費用申請與審批流程管理表格（行政職能部門通用版）一、適用場景與范圍本工具模板適用于企業(yè)行政職能部門日常運營中各類費用的申請與審批管理，涵蓋但不限于以下場景：辦公用品采購費用（如文具、設備耗材等）；部門日常運營費用（如通訊費、快遞費、辦公場地維護費等）；差旅費用（如員工因公出差的交通、住宿、補貼等）；團隊建設費用（如部門活動、培訓、會議等）；其他行政職能相關(guān)的合規(guī)支出（如固定資產(chǎn)維修、外部服務采購等）。本模板旨在規(guī)范費用申請流程，明確審批職責，保證費用支出的合理性、合規(guī)性與可追溯性，適用于行政部、綜合管理部等職能部門及企業(yè)內(nèi)部相關(guān)費用使用場景。二、操作流程詳解（一）費用申請發(fā)起填寫申請表：申請人根據(jù)實際需求，完整填寫《費用申請與審批表》（詳見模板表格），保證以下信息準確無誤：基礎信息：申請人姓名、所屬部門、申請日期、費用類型（如辦公用品、差旅等）；費用明細：具體費用項目（如“A4紙”“往返高鐵票”）、數(shù)量、單價、金額（需同時填寫大寫和小寫金額）；用途說明：詳細描述費用支出的目的（如“2024年Q3部門辦公用品采購”“項目出差調(diào)研”）；預算歸屬：明確對應的預算科目或項目編號（如“行政辦公費-2024年度預算”）；附件清單：注明需的支撐材料（如報價單、出差審批單、發(fā)票復印件等），保證附件與申請內(nèi)容一致。提交申請：申請人將填寫完整的申請表及附件提交至部門負責人審核，可通過OA系統(tǒng)、紙質(zhì)表單或郵件等方式（根據(jù)企業(yè)實際管理方式確定）。（二）部門負責人審核審核重點：部門負責人需在收到申請后1個工作日內(nèi)完成審核，重點關(guān)注：費用支出的必要性與合理性：是否符合部門年度工作計劃及預算范圍；費用明細的真實性：數(shù)量、單價是否與實際需求匹配，是否存在虛報、多報情況；附件完整性：是否包含必要的支撐材料（如大額采購需提供至少3家供應商的報價對比）。審核結(jié)果處理：通過審核：在“審批意見”欄簽字確認，并轉(zhuǎn)交至財務部門；不通過審核：注明駁回理由（如“超出預算”“用途不明確”），退回申請人修改后重新提交。（三）財務部門復核復核重點：財務部門在收到申請后2個工作日內(nèi)完成復核，重點審核：預算合規(guī)性：申請金額是否在部門可用預算額度內(nèi)，是否存在超預算情況（如超預算需提交額外說明）；票據(jù)規(guī)范性：附件中的發(fā)票、報價單等是否符合財務制度（如發(fā)票抬頭、稅號是否正確，是否為合規(guī)票據(jù)）；金額準確性：申請表中的小寫金額與大寫金額是否一致，計算是否無誤。復核結(jié)果處理：復核通過：在“審批意見”欄簽字確認，并根據(jù)審批權(quán)限轉(zhuǎn)交至相應領(lǐng)導；復核不通過：注明具體問題（如“發(fā)票抬頭錯誤”“金額計算有誤”），退回申請人補充或修正。（四）領(lǐng)導審批根據(jù)企業(yè)費用授權(quán)管理制度，按金額分級審批：小額費用（如≤5000元）：由行政分管領(lǐng)導審批，在“審批意見”欄簽字確認后，轉(zhuǎn)交財務部門安排支付；大額費用（如＞5000元）：需經(jīng)行政分管領(lǐng)導審核后，提交至總經(jīng)理/總經(jīng)理辦公會審批，審批通過后方可進入支付流程；特殊費用（如固定資產(chǎn)采購、單筆超2萬元支出）：需額外提供《特殊費用申請說明》，經(jīng)總經(jīng)理及財務負責人雙簽審批。（五）費用支付與報銷支付執(zhí)行：財務部門在收到完整審批流程的申請表后，根據(jù)企業(yè)支付方式（銀行轉(zhuǎn)賬、公務卡、現(xiàn)金報銷等）完成費用支付，并在“支付狀態(tài)”欄標注“已支付”。報銷沖抵：若為預先墊付的費用（如員工出差自行支付住宿費），申請人需在費用發(fā)生后5個工作日內(nèi)，粘貼合規(guī)發(fā)票至申請表后，按原審批流程提交報銷，沖抵預付金額。（六）資料歸檔每月結(jié)束后，行政部門與財務部門共同完成費用申請資料的歸檔管理：紙質(zhì)資料：按“申請日期”分類排序，裝入檔案袋，標注“2024年X月行政費用申請檔案”；電子資料：將申請表、附件掃描件存入企業(yè)共享服務器指定文件夾，保存期限不少于3年，便于后續(xù)查閱與審計。三、模板表格及填寫說明費用申請與審批表（行政職能部門通用版）基本信息申請人姓名*所屬部門行政部申請日期費用類型□辦公用品□差旅費□運營維護□會議培訓□其他______預算項目行政辦公費-2024年度申請金額（小寫）￥1,500.00申請金額（大寫）壹仟伍佰元整支付方式收款信息（如需）開戶名：X公司；賬號：X；開戶行：銀行用途說明采購部門2024年Q3辦公用打印紙（A4，80g，5箱）、簽字筆（20支）費用明細序號費用項目單位數(shù)量單價（元）1A4打印紙（80g）箱5200.002簽字筆（黑色）支2025.00合計附件清單□報價單（供應商：辦公用品超市）□發(fā)票復印件□部門采購需求單□其他：____________________審批流程審核環(huán)節(jié)審批人職務審批意見審批日期部門負責人審核*行政部經(jīng)理同意，符合部門預算計劃2024年X月X日財務復核*財務部專員發(fā)票合規(guī)，金額準確2024年X月X日分管領(lǐng)導審批*行政分管副總同意，按流程支付2024年X月X日總經(jīng)理審批（如需）*總經(jīng)理同意2024年X月X日支付狀態(tài)□已支付□未支付□已沖銷支付日期2024年X月X日財務經(jīng)辦人填寫說明基本信息欄：“費用類型”需勾選對應選項，如為“其他”需補充具體名稱；“用途說明”需簡明扼要，避免模糊表述（如“辦公采購”應補充具體物品）。費用明細欄：每項費用需單獨列示，數(shù)量、單價、金額需邏輯一致（如“數(shù)量×單價=金額”），備注欄可注明品牌、規(guī)格等關(guān)鍵信息。附件清單欄：根據(jù)實際附件勾選，如“報價單”需注明供應商名稱，“發(fā)票復印件”需清晰顯示發(fā)票代碼、號碼及金額。審批流程欄：各審批人需手寫簽名并注明日期，電子審批可使用企業(yè)簽章系統(tǒng)，保證審批流程可追溯。四、使用注意事項與常見問題（一）申請前注意事項預算核對：發(fā)起申請前需確認費用是否在部門年度預算額度內(nèi)，避免因超預算導致審批延誤；如需調(diào)整預算，需提前提交《預算調(diào)整申請表》。附件規(guī)范：大額采購（單筆≥5000元）需提供至少2家供應商的報價單（需加蓋供應商公章），保證采購價格公允；差旅費用需附《出差審批單》，明確出差事由、時間、地點及行程。填寫完整：申請表所有帶“*”字段為必填項，漏填或填寫不規(guī)范將導致審核退回，影響費用支付進度。（二）審批中常見問題處理審核駁回：若因“費用不合理”“附件不全”等原因被駁回，申請人應根據(jù)審批意見修改后重新提交，并在“備注”欄說明修改內(nèi)容（如“已補充3家供應商報價單”）。審批時限：各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時限內(nèi)完成審核（部門負責人1個工作日、財務2個工作日、領(lǐng)導3個工作日），因特殊情況需延期的，需提前告知申請人并說明原因。緊急費用處理：如遇緊急情況（如設備突發(fā)故障需立即維修），可先通過電話向部門負責人及分管領(lǐng)導申請，并在24小時內(nèi)補填申請表，注明“緊急費用”及原因。（三）報銷與歸檔要求報銷時限：費用發(fā)生后需在15個工作日內(nèi)提交報銷，逾期未報需提交《逾期報銷說明》，經(jīng)部門負責人及財務負責人審批后方可受理。票據(jù)合規(guī)：發(fā)票需為稅務合規(guī)發(fā)票，抬頭、稅號、項目名稱需與企業(yè)信息一致，避免出現(xiàn)“辦公用品”“禮品”等模糊項目名稱（如需，需附《費用明細清單》）。歸檔責任：申請人需保證申請表及附件的完整性，行政部門每月5日前完成上月費用資料的整理歸檔，財務部門定期抽查歸檔資料，保證賬實一致。（四）違規(guī)責任虛假申報：如申請人虛報費