行政物資采購需求及審批流程表單（通用工具模板）一、適用范圍與場景說明本表單適用于公司各部門日常行政物資采購需求提報(bào)及審批全流程，涵蓋辦公文具、設(shè)備耗材、清潔用品、辦公家具、防疫物資等常規(guī)行政物資的采購場景。當(dāng)部門因工作需要新增、補(bǔ)充或更換行政物資時(shí)，均需通過此表單發(fā)起申請，保證采購行為合規(guī)、資源分配合理，同時(shí)規(guī)范審批流程、提高采購效率。二、全流程操作步驟詳解（一）需求發(fā)起：填寫采購申請表操作人：需求部門經(jīng)辦人（如**）操作說明：登錄公司OA系統(tǒng)或行政部共享文件夾，《行政物資采購需求及審批流程表》（見第三部分模板）；根據(jù)實(shí)際需求逐項(xiàng)填寫表單內(nèi)容，保證信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整（重點(diǎn)填寫“物品名稱”“規(guī)格型號(hào)”“數(shù)量”“用途說明”“預(yù)估單價(jià)”等關(guān)鍵信息，數(shù)量需為整數(shù)，規(guī)格型號(hào)需明確具體參數(shù)，如“A4復(fù)印紙80g/包”）；如涉及批量采購或金額較大（預(yù)估總價(jià)超過5000元），需附《采購需求說明》（需部門負(fù)責(zé)人簽字），詳細(xì)闡述采購必要性、現(xiàn)有庫存情況及替代方案；填寫完成后，保存電子版并打印紙質(zhì)表單（一式兩聯(lián)，行政部、財(cái)務(wù)部各存一聯(lián)）。（二）部門初審：確認(rèn)需求合理性操作人：需求部門負(fù)責(zé)人（如**）操作說明：接到經(jīng)辦人提交的表單后，重點(diǎn)審核“采購必要性”“數(shù)量合理性”“用途說明”等內(nèi)容，保證需求與部門工作計(jì)劃匹配，避免重復(fù)采購或過度采購；檢查部門現(xiàn)有庫存（通過行政部庫存臺(tái)賬或系統(tǒng)查詢），確認(rèn)是否可通過內(nèi)部調(diào)配滿足需求，如庫存充足則退回申請并說明原因；審核通過后，在“部門負(fù)責(zé)人審批”欄簽字并加蓋部門公章，同步在OA系統(tǒng)中提交審批流程。（三）行政部審核：評估合規(guī)性與庫存匹配度操作人：行政部采購專員（如**）操作說明：接收OA審批流或紙質(zhì)表單后，1個(gè)工作日內(nèi)完成審核；核對“物品名稱”“規(guī)格型號(hào)”是否符合《公司行政物資采購標(biāo)準(zhǔn)目錄》（如禁止采購高端禮品、非工作必需電子產(chǎn)品等），超出目錄范圍的需額外說明理由并附審批文件；查詢公司行政物資總庫存，通過庫存管理系統(tǒng)確認(rèn)“預(yù)估數(shù)量”是否合理，避免重復(fù)采購（如某類物資月均消耗10件，現(xiàn)有庫存20件，申請采購30件則需核減）；審核通過后，在“行政部審核”欄簽字，并同步反饋預(yù)估采購周期（如“常規(guī)物資3-5個(gè)工作日到貨，定制物資15個(gè)工作日到貨”）；審核不通過的，注明原因并退回需求部門。（四）財(cái)務(wù)部復(fù)核：預(yù)算與金額合規(guī)性操作人：財(cái)務(wù)部預(yù)算專員（如趙六）操作說明：接收審批流后，重點(diǎn)審核“預(yù)估總價(jià)”是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)，可通過財(cái)務(wù)系統(tǒng)查詢部門預(yù)算執(zhí)行情況；核對“預(yù)估單價(jià)”是否符合市場價(jià)格參考（行政部需定期提供《行政物資市場詢價(jià)表》），單價(jià)明顯偏離市場價(jià)的（超過或低于20%），需要求行政部補(bǔ)充說明；對于預(yù)算外采購（如突發(fā)緊急需求或新增工作計(jì)劃），需確認(rèn)是否已履行預(yù)算調(diào)整流程（附《預(yù)算調(diào)整申請表》）；復(fù)核通過后，在“財(cái)務(wù)部復(fù)核”欄簽字；預(yù)算不足或手續(xù)不全的，退回需求部門補(bǔ)充材料。（五）分級審批：按權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)簽批操作人：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理操作說明：根據(jù)采購金額實(shí)行分級審批，具體權(quán)限小額采購（預(yù)估總價(jià)＜2000元）：由行政部負(fù)責(zé)人審批，在“分管領(lǐng)導(dǎo)審批”欄簽字后，行政部可直接執(zhí)行采購；常規(guī)采購（2000元≤預(yù)估總價(jià)＜10000元）：需分管行政/業(yè)務(wù)的副總經(jīng)理（如孫七）審批，在“分管領(lǐng)導(dǎo)審批”欄簽字；大額采購（預(yù)估總價(jià)≥10000元）：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交總經(jīng)理（如周八）最終審批，在“總經(jīng)理審批”欄簽字。審批時(shí)限：各級領(lǐng)導(dǎo)需在1-2個(gè)工作日內(nèi)完成審批，逾期未簽視為默認(rèn)通過（需在OA系統(tǒng)中備注說明）。（六）采購執(zhí)行：行政部下單與跟進(jìn)操作人：行政部采購專員（如**）操作說明：收到最終審批通過的表單后，立即啟動(dòng)采購流程：常規(guī)物資（如A4紙、筆、文件夾等）：從合格供應(yīng)商庫中選擇合作供應(yīng)商（至少2家比價(jià)，選擇性價(jià)比最優(yōu)者），通過電話、郵件或系統(tǒng)下達(dá)采購訂單；定制物資（如印有公司logo的筆記本、專用設(shè)備等）：需簽訂采購合同（明確規(guī)格、數(shù)量、交貨期、質(zhì)保期等條款），合同需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人及法務(wù)（如有）審核；跟進(jìn)供應(yīng)商生產(chǎn)/發(fā)貨進(jìn)度，保證按承諾時(shí)間到貨（預(yù)留1-2天緩沖期），如遇延遲需及時(shí)通知需求部門調(diào)整計(jì)劃。（七）入庫驗(yàn)收：核對物資與單據(jù)操作人：行政部庫管員（如吳九）、需求部門經(jīng)辦人操作說明：物資到貨后，行政部庫管員首先核對送貨單與采購訂單信息是否一致（物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等）；開箱驗(yàn)收物資質(zhì)量：檢查是否有破損、瑕疵，規(guī)格型號(hào)是否符合要求，數(shù)量是否準(zhǔn)確（如多送、少送或錯(cuò)發(fā)需當(dāng)場與供應(yīng)商溝通確認(rèn)）；驗(yàn)收合格后，庫管員在《入庫單》上簽字，并在行政庫存系統(tǒng)中登記入庫信息（唯一入庫編號(hào)）；需求部門經(jīng)辦人需現(xiàn)場核對驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后在《驗(yàn)收確認(rèn)單》上簽字（作為后續(xù)領(lǐng)用依據(jù)）；驗(yàn)收不合格的，行政部需在24小時(shí)內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，同時(shí)更新采購訂單狀態(tài)，避免影響后續(xù)流程。（八）領(lǐng)用登記與報(bào)銷閉環(huán)操作人：需求部門經(jīng)辦人、行政部庫管員、財(cái)務(wù)部操作說明：需求部門憑審批通過的《采購需求表》及《驗(yàn)收確認(rèn)單》，到行政部庫房領(lǐng)用物資，庫管員核對單據(jù)信息后發(fā)放物資，并在《領(lǐng)用登記表》上記錄領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間、物品及數(shù)量；行政部每月匯總采購數(shù)據(jù)（含入庫、領(lǐng)用、庫存），將《月度采購匯總表》提交財(cái)務(wù)部；財(cái)務(wù)部根據(jù)審批通過的《采購需求表》《入庫單》《供應(yīng)商發(fā)票》及付款申請，完成付款流程（發(fā)票抬頭需為公司全稱，稅號(hào)準(zhǔn)確）；報(bào)銷時(shí)，經(jīng)辦人需將《采購需求表》《入庫單》《驗(yàn)收確認(rèn)單》《發(fā)票》等材料整理齊全，按財(cái)務(wù)報(bào)銷流程提交，保證“單據(jù)齊全、流程合規(guī)”。三、行政物資采購需求及審批流程表（模板）行政物資采購需求及審批流程表基本信息申請部門□行政部□人事部□市場部□銷售部□技術(shù)部□財(cái)務(wù)部□其他：_________申請人_______________聯(lián)系方式：_________________申請日期_______年_月_日預(yù)計(jì)到貨日期_______年_月_日采購需求明細(xì)序號(hào)物品名稱123合計(jì)預(yù)估總價(jià)大寫：_________________________元整小寫：￥_________________元審批流程部門負(fù)責(zé)人審批意見：□同意□不同意（請注明原因：_________________________）簽字：_________日期：_______年_月_日加蓋部門公章行政部審核意見：□同意□需補(bǔ)充說明□不同意（原因：_________________）審核人：_________日期：_______年_月_日庫存情況：□充足□不足預(yù)估到貨期：_______天財(cái)務(wù)部復(fù)核意見：□預(yù)算內(nèi)通過□預(yù)算外需調(diào)整□不同意（原因：_________）復(fù)核人：_________日期：_______年_月_日預(yù)算余額：_________元分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見：□同意□不同意（原因：_________________）簽字：_________日期：_______年_月_日（2000元-10000元填寫）總經(jīng)理審批意見：□同意□不同意（原因：_________________）簽字：_________日期：_______年_月_日（≥10000元填寫）后續(xù)流程記錄采購執(zhí)行情況□已下單（訂單號(hào)：_________）□定制中（合同號(hào)：_________）□已到貨□延遲（原因：_________）經(jīng)辦人：_________日期：_______年_月_日入庫驗(yàn)收情況□驗(yàn)收合格（入庫單號(hào)：_________）□驗(yàn)收不合格（問題描述：_________）庫管員：_________需求部門確認(rèn)：_________日期：_______年_月_日領(lǐng)用記錄領(lǐng)用人：_________領(lǐng)用時(shí)間：_______年_月_日領(lǐng)用數(shù)量：_________庫管員：_________備注|1.如為緊急采購，需在“申請部門”旁標(biāo)注“緊急”，并提前電話聯(lián)系行政部負(fù)責(zé)人；2.定制物資需提前10個(gè)工作日提交申請；3.本表單一式兩聯(lián)，行政部、財(cái)務(wù)部各存一聯(lián)。|四、使用注意事項(xiàng)與常見問題（一）填寫規(guī)范要求信息完整性：所有帶“*”為必填項(xiàng)（物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)估單價(jià)等），缺項(xiàng)將導(dǎo)致審批流程退回；準(zhǔn)確性：數(shù)量、金額需為阿拉伯?dāng)?shù)字（大寫僅用于合計(jì)總價(jià)），規(guī)格型號(hào)需具體（如“筆記本電腦-ThinkPadX1Carbon-16G內(nèi)存-512G固態(tài)”），避免模糊描述（如“一批”“若干”）；附件要求：單次采購金額超過3000元或涉及定制物資，需附《采購需求說明》（部門負(fù)責(zé)人簽字），大額采購（≥10000元）需附供應(yīng)商報(bào)價(jià)單（至少2家）。（二）審批時(shí)限與責(zé)任各環(huán)節(jié)審批人需在1-2個(gè)工作日內(nèi)完成審批，特殊情況需提前在OA系統(tǒng)中備注，否則超時(shí)視為默認(rèn)通過；需求部門對“采購必要性”“數(shù)量準(zhǔn)確性”負(fù)首要責(zé)任，行政部對“合規(guī)性”“庫存匹配度”負(fù)責(zé)，財(cái)務(wù)部對“預(yù)算合理性”負(fù)責(zé)，審批人對審批結(jié)果負(fù)連帶責(zé)任。（三）特殊情況處理緊急采購：因突發(fā)工作（如會(huì)議籌備、設(shè)備故障搶修）需緊急采購的，需求部門可直接電話聯(lián)系行政部負(fù)責(zé)人說明情況，同步填寫電子版表單并啟動(dòng)審批流程，事后1個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)交紙質(zhì)表單；預(yù)算外采購：因不可抗力（如政策調(diào)整、市場價(jià)格大幅上漲）導(dǎo)致預(yù)算不足的，需先提交《預(yù)算調(diào)整申請表》（經(jīng)總經(jīng)理審批）后，再啟動(dòng)采購流程；供應(yīng)商問題：如供應(yīng)商出現(xiàn)延遲交貨、物資質(zhì)量不合格等情況，行政部需在24小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)應(yīng)急方案（更換供應(yīng)商或調(diào)整采購計(jì)劃），并同步向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（四）禁止采購清單以下物資一律不予采購，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理書面審批：與工作無關(guān)的物品（如高檔煙酒、禮品卡、個(gè)人生活用品等）；國家明令淘汰的物資（如含汞電池、非環(huán)保型辦公設(shè)備等）；未列入《公司行政物資采購標(biāo)準(zhǔn)目錄》且未經(jīng)特殊審批的物資；來源不明、無正規(guī)發(fā)票的物資（避免采購“三無”產(chǎn)品）。（五）常見問題Q&AQ1：采購的物資如何領(lǐng)用？A：需