2026年虛擬現(xiàn)實教育軟件公司員工社會保險與公積金管理制度第一章總則第一條制定目的與依據(jù)為規(guī)范公司員工社會保險（以下簡稱“社?！保┡c住房公積金（以下簡稱“公積金”）管理工作，明確社保公積金的參保范圍、繳費標準、辦理流程及權益維護要求，確保依法為員工繳納社保（養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、工傷保險、生育保險）與公積金，保障員工合法權益（如醫(yī)療報銷、養(yǎng)老待遇、住房貸款資格），維護公司用工合規(guī)性，依據(jù)《中華人民共和國社會保險法》《住房公積金管理條例》《社會保險費征繳暫行條例》及地方社保公積金政策（如參保地社保繳費基數(shù)上下限、公積金繳存比例規(guī)定）、公司《員工管理制度》，結合虛擬現(xiàn)實教育軟件行業(yè)員工構成（如研發(fā)崗、教研崗、市場崗員工均需參保）與企業(yè)實際，制定本制度。第二條核心原則社保公積金管理遵循“依法合規(guī)、全員覆蓋、及時準確、權益保障”原則。嚴格按照國家及地方政策規(guī)定辦理參保繳費（如按時申報、足額繳納，不拖欠、不漏繳）；覆蓋公司全體在職員工（含正式員工、試用期員工、勞務派遣員工，符合參保條件的均需參保），無歧視性排除；按“入職即辦、離職即?！痹瓌t及時辦理增減員（如員工入職30日內(nèi)辦理參保、離職當月辦理停保），確保繳費記錄準確（如基數(shù)核算無誤、險種繳納齊全）；建立員工權益反饋通道，協(xié)助員工處理社保公積金相關問題（如社保轉移、公積金提?。?，保障員工合法權益落地。第三條適用范圍本制度適用于公司所有員工的社保公積金管理，涵蓋的管理內(nèi)容包括：社保參保登記（新員工參保開戶、異地社保轉入）；社保繳費管理（基數(shù)核算、費用申報、足額繳納）；社保權益維護（醫(yī)療報銷協(xié)助、社保待遇申領指導、社保關系轉移）；公積金繳存管理（賬戶設立、基數(shù)調整、繳存比例確定）；公積金權益服務（公積金提取咨詢、公積金貸款協(xié)助、公積金賬戶轉移）。參與社保公積金管理的部門及人員，包括人力資源部、財務部、法務部、員工服務部等相關部門及崗位，均需嚴格遵守本制度要求。第二章組織職責與分工第四條組織架構成立社保公積金管理小組（以下簡稱“社保小組”），由公司分管人力資源的負責人擔任組長，成員包括人力資源部社保專員、財務部資金主管、法務部合規(guī)專員、員工服務部服務主管。小組下設社保公積金執(zhí)行崗，由人力資源部指定專人擔任，負責統(tǒng)籌社保公積金計劃、辦理日常業(yè)務、解答員工咨詢、處理異常問題。第五條各部門職責人力資源部：作為社保公積金管理的核心牽頭部門，負責制定社保公積金年度工作計劃（如基數(shù)調整時間、政策培訓安排）；辦理員工社保公積金增減員（新員工參保開戶、離職員工停保停繳、員工異動變更）；核算社保公積金繳費基數(shù)（按員工工資收入確定，確保符合地方基數(shù)上下限規(guī)定）；收集整理員工參保資料（如身份證復印件、戶口本復印件、異地社保繳費記錄）；向財務部提交月度社保公積金繳費明細與金額；解答員工社保公積金咨詢（如繳費記錄查詢、報銷流程說明）；協(xié)助員工辦理社保轉移（異地轉入轉出）、公積金提取（購房、租房提?。?；跟蹤地方社保公積金政策變化（如繳費比例調整、基數(shù)上下限更新），及時調整公司繳費方案；財務部：負責社保公積金費用的資金保障與支付，根據(jù)人力資源部提供的繳費明細，在每月繳費截止日前足額準備資金；通過社保公積金管理系統(tǒng)或線下渠道完成費用繳納（如通過稅務系統(tǒng)繳納社保、通過公積金中心系統(tǒng)繳納公積金）；獲取繳費憑證（如社保繳費回單、公積金繳存證明），與人力資源部核對繳費記錄；將社保公積金費用計入公司成本核算（按部門分攤，如研發(fā)部、市場部、教育教研部）；保管繳費憑證與財務記錄，留存?zhèn)洳椋ū４嫫谙薏坏陀?年）；法務部：負責社保公積金管理的合規(guī)監(jiān)督，審核公司社保公積金繳費方案的合法性（如是否符合《社會保險法》《住房公積金管理條例》）；檢查社保公積金辦理流程的合規(guī)性（如是否按時參保、是否足額繳費）；處理社保公積金相關勞動爭議（如員工因未參保提起的仲裁、訴訟）；提供社保公積金政策法律咨詢（如勞務派遣員工參保責任劃分、異地參保政策解讀）；協(xié)助人力資源部應對社保公積金監(jiān)管部門檢查（如提供合規(guī)證明材料、解釋繳費依據(jù)）；員工服務部：負責員工社保公積金權益服務，協(xié)助員工查詢社保公積金繳費記錄（如指導員工通過APP、官網(wǎng)查詢）；收集員工社保公積金需求（如醫(yī)療報銷協(xié)助、公積金貸款咨詢）；對接外部機構（如社保中心、公積金管理部、醫(yī)院），協(xié)助員工辦理權益事項（如提交醫(yī)療報銷材料、開具公積金繳存證明）；組織社保公積金政策培訓（如年度基數(shù)調整解讀、新醫(yī)保政策宣講）；反饋員工意見建議，推動社保公積金管理優(yōu)化（如簡化咨詢流程、提升服務效率）；第三章社保管理流程第六條社保參保與增減員新員工參保：員工入職后，人力資源部在3個工作日內(nèi)收集員工參保所需資料（身份證原件及復印件、1寸免冠照片、填寫完整的《社保參保登記表》）；若員工有異地社保繳費記錄，協(xié)助員工辦理異地社保轉入（向原參保地社保中心申請轉移憑證，提交至現(xiàn)參保地社保中心）；在員工入職30日內(nèi)，通過當?shù)厣绫９芾硐到y(tǒng)為員工辦理參保登記（選擇參保險種：養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、工傷保險、生育保險，按地方規(guī)定強制參保）；參保成功后，將社保登記信息（如社保編號、參保起始時間）告知員工，指導員工查詢繳費記錄；員工異動變更：員工發(fā)生崗位調整、工資變動、離職等異動時，人力資源部按以下流程處理：工資變動：當月工資調整的，次月起按新工資收入重新核算社保繳費基數(shù)（若變動后基數(shù)超出地方上下限，按上下限執(zhí)行），通過社保系統(tǒng)提交基數(shù)變更申請；離職：員工離職時，人力資源部在離職當月完成社保停保手續(xù)（確保停保時間與離職時間一致，避免多繳或少繳）；向員工出具《社保繳費憑證》，告知員工社保轉移或續(xù)繳注意事項（如斷繳影響、續(xù)繳方式）；其他異動：員工姓名、身份證號等信息變更的，收集變更證明材料（如戶口本變更頁、派出所證明），提交社保中心辦理信息更正；社保補繳：因特殊情況（如員工入職延誤參保、基數(shù)核算錯誤）需補繳社保的，人力資源部填寫《社保補繳申請表》，說明補繳原因、補繳期間、補繳基數(shù)與金額；經(jīng)社保小組審批后，向社保中心提交補繳申請；獲取補繳批復后，通知財務部準備補繳資金；補繳完成后，將補繳記錄告知員工，確保員工權益不受影響；第七條社保繳費基數(shù)與比例基數(shù)確定：每年根據(jù)地方社保中心發(fā)布的繳費基數(shù)上下限（以上年度當?shù)厝趶匠擎?zhèn)單位就業(yè)人員平均工資的60%-300%確定），人力資源部在每年1-3月（具體時間按地方規(guī)定）核算員工新年度社保繳費基數(shù)：以員工上年度月平均工資收入為基數(shù)（工資收入包含基本工資、績效獎金、津貼補貼，不包含加班費、一次性獎金）；若員工月平均工資低于基數(shù)下限，按下限確定基數(shù)；高于基數(shù)上限，按上限確定基數(shù)；新入職員工按首月工資收入確定基數(shù)（首月工資不足月的，按足月工資折算）；比例執(zhí)行：按地方政策規(guī)定的繳費比例執(zhí)行（如養(yǎng)老保險：單位繳費比例16%、個人繳費比例8%；醫(yī)療保險：單位繳費比例9%、個人繳費比例2%；失業(yè)保險：單位繳費比例0.5%、個人繳費比例0.5%；工傷保險：單位繳費比例0.2%-1.9%（按行業(yè)風險等級確定，VR教育軟件行業(yè)按0.5%執(zhí)行）、個人不繳費；生育保險：單位繳費比例0.8%、個人不繳費）；單位繳費部分由公司承擔，個人繳費部分從員工當月工資中代扣代繳（人力資源部在工資核算時扣除，財務部在發(fā)薪時同步代繳）；基數(shù)調整：年度基數(shù)確定后，人力資源部通過社保系統(tǒng)提交基數(shù)調整申請，獲取社保中心批復后，從當年7月1日起（部分地方從1月1日起）按新基數(shù)繳費；將基數(shù)調整結果告知員工（如通過工資條標注、郵件通知），解答員工疑問；第八條社保權益維護繳費記錄查詢：人力資源部指導員工通過多種渠道查詢社保繳費記錄（如當?shù)厣绫PP、支付寶/微信社保小程序、社保中心官網(wǎng)、線下服務大廳）；每月繳費完成后，將繳費明細同步至員工（如在內(nèi)部系統(tǒng)公示、單獨發(fā)送電子明細），確保員工知曉繳費情況；醫(yī)療報銷協(xié)助：員工發(fā)生醫(yī)療費用需報銷時，員工服務部協(xié)助收集報銷資料（醫(yī)院發(fā)票、費用清單、病歷本、出院小結）；人力資源部審核資料完整性，提交至社保中心或醫(yī)保經(jīng)辦機構；跟蹤報銷進度，將報銷結果告知員工（如報銷金額、到賬時間）；對報銷未通過的，協(xié)助員工補充資料或解釋未通過原因；社保轉移辦理：員工因工作調動需辦理社保轉移的，人力資源部協(xié)助員工向現(xiàn)參保地社保中心申請《基本養(yǎng)老保險參保繳費憑證》《基本醫(yī)療保險參保繳費憑證》；指導員工將憑證提交至新參保地社保中心，辦理轉入手續(xù)；跟蹤轉移進度，確保社保繳費記錄順利合并；員工從異地轉入社保的，協(xié)助辦理轉入接收手續(xù)，合并歷史繳費記錄；待遇申領指導：員工達到法定退休年齡需申領養(yǎng)老金、符合條件需申領失業(yè)金或生育津貼時，人力資源部指導員工準備申領資料（如身份證、戶口本、退休審批表、失業(yè)證明、生育服務證）；協(xié)助員工向社保中心提交申領申請，跟蹤待遇發(fā)放進度；將待遇發(fā)放標準、發(fā)放時間告知員工，確保員工按時領取；第四章公積金管理流程第九條公積金繳存與賬戶管理賬戶設立：新員工入職后，人力資源部在30日內(nèi)為員工辦理公積金賬戶設立手續(xù)（通過當?shù)毓e金管理系統(tǒng)提交申請，提供員工身份證復印件、《公積金繳存登記表》）；賬戶設立成功后，將公積金賬號告知員工，指導員工查詢賬戶信息；若員工有異地公積金賬戶，協(xié)助員工辦理賬戶轉移（向原繳存地公積金中心申請轉移，將資金轉入現(xiàn)賬戶）；繳存辦理：每月5日前，人力資源部核算員工當月公積金繳存金額（基數(shù)×繳存比例）；繳存基數(shù)與社?；鶖?shù)一致（按年度基數(shù)執(zhí)行，與社?；鶖?shù)同步調整）；繳存比例按地方政策規(guī)定執(zhí)行（如單位與個人繳存比例均為5%-12%，公司按10%執(zhí)行，個人按10%執(zhí)行）；單位繳存部分由公司承擔，個人繳存部分從員工工資中代扣代繳；人力資源部向財務部提交繳存明細與總金額，財務部在每月15日前（按地方規(guī)定的繳存截止日）完成繳存；賬戶變更與注銷：員工姓名、身份證號等信息變更的，人力資源部收集變更證明材料，提交公積金中心辦理賬戶信息更正；員工離職的，人力資源部在離職當月辦理公積金賬戶封存手續(xù)（封存后賬戶資金可轉移或提?。?；員工離職后找到新工作的，協(xié)助辦理賬戶轉移（將賬戶從公司轉移至新單位）；員工達到法定退休年齡或出國定居的，協(xié)助辦理賬戶注銷與資金提??；第十條公積金提取與貸款協(xié)助提取協(xié)助：員工符合公積金提取條件（如購買住房、償還住房貸款、租賃住房、大修住房、退休、喪失勞動能力）時，員工服務部協(xié)助員工準備提取資料（如購房合同、貸款合同、租房合同、退休證、身份證）；人力資源部審核資料真實性，在《公積金提取申請表》上加蓋公司公章；指導員工向公積金中心提交提取申請（線上或線下）；跟蹤提取進度，告知員工資金到賬時間；對提取未通過的，協(xié)助員工補充資料或解釋政策要求；貸款協(xié)助：員工申請公積金貸款（如購房貸款）時，人力資源部為員工開具《公積金繳存證明》（證明員工繳存年限、繳存金額、賬戶狀態(tài)）；協(xié)助員工查詢公積金賬戶余額與繳存明細（用于貸款額度核算）；解答員工貸款政策咨詢（如貸款額度計算方式、貸款期限規(guī)定）；若員工需公司提供其他證明材料（如收入證明），按要求出具并加蓋公章；第五章監(jiān)督與爭議處理第十一條監(jiān)督機制內(nèi)部監(jiān)督：社保小組每季度開展社保公積金管理檢查，人力資源部提交《社保公積金繳費報告》（含參保人數(shù)、繳費金額、基數(shù)明細）；財務部提交繳費憑證與資金支付記錄；檢查內(nèi)容包括：參保覆蓋率（是否所有符合條件員工均已參保）、繳費及時性（是否按時繳納，無逾期）、基數(shù)準確性（是否按規(guī)定核算，無違規(guī)調低基數(shù)）、資料完整性（是否留存完整的參保資料與繳費記錄）；對檢查發(fā)現(xiàn)的問題（如漏繳、基數(shù)錯誤），限期整改；外部監(jiān)督：法務部跟蹤社保公積金監(jiān)管部門（社保中心、公積金管理部、稅務局）的檢查通知，協(xié)助人力資源部、財務部準備檢查材料（如參保清單、繳費憑證、財務報表）；配合監(jiān)管部門開展檢查，解釋公司社保公積金管理流程與政策依據(jù)；對監(jiān)管部門提出的整改要求，制定整改方案并落實；將檢查結果與整改情況向社保小組匯報；員工監(jiān)督：建立員工反饋通道（如意見箱、反饋郵箱、員工服務熱線），鼓勵員工對社保公積金管理提出意見建議或舉報違規(guī)行為（如未參保、少繳費）；員工服務部對反饋信息及時響應（2個工作日內(nèi)回復），核實問題并推動解決；對員工舉報屬實的，按公司規(guī)定處理相關責任人，并為舉報人保密；第十二條爭議處理內(nèi)部協(xié)商：員工對社保公積金管理有異議（如認為基數(shù)核算錯誤、繳費記錄缺失）時，首先向人力資源部提出，人力資源部在3個工作日內(nèi)核實情況（如查詢繳費記錄、核對基數(shù)核算依據(jù)）；與員工溝通協(xié)商，解釋政策規(guī)定與公司操作依據(jù)；若確屬公司失誤（如漏繳、基數(shù)錯誤），立即制定整改方案（如補繳、調整基數(shù)），并告知員工整改時限；外部協(xié)調：若內(nèi)部協(xié)商無法解決，員工服務部協(xié)助員工向社保公積金監(jiān)管部門（社保中心、公積金管理部）申請協(xié)調（如提交書面協(xié)調申請、提供相關證據(jù)材料）；跟蹤協(xié)調進度，及時將協(xié)調結果告知員工；若協(xié)調結果要求公司整改，人力資源部按要求執(zhí)行，并向監(jiān)管部門提交整改報告；法律處理：若員工通過勞動仲裁、訴訟等法律途徑解決爭議，法務部代表公司參與處理，收集整理證據(jù)材料（如勞動合同、工資條、繳費記錄）；與員工溝通協(xié)商，爭取達成和解；若進入仲裁或訴訟程序，按法律規(guī)定提交材料、參與庭審；根據(jù)裁決或判決結果，執(zhí)行相關要求（如補繳社保、支付賠償）；將處理結果存檔，并總結經(jīng)驗教訓，優(yōu)化社保公積金管理流程；第六章附則第十三條制度解釋與