采購(gòu)合同審核及檔案管理模板一、適用場(chǎng)景與業(yè)務(wù)范圍二、全流程操作步驟詳解1.合同提交與資料準(zhǔn)備操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)需求擬定合同初稿，附《采購(gòu)合同審批單》（含采購(gòu)背景、預(yù)算金額、供應(yīng)商基本信息、交付要求等關(guān)鍵信息）、供應(yīng)商資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、法定代表人證件號(hào)碼明等）、技術(shù)規(guī)格書(shū)、報(bào)價(jià)單等支撐材料。將合同初稿及全套資料提交至采購(gòu)部門(mén)初審。責(zé)任人：業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)辦人（）、采購(gòu)專(zhuān)員（）。輸出物：合同初稿、附件材料、《采購(gòu)合同審批單》。2.合同審核（初審+復(fù)審+終審）操作內(nèi)容：初審（采購(gòu)部門(mén)）：審核采購(gòu)需求與預(yù)算匹配度、供應(yīng)商資質(zhì)有效性（如是否在合格供應(yīng)商名錄內(nèi)、資質(zhì)是否在有效期內(nèi)）、合同條款完整性（如是否包含標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、付款方式、違約責(zé)任等核心要素）。復(fù)審（法務(wù)部門(mén)）：審核合同法律條款合規(guī)性（如是否符合《民法典》《合同法》等法律法規(guī)）、權(quán)利義務(wù)對(duì)等性、爭(zhēng)議解決方式約定、知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款、保密條款等風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，出具《合同審核意見(jiàn)表》。終審（管理層/分管領(lǐng)導(dǎo)）：審核合同金額是否在審批權(quán)限內(nèi)、業(yè)務(wù)戰(zhàn)略一致性、重大條款變更合理性，最終簽署審批意見(jiàn)。責(zé)任人：采購(gòu)經(jīng)理（**）、法務(wù)專(zhuān)員（趙六）、分管副總（錢(qián)七）。輸出物：《合同審核意見(jiàn)表》（含初審、復(fù)審、終審意見(jiàn)）、《采購(gòu)合同審批單》（終審版）。3.合同簽署與生效操作內(nèi)容：終審?fù)ㄟ^(guò)后，由采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審核意見(jiàn)修訂合同文本，形成正式合同文本（一式多份，如供應(yīng)商、采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、檔案室各執(zhí)一份）。雙方授權(quán)代表簽字并加蓋合同專(zhuān)用章（或公章），簽署日期為合同生效日。采購(gòu)部門(mén)將簽署完成的合同復(fù)印件分發(fā)至相關(guān)部門(mén)（財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、法務(wù)），原件由檔案室統(tǒng)一保管。責(zé)任人：采購(gòu)專(zhuān)員（**）、供應(yīng)商授權(quán)代表、檔案管理員（孫八）。輸出物：正式簽署合同文本、合同分發(fā)記錄。4.合同歸檔與分類(lèi)管理操作內(nèi)容：檔案分類(lèi)：按采購(gòu)類(lèi)型分為“原材料采購(gòu)合同”“服務(wù)采購(gòu)合同”“設(shè)備采購(gòu)合同”等大類(lèi)，再按合同編號(hào)、簽訂年份、供應(yīng)商名稱(chēng)等細(xì)分。檔案編號(hào)：采用“采購(gòu)類(lèi)型-年份-流水號(hào)”規(guī)則（如“YG-2024-001”），編號(hào)唯一且可追溯。檔案登記：檔案管理員將合同信息錄入《檔案登記管理表》，包括合同編號(hào)、簽訂日期、雙方名稱(chēng)、合同金額、履行期限、存放位置、歸檔人等。實(shí)體存儲(chǔ)：合同原件存入專(zhuān)用檔案柜，標(biāo)注清晰標(biāo)簽；電子檔案同步至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，加密存儲(chǔ)并定期備份。責(zé)任人：檔案管理員（孫八）、采購(gòu)專(zhuān)員（**）。輸出物：《檔案登記管理表》、實(shí)體檔案盒、電子檔案目錄。5.合同履行與跟蹤操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同約定履行采購(gòu)義務(wù)（如跟蹤交付進(jìn)度、驗(yàn)收質(zhì)量），財(cái)務(wù)部門(mén)按付款節(jié)點(diǎn)審核付款申請(qǐng)。采購(gòu)部門(mén)定期（如每月）梳理合同履行情況，記錄履行進(jìn)度、變更事項(xiàng)（如延期交付、價(jià)格調(diào)整）及處理結(jié)果，形成《合同履行跟蹤表》。若出現(xiàn)違約情況，由法務(wù)部門(mén)牽頭協(xié)調(diào)處理，留存書(shū)面溝通記錄（如函件、會(huì)議紀(jì)要）。責(zé)任人：業(yè)務(wù)部門(mén)（**）、財(cái)務(wù)專(zhuān)員（周九）、法務(wù)專(zhuān)員（趙六）。輸出物：《合同履行跟蹤表》、變更協(xié)議、違約處理記錄。6.檔案借閱與歸還操作內(nèi)容：因工作需要借閱檔案時(shí)，借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱事由、合同編號(hào)、借閱期限、用途，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后提交檔案室。檔案管理員核對(duì)借閱權(quán)限（僅限與工作直接相關(guān)人員），登記借閱信息（借閱人、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還日期），提供檔案復(fù)印件（原則上不借閱原件，特殊情況需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并全程登記）。借閱期限一般不超過(guò)7個(gè)工作日，到期需歸還；如需續(xù)借，需提前申請(qǐng)。歸還時(shí)檔案管理員檢查檔案完整性，確認(rèn)無(wú)誤后注銷(xiāo)借閱記錄。責(zé)任人：借閱人、檔案管理員（孫八）、部門(mén)負(fù)責(zé)人（**）。輸出物：《檔案借閱申請(qǐng)表》、借閱登記臺(tái)賬、檔案歸還確認(rèn)記錄。7.合同到期與檔案銷(xiāo)毀操作內(nèi)容：合同履行完畢或到期后，檔案管理員定期（如每季度）梳理到期合同，編制《到期合同清單》，確認(rèn)已無(wú)法律效力及查詢(xún)需求。法務(wù)部門(mén)對(duì)到期合同進(jìn)行鑒定，確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值（如無(wú)未結(jié)糾紛、無(wú)審計(jì)追溯需求）后，出具《檔案銷(xiāo)毀審批表》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。銷(xiāo)毀時(shí)由檔案管理員、法務(wù)專(zhuān)員共同監(jiān)銷(xiāo)，采用粉碎或焚燒等方式保證信息無(wú)法恢復(fù)，銷(xiāo)毀后填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀記錄表》，由監(jiān)銷(xiāo)人簽字確認(rèn)。責(zé)任人：檔案管理員（孫八）、法務(wù)專(zhuān)員（趙六）、分管副總（錢(qián)七）。輸出物：《到期合同清單》《檔案銷(xiāo)毀審批表》《檔案銷(xiāo)毀記錄表》。三、核心模板表格設(shè)計(jì)表1：采購(gòu)合同基本信息表合同編號(hào)合同名稱(chēng)采購(gòu)類(lèi)型供應(yīng)商名稱(chēng)供應(yīng)商地址簽訂日期生效日期履行期限合同金額（元）采購(gòu)部門(mén)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人YG-2024-001辦公電腦采購(gòu)合同設(shè)備采購(gòu)科技有限公司市區(qū)路2024-03-152024-03-152024-06-15150,000行政部**表2：合同審核意見(jiàn)表合同編號(hào)審核環(huán)節(jié)審核部門(mén)審核人審核日期審核意見(jiàn)（可勾選或填寫(xiě)）處理結(jié)果YG-2024-001初審采購(gòu)部**2024-03-10□條款完整□資質(zhì)有效□預(yù)算匹配□需補(bǔ)充違約條款通過(guò)，補(bǔ)充違約條款YG-2024-001復(fù)審法務(wù)部趙六2024-03-12□法律合規(guī)□權(quán)利對(duì)等□爭(zhēng)議解決方式明確□需修改質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)修改質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)后通過(guò)YG-2024-001終審分管副總錢(qián)七2024-03-13□金額在權(quán)限內(nèi)□戰(zhàn)略一致□最終審批通過(guò)同意簽署表3：檔案登記管理表檔案編號(hào)合同編號(hào)合同名稱(chēng)供應(yīng)商名稱(chēng)歸檔日期存放位置（柜號(hào)/層號(hào)）檔案類(lèi)型（原件/復(fù)印件）歸檔人備注DA-2024-001YG-2024-001辦公電腦采購(gòu)合同科技有限公司2024-03-20A-01-03原件孫八含審批單DA-2024-002FW-2024-005清潔服務(wù)外包合同保潔服務(wù)有限公司2024-03-25B-02-01原件孫八含附件表4：檔案借閱申請(qǐng)表借閱人所屬部門(mén)借閱事由合同編號(hào)合同名稱(chēng)借閱日期預(yù)計(jì)歸還日期借閱類(lèi)型（原件/復(fù)印件）審批人審批日期**行政部審計(jì)核查YG-2024-001辦公電腦采購(gòu)合同2024-04-102024-04-17復(fù)印件**2024-04-09四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示合同條款完整性：審核時(shí)需保證合同包含標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、地點(diǎn)方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等核心要素，避免因條款缺失導(dǎo)致糾紛。審核責(zé)任到人：初審、復(fù)審、終審需明確責(zé)任人，全程留痕，避免“集體審批無(wú)人負(fù)責(zé)”的情況，重大合同需邀請(qǐng)法務(wù)提前介入。檔案保密管理：合同檔案涉及商業(yè)秘密，借閱需嚴(yán)格審批，限制非相關(guān)人員接觸；電子檔案需加密存儲(chǔ)，定期檢查備份有效性，防止信息泄露或丟失。及時(shí)歸檔與跟蹤：合同簽署后需在5個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔，避