行政事務(wù)流程化管理操作手冊一、前言本手冊旨在規(guī)范公司行政事務(wù)管理流程，明確各環(huán)節(jié)操作標(biāo)準(zhǔn)，提高行政工作效率，保證行政工作有序開展。手冊適用于公司各部門及全體員工，涵蓋日常辦公、會議組織、物資管理、檔案管理、印章使用等核心行政事務(wù)場景，為行政工作提供標(biāo)準(zhǔn)化指引。二、日常辦公事務(wù)規(guī)范化管理（一）適用場景說明日常辦公事務(wù)是行政工作的基礎(chǔ)，主要包括員工請假管理、辦公用品申領(lǐng)與發(fā)放、辦公設(shè)備報修等場景。此類事務(wù)處理效率直接影響員工工作體驗與部門協(xié)作順暢度，需通過標(biāo)準(zhǔn)化流程保證響應(yīng)及時、操作規(guī)范。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.員工請假管理適用場景：員工因事假、病假、年假、婚假等原因需暫時離開工作崗位時。操作步驟：（1）提交申請：員工提前通過OA系統(tǒng)或填寫《員工請假申請表》，注明請假類型、起止時間、事由、聯(lián)系方式及工作交接人，經(jīng)部門負責(zé)人初步審核。（2）逐級審批：請假1天內(nèi)由部門負責(zé)人審批；1-3天需經(jīng)部門負責(zé)人及行政部審批；3天以上需額外報請分管副總經(jīng)理審批，請假事由涉及重大事項的（如婚假、產(chǎn)假等），需同步附相關(guān)證明材料。（3）結(jié)果通知：審批通過后，員工需將審批結(jié)果同步至部門同事及工作交接人，保證工作銜接；審批未通過的，需及時調(diào)整休假計劃或說明原因重新申請。（4）假期記錄：行政部在每月底匯總員工假期記錄，更新考勤數(shù)據(jù)，保證與人力資源部數(shù)據(jù)一致。2.辦公用品申領(lǐng)與發(fā)放適用場景：部門或員工因工作需要申領(lǐng)筆、紙、文件夾、打印機耗材等日常辦公用品時。操作步驟：（1）需求確認：員工根據(jù)實際工作需要，確認所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量，避免過度申領(lǐng)。（2）提交申請：通過OA系統(tǒng)填寫《辦公用品申領(lǐng)表》，注明申領(lǐng)部門、申請人、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)計領(lǐng)用時間，提交部門負責(zé)人審批。（3）采購執(zhí)行：行政部根據(jù)審批結(jié)果，匯總各部門需求，按月度采購計劃統(tǒng)一采購（緊急需求可申請臨時采購，需注明“緊急”并經(jīng)行政部負責(zé)人確認）。（4）領(lǐng)用登記：辦公用品到貨后，行政部核對數(shù)量與規(guī)格，員工憑審批通過的《辦公用品申領(lǐng)表》至行政庫房領(lǐng)取，領(lǐng)取時需在《辦公用品領(lǐng)用登記表》上簽字確認（包含領(lǐng)用日期、物品名稱、數(shù)量、領(lǐng)用人等信息）。3.辦公設(shè)備報修適用場景：電腦、打印機、空調(diào)、辦公桌椅等辦公設(shè)備出現(xiàn)故障或損壞時。操作步驟：（1）故障報備：員工發(fā)覺設(shè)備故障后，第一時間通過OA系統(tǒng)或電話聯(lián)系行政部，說明設(shè)備名稱、故障現(xiàn)象、所在位置及使用人信息。（2）響應(yīng)處理：行政部接到報備后，30分鐘內(nèi)與報修人聯(lián)系確認故障詳情，簡單故障（如打印機缺墨、線路松動等）可遠程指導(dǎo)處理；復(fù)雜故障（如硬件損壞、系統(tǒng)故障等）需在2小時內(nèi)安排維修人員到場。（3）維修跟進：維修過程中，行政部需全程跟進，保證維修質(zhì)量；維修完成后，報修人需確認設(shè)備恢復(fù)正常并簽字驗收。（4）記錄存檔：行政部將報修時間、故障類型、維修措施、維修結(jié)果等信息記錄存檔，作為設(shè)備維護保養(yǎng)依據(jù)。（三）常用表單模板表1：員工請假申請表序號項目內(nèi)容示例1申請人*某某2所屬部門市場部3請假類型事假/病假/年假/婚假4請假時間2023年10月16日-2023年10月17日5請假事由處理個人事務(wù)6工作交接人*某某7部門審批同意（簽字：*某某）8行政部審批同意（簽字：*某某）表2：辦公用品申領(lǐng)表序號物品名稱規(guī)格申領(lǐng)數(shù)量用途申請人部門審批1A4打印紙80g/500張5部門日常使用*某某同意2簽字筆黑色/0.5mm2會議記錄*某某同意表3：辦公用品領(lǐng)用登記表日期物品名稱規(guī)格領(lǐng)用數(shù)量領(lǐng)用人庫存管理員2023-10-16A4打印紙80g/500張3*某某*某某（四）執(zhí)行要點提示請假管理：員工需提前3個工作日提交請假申請（緊急情況除外），請假期間需保持通訊暢通，重要工作需提前交接；病假超過3天的，需提供醫(yī)院開具的病假證明。辦公用品管理：實行“按需申領(lǐng)、杜絕浪費”原則，行政部每月5日前公示上月辦公用品領(lǐng)用情況，對異常申領(lǐng)（如數(shù)量過大、頻率過高）進行核實。設(shè)備報修：嚴(yán)禁私自拆卸辦公設(shè)備，報修時需如實描述故障情況，避免因信息不全導(dǎo)致維修延誤；維修后行政部需定期（每季度）對設(shè)備進行巡檢，預(yù)防故障發(fā)生。三、會議組織標(biāo)準(zhǔn)化管理（一）適用場景說明會議是部門溝通、信息傳遞、決策制定的重要載體，包括部門例會、項目啟動會、跨部門協(xié)調(diào)會、年度總結(jié)會等。規(guī)范的會議管理可保證會議目標(biāo)明確、流程高效、結(jié)論落地。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.會議發(fā)起與審批操作步驟：（1）明確會議需求：發(fā)起人需明確會議主題、目標(biāo)、預(yù)期成果、建議參會人員及時長。（2）提交申請：通過OA系統(tǒng)填寫《會議申請表》，注明會議名稱、時間、地點、參會人員、議程、所需設(shè)備及材料，提交部門負責(zé)人審批。（3）會議統(tǒng)籌：審批通過后，行政部根據(jù)會議規(guī)模協(xié)調(diào)會議室（如需視頻會議，提前調(diào)試設(shè)備），通知參會人員（至少提前1個工作日發(fā)送會議通知，包含會議、二維碼、注意事項等）。2.會議準(zhǔn)備操作步驟：（1）材料準(zhǔn)備：發(fā)起人需提前準(zhǔn)備好會議材料（如PPT、議程表、數(shù)據(jù)報表等），重要會議需提前2天分發(fā)至參會人員。（2）場地與設(shè)備檢查：行政部提前30分鐘檢查會議室設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、空調(diào)等），保證正常運行；會議材料、茶水、簽到表等擺放到位。3.會議召開與記錄操作步驟：（1）簽到與開場：參會人員簽到入場，會議主持人開場，明確會議目標(biāo)、議程及時間要求。（2）議題討論：按議程逐項討論，主持人需控制發(fā)言節(jié)奏，避免偏離主題；重要結(jié)論需當(dāng)場確認，明確行動項（包括負責(zé)人、完成時限）。（3）會議記錄：指定專人記錄會議內(nèi)容，重點記錄決議事項、行動項、負責(zé)人及完成時限，會后2小時內(nèi)整理形成《會議紀(jì)要》初稿。4.會議紀(jì)要分發(fā)與歸檔操作步驟：（1）紀(jì)要審核：《會議紀(jì)要》初稿經(jīng)發(fā)起人及部門負責(zé)人審核確認后，1個工作日內(nèi)分發(fā)至所有參會人員及相關(guān)部門。（2）行動項跟蹤：行政部每周匯總會議行動項進展，督促負責(zé)人按時完成，未完成的需說明原因。（3）歸檔管理：會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)，將《會議申請表》《會議紀(jì)要》《簽到表》等材料整理歸檔，保存期限不少于2年。（三）常用表單模板表4：會議申請表序號項目內(nèi)容示例1會議名稱2023年第四季度市場部例會2會議時間2023年10月20日14:00-16:003會議地點3樓會議室A4參會人員市場部全體員工、分管副總*某某5會議議程1.Q3工作總結(jié)；2.Q4計劃討論6所需設(shè)備投影儀、麥克風(fēng)、白板7發(fā)起人*某某8部門審批同意（簽字：*某某）表5：會議紀(jì)要表會議名稱2023年第四季度市場部例會時間2023年10月20日14:00-16:00地點3樓會議室A參會人員市場部全體員工、分管副總*某某議題Q3工作總結(jié)、Q4計劃討論決議事項1.Q3銷售額完成目標(biāo)的95%；2.Q4重點開拓華東市場行動項1.完成《Q4市場推廣方案》（負責(zé)人：某某，10月25日前）；2.聯(lián)系華東區(qū)域代理商（負責(zé)人：某某，10月22日前）記錄人*某某（四）執(zhí)行要點提示會議效率：嚴(yán)格控制會議時長，部門例會不超過2小時，專題會議不超過1.5小時；議題不明確或無準(zhǔn)備的會議不得召開。參會紀(jì)律：參會人員需準(zhǔn)時到場，遲到10分鐘以上需提前向主持人請假；會議期間需將手機調(diào)至靜音，禁止無關(guān)交談。紀(jì)要質(zhì)量：會議紀(jì)要需簡明扼要，突出決議與行動項，避免記錄冗長討論內(nèi)容；行動項需明確“誰來做、何時做、做到什么程度”。四、物資管理規(guī)范化流程（一）適用場景說明物資管理包括固定資產(chǎn)（電腦、打印機、辦公家具等）和低值易耗品（文具、耗材等）的采購、領(lǐng)用、盤點、報廢等環(huán)節(jié)，旨在保證物資賬實相符、使用高效、避免浪費。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.物資需求提報與審批操作步驟：（1）需求確認：部門因新增人員、設(shè)備更新等原因需采購物資時，由申請人填寫《物資采購申請表》，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估金額、用途及使用部門。（2）逐級審批：部門負責(zé)人審核需求合理性，行政部審核庫存情況（如為常用物資，優(yōu)先從庫存調(diào)配），預(yù)估金額5000元以下由行政部負責(zé)人審批；5000元以上需報請分管副總經(jīng)理審批。2.物資采購與驗收操作步驟：（1）采購執(zhí)行：審批通過后，行政部根據(jù)采購金額選擇采購方式（5000元以下通過電商平臺或定點供應(yīng)商采購；5000元以上需進行詢價比價，形成《采購比價表》后采購）。（2）入庫驗收：物資到貨后，行政部與申請人共同驗收，核對物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否與申請一致，驗收合格后在《物資入庫驗收表》上簽字；不合格物資需及時聯(lián)系供應(yīng)商退換。3.物資領(lǐng)用與登記操作步驟：（1）領(lǐng)用申請：員工需領(lǐng)用物資時，填寫《物資領(lǐng)用表》，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用用途及保管人，經(jīng)部門負責(zé)人審批。（2）發(fā)放登記：行政庫管員核對審批通過的《物資領(lǐng)用表》，發(fā)放物資后，在《物資臺賬》上更新庫存信息，領(lǐng)用人需在《物資領(lǐng)用登記表》上簽字確認。4.物資盤點與報廢操作步驟：（1）定期盤點：行政部每季度末組織一次全面盤點，核對物資臺賬與實際庫存，形成《物資盤點表》，對盤盈、盤虧情況分析原因并處理（盤盈需查明來源，盤虧需追究責(zé)任人）。（2）報廢申請：物資因損壞、老化等原因無法使用時，由使用部門填寫《物資報廢申請表》，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、報廢原因，經(jīng)行政部鑒定后，按金額分級審批（5000元以下由行政部負責(zé)人審批；5000元以上需報請總經(jīng)理審批）。（3）報廢處理：審批通過后，行政部聯(lián)系專業(yè)機構(gòu)回收或銷毀報廢物資，并在《物資臺賬》上注銷，報廢過程需全程記錄存檔。（三）常用表單模板表6：物資采購申請表序號物資名稱規(guī)格申領(lǐng)數(shù)量預(yù)估金額（元）用途申請人部門審批1筆記本電腦聯(lián)想小新Pro28000新員工入職*某某同意表7：物資臺賬表資產(chǎn)編號物資名稱規(guī)格購買日期使用部門保管人狀態(tài)001辦公桌1.2m*0.6m2023-01-15市場部*某某正常使用002打印機惠普M4042023-03-20財務(wù)部*某某維修中表8：物資盤點表盤點日期物資名稱賬面數(shù)量實際數(shù)量差異原因說明2023-09-30A4打印紙10098-2領(lǐng)用登記遺漏（四）執(zhí)行要點提示采購規(guī)范：嚴(yán)禁未經(jīng)審批私自采購物資，采購需優(yōu)先選擇性價比高、服務(wù)好的供應(yīng)商，大額采購需簽訂采購合同。資產(chǎn)管理：固定資產(chǎn)需粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（包含資產(chǎn)編號、名稱、購買日期），保管人離職時需辦理資產(chǎn)交接手續(xù)。報廢管理：嚴(yán)禁私自處置報廢物資，報廢殘值需上繳公司；對于高價值資產(chǎn)（如電腦、服務(wù)器），報廢前需保證數(shù)據(jù)已徹底清除。五、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化流程（一）適用場景說明檔案管理是對公司各類文件、合同、會議紀(jì)要、重要資料等進行分類、整理、歸檔、借閱、銷毀的過程，旨在保證檔案完整、安全、可追溯，為公司運營與決策提供依據(jù)。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.檔案分類與整理操作步驟：（1）分類標(biāo)準(zhǔn)：檔案按“年度-部門-類型”分類，類型包括行政類（制度、通知）、人事類（員工合同、檔案）、財務(wù)類（報銷憑證、報表）、項目類（合同、方案）等。（2）整理規(guī)范：文件需去除金屬夾、裝訂整齊，按時間順序排列；重要文件（如合同、公章文件）需復(fù)印一份歸檔，原件單獨存放；電子檔案需按分類建立文件夾，命名規(guī)范為“年度-部門-文件名稱-日期”。2.檔案歸檔操作步驟：（1）歸檔時間：月度檔案在次月5日前完成歸檔，年度檔案在次年1月20日前完成歸檔。（2）歸檔流程：部門負責(zé)人審核檔案完整性后，向行政部移交，填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認；行政部將檔案存入檔案柜，電子檔案至公司檔案管理系統(tǒng)，更新《檔案目錄》。3.檔案借閱操作步驟：（1）借閱申請：員工因工作需要借閱檔案時，填寫《檔案借閱申請表》，注明檔案名稱、借閱用途、借閱期限（原則上不超過7天），經(jīng)部門負責(zé)人審批。涉密檔案（如未公開合同、財務(wù)數(shù)據(jù)）需額外經(jīng)分管副總經(jīng)理審批。（2）借閱登記：借閱人憑審批通過的《檔案借閱申請表》至行政部辦理借閱手續(xù)，在《檔案借閱登記表》上簽字；電子檔案借閱需通過系統(tǒng)申請，行政部授權(quán)后方可查看。（3）歸還與續(xù)借：借閱到期后，需及時歸還；如需續(xù)借，需提前2天提交續(xù)借申請，續(xù)借期限不超過3天；歸還時檔案管理員需檢查檔案完整性，如有損壞或丟失，按公司規(guī)定處理。4.檔案銷毀操作步驟：（1）鑒定與審批：檔案保管期滿（一般為5-10年，具體按檔案類型確定）后，行政部組織檔案鑒定小組，對檔案進行價值鑒定，無保存價值的檔案填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后銷毀。（2）銷毀執(zhí)行：銷毀時需由行政部、檔案使用部門共同監(jiān)銷，保證檔案無法恢復(fù)；銷毀后，監(jiān)銷人需在《檔案銷毀記錄表》上簽字存檔。（三）常用表單模板表9：檔案目錄表檔案編號檔案名稱形成部門年度保管期限存放位置XZ-2023-001行政管理制度匯編行政部202310年1號柜-1層RS-2023-005員工勞動合同人力資源部2023永久2號柜-3層表10：檔案借閱申請表檔案名稱借閱用途借閱期限申請人部門審批2023年市場推廣方案項目復(fù)盤2023-10-25至2023-11-01*某某同意（四）執(zhí)行要點提示保密要求：涉密檔案需設(shè)置專用檔案柜，由專人保管，借閱需嚴(yán)格審批，嚴(yán)禁復(fù)制、外傳；電子檔案需加密存儲，定期備份。歸檔質(zhì)量：歸檔文件需內(nèi)容完整、字跡清晰、手續(xù)齊全，避免缺頁、漏簽；電子檔案需定期檢查，防止數(shù)據(jù)丟失。銷毀安全：銷毀紙質(zhì)檔案需采用碎紙機處理，電子檔案需徹底刪除并銷毀備份，嚴(yán)禁隨意丟棄。六、印章使用規(guī)范化管理（一）適用場景說明印章是公司行使權(quán)利、承擔(dān)法律責(zé)任的憑證，包括公章、合同章、財務(wù)章、法人章等，適用于合同簽署、證明文件、函件出具等場景，規(guī)范印章使用是防范法律風(fēng)險的重要環(huán)節(jié)。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.印章使用申請操作步驟：（1）申請?zhí)峤唬簡T工因工作需要使用印章時，填寫《用印申請表》，注明用印文件名稱、用途、份數(shù)、用印類型（公章/合同章等），并附文件電子版或紙質(zhì)版，經(jīng)部門負責(zé)人審核。（2）權(quán)限審批：日常業(yè)務(wù)用印（如內(nèi)部通知、證明材料）由行政部負責(zé)人審批；合同、協(xié)議等重要文件用印需經(jīng)部門負責(zé)人及分管副總經(jīng)理審批；法人章用印需經(jīng)總經(jīng)理審批。2.印章使用與登記操作步驟：（1）文件核對：印章管理員核對《用印申請表》與用印文件內(nèi)容是否一致，文件是否完整、合規(guī)（如合同需經(jīng)法務(wù)審核，重要數(shù)據(jù)需準(zhǔn)確無誤）。（2）規(guī)范蓋章：核對無誤后，在指定位置清晰蓋章（公章需蓋在文件名稱或公司落款處，合同章需蓋在合同簽訂處），避免覆蓋文字或模糊不清。（3）登記備案：印章管理員在《印章使用登記表》上記錄用印日期、文件名稱/編號、用印事由、申請人、審批人、印章類型等信息，用印文件需復(fù)印一份存檔。3.印章保管與維護操作步驟：（1）專人保管：各類印