企業(yè)采購合同審查及管理模板一、適用范圍與典型場景日常生產(chǎn)經(jīng)營所需原材料、零部件的零星采購；設(shè)備、固定資產(chǎn)的大額批量采購；年度框架協(xié)議的簽訂與執(zhí)行；服務(wù)類采購（如技術(shù)服務(wù)、咨詢服務(wù)、物流服務(wù)等）的合同管理。二、全流程操作步驟詳解（一）采購需求提出與確認需求發(fā)起：由需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項目部）填寫《采購需求審批表》，明確采購標的物的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、用途、期望交付時間、預(yù)算金額及依據(jù)（如成本測算、歷史采購數(shù)據(jù)等）。需求審核：需求部門負責人對需求的合理性、必要性進行審核；采購部審核采購可行性（如市場供應(yīng)情況、預(yù)算匹配度）；財務(wù)部審核預(yù)算合規(guī)性（是否超預(yù)算、資金來源是否明確）。需求審批：根據(jù)采購金額分級審批（如金額≤5萬元由采購總監(jiān)審批，5萬-50萬元由總經(jīng)理審批，≥50萬元由總經(jīng)理辦公會審批），審批通過后形成《采購需求確認單》，作為后續(xù)采購活動的依據(jù)。（二）供應(yīng)商選擇與資質(zhì)審查供應(yīng)商尋源：采購部根據(jù)需求內(nèi)容，通過公開招標、邀請招標、詢價比價、單一來源采購（適用唯一供應(yīng)商情形）等方式確定候選供應(yīng)商，至少篩選3家（單一來源除外）進行對比。資質(zhì)審查：對候選供應(yīng)商進行資質(zhì)核驗，填寫《供應(yīng)商資質(zhì)審查表》，重點審查：營業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否涵蓋采購標的）；特殊行業(yè)資質(zhì)（如食品采購需《食品生產(chǎn)許可證》，特種設(shè)備采購需《特種設(shè)備生產(chǎn)許可證》）；財務(wù)狀況（近1年審計報告、資產(chǎn)負債率、營收情況，評估履約能力）；業(yè)績證明（近2年類似采購項目合同復(fù)印件，需加蓋供應(yīng)商公章）；信用記錄（通過“信用中國”等官方渠道查詢，無嚴重失信行為）。供應(yīng)商確定：綜合價格、資質(zhì)、業(yè)績、服務(wù)等因素，確定中標/成交供應(yīng)商，形成《供應(yīng)商選定報告》。（三）合同起草模板選擇：優(yōu)先使用企業(yè)標準采購合同模板（如《原材料采購合同模板》《設(shè)備采購合同模板》），無模板時根據(jù)交易類型起草，保證條款完整。核心條款填寫：合同主體：雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、注冊地址、聯(lián)系方式（需與營業(yè)執(zhí)照一致）；標的物：名稱、規(guī)格型號、品牌（如指定品牌需注明“或同等檔次品牌”）、數(shù)量、質(zhì)量標準（明確國標/行標/約定標準，附技術(shù)參數(shù)附件）；價款與支付：含稅金額、單價、總價、支付方式（如預(yù)付款30%、到貨款60%、質(zhì)保金10%）、賬戶信息（戶名、賬號、開戶行）；交付與驗收：交付時間（具體日期或“收到預(yù)付款后日內(nèi)”）、交付地點（如“采購方指定倉庫”）、運輸方式及費用承擔、驗收標準（“按本合同約定質(zhì)量標準執(zhí)行”）、驗收期限（“到貨后日內(nèi)完成”）；違約責任：明確逾期交貨/付款的違約金計算方式（如“按日萬分之五計算”）、質(zhì)量不合格的退貨/換貨責任、不可抗力的界定及處理；爭議解決：約定“向采購方所在地有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟”（或仲裁，需明確仲裁機構(gòu)）。（四）合同審查內(nèi)部審查：業(yè)務(wù)部門：審查標的物技術(shù)參數(shù)是否與需求一致、交付時間是否滿足生產(chǎn)計劃；財務(wù)部：審查價款、支付方式、稅費計算是否合規(guī)，是否符合財務(wù)制度；法務(wù)部（或合規(guī)專員）：審查主體資格、條款合法性、違約責任是否明確、是否存在法律風(fēng)險（如“霸王條款”）。填寫《合同審查意見表》，各審查部門需明確“同意”“修改后同意”或“不同意”意見，并具體說明修改建議。外部審查（如需）：對于重大采購合同（如金額≥50萬元、涉及核心技術(shù)或知識產(chǎn)權(quán)），可聘請外部律師出具《法律審查意見書》，重點關(guān)注合同效力、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款等。（五）合同簽署與生效會簽：審查通過后，由采購部組織各相關(guān)部門及供應(yīng)商會簽，雙方加蓋公章或合同專用章（自然人需簽字按手?。Ｉl件：明確合同自“雙方簽字蓋章之日起生效”或“滿足條件（如預(yù)付款到賬）后生效”。分發(fā)備案：簽署后，采購部留存正本1份，復(fù)印件分發(fā)至需求部門、財務(wù)部、法務(wù)部（或檔案室），同步進行電子臺賬登記（合同編號、名稱、金額、供應(yīng)商、簽署日期等）。（六）合同履行跟蹤交付監(jiān)控：采購部跟蹤供應(yīng)商備貨、發(fā)貨進度，要求供應(yīng)商提供《發(fā)貨清單》，收貨后由需求部門核對數(shù)量、外觀，簽署《收貨確認單》。驗收管理：需求部門按合同約定組織驗收（技術(shù)參數(shù)檢測、試運行等），出具《驗收報告》，驗收不合格的需書面通知供應(yīng)商限期整改，整改后復(fù)驗。付款執(zhí)行：財務(wù)部根據(jù)《驗收報告》《發(fā)票》（由供應(yīng)商提供合規(guī)增值稅發(fā)票）及合同約定支付節(jié)點，辦理付款手續(xù)，填寫《付款審批表》，留存付款憑證。異常處理：發(fā)生逾期交貨、質(zhì)量等問題時，采購部及時發(fā)函催告或索賠，必要時啟動違約責任條款，重大問題上報管理層協(xié)調(diào)。（七）合同變更與解除變更流程：因需求變化、市場因素等需變更合同時由雙方協(xié)商一致簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更內(nèi)容（如數(shù)量、價格、交付時間），履行原審批流程后簽署，作為原合同附件。解除條件：符合約定解除情形（如一方嚴重違約、不可抗力導(dǎo)致合同無法履行）或協(xié)商一致的，簽訂《合同解除協(xié)議》，明確責任劃分（如已付款項退還、損失賠償），解除后雙方書面確認終止履行。（八）合同歸檔資料整理：合同履行完畢后，采購部收集合同正本、審批文件、簽署頁、收貨/驗收報告、付款憑證、變更/解除協(xié)議等全套資料，按“一合同一檔”原則整理。歸檔管理：電子檔案至企業(yè)OA系統(tǒng)或合同管理平臺，設(shè)置查閱權(quán)限；紙質(zhì)檔案裝入檔案袋，標注“合同編號-名稱-供應(yīng)商-年度”，移交檔案室保管，保管期限不少于合同履行完畢后5年。三、核心工具表格模板表1：采購需求審批表需求部門聯(lián)系人聯(lián)系方式需求名稱采購標的物詳情規(guī)格型號/服務(wù)內(nèi)容數(shù)量單位預(yù)算金額（元）需求說明（用途、技術(shù)參數(shù)、特殊要求等）審核意見需求部門負責人：日期：采購部審核：日期：財務(wù)部審核：日期：總經(jīng)理審批：日期：備注表2：供應(yīng)商資質(zhì)審查表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼注冊地址法定代表人聯(lián)系人聯(lián)系方式營業(yè)執(zhí)照編號有效期至資質(zhì)證書（名稱、編號、頒發(fā)機構(gòu)、有效期）業(yè)績證明（近2年類似項目，可附合同復(fù)印件）財務(wù)狀況（審計報告年份、資產(chǎn)負債率、營收）審查結(jié)論（合格/不合格）審查人日期備注表3：合同審查意見表合同編號合同名稱審查環(huán)節(jié)（起草/初稿/終稿）審查部門/人員審查日期審查維度主體資格（營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書）標的物（描述、質(zhì)量標準）價款支付（金額、方式、稅費）交付驗收（時間、地點、標準）違約責任（情形、計算方式）爭議解決（管轄/仲裁）其他（法律合規(guī)性、條款完整性）審查人簽字：表4：合同執(zhí)行跟蹤表合同編號合同名稱供應(yīng)商名稱標的物/服務(wù)內(nèi)容合同金額（元）約定交付時間實際交付時間驗收情況（合格/不合格/待驗收）付款跟蹤付款階段應(yīng)付金額（元）實付金額（元）支付日期預(yù)付款到貨款質(zhì)保金執(zhí)行狀態(tài)（正常/延期/變更/終止）負責人跟蹤日期備注四、關(guān)鍵風(fēng)險提示與注意事項（一）合同審查階段風(fēng)險防控主體資格風(fēng)險：審查供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否包含采購標的，避免與分公司、分支機構(gòu)或已吊銷企業(yè)簽約；自然人簽約需核對證件號碼原件，留存復(fù)印件。標的物描述風(fēng)險：質(zhì)量標準需明確具體（如“符合GB/T19001-2016標準”），避免模糊表述（如“質(zhì)量良好”）；涉及定制化產(chǎn)品，需附技術(shù)參數(shù)附件作為合同組成部分。價款支付風(fēng)險：預(yù)付款比例原則上不超過30%，付款節(jié)點與交付/驗收進度掛鉤，避免“合同生效即付全款”；賬戶信息需與供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照一致，防范支付錯誤。違約責任風(fēng)險：違約金比例需合理（一般不超過合同總額的30%），明確違約情形及計算方式（如“逾期交貨按日萬分之五支付違約金，最高不超過合同總額的10%”）；避免“一切損失由違約方承擔”等模糊表述。法律合規(guī)風(fēng)險：審查合同是否違反法律強制性規(guī)定（如禁止轉(zhuǎn)包/分包需明確約定），避免“霸王條款”（如“最終解釋權(quán)歸采購方所有”）。（二）合同管理階段風(fēng)險防控履行跟蹤風(fēng)險：建立定期跟蹤機制（如每周更新交付進度），保存收貨單、驗收報告等書面憑證，避免“口頭交付”“無驗收確認”導(dǎo)致糾紛。變更管理風(fēng)險：任何變更需簽訂書面《變更協(xié)議》，履行原審批流程，避免“先變更后審批”或“口頭變更”；變更內(nèi)容需明確具體