行政公文撰寫與審批標(biāo)準(zhǔn)化流程工具指南一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本流程適用于公司內(nèi)部各類行政公文的規(guī)范化撰寫與審批管理，涵蓋但不限于以下典型場(chǎng)景：規(guī)章制度發(fā)布：如《公司考勤管理辦法》《檔案管理規(guī)定》等制度的正式印發(fā)；工作部署與通知：如年度工作計(jì)劃、月度重點(diǎn)任務(wù)安排、會(huì)議通知、放假安排等；請(qǐng)示與報(bào)告：如部門經(jīng)費(fèi)請(qǐng)示、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、專項(xiàng)工作總結(jié)等；事務(wù)性函件：如跨部門工作協(xié)調(diào)函、對(duì)外事務(wù)聯(lián)絡(luò)函等；表彰與決定：如優(yōu)秀員工表彰決定、人事任免通知等。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）公文起草明確需求與依據(jù)起草前需確認(rèn)公文目的（如告知、部署、請(qǐng)示等）、適用范圍及政策依據(jù)（如公司現(xiàn)有制度、上級(jí)文件要求等）；涉及跨部門事項(xiàng)需提前與相關(guān)部門溝通，保證內(nèi)容協(xié)調(diào)一致。收集與整理材料收集與公文主題相關(guān)的數(shù)據(jù)、事實(shí)依據(jù)、背景資料等，保證信息真實(shí)、準(zhǔn)確；對(duì)復(fù)雜事項(xiàng)可附調(diào)研報(bào)告或支撐材料作為起草參考。撰寫公文內(nèi)容簡(jiǎn)潔明了，包含“事由+文種”，如《關(guān)于召開2024年度總結(jié)大會(huì)的通知》《關(guān)于采購(gòu)辦公設(shè)備的請(qǐng)示》；主送機(jī)關(guān)：明確公文接收部門或人員，頂格書寫，多個(gè)部門用頓號(hào)分隔；邏輯清晰，層次分明，一般包括“開頭（依據(jù)/目的）-主體（事項(xiàng)/要求）-結(jié)尾（期望/號(hào)召）”；附件說(shuō)明：如有附件，在下空一行左空2字標(biāo)注“附件：1.X”，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)；發(fā)文機(jī)關(guān)：填寫部門全稱，如“行政部”“人力資源部”；成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如“2024年3月15日”。格式規(guī)范字體：標(biāo)題用二號(hào)小標(biāo)宋體，用三號(hào)仿宋GB2312，一級(jí)標(biāo)題用三號(hào)黑體，二級(jí)標(biāo)題用三號(hào)楷體GB2312；行距：行距為28磅，段前段后間距0行；頁(yè)邊距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm。（二）部門內(nèi)部審核起草人自查檢查內(nèi)容是否完整、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、格式是否符合規(guī)范，無(wú)誤后提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核重點(diǎn)審核公文內(nèi)容與本部門職責(zé)的關(guān)聯(lián)性、事項(xiàng)的可行性及表述的準(zhǔn)確性；對(duì)需修改內(nèi)容，明確標(biāo)注修改意見并反饋起草人調(diào)整；審核通過(guò)后，在《公文審批流程表》“部門審核”欄簽字確認(rèn)。（三）跨部門會(huì)簽（如涉及）確定會(huì)簽部門公文內(nèi)容涉及其他部門職責(zé)或資源協(xié)調(diào)的，需列出會(huì)簽部門清單（如涉及費(fèi)用需會(huì)簽財(cái)務(wù)部，涉及制度需會(huì)簽法務(wù)部）。發(fā)起會(huì)簽起草人將公文初稿及《公文審批流程表》發(fā)送至?xí)灢块T聯(lián)系人，明確會(huì)簽時(shí)限（一般不超過(guò)2個(gè)工作日）。會(huì)簽反饋會(huì)簽部門從職責(zé)合規(guī)性、內(nèi)容可行性等角度審核，無(wú)異議則簽字；有異議需與起草部門溝通協(xié)商，達(dá)成一致后簽字；若無(wú)法達(dá)成一致，可提交分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)。（四）分級(jí)審批根據(jù)公文重要性及涉及事項(xiàng)，實(shí)行分級(jí)審批：常規(guī)事項(xiàng)（如部門通知、一般事務(wù)函件）：由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重要事項(xiàng)（如制度文件、跨部門協(xié)調(diào)方案、經(jīng)費(fèi)請(qǐng)示）：由總經(jīng)理審批；重大事項(xiàng)（如戰(zhàn)略調(diào)整、重大投資決策）：需提交總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議。審批人重點(diǎn)審核公文內(nèi)容的合規(guī)性、必要性及與公司整體目標(biāo)的一致性，在《公文審批流程表》“審批”欄簽署意見（“同意”“修改后同意”“不同意”并注明理由）。（五）用印管理用印申請(qǐng)公文審批通過(guò)后，起草人持《公文審批流程表》及最終版公文電子版至行政部申請(qǐng)用印。用印審核行政專員核對(duì)審批手續(xù)是否完備、公文內(nèi)容與審批意見是否一致、格式是否規(guī)范，確認(rèn)無(wú)誤后登記用印信息（包括用印日期、公文編號(hào)、用印份數(shù)、申請(qǐng)人等）。用印執(zhí)行按公司規(guī)定加蓋公章或合同專用章，保證印章清晰、位置準(zhǔn)確（一般成文日期上方，右空4字）。（六）分發(fā)與歸檔公文分發(fā)根據(jù)主送機(jī)關(guān)及抄送范圍，打印相應(yīng)份數(shù)（正本1份，副本按需），由行政部統(tǒng)一登記、封裝、遞送；涉密公文需通過(guò)機(jī)要渠道傳遞，并做好簽收記錄。電子歸檔公文分發(fā)后，起草人將最終版電子版（PDF格式）及《公文審批流程表》掃描件提交至行政部，由檔案管理員按“年度-部門-文種”分類存儲(chǔ)至公司檔案系統(tǒng)。紙質(zhì)歸檔公文正本（含附件、審批流程表）由行政部整理后，按時(shí)間順序裝入檔案盒，標(biāo)注“部門-文種-年度-文號(hào)”，存放至指定檔案柜，保存期限按公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。三、常用模板與工具表單（一）行政公文審批流程表環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人職責(zé)描述完成時(shí)限備注（簽字/意見欄）起草*經(jīng)辦人撰寫公文初稿，保證內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范1個(gè)工作日部門審核*部門負(fù)責(zé)人審核內(nèi)容可行性、部門職責(zé)匹配度，簽署審核意見1個(gè)工作日跨部門會(huì)簽*會(huì)簽部門負(fù)責(zé)人審核職責(zé)合規(guī)性、協(xié)調(diào)一致性，簽署會(huì)簽意見2個(gè)工作日（涉及多部門需逐欄簽字）分級(jí)審批*分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審核合規(guī)性、必要性，簽署最終審批意見1-3個(gè)工作日用印登記*行政專員核對(duì)審批手續(xù)，登記用印信息，加蓋公章0.5個(gè)工作日分發(fā)記錄*行政專員登記分發(fā)范圍、份數(shù)、簽收人，遞送公文0.5個(gè)工作日歸檔確認(rèn)*檔案管理員檢查電子/紙質(zhì)歸檔材料完整性，確認(rèn)歸檔完成1個(gè)工作日（二）行政公文格式要素規(guī)范表要素規(guī)范要求示例標(biāo)題二號(hào)小標(biāo)宋體，居中，標(biāo)題長(zhǎng)度一般不超過(guò)2行《關(guān)于2024年清明節(jié)放假安排的通知》主送機(jī)關(guān)三號(hào)仿宋GB2312，頂格書寫，多個(gè)部門用頓號(hào)分隔各部門：三號(hào)仿宋GB2312，首行縮進(jìn)2字符，行距28磅，一級(jí)標(biāo)題黑體、二級(jí)標(biāo)題楷體一、放假時(shí)間：4月4日至6日，共3天……附件說(shuō)明下空一行，左空2字標(biāo)注“附件：”，后接全角冒號(hào)及附件名稱附件：1.2024年放假安排表發(fā)文機(jī)關(guān)成文日期上方，右空4字符，使用部門全稱行政部成文日期阿拉伯?dāng)?shù)字，年、月、日完整標(biāo)注，右空4字符（與發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)齊）2024年3月28日頁(yè)碼頁(yè)腳居中，四號(hào)宋體，阿拉伯?dāng)?shù)字?jǐn)?shù)字-1-、-2-四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)防控內(nèi)容準(zhǔn)確性公文中的數(shù)據(jù)、時(shí)間、部門名稱等信息需反復(fù)核對(duì)，避免錯(cuò)別字或表述歧義；涉及數(shù)據(jù)需注明來(lái)源（如“據(jù)財(cái)務(wù)部2024年2月報(bào)表顯示”）。審批層級(jí)合規(guī)嚴(yán)格按照事項(xiàng)重要性對(duì)應(yīng)審批層級(jí)，不得越級(jí)審批或簡(jiǎn)化流程；緊急事項(xiàng)需提前與審批人溝通，審批后及時(shí)補(bǔ)簽手續(xù)。時(shí)效性管理常規(guī)公文從起草到分發(fā)原則上不超過(guò)5個(gè)工作日，緊急公文（如會(huì)議通知）需在24小時(shí)內(nèi)完成審批流程；涉及外部時(shí)限要求的（如文件回復(fù)），需預(yù)留充分溝通時(shí)間。保密要求涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密或敏感信息的公文，需標(biāo)注“秘密”“機(jī)密”等密級(jí)，按保密規(guī)定限定知悉范圍，嚴(yán)禁