企業(yè)行政公文起草工具包一、工具包概述本工具包旨在為企業(yè)行政人員提供標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的公文起草指導(dǎo)，覆蓋日常辦公中高頻使用的公文類型，幫助提升公文起草效率與質(zhì)量，保證行政溝通的權(quán)威性、嚴(yán)謹(jǐn)性和可執(zhí)行性。通過明確流程、規(guī)范要素、提供模板，助力企業(yè)內(nèi)部管理及外部協(xié)作的順暢開展。二、適用工作場景與價(jià)值（一）日常事務(wù)通知適用于公司內(nèi)部規(guī)章宣貫、會(huì)議安排、假期通知、工作部署等需全員知曉的事務(wù)，如《關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知》《辦公區(qū)域安全管理新規(guī)的通知》。價(jià)值：保證信息傳遞清晰、覆蓋全面，避免因表述模糊導(dǎo)致的執(zhí)行偏差。（二）向上級匯報(bào)工作適用于向公司領(lǐng)導(dǎo)、董事會(huì)或上級主管部門匯報(bào)階段性工作進(jìn)展、專項(xiàng)成果、問題請求等，如《關(guān)于Q3市場拓展工作總結(jié)的報(bào)告》《關(guān)于申請購置辦公設(shè)備的請示》。價(jià)值：通過規(guī)范格式突出重點(diǎn)，便于領(lǐng)導(dǎo)快速掌握核心信息，提升匯報(bào)效率。（三）跨部門協(xié)作函件適用于公司各部門間協(xié)調(diào)資源、確認(rèn)事項(xiàng)、征求意見等非上下級溝通場景，如《關(guān)于聯(lián)合舉辦年度團(tuán)建活動(dòng)的函》《關(guān)于協(xié)調(diào)人力資源部支持新員工培訓(xùn)的函》。價(jià)值：明確協(xié)作事項(xiàng)與責(zé)任分工，避免跨部門溝通中的職責(zé)推諉，推動(dòng)工作落地。（四）對外正式函件適用于與客戶、供應(yīng)商、合作單位等外部主體的業(yè)務(wù)往來，如《關(guān)于合作開展項(xiàng)目的函》《關(guān)于催付合同尾款的函》。價(jià)值：體現(xiàn)企業(yè)專業(yè)形象，保證函件內(nèi)容具備法律效力和溝通約束力。三、公文起草全流程操作指南（一）第一步：起草前準(zhǔn)備——明確“為何寫、寫什么、怎么寫”明確起草目的核心問題：公文需解決什么問題？希望接收方知曉什么、執(zhí)行什么或反饋什么？示例：起草“年度總結(jié)報(bào)告”需明確“匯報(bào)全年工作成果+分析問題+提出下年計(jì)劃”；起草“放假通知”需明確“告知放假時(shí)間+注意事項(xiàng)+值班安排”。收集基礎(chǔ)信息梳理關(guān)鍵事實(shí)：如會(huì)議通知需包含時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程；請示類公文需包含背景、現(xiàn)狀、具體請求事項(xiàng)及理由。核對數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：涉及數(shù)據(jù)、日期、金額等信息需與相關(guān)部門（如財(cái)務(wù)、人事）確認(rèn)，避免錯(cuò)誤。確定公文文種根據(jù)溝通目的選擇合適文種（見下表），避免文種混用（如“請示”與“報(bào)告”不可混用，“請示”需上級批復(fù)，“報(bào)告”僅匯報(bào)無需批復(fù)）。溝通目的適用文種特點(diǎn)說明下達(dá)指令、告知事項(xiàng)通知面向特定或全體對象，內(nèi)容明確，要求執(zhí)行匯報(bào)工作、反映情況報(bào)告陳述事實(shí)，不要求回復(fù)，側(cè)重總結(jié)與說明請求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)請示需上級明確批復(fù)，一事一請，不可夾帶報(bào)告內(nèi)容商洽工作、詢問/答復(fù)問題函平行或不相隸屬主體間使用，語氣謙和，一事一函（二）第二步：結(jié)構(gòu)撰寫——規(guī)范“標(biāo)題、主送、附件”要素簡潔明了，點(diǎn)明核心格式：“發(fā)文單位+事由+文種”（可發(fā)文單位，若已在落款處體現(xiàn)）。示例：《行政部關(guān)于2024年辦公設(shè)備采購計(jì)劃的通知》（完整版）；《關(guān)于舉辦新員工入職培訓(xùn)的通知》（發(fā)文單位）。禁忌：標(biāo)題冗長（如“關(guān)于……的關(guān)于……的通知”）、事由模糊（如“重要通知”）。主送機(jī)關(guān)：明確接收對象，避免泛化格式：頂格書寫，后加冒號；多個(gè)機(jī)關(guān)用頓號分隔，不同層級用逗號分隔。示例：“各部門：”“各分公司、總部各中心：”“尊敬的*總：”（向上級請示時(shí)）。禁忌：主送機(jī)關(guān)不明確（如“相關(guān)單位”）、抄送機(jī)關(guān)誤作主送機(jī)關(guān)（抄送機(jī)關(guān)在文末標(biāo)注，用“抄送：”引導(dǎo)）。邏輯清晰，層次分明開頭：說明發(fā)文背景、依據(jù)或目的（用“根據(jù)……”“為……”“現(xiàn)將……通知如下”等引導(dǎo)）。示例：“為規(guī)范公司差旅管理，控制費(fèi)用支出，根據(jù)《公司差旅費(fèi)管理辦法》（行政部〔2023〕12號），現(xiàn)將2024年差旅報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整”主體：分條列項(xiàng)闡述核心內(nèi)容，使用“一、二、三”或“1.2.3.”序號，每條內(nèi)容聚焦一個(gè)要點(diǎn)。示例（通知類）：“一、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)（一）交通：員工出差乘坐交通工具限額……（二）住宿：按城市級別劃分住宿標(biāo)準(zhǔn)……”示例（請示類）：“一、申請事由：目前市場部現(xiàn)有打印機(jī)老化嚴(yán)重，影響月度報(bào)表打印效率……二、申請事項(xiàng)：擬采購激光打印機(jī)2臺，預(yù)算合計(jì)8000元……”結(jié)尾：提出要求、說明生效時(shí)間或聯(lián)系方式（通知類常用“特此通知”“請遵照執(zhí)行”；請示類用“妥否，請批示”）。附件：補(bǔ)充說明，標(biāo)注清晰當(dāng)內(nèi)容需參考詳細(xì)數(shù)據(jù)、表格或文件時(shí)，需添加附件。格式：在下方注明“附件：1.X；2.X”，附件標(biāo)題需與提及一致。示例：“附件：1.《2024年差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)明細(xì)表》；2.《差旅費(fèi)報(bào)銷審批流程》”（三）第三步：審核與定稿——保證“內(nèi)容準(zhǔn)確、流程合規(guī)”自審：起草人自查核對內(nèi)容：與收集的信息是否一致，數(shù)據(jù)、日期、金額是否準(zhǔn)確。檢查格式：標(biāo)題、主送、附件、落款要素是否完整，字體（一般用仿宋GB2312，三號字）、行距（一般固定值28磅）、頁碼（頁腳居中）是否符合規(guī)范。部門審核：部門負(fù)責(zé)人把關(guān)重點(diǎn)審核：公文內(nèi)容是否符合部門職責(zé)，事項(xiàng)是否可行，語言是否得體。示例：行政部起草的“辦公通知”需經(jīng)部門總監(jiān)審核，保證通知事項(xiàng)與公司整體制度沖突。領(lǐng)導(dǎo)審批：按權(quán)限報(bào)批根據(jù)公文重要性確定審批層級：一般事務(wù)通知由部門負(fù)責(zé)人審批；涉及費(fèi)用、制度調(diào)整的請示/報(bào)告需分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。審批意見：領(lǐng)導(dǎo)需明確“同意”“修改后同意”或“不同意”，并簽字確認(rèn)。（四）第四步：印發(fā)與歸檔——規(guī)范“排版、用印、存檔”格式排版頁面設(shè)置：A4紙，頁邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm。字體字號：標(biāo)題（二號小標(biāo)宋體加居中），（三號仿宋GB2312），一級標(biāo)題（三號黑體），二級標(biāo)題（三號楷體GB2312加粗）。裝訂要求：左側(cè)裝訂，頁碼從開始標(biāo)注（封面、封底不編頁碼）。用印規(guī)范印章位置：落款處發(fā)文機(jī)關(guān)下方，騎年蓋月（印章中心壓成文日期年、月）。印章顏色：紅色，清晰完整，不可模糊或覆蓋文字。存檔備案電子版：按“文種+年份+序號”命名（如“通知2024-001”），存儲(chǔ)至公司公文管理系統(tǒng)，備份至服務(wù)器。紙質(zhì)版：審批完成后打印2-3份，一份交行政部存檔，一份相關(guān)部門留存，一份（重要公文）交檔案室長期保存。四、公文要素規(guī)范模板與示例（一）通用公文要素表要素規(guī)范要求示例文種根據(jù)溝通目的選擇，不可混用通知、報(bào)告、請示、函標(biāo)題“發(fā)文單位+事由+文種”，簡潔明了《人力資源部關(guān)于2024年春季招聘計(jì)劃的通知》主送機(jī)關(guān)頂格書寫，明確接收對象各部門：開頭（背景/目的）+主體（分條列項(xiàng)）+結(jié)尾（要求/批示）“為滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求，根據(jù)年度招聘計(jì)劃，現(xiàn)將2024年春季招聘安排通知一、招聘崗位……二、招聘流程……”附件下方注明，標(biāo)題與提及一致附件：1.《2024年春季招聘崗位需求表》；2.《招聘流程說明》發(fā)文機(jī)關(guān)正式單位全稱，與公章一致有限公司行政部成文日期阿拉伯?dāng)?shù)字，年、月、日齊全（如2024年3月15日）2024年3月15日頁碼頁腳居中，從開始標(biāo)注-1-（二）常見公文模板示例1.通知模板[發(fā)文單位]關(guān)于[事由]的通知主送機(jī)關(guān)：[開頭：說明背景/目的]根據(jù)[上級文件/公司制度名稱]要求，為[具體目的]，現(xiàn)將[具體事項(xiàng)]通知[主體：分條列項(xiàng)說明]一、[第一項(xiàng)內(nèi)容，如時(shí)間/地點(diǎn)/要求][具體說明，如“會(huì)議時(shí)間：2024年3月20日14:00”][具體說明，如“會(huì)議地點(diǎn)：總部三樓第一會(huì)議室”]二、[第二項(xiàng)內(nèi)容，如參與人員]各部門需派[具體人員]參會(huì)，并于[截止日期]前將參會(huì)名單報(bào)至[聯(lián)系人及聯(lián)系方式]。[結(jié)尾：提出要求]請各單位高度重視，認(rèn)真落實(shí)相關(guān)要求，保證工作順利開展。如有疑問，請聯(lián)系[聯(lián)系人]，電話[電話號碼]。特此通知。發(fā)文機(jī)關(guān)：[單位全稱]成文日期：2024年X月X日2.請示模板[發(fā)文單位]關(guān)于[事由]的請示主送機(jī)關(guān)：[上級領(lǐng)導(dǎo)/部門，如“尊敬的*總：”][開頭：說明背景/問題]目前[工作現(xiàn)狀/問題描述]，例如：目前市場部使用的辦公設(shè)備已使用5年，故障頻發(fā)，影響日常工作效率。[主體：說明申請事項(xiàng)及理由]一、申請事由為解決[具體問題]，保障[工作目標(biāo)]，需[具體請求事項(xiàng)]，例如：需采購新電腦5臺，預(yù)算合計(jì)25000元。二、理由說明現(xiàn)有設(shè)備已過使用年限，維修成本高（2023年維修費(fèi)用達(dá)3000元）；新電腦配置可滿足數(shù)據(jù)分析、設(shè)計(jì)等工作需求，提升團(tuán)隊(duì)效率30%。[結(jié)尾：請求批示]妥否，請批示。發(fā)文機(jī)關(guān)：[單位全稱]成文日期：2024年X月X日3.報(bào)告模板[發(fā)文單位]關(guān)于[事由]的報(bào)告主送機(jī)關(guān)：[上級領(lǐng)導(dǎo)/部門][開頭：概述報(bào)告內(nèi)容]根據(jù)[工作安排/上級要求]，[部門名稱]于[時(shí)間段]完成了[工作內(nèi)容]，現(xiàn)將具體情況報(bào)告[主體：分點(diǎn)匯報(bào)成果/問題]一、工作完成情況[成果一，如“完成年度銷售額120%，目標(biāo)達(dá)成率100%”]；[成果二，如“新開拓3家客戶，累計(jì)合作金額50萬元”]。二、存在的問題[問題一，如“部分區(qū)域市場滲透率不足，有待提升”]；[問題二，如“團(tuán)隊(duì)客戶維護(hù)流程需進(jìn)一步優(yōu)化”]。三、下一步計(jì)劃[計(jì)劃一，如“2024年Q1重點(diǎn)拓展華東區(qū)域市場”]；[計(jì)劃二，如“修訂《客戶維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)操作手冊》”]。[結(jié)尾：總結(jié)/表態(tài)]下一步，[部門名稱]將繼續(xù)推進(jìn)各項(xiàng)工作，保證完成年度目標(biāo)。發(fā)文機(jī)關(guān)：[單位全稱]成文日期：2024年X月X日五、起草過程中的關(guān)鍵要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）格式規(guī)范：細(xì)節(jié)體現(xiàn)專業(yè)性字體與行距：統(tǒng)一使用仿宋GB2312三號字，行距28磅，一級標(biāo)題黑體、二級標(biāo)題楷體加粗，避免字體混用（如用宋體、標(biāo)題用藝術(shù)字）。頁碼與頁邊距：頁碼居中，頁邊距符合公文標(biāo)準(zhǔn)（上下3.7cm/3.5cm，左右2.8cm/2.6cm），避免內(nèi)容過密或過疏。裝訂要求：左側(cè)裝訂，保證頁碼連續(xù)，不可出現(xiàn)倒裝、漏頁。（二）內(nèi)容要求：準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)、可執(zhí)行邏輯清晰：按“背景-事項(xiàng)-要求”或“成果-問題-計(jì)劃”邏輯展開，避免內(nèi)容交叉重復(fù)。用詞準(zhǔn)確：使用行政公文規(guī)范用語（如“特此通知”“請遵照執(zhí)行”“妥否，請批示”），避免口語化（如“搞定”“麻煩大家”）、模糊表述（如“大概”“可能”）。數(shù)據(jù)支撐：涉及成果、預(yù)算等需用數(shù)據(jù)量化（如“提升效率30%”“預(yù)算5萬元”），避免空泛描述（如“效果顯著”“費(fèi)用較高”）。（三）流程規(guī)范：避免“倒流”與“漏批”審批順序：嚴(yán)格執(zhí)行“起草人自審→部門審核→領(lǐng)導(dǎo)審批”流程，不可先審批后起草或跳過部門審核。用印管理：用印前需確認(rèn)審批手續(xù)齊全（領(lǐng)導(dǎo)簽字完整），不可在空白或未經(jīng)審批的公文上蓋章。（四）常見錯(cuò)誤與規(guī)避方法常見錯(cuò)誤風(fēng)險(xiǎn)后果規(guī)避方法標(biāo)題冗長/事由模糊降低公文專業(yè)性，接收方難以快速理解核心內(nèi)容按“發(fā)文單位+事由+文種”簡化標(biāo)題，事用具體短語（如“2024年春節(jié)放假”而非“重要放假通知”）主送機(jī)關(guān)錯(cuò)誤（如抄送作主送）導(dǎo)致溝通對象錯(cuò)位，責(zé)任不明確區(qū)分主送（需執(zhí)行/回復(fù)）與抄送（需知曉），主送機(jī)關(guān)頂格書寫，抄送在文末標(biāo)注邏輯混亂，要點(diǎn)不突出接收方難以抓住重點(diǎn)，影響執(zhí)行使