企業(yè)法務(wù)合規(guī)性自查手冊(cè)一、適用情境與發(fā)起時(shí)機(jī)企業(yè)法務(wù)合規(guī)性自查作為內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)防控的核心工具，適用于以下關(guān)鍵場(chǎng)景：常規(guī)周期性審查：企業(yè)每年或每半年開(kāi)展全面合規(guī)體檢，保證經(jīng)營(yíng)活動(dòng)持續(xù)符合法律法規(guī)及內(nèi)部制度要求；新業(yè)務(wù)上線前評(píng)估：推出新產(chǎn)品、進(jìn)入新市場(chǎng)或采用新商業(yè)模式前，專項(xiàng)排查合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，避免“帶病運(yùn)行”；監(jiān)管響應(yīng)式自查：收到監(jiān)管機(jī)構(gòu)問(wèn)詢、提示或行業(yè)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警后，針對(duì)性核查特定領(lǐng)域合規(guī)狀況，及時(shí)應(yīng)對(duì)潛在監(jiān)管關(guān)注；組織架構(gòu)調(diào)整后核查：公司重組、部門(mén)職能變更或關(guān)鍵崗位人員變動(dòng)時(shí)，重新審視合規(guī)管理流程的適配性與有效性；重大事件觸發(fā)自查：發(fā)生合規(guī)投訴、訴訟或內(nèi)部違規(guī)事件后，追溯管理漏洞，完善防控機(jī)制。二、自查流程與操作步驟（一）啟動(dòng)準(zhǔn)備：明確目標(biāo)與責(zé)任分工確定自查范圍與重點(diǎn)根據(jù)自查目的（如常規(guī)審查或?qū)ｍ?xiàng)排查），明確覆蓋的業(yè)務(wù)領(lǐng)域（如合同管理、勞動(dòng)用工、數(shù)據(jù)安全、反壟斷等）、時(shí)間周期（如近1年或3年）及涉及部門(mén)；結(jié)合行業(yè)特性（如金融、醫(yī)療、制造業(yè)）及企業(yè)實(shí)際，突出高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域（如個(gè)人信息處理、廣告宣傳、稅務(wù)申報(bào)）。組建專項(xiàng)自查小組組長(zhǎng)：由法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人或分管高管擔(dān)任，統(tǒng)籌自查工作；核心成員：法務(wù)專員、內(nèi)審人員、各業(yè)務(wù)部門(mén)接口人（如銷售、采購(gòu)、人力資源負(fù)責(zé)人）；支持人員：IT、財(cái)務(wù)等職能部門(mén)骨干，提供專業(yè)數(shù)據(jù)與流程解讀。制定自查方案內(nèi)容包括自查目標(biāo)、范圍、時(shí)間計(jì)劃（如資料收集階段2周、現(xiàn)場(chǎng)核查階段1周、報(bào)告編制階段1周）、人員分工及輸出成果要求；方案需經(jīng)管理層審批后下發(fā)執(zhí)行，保證各部門(mén)資源配合。（二）基礎(chǔ)梳理：構(gòu)建合規(guī)義務(wù)清單收集法律法規(guī)與監(jiān)管要求通過(guò)官方數(shù)據(jù)庫(kù)（如立法機(jī)關(guān)、監(jiān)管機(jī)構(gòu)網(wǎng)站）、行業(yè)合規(guī)指引、律師事務(wù)所等專業(yè)渠道，梳理與企業(yè)業(yè)務(wù)直接相關(guān)的法律、行政法規(guī)、部門(mén)規(guī)章及規(guī)范性文件；示例：勞動(dòng)用工領(lǐng)域需收集《勞動(dòng)合同法》《社會(huì)保險(xiǎn)法》《保障農(nóng)民工工資支付條例》等；數(shù)據(jù)安全領(lǐng)域需收集《網(wǎng)絡(luò)安全法》《數(shù)據(jù)安全法》《個(gè)人信息保護(hù)法》等。識(shí)別內(nèi)部合規(guī)制度匯總企業(yè)現(xiàn)行有效的內(nèi)部制度，包括《合同管理辦法》《員工手冊(cè)》《數(shù)據(jù)安全管理規(guī)范》《反商業(yè)賄賂規(guī)定》等，核查其與外部法律法規(guī)的銜接性。編制《合規(guī)義務(wù)清單表》按業(yè)務(wù)領(lǐng)域分類列出合規(guī)義務(wù)來(lái)源（法律/制度/監(jiān)管要求）、具體條款內(nèi)容、適用部門(mén)、更新周期及責(zé)任崗位，形成動(dòng)態(tài)管理臺(tái)賬（詳見(jiàn)“核心工具表單”部分）。（三）現(xiàn)場(chǎng)核查：資料審查與流程驗(yàn)證資料審查按自查范圍收集業(yè)務(wù)文檔，如合同文本、審批記錄、員工花名冊(cè)及社保繳納憑證、用戶授權(quán)協(xié)議、數(shù)據(jù)訪問(wèn)日志、營(yíng)銷宣傳材料等；采用抽樣方法（按隨機(jī)抽樣或重點(diǎn)抽樣原則），核查資料的真實(shí)性、完整性與合規(guī)性，例如：合同審查：檢查合同條款是否違反法律強(qiáng)制性規(guī)定（如格式條款是否公平、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬是否明確）；勞動(dòng)用工：核查勞動(dòng)合同是否包含必備條款（工作內(nèi)容、地點(diǎn)、時(shí)間、勞動(dòng)報(bào)酬等）、社保是否依法繳納。流程穿行測(cè)試選取關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程（如合同簽訂、采購(gòu)招標(biāo)、數(shù)據(jù)出境），跟進(jìn)從發(fā)起至終結(jié)的全過(guò)程，驗(yàn)證各環(huán)節(jié)控制措施是否有效執(zhí)行；示例：測(cè)試“合同審批流程”時(shí)，抽查3-5份合同，核對(duì)發(fā)起人提交資料是否齊全、法務(wù)審核意見(jiàn)是否落實(shí)、最終審批人是否符合權(quán)限。人員訪談與業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、關(guān)鍵崗位員工（如采購(gòu)經(jīng)理、HR專員、數(shù)據(jù)管理員）進(jìn)行訪談，知曉合規(guī)流程的實(shí)際執(zhí)行情況、存在的問(wèn)題及改進(jìn)建議；訪談前準(zhǔn)備提綱，記錄訪談內(nèi)容并由被訪談人簽字確認(rèn)，保證信息可追溯。（四）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估梳理合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)結(jié)合資料審查、流程測(cè)試及訪談結(jié)果，識(shí)別各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)存在的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，如：合同風(fēng)險(xiǎn)：條款約定不明導(dǎo)致糾紛、合同簽署主體不適格；數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)：未經(jīng)用戶同意收集個(gè)人信息、數(shù)據(jù)跨境傳輸未通過(guò)安全評(píng)估；反壟斷風(fēng)險(xiǎn)：與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手達(dá)成固定價(jià)格協(xié)議、濫用市場(chǎng)支配地位。評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)從“發(fā)生可能性”（高/中/低）和“影響程度”（重大/較大/一般）兩個(gè)維度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行量化評(píng)估，確定優(yōu)先級(jí)：高風(fēng)險(xiǎn)（可能性高+影響重大）：需立即整改；中風(fēng)險(xiǎn)（可能性中+影響較大或可能性高+影響一般）：制定整改計(jì)劃限期完成；低風(fēng)險(xiǎn)（可能性低+影響較?。杭{入日常監(jiān)控。編制《合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)識(shí)別表》詳細(xì)記錄風(fēng)險(xiǎn)描述、涉及業(yè)務(wù)/流程、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)、責(zé)任部門(mén)及初步整改建議（詳見(jiàn)“核心工具表單”部分）。（五）報(bào)告編制與整改落實(shí)撰寫(xiě)自查報(bào)告內(nèi)容包括：自查工作概況（范圍、時(shí)間、人員）、合規(guī)義務(wù)總體遵循情況、主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及評(píng)估結(jié)果、問(wèn)題成因分析（如制度缺失、執(zhí)行不到位、人員意識(shí)不足）、整改建議及責(zé)任分工；報(bào)告需經(jīng)自查小組審核，由管理層審批后報(bào)送決策機(jī)構(gòu)（如董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)）。制定整改計(jì)劃針對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)及中風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，明確整改措施（如修訂制度、補(bǔ)充資料、優(yōu)化流程）、責(zé)任人（部門(mén)及個(gè)人）、完成時(shí)限及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；示例：針對(duì)“未全員簽訂勞動(dòng)合同”問(wèn)題，整改措施為“人力資源部1周內(nèi)與未簽合同員工補(bǔ)簽”，責(zé)任人為人力資源經(jīng)理*，完成時(shí)限為X月X日。跟蹤整改成效建立整改臺(tái)賬，定期（如每周/每月）核查整改進(jìn)度，對(duì)未按期完成的問(wèn)題進(jìn)行督辦；整改完成后，通過(guò)復(fù)查資料、重新測(cè)試流程等方式驗(yàn)證整改效果，保證風(fēng)險(xiǎn)消除或有效控制；編制《自查問(wèn)題整改跟蹤表》，記錄整改進(jìn)度、驗(yàn)證結(jié)果及關(guān)閉情況（詳見(jiàn)“核心工具表單”部分）。（六）成果應(yīng)用與持續(xù)改進(jìn)更新合規(guī)管理體系根據(jù)自查結(jié)果，修訂不合規(guī)的內(nèi)部制度，優(yōu)化管理流程（如增加合同簽訂前法律盡調(diào)環(huán)節(jié)）；針對(duì)普遍性風(fēng)險(xiǎn)（如員工合規(guī)意識(shí)薄弱），開(kāi)展專項(xiàng)培訓(xùn)，將合規(guī)要求納入績(jī)效考核。建立長(zhǎng)效機(jī)制將合規(guī)自查納入年度工作計(jì)劃，明確周期（如每半年1次）及重點(diǎn)領(lǐng)域；利用信息化工具（如合規(guī)管理系統(tǒng)）實(shí)現(xiàn)合規(guī)義務(wù)清單、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、整改計(jì)劃的動(dòng)態(tài)管理，提升效率。三、核心工具表單表1：合規(guī)義務(wù)清單表序號(hào)業(yè)務(wù)領(lǐng)域合規(guī)義務(wù)來(lái)源具體條款內(nèi)容摘要適用部門(mén)更新周期責(zé)任崗位1勞動(dòng)用工《勞動(dòng)合同法》第10條建立勞動(dòng)關(guān)系應(yīng)當(dāng)訂立書(shū)面勞動(dòng)合同人力資源部每年HR主管*2數(shù)據(jù)安全《個(gè)人信息保護(hù)法》第13條處理個(gè)人信息應(yīng)當(dāng)取得個(gè)人同意，并明確告知處理目的、方式等數(shù)據(jù)部、產(chǎn)品部每半年數(shù)據(jù)合規(guī)專員*3合同管理《民法典》第470條合同內(nèi)容一般包括當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬等條款法務(wù)部、各業(yè)務(wù)部門(mén)每年法務(wù)專員*表2：合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)識(shí)別表序號(hào)風(fēng)險(xiǎn)描述涉及業(yè)務(wù)/流程發(fā)生可能性影響程度風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)責(zé)任部門(mén)初步整改建議1未對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查即簽訂合同采購(gòu)管理中較大中風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)部建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，要求提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證明并留存復(fù)印件2用戶協(xié)議中未明確個(gè)人信息處理目的產(chǎn)品運(yùn)營(yíng)-用戶注冊(cè)高重大高風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)品部修訂用戶協(xié)議，增加個(gè)人信息處理目的條款并顯著提示表3：自查問(wèn)題整改跟蹤表序號(hào)問(wèn)題描述責(zé)任部門(mén)責(zé)任人整改措施計(jì)劃完成時(shí)限實(shí)際完成時(shí)限驗(yàn)證結(jié)果（合格/不合格）備注12023年第二季度采購(gòu)合同中，3份未附供應(yīng)商資質(zhì)證明采購(gòu)部經(jīng)理*補(bǔ)充收集供應(yīng)商資質(zhì)并歸檔2023年X月X日2023年X月X日合格（已提供并歸檔）-2員工培訓(xùn)記錄中，2次培訓(xùn)未簽到人力資源部主管*完善培訓(xùn)簽到制度，采用電子簽到2023年X月X日--整改中四、關(guān)鍵實(shí)施要點(diǎn)保證客觀性與獨(dú)立性自查小組應(yīng)獨(dú)立于被核查業(yè)務(wù)部門(mén)，直接向管理層匯報(bào)，避免因部門(mén)利益干擾結(jié)果真實(shí)性；資料審查與流程測(cè)試需留存書(shū)面記錄，保證過(guò)程可追溯，杜絕“走過(guò)場(chǎng)”。注重動(dòng)態(tài)管理法律法規(guī)及監(jiān)管要求會(huì)更新，合規(guī)義務(wù)清單需定期（建議每半年或每年）復(fù)核修訂，保證“義務(wù)清單”與最新要求同步；風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)識(shí)別與整改跟蹤需常態(tài)化，對(duì)新增風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)納入管理，避免“舊賬未清又添新賬”。強(qiáng)化業(yè)務(wù)融合自查重點(diǎn)應(yīng)聚焦業(yè)務(wù)實(shí)際操作，避免“為自查而自查”，例如：銷售部門(mén)的合規(guī)自查需重點(diǎn)關(guān)注廣告宣傳用語(yǔ)、客戶資質(zhì)審核等具體環(huán)節(jié)；邀請(qǐng)業(yè)務(wù)部門(mén)人員參與自查與整改，提升其對(duì)合規(guī)的重視程度，保證整改措施落地。保障信息保密自查過(guò)程中獲取的商業(yè)秘密、員工個(gè)人信息等敏感數(shù)據(jù)，需建立保密機(jī)制，僅限自查小組成員因工作需要接觸，防止信息泄露