企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷申請(qǐng)審批流程規(guī)范工具一、引言為規(guī)范企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷行為，明確報(bào)銷申請(qǐng)各環(huán)節(jié)職責(zé)，提高費(fèi)用報(bào)銷效率，保證財(cái)務(wù)支出合規(guī)、透明，特制定本流程規(guī)范工具。本工具適用于企業(yè)各部門員工日常費(fèi)用、差旅費(fèi)用、業(yè)務(wù)招待費(fèi)用等各類報(bào)銷場(chǎng)景，旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程保障企業(yè)資金安全，提升財(cái)務(wù)管理水平。二、適用范圍本規(guī)范工具適用于企業(yè)全體正式員工及實(shí)習(xí)人員（實(shí)習(xí)人員報(bào)銷需由部門負(fù)責(zé)人額外審批），涵蓋以下費(fèi)用類型：日常費(fèi)用：辦公用品、通訊費(fèi)、交通費(fèi)、市內(nèi)交通補(bǔ)貼等；差旅費(fèi)用：因公出差的交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)助、市內(nèi)交通費(fèi)等；業(yè)務(wù)招待費(fèi)用：因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的客戶接待餐費(fèi)、禮品費(fèi)等；其他經(jīng)財(cái)務(wù)部門認(rèn)定的合規(guī)費(fèi)用。三、財(cái)務(wù)報(bào)銷操作全流程（一）報(bào)銷申請(qǐng)準(zhǔn)備費(fèi)用發(fā)生前確認(rèn)單次報(bào)銷金額超過(guò)5000元或涉及大額支出（如固定資產(chǎn)采購(gòu)、會(huì)議費(fèi)等），需提前向財(cái)務(wù)部門提交《大額支出預(yù)申請(qǐng)表》，明確費(fèi)用用途、預(yù)算金額及審批人，獲批后方可執(zhí)行。差旅報(bào)銷需提前填寫《出差審批單》，注明出差事由、地點(diǎn)、時(shí)間、交通工具及預(yù)計(jì)費(fèi)用，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后作為報(bào)銷附件。票據(jù)收集與整理費(fèi)用發(fā)生后，及時(shí)取得合規(guī)發(fā)票（增值稅專用發(fā)票或增值稅普通發(fā)票），發(fā)票抬頭需為“企業(yè)全稱”，稅號(hào)、金額、開(kāi)票日期等要素完整無(wú)誤，且加蓋發(fā)票專用章。同一報(bào)銷事由的發(fā)票需按時(shí)間順序分類整理，大額發(fā)票（如住宿費(fèi)、機(jī)票）需附消費(fèi)明細(xì)或行程單；交通費(fèi)需注明起止地點(diǎn)及事由；招待費(fèi)需注明招待對(duì)象、事由及參與人數(shù)。（二）填寫報(bào)銷申請(qǐng)單登錄企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)或使用紙質(zhì)《費(fèi)用報(bào)銷單》，逐項(xiàng)填寫以下信息：基本信息：報(bào)銷部門、申請(qǐng)人姓名、工號(hào)、報(bào)銷日期、聯(lián)系電話；費(fèi)用明細(xì)：按費(fèi)用類別分行填寫，每行需注明“費(fèi)用發(fā)生日期”“費(fèi)用事由”“金額”“發(fā)票號(hào)碼”，若涉及多張發(fā)票，需在“附件張數(shù)”欄注明總張數(shù)；預(yù)算科目：選擇對(duì)應(yīng)的費(fèi)用預(yù)算項(xiàng)目（如“辦公費(fèi)-辦公用品”“差旅費(fèi)-交通費(fèi)”），保證費(fèi)用歸屬預(yù)算準(zhǔn)確；備注信息：特殊事項(xiàng)需說(shuō)明（如“跨月報(bào)銷”“遺失發(fā)票說(shuō)明”等）。附件粘貼規(guī)范：發(fā)票、行程單、消費(fèi)明細(xì)等原始憑證需按順序粘貼在《費(fèi)用報(bào)銷單》背面，左上角對(duì)齊，保證憑證清晰可見(jiàn)，關(guān)鍵信息（如發(fā)票金額、日期）不被遮擋。（三）部門負(fù)責(zé)人審批申請(qǐng)人將填寫完整的《費(fèi)用報(bào)銷單》及附件提交至部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人需審核以下內(nèi)容：報(bào)銷費(fèi)用是否與部門業(yè)務(wù)相關(guān)，是否符合預(yù)算管理規(guī)定；費(fèi)用發(fā)生事由是否真實(shí)、合理，是否存在超標(biāo)準(zhǔn)支出（如差旅住宿標(biāo)準(zhǔn)、招待費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等）；報(bào)銷單填寫是否完整，附件是否齊全、合規(guī)。審批通過(guò)后，部門負(fù)責(zé)人在“部門負(fù)責(zé)人審批”欄簽字并注明日期；若審核不通過(guò)，需注明退回理由，交由申請(qǐng)人修改后重新提交。（四）財(cái)務(wù)部門審核財(cái)務(wù)部門在收到報(bào)銷申請(qǐng)后，2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)核查：發(fā)票合規(guī)性：發(fā)票真?zhèn)危ㄍㄟ^(guò)國(guó)家稅務(wù)總局全國(guó)增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)驗(yàn)證）、抬頭稅號(hào)是否正確、有無(wú)涂改、是否在有效報(bào)銷期內(nèi)（一般為費(fèi)用發(fā)生后3個(gè)月內(nèi)）；金額準(zhǔn)確性：報(bào)銷金額與發(fā)票金額、附件匯總金額是否一致，計(jì)算是否無(wú)誤；預(yù)算與標(biāo)準(zhǔn)：費(fèi)用是否超出預(yù)算額度，是否符合企業(yè)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)（如差旅住宿標(biāo)準(zhǔn)：一線城市不超過(guò)500元/晚，二線城市不超過(guò)350元/晚等）；附件完整性：是否按要求提供出差審批單、招待事由說(shuō)明等必要附件。審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)人員在“財(cái)務(wù)審核”欄簽字并注明日期；審核不通過(guò)的，注明退回原因（如“發(fā)票抬頭錯(cuò)誤”“超出預(yù)算”等），退回申請(qǐng)人補(bǔ)充或整改。（五）分級(jí)審批（按金額劃分）根據(jù)報(bào)銷金額，由不同層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，保證審批權(quán)責(zé)匹配：金額≤5000元：由財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，直接進(jìn)入出納付款流程；5000元＜金額≤20000元：需經(jīng)分管業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)（如*分管副總）審批，在“分管領(lǐng)導(dǎo)審批”欄簽字；金額＞20000元：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交總經(jīng)理（或*總經(jīng)理）審批，在“總經(jīng)理審批”欄簽字。（六）出納付款審批流程全部完成后，出納人員核對(duì)《費(fèi)用報(bào)銷單》及審批簽字是否完整，確認(rèn)無(wú)誤后：?jiǎn)T工選擇現(xiàn)金報(bào)銷的，需在“領(lǐng)款人簽字”欄簽字確認(rèn)；員工選擇銀行轉(zhuǎn)賬的，需提供準(zhǔn)確的銀行卡號(hào)、開(kāi)戶行及戶名，財(cái)務(wù)部門在3個(gè)工作日內(nèi)完成轉(zhuǎn)賬。出納付款后，在“出納付款”欄注明付款日期及方式，并在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中標(biāo)記“已支付”狀態(tài)。（七）財(cái)務(wù)歸檔每月結(jié)束后，財(cái)務(wù)部門將本月已報(bào)銷的《費(fèi)用報(bào)銷單》及附件按部門分類整理，核對(duì)無(wú)誤后存入財(cái)務(wù)檔案庫(kù)；電子版報(bào)銷單及掃描件同步至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，保存期限不少于5年，以備審計(jì)或查詢。四、報(bào)銷申請(qǐng)單模板費(fèi)用報(bào)銷單報(bào)銷部門申請(qǐng)人工號(hào)報(bào)銷日期費(fèi)用類別發(fā)生日期費(fèi)用事由金額（元）日常費(fèi)用-辦公用品2023-10-08采購(gòu)部門打印紙、筆等350.00差旅費(fèi)-交通費(fèi)2023-10-05出差北京高鐵費(fèi)680.00業(yè)務(wù)招待費(fèi)-餐費(fèi)2023-10-10招待客戶用餐1200.00合計(jì)金額（大寫）人民幣貳仟貳佰叁拾元整合計(jì)金額（小寫）￥2,230.00預(yù)算科目費(fèi)用歸屬部門預(yù)算項(xiàng)目是否超預(yù)算行政部辦公費(fèi)否銷售部差旅費(fèi)否銷售部業(yè)務(wù)招待費(fèi)是（超200元）需說(shuō)明原因備注因客戶臨時(shí)加急訂單，招待費(fèi)超出預(yù)算200元，已提前向*分管副總報(bào)備。附件清單1.增值稅普通發(fā)票3張；2.出差審批單1張；3.業(yè)務(wù)招待說(shuō)明1份。審批環(huán)節(jié)審批人審批意見(jiàn)簽字日期部門負(fù)責(zé)人*部門負(fù)責(zé)人同意報(bào)銷2023-10-12財(cái)務(wù)審核*財(cái)務(wù)主管票據(jù)合規(guī)，預(yù)算說(shuō)明充分2023-10-13分管領(lǐng)導(dǎo)（＞5000元）*分管副總同意2023-10-13總經(jīng)理（＞20000元）出納付款*出納已轉(zhuǎn)賬至申請(qǐng)人尾號(hào)6235賬戶2023-10-16領(lǐng)款人簽字（現(xiàn)金）五、關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）發(fā)票管理要求發(fā)票需在費(fèi)用發(fā)生后30天內(nèi)提交至財(cái)務(wù)部門，逾期未提交且無(wú)合理理由的，財(cái)務(wù)部門有權(quán)不予報(bào)銷；增值稅專用發(fā)票需提供“發(fā)票聯(lián)”和“抵扣聯(lián)”，抵扣聯(lián)需保持平整、無(wú)褶皺，且未超過(guò)增值稅發(fā)票勾選認(rèn)證期限（一般為開(kāi)票日起360天內(nèi)）；發(fā)票遺失的，需由申請(qǐng)人提交《發(fā)票遺失說(shuō)明》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可憑其他證明材料（如消費(fèi)小票、付款記錄）報(bào)銷，報(bào)銷金額不超過(guò)原發(fā)票金額的50%。（二）審批時(shí)限規(guī)定部門負(fù)責(zé)人需在收到報(bào)銷申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)完成審批；財(cái)務(wù)部門審核時(shí)限為2個(gè)工作日，特殊情況（如發(fā)票需查驗(yàn)真?zhèn)危┛裳娱L(zhǎng)至3個(gè)工作日；分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批時(shí)限為1個(gè)工作日，緊急事項(xiàng)可“加急審批”標(biāo)注，優(yōu)先處理。（三）預(yù)算控制要求費(fèi)用報(bào)銷需嚴(yán)格控制在年度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算報(bào)銷需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》，經(jīng)財(cái)務(wù)部門及總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行；部門預(yù)算執(zhí)行情況按月通報(bào)，連續(xù)兩個(gè)月超預(yù)算的部門，需向財(cái)務(wù)部門提交《預(yù)算超支說(shuō)明》。（四）禁止行為虛構(gòu)費(fèi)用事由、偽造發(fā)票或變?cè)靾?bào)銷憑證，一經(jīng)查實(shí)，按企業(yè)《員工獎(jiǎng)懲制度》嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的追究法律責(zé)任；將個(gè)人消費(fèi)（如家庭購(gòu)物、旅游費(fèi)用等）混入企業(yè)報(bào)銷，一經(jīng)發(fā)覺(jué)，全額退回并通報(bào)批評(píng)；同一費(fèi)用重復(fù)報(bào)銷或拆分報(bào)銷以規(guī)避審批流程，視為違規(guī)行為，取消當(dāng)月報(bào)銷資格。（五）特殊情況處理跨月報(bào)銷：原則上不允許跨月報(bào)銷，特殊情況需在報(bào)銷單“備注”欄說(shuō)明原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批；外地緊急報(bào)銷：?jiǎn)T工因公在外地發(fā)生緊急費(fèi)用，可通過(guò)企業(yè)或郵件提