行政文件歸檔與資料管理制度化手冊(cè)第一章總則1.1制度目的為規(guī)范公司行政文件與資料的歸檔管理，保證各類資料完整、安全、有序，實(shí)現(xiàn)信息高效利用，防范資料丟失或損壞風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)國(guó)家檔案管理相關(guān)法規(guī)及公司管理實(shí)際，制定本手冊(cè)。1.2適用范圍本手冊(cè)適用于公司各部門(mén)在行政活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類文件資料，包括但不限于：公文、會(huì)議紀(jì)要、制度文件、合同協(xié)議、人事檔案、資產(chǎn)資料、項(xiàng)目資料、聲像資料等（涉密文件按公司保密制度另行管理）。1.3管理原則完整性：保證應(yīng)歸檔資料齊全，無(wú)遺漏、無(wú)損壞。規(guī)范性：統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)、流程與格式，保證資料有序可查。安全性：采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，保障資料實(shí)體與信息安全。便捷性：優(yōu)化分類與檢索方式，提高資料查閱效率。第二章管理職責(zé)分工2.1行政部職責(zé)制定并完善文件歸檔管理制度與標(biāo)準(zhǔn)；監(jiān)督指導(dǎo)各部門(mén)執(zhí)行歸檔流程；負(fù)責(zé)公司層面重要文件（如公文、制度、合同等）的接收、審核、歸檔與保管；組織檔案管理培訓(xùn)，定期開(kāi)展檔案清點(diǎn)與安全檢查。2.2各部門(mén)職責(zé)指定專人（*部門(mén)文員）負(fù)責(zé)本部門(mén)文件資料的日常收集、初步整理與移交；保證本部門(mén)形成的文件資料符合歸檔要求（如內(nèi)容完整、字跡清晰、手續(xù)齊全）；按規(guī)定時(shí)間向行政部提交歸檔資料，并配合檔案管理與借閱工作。2.3檔案管理員職責(zé)負(fù)責(zé)接收各部門(mén)移交的檔案資料，審核歸檔質(zhì)量；對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、登記、裝訂與入庫(kù)保管；辦理檔案借閱、歸還與利用登記；定期檢查檔案保管狀況，對(duì)破損、褪色檔案及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。第三章文件歸檔操作流程3.1文件收集收集時(shí)間：各部門(mén)在文件辦理完畢后3個(gè)工作日內(nèi)完成初步收集，月度末最后一個(gè)工作日向行政部統(tǒng)一移交（緊急文件或?qū)ｍ?xiàng)資料按項(xiàng)目完成后即時(shí)移交）。收集要求：收集文件需為最終定稿，內(nèi)容完整（如、附件、審批簽章等）；電子文件需同步收集（如Word、PDF、Excel等格式，保證可讀性，重要文件需保留原始編輯痕跡）；聲像資料（如照片、錄音、錄像）需標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參與人等說(shuō)明信息。3.2分類整理分類標(biāo)準(zhǔn)：采用“一級(jí)分類+二級(jí)分類”方式，一級(jí)分類按部門(mén)或文件性質(zhì)劃分，二級(jí)分類按具體文件類型劃分。示例：一級(jí)分類：行政部、人事部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部二級(jí)分類（行政部）：公文類、會(huì)議類、制度類、資產(chǎn)類、合同類整理要求：拆除文件金屬夾、回形針等易銹蝕物品，展平折皺文件，破損文件需用膠帶修復(fù)；按文件形成時(shí)間順序或邏輯關(guān)系排列，同一文件正本在前、附件在后，批復(fù)在前、請(qǐng)示在后；電子文件按分類建立文件夾，命名規(guī)則為“部門(mén)-文件類型-年份-序號(hào)”（如“行政部-公文-2023-001”）。3.3編號(hào)登記編號(hào)規(guī)則：檔案編號(hào)采用“部門(mén)代碼-年份-三位流水號(hào)”格式，部門(mén)代碼由行政部統(tǒng)一制定（如XZ=行政部、RS=人事部、CW=財(cái)務(wù)部）。示例：行政部2023年第1號(hào)公文，編號(hào)為“XZ-2023-001”。登記要求：填寫(xiě)《行政文件歸檔登記表》（詳見(jiàn)第七章附件1），一式兩份，部門(mén)留存一份，行政部備案一份；電子文件需在檔案管理系統(tǒng)中錄入編號(hào)、文件名稱、形成日期、存放路徑、密級(jí)等信息，保證與紙質(zhì)檔案登記一致。3.4裝訂入庫(kù)裝訂要求：紙質(zhì)文件采用左側(cè)裝訂，使用無(wú)酸紙檔案盒封裝，厚度不超過(guò)2cm；檔案盒正面標(biāo)注“部門(mén)代碼-年份-流水號(hào)”（如“XZ-2023-001”），側(cè)面標(biāo)注“文件類型-起止日期”（如“公文類-2023.01-2023.12”）；同一檔案盒內(nèi)的文件需附《檔案盒內(nèi)文件清單》，注明文件名稱、頁(yè)數(shù)、歸檔日期。入庫(kù)要求：檔案按編號(hào)順序排列于專用檔案柜，柜體標(biāo)注部門(mén)及檔案類型；電子文件存儲(chǔ)于公司指定服務(wù)器，定期進(jìn)行本地備份（每月1次）和異地備份（每季度1次）。第四章文件分類與保管期限4.1分類與保管期限表一級(jí)分類二級(jí)分類保管期限說(shuō)明行政部公文類長(zhǎng)期（10年）包括通知、報(bào)告、請(qǐng)示等行政部會(huì)議類長(zhǎng)期（10年）包括會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議材料等行政部制度類永久包括公司章程、管理制度等人事部人事檔案永久包括員工入職、離職、考核等財(cái)務(wù)部資產(chǎn)類長(zhǎng)期（10年）包括資產(chǎn)臺(tái)賬、盤(pán)點(diǎn)記錄等業(yè)務(wù)部合同類永久包括業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等其他聲像/電子類長(zhǎng)期（10年）包括照片、錄音、重要數(shù)據(jù)等4.2保管要求庫(kù)房管理：檔案庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度計(jì)（溫度14-24℃，濕度45-60%）、消防器材（如二氧化碳滅火器）、防蟲(chóng)防潮設(shè)備（如除濕機(jī)、樟腦丸），定期通風(fēng)（每周1次，每次30分鐘）；電子檔案：電子文件存儲(chǔ)服務(wù)器需設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，定期查殺病毒（每周1次），重要檔案需轉(zhuǎn)換為PDF/A等長(zhǎng)期保存格式；定期檢查：行政部每半年組織一次檔案清點(diǎn)，核對(duì)登記表與實(shí)物，對(duì)破損、褪色檔案及時(shí)修復(fù)或復(fù)制，保證檔案完好率100%。第五章文件借閱與使用管理5.1借閱權(quán)限普通文件：公司員工因工作需要借閱，需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人*某審批；涉密或重要文件（如制度、合同）：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*某審批，僅限在檔案閱覽室查閱，原則上不借出；外部單位借閱：需持單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理*某批準(zhǔn)，由檔案管理員全程陪同。5.2借閱流程借閱人填寫(xiě)《行政文件借閱申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)第七章附件2），注明借閱文件名稱、編號(hào)、借閱事由、歸還時(shí)間；按審批權(quán)限報(bào)請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)審批；審批通過(guò)后，檔案管理員核對(duì)文件信息，辦理借閱登記（紙質(zhì)檔案簽字確認(rèn)，電子檔案記錄訪問(wèn)日志）；借閱人應(yīng)在借閱期限（普通文件不超過(guò)7個(gè)工作日，重要文件不超過(guò)3個(gè)工作日）內(nèi)歸還，歸還時(shí)檔案管理員檢查文件完整性，確認(rèn)無(wú)誤后注銷借閱記錄。5.3使用規(guī)范借閱人不得涂改、抽取、勾畫(huà)、撕毀、增刪檔案內(nèi)容；復(fù)制檔案需經(jīng)檔案管理員同意，復(fù)制件需加蓋“檔案復(fù)制”章，與原件具有同等效力；電子檔案禁止私自、外傳，確需使用的需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，并限定使用范圍；檔案原則上不外借，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱期限不超過(guò)3個(gè)工作日，期間檔案由借閱人妥善保管。第六章責(zé)任追究與獎(jiǎng)懲6.1責(zé)任劃分部門(mén)未按規(guī)定時(shí)間或標(biāo)準(zhǔn)歸檔，導(dǎo)致資料丟失或損壞的，追究部門(mén)負(fù)責(zé)人某及經(jīng)辦人某責(zé)任；檔案管理員因工作疏漏造成檔案損毀、丟失或信息泄露的，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰或崗位調(diào)整；借閱人違規(guī)操作（如涂改、外傳、逾期未還）造成檔案損失的，需承擔(dān)賠償責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重者按公司獎(jiǎng)懲制度處理。6.2獎(jiǎng)勵(lì)措施年度檔案管理工作表現(xiàn)突出的部門(mén)或個(gè)人，經(jīng)行政部推薦，可獲“優(yōu)秀檔案管理團(tuán)隊(duì)”或“檔案管理先進(jìn)個(gè)人”稱號(hào)，并給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)主動(dòng)發(fā)覺(jué)并報(bào)告檔案安全隱患，避免公司損失的個(gè)人，給予通報(bào)表?yè)P(yáng)或物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。第七章附件表格附件1：《行政文件歸檔登記表》序號(hào)文件名稱文號(hào)/編號(hào)形成部門(mén)形成日期頁(yè)數(shù)份數(shù)保管期限歸檔人歸檔日期存放位置備注1關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知XZ辦〔2023〕15號(hào)行政部2023-12-202510年*2023-12-28A柜-0122023年度第四季度會(huì)議紀(jì)要XZ會(huì)〔2023〕04號(hào)行政部2023-12-258310年*2023-12-29A柜-02附件2：《行政文件借閱申請(qǐng)表》借閱人部門(mén)聯(lián)系方式借閱日期預(yù)計(jì)歸還日期*業(yè)務(wù)部2024-01-052024-01-10文件名稱及編號(hào)借閱事由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批檔案管理員簽字歸還記錄———————-—————————————-—————-———-《2023年度銷售合同》（XS-2023-008）項(xiàng)目審計(jì)需查閱資料*趙六（簽字）*孫七（簽字）2024-01-08，完好歸還附件3：《文件銷毀審批表》文件名稱編號(hào)形成日期保管期限銷毀原因銷毀數(shù)量監(jiān)銷人審批人審批日期銷毀記錄2022年度臨時(shí)通知（XZ辦〔2022〕*號(hào)）XZ辦〔2022〕*號(hào)2022-12-103年保管期滿，無(wú)保存價(jià)值15份周八