企業(yè)采購審批流程與采購單模板工具一、適用場景與業(yè)務背景本工具適用于企業(yè)各類采購業(yè)務場景，涵蓋日常運營物資采購（如辦公用品、設備耗材）、項目專項采購（如研發(fā)材料、工程設備）、緊急采購補充（如生產突發(fā)故障所需零部件）等。通過標準化審批流程與統(tǒng)一模板，明確各環(huán)節(jié)職責，保證采購合規(guī)、高效，同時實現(xiàn)成本可控與流程可追溯，適用于中小型及大型企業(yè)的采購管理部門、需求部門及相關審批人員。二、流程步驟詳解需求發(fā)起與申請單填寫操作主體：需求部門（如行政部、生產部、項目部）操作內容：需求部門根據(jù)實際業(yè)務需求（如新員工入職需采購辦公椅、生產車間需補充原材料），填寫《企業(yè)采購申請單》（模板見第三部分），詳細說明采購物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、預算金額、用途及緊急程度（如“常規(guī)采購”“緊急采購”）。附件需附上《采購需求說明》（含需求背景、技術參數(shù)要求等），若涉及固定資產采購，需附《固定資產采購評估表》（含使用年限、維護成本分析）。輸出物：《企業(yè)采購申請單》及附件材料。部門負責人初審操作主體：需求部門負責人（如行政部經理、生產部主管）操作內容：需求部門負責人審核采購需求的合理性（如是否為必要采購、數(shù)量是否匹配實際工作量）、預算是否符合部門年度預算額度。審核通過后，在《企業(yè)采購申請單》“部門負責人審批意見”欄簽字確認，并注明“同意初審”；若審核不通過，需注明駁回原因（如“超預算”“需求描述不清晰”），退回需求部門修改。時效要求：常規(guī)采購需在1個工作日內完成審核，緊急采購需在4小時內完成。財務部預算與合規(guī)性審核操作主體：財務部專員及財務負責人操作內容：財務部專員核對采購申請單中的預算金額是否與財務系統(tǒng)預算科目匹配，檢查是否有超預算情況（若超預算，需求部門需提交《預算調整申請表》附后）。審核采購物品的稅務處理方式（如是否涉及增值稅專用發(fā)票）、付款條件是否符合企業(yè)財務制度（如預付款比例、賬期）。財務負責人確認無誤后，在“財務部審核意見”欄簽字，并加蓋財務專用章；若發(fā)覺合規(guī)風險（如供應商資質不全、付款條款不合理），需提出修改意見并暫停流程。輸出物：審核通過的《企業(yè)采購申請單》（含財務審核意見）。分級審批與最終簽批操作主體：根據(jù)采購金額劃分審批權限（示例）：金額≤5000元：部門負責人+財務負責人審批；5000元＜金額≤50000元：部門負責人+財務負責人+分管副總審批；金額＞50000元：部門負責人+財務負責人+分管副總+總經理審批。操作內容：審批人重點審核采購的必要性、成本效益及與企業(yè)戰(zhàn)略的匹配性（如大宗采購是否影響現(xiàn)金流）。審批通過后，在對應審批欄簽字并注明“同意采購”；若審批駁回，需明確理由（如“非必需品”“成本過高”），流程終止并退回需求部門。采購執(zhí)行與供應商對接操作主體：采購部操作內容：采購部收到審批通過的《企業(yè)采購申請單》后，根據(jù)需求部門的技術參數(shù)要求，從“合格供應商名錄”中選擇至少3家供應商進行比價（緊急采購可簡化為1-2家比價），填寫《供應商比價記錄表》附后。確定供應商后，與供應商簽訂《采購合同》（若金額≥10000元），明確交貨時間、質量標準、驗收方式、付款條款等，并將合同復印件交財務部備案。通知供應商按時發(fā)貨，并跟蹤物流進度，保證物品按期送達。物品驗收與入庫登記操作主體：需求部門+倉庫管理員操作內容：物品送達后，需求部門與倉庫管理員共同開箱驗收，核對物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量是否與采購申請單一致，檢查外觀是否完好、功能是否符合技術參數(shù)要求。驗收合格后，填寫《物品驗收單》（需雙方簽字確認），并將物品辦理入庫手續(xù)，倉庫管理員更新庫存臺賬；若驗收不合格（如數(shù)量短缺、質量問題），需在24小時內通知采購部聯(lián)系供應商退換貨，并記錄《不合格品處理報告》。付款結算與檔案歸檔操作主體：財務部+采購部操作內容：采購部憑審批通過的《企業(yè)采購申請單》《物品驗收單》《采購合同》及供應商開具的合規(guī)付款憑證（如付款申請單、收據(jù)），向財務部申請付款。財務部審核無誤后，按合同約定安排付款（如銀行轉賬、電匯），并在付款后3個工作日內將付款憑證復印件交采購部。采購部將《企業(yè)采購申請單》《采購合同》《物品驗收單》《供應商比價記錄表》等資料整理歸檔，保存期限不少于3年，以備審計或追溯。三、采購申請單模板說明字段名稱填寫要求采購申請單號自動（格式：CG-YYYYMMDD-X，如CG20231001-001）申請部門需求部門全稱（如“行政部”“生產一部”）申請人需求部門具體經辦人姓名（用“”代替，如“張”）聯(lián)系方式辦公電話或內部通訊號（如“*”）采購日期申請?zhí)峤坏娜掌冢ǜ袷剑篩YYY-MM-DD）需求部門與“申請部門”一致，若為跨部門需求，需注明主要需求部門采購用途詳細說明采購物品的使用場景（如“用于新員工辦公桌椅配置”“生產車間A線原材料補充”）供應商信息供應商全稱、聯(lián)系人姓名（用“”代替，如“李”）、聯(lián)系方式（用“*”代替）采購物品明細（表格形式）?名稱：物品標準名稱（如“人體工學辦公椅”“不銹鋼螺絲”）?規(guī)格型號：technicalparameters（如“尺寸：60cm×60cm×120cm，材質：網布+鋼架”）?單位：個/臺/公斤等?數(shù)量：采購數(shù)量?預估單價：單位（元）?預估總價：數(shù)量×預估單價（小寫）?備注：特殊要求（如“需綠色環(huán)保認證”“定制款”）預算金額（大寫）中文大寫（如“人民幣伍仟元整”）預算金額（小寫）阿拉伯數(shù)字（如“￥5000.00”）部門負責人審批意見簽字+日期+意見（如“同意初審，按流程辦理”）財務部審核意見簽字+日期+意見（如“預算充足，合規(guī)”）分級審批意見按權限填寫（分管副總/總經理簽字+日期+意見）附件清單列出附件名稱及份數(shù)（如“1.《采購需求說明》1份；2.《供應商比價記錄表》1份”）四、操作要點與風險提示信息準確性：采購申請單中物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息需與實際需求一致，避免因信息錯誤導致采購不符或退換貨成本。審批時效：各部門需在規(guī)定時限內完成審核，緊急采購可通過“綠色通道”簡化流程（如先口頭溝通后補簽審批單），但需在24小時內補齊手續(xù)。預算控制：嚴格執(zhí)行預算管理，超預算采購必須提前提交預算調整申請，未經審批不得擅自開展采購。供應商合規(guī)：優(yōu)先選擇“合格供應商名錄”中的供應商，新供應商需提交《供應商資質表》（含營業(yè)執(zhí)照、相關行