企業(yè)活動策劃案審批及執(zhí)行監(jiān)督模板一、適用場景與背景二、全流程操作指引1.需求提出與策劃啟動責任主體：活動發(fā)起部門（如行政部、市場部、人力資源部等）負責人。操作說明：（1）明確活動目的與預期目標（如提升團隊凝聚力、增強客戶粘性、推廣品牌形象等）；（2）初步確定活動范圍、時間、規(guī)模及大致預算；（3）指定活動策劃負責人，組建臨時策劃小組。輸出成果：《活動需求立項申請表》（含活動背景、目標、初步預算、時間節(jié)點等）。2.方案初稿編制責任主體：活動策劃負責人及小組成員。操作說明：（1）細化活動方案，包括：活動主題、詳細流程（時間、環(huán)節(jié)、內(nèi)容）、參與人員范圍、場地布置方案、物資清單（設備、物料、禮品等）、人員分工（主持人、后勤、安保等）、應急預案（天氣變化、設備故障、人員突發(fā)狀況等）；（2）編制詳細預算表，列明各項費用（場地費、物料費、餐飲費、交通費、人員服務費等）及測算依據(jù)；（3）與相關部門（如財務部、法務部、IT部）溝通方案可行性，獲取初步意見。輸出成果：《企業(yè)活動策劃方案（初稿）》《活動預算明細表》。3.內(nèi)部評審與修改責任主體：發(fā)起部門負責人、策劃小組、相關職能部門（財務、行政、業(yè)務等）。操作說明：（1）組織內(nèi)部評審會，對方案的可行性、預算合理性、風險控制措施進行討論；（2）根據(jù)評審意見修改方案，重點優(yōu)化預算、流程及風險預案；（3）確認最終方案內(nèi)容，保證與活動目標一致。輸出成果：《活動策劃方案（終稿）》《評審會議紀要》（含修改意見及確認情況）。4.審批流程執(zhí)行責任主體：發(fā)起部門負責人、分管領導、總經(jīng)理（根據(jù)活動重要性及金額確定審批層級）。操作說明：（1）發(fā)起部門提交《活動策劃方案（終稿）》《活動預算明細表》《評審會議紀要》至審批人；（2）審批人從合規(guī)性、必要性、預算合理性角度進行審批，重大活動需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議；（3）審批通過后，由行政部門備案；審批未通過則退回發(fā)起部門重新調(diào)整。輸出成果：《活動策劃審批意見表》（含各環(huán)節(jié)審批人簽字及結(jié)論）。5.執(zhí)行準備階段責任主體：策劃小組、執(zhí)行團隊（含外包服務商，如需）。操作說明：（1）制定詳細執(zhí)行計劃，明確各項任務的負責人、完成時間及交付標準；（2）落實場地、物資、人員等資源，簽訂外包服務合同（如需），明確服務內(nèi)容及權責；（3）召開執(zhí)行啟動會，向所有參與人員傳達活動流程、分工及注意事項；（4）完成場地布置、設備調(diào)試、物料采購等前期準備工作。輸出成果：《活動執(zhí)行計劃表》《物資采購清單》《場地布置驗收記錄》。6.活動執(zhí)行與過程監(jiān)督責任主體：策劃負責人、監(jiān)督小組（可由行政部、紀檢部門人員組成）。操作說明：（1）活動現(xiàn)場設總協(xié)調(diào)人，實時跟蹤流程執(zhí)行情況，保證各環(huán)節(jié)按計劃推進；（2）監(jiān)督小組對照《活動執(zhí)行計劃表》檢查物資到位、人員到崗、流程銜接等情況，記錄偏差；（3）對突發(fā)情況啟動應急預案，及時調(diào)整方案（如遇天氣變化需轉(zhuǎn)移場地，或設備故障啟用備用設備）；（4）全程記錄活動影像資料（照片、視頻），作為后續(xù)復盤依據(jù)。輸出成果：《活動執(zhí)行監(jiān)督日志》（含時間節(jié)點、執(zhí)行情況、問題記錄及處理措施）。7.活動總結(jié)與復盤責任主體：策劃小組、發(fā)起部門、參與部門。操作說明：（1）活動結(jié)束后3個工作日內(nèi)，收集參與人員反饋（通過問卷、訪談等方式）；（2）對照活動目標，評估實際效果（如參與人數(shù)、目標達成率、滿意度等）；（3）分析執(zhí)行過程中的亮點與不足，總結(jié)經(jīng)驗教訓；（4）編制《活動總結(jié)報告》，報分管領導審閱。輸出成果：《活動效果評估表》《活動總結(jié)報告》。8.資料歸檔責任主體：發(fā)起部門行政專員。操作說明：（1）整理活動全流程資料，包括：策劃方案、審批文件、預算表、執(zhí)行計劃、監(jiān)督日志、總結(jié)報告、影像資料等；（2）按企業(yè)檔案管理規(guī)定分類歸檔，保存期限不少于3年。輸出成果：《活動資料歸檔清單》。三、核心模板表格清單表1：活動需求立項申請表序號項目內(nèi)容填寫說明1活動名稱如“2024年度員工團建活動”2發(fā)起部門3活動背景與目的說明活動原因及預期目標4初步時間計劃擬開展日期、時長5參與人員范圍人數(shù)、部門/身份6初步預算大致費用范圍（萬元）7策劃負責人姓名、聯(lián)系方式8部門負責人意見簽字、日期表2：活動預算明細表序號費用類別項目明細單位數(shù)量單價（元）總價（元）備注1場地費會議室租賃場150005000含設備使用費2物料費背景板、橫幅制作項1200020003餐飲費午餐（自助餐）人1008080004人員服務費主持人、攝影師項1300030005應急預備金按總預算10%計提項118001800合計19800表3：活動執(zhí)行監(jiān)督日志日期時間環(huán)節(jié)名稱計劃內(nèi)容實際執(zhí)行情況偏差記錄處理措施責任人2024-03-1508:00場地布置背景板安裝按時完成無無張*2024-03-1509:30設備調(diào)試音響、投影儀投影儀故障延誤30分鐘啟用備用設備李*表4：活動效果評估表評估維度評估指標評分（1-5分）備注（具體反饋）目標達成度活動目的實現(xiàn)情況4員工反饋團隊凝聚力提升流程規(guī)范性各環(huán)節(jié)銜接順暢度5無延誤，流程清晰參與體驗參與人員滿意度4餐飲口味需改進成本控制預算執(zhí)行偏差率3物料費超支5%，需分析原因四、關鍵注意事項與風險提示合規(guī)性優(yōu)先：活動方案需符合企業(yè)內(nèi)部管理制度及國家法律法規(guī)（如大型活動需報備公安部門、采購流程需遵守招標規(guī)定等），避免違規(guī)操作。預算剛性控制：預算編制需充分調(diào)研，執(zhí)行過程中嚴格按照審批后的預算執(zhí)行，超支部分需重新履行審批手續(xù)，杜絕預算外支出。風險預案周全：針對可能的風險（如安全、天氣、輿情等）制定詳細應對措施，明確責任人和處理流程，保證突發(fā)情況快速響應。溝通協(xié)同到位：活動涉及多部門協(xié)作時，需建立定期溝通機制（如每日進度會），保證信息同步，避免因溝通不暢導致執(zhí)行偏差。文檔留存完整：從需求提出到總結(jié)歸檔，全程保留書面及電子記錄，保證流程可追溯，便