行政采購流程及供應商選擇通用工具模板類指南一、適用范圍與典型場景本工具模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位、機關(guān)等組織的行政類采購活動，涵蓋辦公設備（如電腦、打印機）、辦公耗材（如紙張、墨盒）、后勤服務（如保潔、維修）、會議服務（如場地租賃、物料準備）等非生產(chǎn)性物資及服務的采購場景。無論是常規(guī)月度采購、臨時應急采購，還是年度框架協(xié)議采購，均可通過本模板規(guī)范流程、明確責任，保證采購合規(guī)、高效、經(jīng)濟。二、行政采購全流程操作指南行政采購需遵循“需求導向、合規(guī)優(yōu)先、性價比最優(yōu)”原則，分為以下9個核心步驟，各環(huán)節(jié)需明確責任人與輸出成果，保證流程可追溯、風險可控制。（一）需求確認與申請操作目標：明確采購需求的真實性、必要性與合理性，避免盲目采購。責任主體：需求部門（如行政部、市場部）負責人、采購專員。操作步驟：需求部門填寫《行政采購需求申請表》（詳見模板1），詳細說明采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、期望到貨時間、預算金額等關(guān)鍵信息，并附上相關(guān)依據(jù)（如舊設備報廢說明、活動方案等）。需求部門負責人*對需求的必要性進行審核，重點確認“是否必須采購”“是否有替代方案（如內(nèi)部調(diào)配、租賃）”等。采購專員*對需求部門的預算進行初步核對，保證申請金額符合部門預算上限。輸出成果：《行政采購需求申請表》（需求部門負責人簽字、采購專員確認）。（二）采購計劃制定與審批操作目標：匯總需求、統(tǒng)籌資源，形成可執(zhí)行的采購計劃，保證采購活動有序開展。責任主體：采購專員、財務審核、分管領導*。操作步驟：采購專員*匯總各部門提交的《行政采購需求申請表》，按采購類型（辦公設備、耗材、服務等）分類整理，形成《月度/季度行政采購計劃表》，明確采購時間、責任人、預算總額等。財務審核*對采購計劃的預算合理性進行審核，重點檢查“是否存在超預算”“同類物品是否合并采購以降低成本”等。分管領導*對采購計劃進行最終審批，審批通過后啟動采購執(zhí)行流程。輸出成果：《月度/季度行政采購計劃表》（財務審核簽字、分管領導審批）。（三）供應商尋源與信息收集操作目標：建立合格供應商池，保證供應商資源充足、渠道可靠。責任主體：采購專員、供應商管理員。操作步驟：根據(jù)采購物品/服務的類型，通過以下渠道收集供應商信息：公開渠道：采購買家官網(wǎng)、行業(yè)招標平臺（如中國采購網(wǎng)）、企業(yè)官網(wǎng)公開信息；推薦渠道：行業(yè)協(xié)會、同行企業(yè)推薦、供應商自薦；歷史合作：梳理過往合作供應商的履約記錄，優(yōu)先選擇表現(xiàn)良好的供應商。采購專員*將收集到的供應商信息錄入《供應商信息登記表》（詳見模板2），包括供應商名稱、所屬行業(yè)、主營產(chǎn)品/服務、聯(lián)系人、地址、成立時間、注冊資本等基礎信息。輸出成果：《供應商信息登記表》（至少收集3-5家同類型供應商信息）。（四）供應商資質(zhì)審核操作目標：篩選具備合法經(jīng)營資質(zhì)和履約能力的供應商，規(guī)避合作風險。責任主體：采購專員、法務專員（如無專職法務，可由分管領導*兼任）。操作步驟：采購專員*向候選供應商索取資質(zhì)證明文件，包括：營業(yè)執(zhí)照（復印件加蓋公章，需在有效期內(nèi)）；相關(guān)經(jīng)營許可證（如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等，根據(jù)采購類型確定）；質(zhì)量體系認證（如ISO9001認證，適用于設備類采購）；過往合作案例（如合同復印件、客戶評價，需體現(xiàn)與本次采購相關(guān)的經(jīng)驗）；財務狀況證明（如近1年財務報表、銀行資信證明，評估供應商履約穩(wěn)定性）。法務專員*對資質(zhì)文件的合法性、真實性進行審核，重點檢查“營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍是否涵蓋本次采購內(nèi)容”“許可證是否在有效期內(nèi)”“是否存在法律糾紛記錄”等。采購專員*根據(jù)資質(zhì)審核結(jié)果，篩選出2-3家合格供應商，進入下一環(huán)節(jié)。輸出成果：《供應商資質(zhì)審核表》（詳見模板3，法務專員*簽字確認）。（五）詢價/招標與比選操作目標：通過公平競爭獲取最優(yōu)價格與服務，保證采購性價比。責任主體：采購專員、需求部門代表、財務代表、監(jiān)督人員（如內(nèi)審專員）。操作步驟：確定采購方式：根據(jù)采購金額、物品/服務特性選擇方式：詢價：適用于金額較?。ㄈ绲陀?萬元）、規(guī)格標準化的物品（如辦公耗材），向3家及以上合格供應商發(fā)出《詢價函》（詳見模板4），要求其在規(guī)定時間內(nèi)提供報價單（需包含單價、總價、交貨期、質(zhì)保期等）。招標：適用于金額較大（如5萬元以上）或復雜的采購項目（如會議服務、設備采購），編制招標文件（包括采購需求、評標標準、合同條款等），通過公開招標或邀請招標方式征集供應商。組織比選：成立比選小組（成員包括采購專員、需求部門代表、財務代表、監(jiān)督人員），根據(jù)以下標準對供應商進行評分：價格（占比40%-60%）：取報價最低者為基準，其他供應商報價與之對比，計算價格得分；服務質(zhì)量（占比20%-30%）：評估供應商的交貨期、質(zhì)保期、售后響應速度、技術(shù)支持能力等；資質(zhì)與經(jīng)驗（占比10%-20%）：參考供應商資質(zhì)審核結(jié)果、過往案例完成情況；信譽（占比10%）：考察供應商是否存在不良記錄（如行政處罰、訴訟等）。確定候選供應商：綜合評分最高的供應商為第一候選人，次高者為第二候選人（備選）。輸出成果：《詢價/招標比選表》（詳見模板5，比選小組全體成員簽字）。（六）確定供應商與合同洽談操作目標：明確雙方權(quán)利義務，保證采購條款清晰、無歧義。責任主體：采購專員、法務專員、供應商對接人。操作步驟：采購專員*向第一候選人發(fā)出《中標通知書》或《成交通知書》，明確采購內(nèi)容、金額、交貨期等核心條款。雙方就合同細節(jié)進行洽談，重點約定：交付時間與地點：明確“分批交付/一次性交付”“送貨上門/自提”等；質(zhì)量標準：符合國家/行業(yè)標準或雙方約定的技術(shù)參數(shù)；驗收方式：驗收標準、驗收流程、驗收責任主體；付款方式：預付款比例（通常不超過30%）、尾款支付條件（如驗收合格后30天內(nèi)付清）；售后服務：質(zhì)保期、故障響應時間（如24小時內(nèi)上門維修）、維修費用承擔；違約責任：逾期交貨、質(zhì)量不達標等情況的賠償標準。法務專員*審核合同條款，保證合法合規(guī)，避免法律風險。輸出成果：《行政采購合同》（詳見模板6框架，雙方簽字蓋章）。（七）采購執(zhí)行與過程監(jiān)督操作目標：保證供應商按合同約定履約，采購過程透明可控。責任主體：采購專員、需求部門負責人、監(jiān)督人員*。操作步驟：采購專員*向供應商下達《采購訂單》，作為交付依據(jù)，并跟蹤生產(chǎn)/備貨進度，保證按時交付。供應商交付物品/服務后，需求部門負責人*組織驗收，對照合同約定的質(zhì)量標準、數(shù)量、規(guī)格等進行核對，并填寫《采購驗收單》（詳見模板7）：物品類采購：檢查外觀、功能、配件是否完好，隨機文件（如說明書、合格證）是否齊全；服務類采購：評估服務效果是否符合預期（如會議場地布置是否符合方案、保潔服務是否達標）。監(jiān)督人員*對驗收過程進行監(jiān)督，保證驗收結(jié)果真實、公正，避免“走過場”。輸出成果：《采購驗收單》（需求部門負責人、驗收人員、監(jiān)督人員*簽字）。（八）付款與結(jié)算操作目標：規(guī)范資金支付流程，保證財務合規(guī)。責任主體：采購專員、財務審核、分管領導*。操作步驟：采購專員*收集付款資料，包括：《采購合同》《采購驗收單》、供應商開具的合規(guī)發(fā)票（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）。財務審核*對付款資料的完整性、合規(guī)性進行審核，重點檢查“發(fā)票抬頭與合同主體是否一致”“驗收單是否簽字齊全”“金額是否與合同約定一致”等。審核通過后，按企業(yè)財務流程辦理付款（如銀行轉(zhuǎn)賬、支票支付），并保留付款憑證（如銀行回單）。輸出成果：付款憑證、發(fā)票、付款審批單（財務審核、分管領導簽字）。（九）采購檔案歸檔與供應商評價操作目標：實現(xiàn)采購全程可追溯，優(yōu)化供應商管理。責任主體：采購專員、檔案管理員。操作步驟：檔案管理員*將采購全流程資料整理歸檔，包括：《采購需求申請表》《采購計劃表》《供應商資質(zhì)審核表》《詢價/招標比選表》《采購合同》《采購驗收單》《付款憑證》等，按“單次采購”建立檔案，保存期限不少于3年（重要項目建議保存5年以上）。采購專員*在供應商履約結(jié)束后30日內(nèi)，組織《供應商履約評價表》（詳見模板8）填寫，由需求部門、財務部門、采購部門分別對供應商的“價格合理性”“交付及時性”“服務質(zhì)量”“配合度”等進行評分（滿分100分），并給出“優(yōu)秀（90分以上）”“合格（60-89分）”“不合格（60分以下）”評級。評價結(jié)果錄入《供應商管理臺賬》，作為后續(xù)合作的重要依據(jù)：優(yōu)秀供應商可優(yōu)先納入長期合作名單，不合格供應商暫停合作或淘汰。輸出成果：采購檔案、供應商履約評價報告、《供應商管理臺賬》。三、核心模板工具清單以下為行政采購流程中的關(guān)鍵模板，可根據(jù)企業(yè)實際情況調(diào)整字段內(nèi)容，保證模板的實用性與合規(guī)性。模板1：行政采購需求申請表申請部門申請日期需求部門負責人*聯(lián)系電話采購物品/服務名稱規(guī)格型號/服務要求數(shù)量單位預算單價（元）預算總價（元）期望到貨時間用途說明替代方案說明（如有）□無□有（請說明）：_________________________附件清單（如舊設備報廢說明、活動方案等）1._________________2._________________需求部門審核意見負責人簽字：_________日期：______采購專員審核意見審核人簽字：_________日期：______分管領導審批意見審批人簽字：_________日期：______模板2：供應商信息登記表供應商名稱統(tǒng)一社會信用代碼所屬行業(yè)主營產(chǎn)品/服務成立時間注冊資本聯(lián)系人職務聯(lián)系電話地址郵編電子郵箱合作案例（近2年）1._________________2._________________信息收集渠道□公開渠道□推薦渠道□歷史合作□其他：______登記人*登記日期最近更新日期模板3：供應商資質(zhì)審核表供應商名稱審核日期審核人*資質(zhì)文件清單□營業(yè)執(zhí)照□經(jīng)營許可證□質(zhì)量體系認證□財務證明□其他：______文件審核情況1.營業(yè)執(zhí)照：□有效□過期□經(jīng)營范圍不符（說明：_________）2.經(jīng)營許可證：□有效□過期□無（說明：_________）3.質(zhì)量體系認證：□有效□無（說明：_________）4.財務證明：□良好□一般□較差（說明：_________）過往合作評價□優(yōu)秀□合格□不合格（說明：_________）綜合審核結(jié)論□通過□不通過（說明：_________）審核人簽字：_________日期：______模板4：詢價函（模板框架）致：[供應商名稱]我司因[采購需求說明，如“辦公設備采購”]，現(xiàn)向貴司發(fā)出詢價，請按要求提供報價：采購物品清單：物品名稱規(guī)格型號數(shù)量單位技術(shù)要求報價要求：報價包含：貨物價格、運輸費、稅費、安裝費（如需要）等一切費用；報價有效期：自報價提交日起30天內(nèi)有效；交貨期：合同簽訂后______天內(nèi)交付；付款方式：_________________________。報價截止時間：______年_月_日____時前；報價提交方式：紙質(zhì)版（加蓋公章）+電子版（發(fā)送至郵箱：_________）；聯(lián)系人：采購專員*聯(lián)系方式：_________。[公司名稱]（蓋章）______年_月_日模板5：詢價/招標比選表供應商名稱報價總價（元）價格得分（40%）服務質(zhì)量得分（30%）資質(zhì)與經(jīng)驗得分（20%）信譽得分（10%）總分排名評分標準價格最低者得滿分，其他按比例折算交貨期≤約定時間得15分，質(zhì)保期≥約定標準得15分資質(zhì)齊全得10分，案例相關(guān)性強得10分無不良記錄得10分，有負面評價不得分比選小組意見成員簽字：_________、_________、_________日期：______模板6：行政采購合同（框架條款）合同編號：[-]甲方（采購方）：[公司名稱]地址：[公司地址]聯(lián)系人：*電話：[聯(lián)系電話]乙方（供應商）：[供應商名稱]地址：[供應商地址]聯(lián)系人：*電話：[聯(lián)系電話]根據(jù)《中華人民共和國民法典》及相關(guān)法律法規(guī)，甲乙雙方經(jīng)平等協(xié)商，就甲方采購乙方物品/服務事宜，達成如下協(xié)議：采購內(nèi)容：物品/服務名稱規(guī)格型號數(shù)量單價（元）總價（元）交付時間交付地點質(zhì)量標準：乙方保證所提供物品/服務符合[國家標準/行業(yè)標準/雙方約定標準]，附《技術(shù)參數(shù)清單》作為合同附件。驗收：甲方應在收到物品/服務后______個工作日內(nèi)完成驗收，驗收合格后簽署《驗收單》；驗收不合格的，乙方應在______日內(nèi)更換或整改，由此產(chǎn)生的費用由乙方承擔。付款方式：甲方在合同簽訂后______日內(nèi)支付預付款______%；驗收合格后______日內(nèi)支付尾款______%。售后服務：質(zhì)保期為______年，質(zhì)保期內(nèi)非人為損壞的，乙方免費維修/更換；響應時間≤______小時，維修時間≤______小時。違約責任：乙方逾期交貨的，每逾期1日按合同總額的______%支付違約金；逾期超過______日的，甲方有權(quán)解除合同。甲方逾期付款的，按日萬分之五支付違約金。爭議解決：本合同發(fā)生爭議，雙方協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。其他：_________________________。甲方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：日期：______乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：日期：______模板7：采購驗收單采購合同編號驗收日期驗收地點供應商名稱驗收部門驗收人員*物品/服務名稱規(guī)格型號數(shù)量驗收標準□合同約定標準□樣品標準□其他：______驗收情況記錄1.物品類：□外觀完好□功能正?！跖浼R全□隨機文件齊全□其他問題：_________2.服務類：□符合方案要求□服務流程規(guī)范□客戶滿意度______（1-5分）□其他問題：_________驗收結(jié)論□合格□不合格（整改意見：_________）需求部門負責人簽字：_________驗收人員簽字：_________監(jiān)督人員簽字：_________日期：______模板8：供應商履約評價表供應商名稱合同編號評價日期評價周期評價維度評價指標評分標準得分（滿分100）價格合理性（20分）價格與市場平均水平對比低于市場平均5%以上得20分，持平得15分，高于5%以內(nèi)得10分，高于5%以上得0分交付及時性（25分）按時交付率100%交付得25分，逾期1-3天得15分，逾期4-7天得5分，逾期7天以上得0分服務質(zhì)量（30分）物品質(zhì)量/服務效果完全符合要求得30分，輕微瑕疵得20分，影響使用得10分，嚴重不合格得0分配合度（15分）響應速度、溝通態(tài)度響應及時、態(tài)度積極得15分，響應一般得10分，響應遲緩得5分售后服務（10分）質(zhì)保期內(nèi)維修/服務情況免費及時維修得10分，收費維修得5分，無法維修得0分總分綜合評級□優(yōu)秀（90分以上）□合格（60-89分）□不合格（60分以下）評價部門意見采購部門：_________需求部門：_________財務部門：_________（簽字）后續(xù)措施