避免合同空檔期。三、常用管理模板參考模板1：合同審核表合同編號(hào)客戶名稱合同名稱審核部門(mén)審核人審核日期業(yè)務(wù)部門(mén)銷售經(jīng)理*審核項(xiàng)目審核內(nèi)容審核意見(jiàn)是否通過(guò)修改說(shuō)明主體信息客戶名稱、信用代碼、注冊(cè)地址是否與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致客戶名稱有誤，需補(bǔ)充“有限公司”后綴不通過(guò)修改客戶全稱并重新?tīng)I(yíng)業(yè)執(zhí)照商務(wù)條款價(jià)格、數(shù)量、交付時(shí)間是否與訂單一致確認(rèn)一致通過(guò)—法律條款違約金比例是否合理，爭(zhēng)議解決方式是否明確違約金比例調(diào)整為5%，爭(zhēng)議解決明確為“甲方所在地法院”修改后通過(guò)見(jiàn)修改后合同第X條財(cái)務(wù)條款付款賬戶是否為公司指定對(duì)公賬戶，稅務(wù)約定是否清晰賬戶信息正確，明確“含稅價(jià)，稅率13%”通過(guò)—綜合結(jié)論□通過(guò)□修改后通過(guò)□不通過(guò)（需注明具體原因）審核人簽字：日期：模板2：合同用印申請(qǐng)表合同編號(hào)客戶名稱合同名稱合同金額（元）申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人銷售部銷售人員*用印類型□合同公章□合同專用章□騎縫章用印份數(shù)份（客戶份，公司份）生效日期用印事由（簡(jiǎn)述合同背景及核心條款，如“與公司簽訂產(chǎn)品銷售合同，金額萬(wàn)元，交付時(shí)間月日”）附件清單□合同文本正本份□審核表□客戶簽字蓋章頁(yè)□其他：部門(mén)負(fù)責(zé)人審批：日期：行政/法務(wù)部意見(jiàn)□同意用印□補(bǔ)充材料后再審□不同意用?。ㄔ颍海┖炞郑喝掌冢核摹㈥P(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示條款完整性風(fēng)險(xiǎn)：避免遺漏核心條款（如違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決），建議使用標(biāo)準(zhǔn)模板并逐項(xiàng)核對(duì)，保證無(wú)“待補(bǔ)充”空白項(xiàng)。簽約主體風(fēng)險(xiǎn)：簽約前務(wù)必核實(shí)客戶營(yíng)業(yè)執(zhí)照及授權(quán)代表身份，避免與分公司、項(xiàng)目部等不具備獨(dú)立簽約資格的主體簽約。用印規(guī)范性風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)禁在空白合同、未經(jīng)審核合同上用印，