辦公環(huán)境6S管理標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行模板一、適用范圍與場景本模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位、寫字樓的辦公環(huán)境管理，涵蓋個人工位、部門辦公區(qū)、會議室、檔案室、茶水間、公共走廊等區(qū)域。適用于以下場景：日常辦公維護：作為員工每日6S操作指南，保證辦公環(huán)境持續(xù)規(guī)范；新員工入職培訓(xùn)：幫助新員工快速掌握辦公區(qū)域管理標(biāo)準(zhǔn)；區(qū)域優(yōu)化調(diào)整：如辦公布局調(diào)整、設(shè)備更新后，重新規(guī)劃6S執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)；定期檢查與改進：作為月度/季度6S檢查的評估依據(jù)，推動管理優(yōu)化。二、標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行步驟詳解（一）整理（Seiri）：區(qū)分必需與非必需，清除冗余目標(biāo)：騰出有效空間，防止誤用誤放。操作步驟：明確判定標(biāo)準(zhǔn)：必需品：每日/每周頻繁使用物品（如文具、當(dāng)前文件、常用設(shè)備）；與工作相關(guān)的法律文件、合同、客戶資料；應(yīng)急物品（如急救包、滅火器）。非必需品：長期閑置物品（如超過3個月未使用的文件、破損設(shè)備）；與工作無關(guān)的私人物品（如大量個人書籍、玩具）；過期資料（如上年度已歸檔文件）。分區(qū)處理物品：個人工位：員工對個人物品進行分類，必需品留存，非必需品填寫《非必需品處理清單》（見模板1），交行政部門統(tǒng)一登記。公共區(qū)域：部門負(fù)責(zé)人組織清理共享物品（如閑置文件夾、舊打印機），對可回收物品（如紙箱、完好文具）分類存放，無法使用的按公司流程報廢。審批與執(zhí)行：行政部門匯總《非必需品處理清單》，經(jīng)部門經(jīng)理審批后，進行捐贈、變賣或銷毀，并記錄處理結(jié)果。（二）整頓（Seiton）：科學(xué)定位，快速取用目標(biāo)：物品定置管理，減少尋找時間，提升效率。操作步驟：規(guī)劃存放位置：個人工位：文件按“待辦-進行中-已完成”分層存放；文具放入桌面抽屜，按“常用-次常用-備用”排列；電腦線、電源線用扎帶固定，避免雜亂。公共區(qū)域：會議室資料按“會議類型-日期”編號存放；檔案室文件按“部門-年份-項目”分類，貼標(biāo)簽并定位；茶水間物品（如紙杯、咖啡）標(biāo)注“生產(chǎn)日期”，先進先出。標(biāo)識與可視化：所有物品存放位置貼《定位標(biāo)簽》（模板2），標(biāo)注物品名稱、責(zé)任人、數(shù)量上限（如“文件夾-行政部-≤10本”）；工位貼《物品擺放示意圖》，公共區(qū)域貼《區(qū)域管理責(zé)任表》（模板3），明確管理責(zé)任人。定期調(diào)整優(yōu)化：每月由部門6S專員檢查物品定位合理性，根據(jù)使用頻率調(diào)整存放位置，避免“閑置占用”現(xiàn)象。（三）清掃（Seiso）：清除污垢，排查隱患目標(biāo)：保持環(huán)境潔凈，及時發(fā)覺設(shè)備異常。操作步驟：劃分清掃責(zé)任區(qū)：個人工位：員工每日下班前10分鐘清掃，整理桌面、擦拭鍵盤鼠標(biāo)、清理垃圾桶；公共區(qū)域：行政部門制定《清掃責(zé)任表》（模板4），明確會議室、走廊、茶水間等區(qū)域的清掃責(zé)任人及頻次（如會議室每日會后清掃，每周五深度清潔）。規(guī)范清掃標(biāo)準(zhǔn)：表面清潔：桌面無灰塵、污漬；文件柜無積灰；窗戶玻璃潔凈；設(shè)備清潔：電腦、打印機、復(fù)印機每周用專用清潔劑擦拭，內(nèi)部紙屑及時清理；垃圾處理：垃圾分類投放（可回收物、其他垃圾、有害垃圾），垃圾桶每日清空，避免堆積。點檢與記錄：清掃時同步檢查設(shè)備運行狀態(tài)（如電源線路是否老化、設(shè)備異響），填寫《設(shè)備點檢記錄》（模板5），發(fā)覺問題及時報修。（四）清潔（Seiketsu）：標(biāo)準(zhǔn)化維持，形成制度目標(biāo)：將整理、整頓、清掃成果固化為標(biāo)準(zhǔn)，避免反彈。操作步驟：制定清潔標(biāo)準(zhǔn)：編制《辦公環(huán)境6S管理標(biāo)準(zhǔn)手冊》，明確各區(qū)域6S要求（如“桌面物品不超過3種”“地面無紙屑”“文件資料豎放整齊”）；制作《6S檢查評分標(biāo)準(zhǔn)》（模板6），按“整理-整頓-清掃-安全”四大項，每項細(xì)化評分細(xì)則（如“桌面物品擺放混亂扣2分”）?？梢暬故荆涸谵k公區(qū)張貼《6S看板》，展示檢查評分結(jié)果、優(yōu)秀工位照片、問題整改通知；制作《6S每日自檢表》（模板7），員工每日下班前勾檢完成情況，部門負(fù)責(zé)人每周簽字確認(rèn)。定期檢查機制：部門自查：各部門每周五下午組織內(nèi)部6S檢查，填寫《部門6S檢查記錄》；公司復(fù)查：行政部門每月末組織跨部門聯(lián)合檢查，結(jié)合評分結(jié)果評選“6S優(yōu)秀部門”，通報問題并督促整改。（五）素養(yǎng)（Shitsuke）：養(yǎng)成習(xí)慣，全員參與目標(biāo)：培養(yǎng)員工主動遵守6S標(biāo)準(zhǔn)的意識，形成文化。操作步驟：培訓(xùn)與宣貫：新員工入職時，由行政部門開展6S專項培訓(xùn)（不少于2小時），講解標(biāo)準(zhǔn)、案例及獎懲機制；每季度組織“6S知識競賽”“優(yōu)秀工位觀摩”活動，強化員工認(rèn)知。激勵與約束：將6S表現(xiàn)納入員工績效考核（占比10%-15%），優(yōu)秀員工給予“6S之星”稱號及小獎品（如定制文具）；對多次違反標(biāo)準(zhǔn)的員工，由部門負(fù)責(zé)人進行約談，情節(jié)嚴(yán)重者與績效掛鉤。持續(xù)改進：每月召開6S改進會，收集員工建議（如“工位收納工具不足”“公共區(qū)域垃圾桶位置不合理”），優(yōu)化管理措施；建立“6S意見箱”（線上/線下），鼓勵員工反饋問題，對有效建議給予獎勵。（六）安全（Safety）：防范風(fēng)險，保障環(huán)境目標(biāo)：消除安全隱患，保證辦公環(huán)境安全。操作步驟：隱患排查：每日員工自查工位安全（如電源關(guān)閉、線路無破損）；行政部門每月組織全區(qū)域安全檢查，重點檢查消防設(shè)施（滅火器壓力值、消防通道暢通）、用電安全（大功率設(shè)備使用規(guī)范）、文件安全（涉密文件鎖柜存放）。應(yīng)急處理：制定《辦公區(qū)域應(yīng)急預(yù)案》，明確火災(zāi)、觸電、突發(fā)疾病等情況的處理流程；每半年組織1次應(yīng)急演練（如消防疏散、急救操作），提升員工應(yīng)急能力。安全培訓(xùn)：每季度開展安全專題培訓(xùn)，內(nèi)容包括消防器材使用、用電安全、信息安全（如防詐騙、文件保密）；新員工入職時簽署《安全責(zé)任書》，明確安全責(zé)任。三、配套工具與模板示例模板1：非必需品處理清單序號物品名稱數(shù)量所在區(qū)域處理方式（捐贈/變賣/報廢）責(zé)任人審批人處理日期1舊文件夾20個行政部捐贈社區(qū)服務(wù)中心2023-10-152破碎訂書機1個財務(wù)部報廢趙六2023-10-15模板2：定位標(biāo)簽（示例）[定位標(biāo)簽]物品名稱：A4打印紙存放位置：檔案室-貨架A3-第2層責(zé)任人：劉七數(shù)量上限：5包模板3：區(qū)域管理責(zé)任表（示例）區(qū)域名稱責(zé)任部門責(zé)任人檢查頻次要求事項301會議室市場部周八每日會后桌椅歸位、設(shè)備關(guān)閉、垃圾清理茶水間行政部吳九每日2次臺面清潔、物品擺放整齊、垃圾分類模板4：清掃責(zé)任表（示例）區(qū)域清掃內(nèi)容責(zé)任人清掃頻次標(biāo)準(zhǔn)要求個人工位桌面、鍵盤、鼠標(biāo)、垃圾桶員工本人每日下班前無灰塵、物品擺放整齊、垃圾清空公共走廊地面、窗戶、消防設(shè)施清潔工阿十每日1次無紙屑、無污漬、消防通道暢通模板5：設(shè)備點檢記錄（示例）設(shè)備名稱點檢日期點檢人點檢內(nèi)容異常情況處理結(jié)果打印機2023-10-16鄭十一紙張余量、電源線路、打印質(zhì)量紙張卡住清理卡紙，恢復(fù)正常模板6：6S檢查評分標(biāo)準(zhǔn)（示例）檢查項目評分細(xì)則分值扣分標(biāo)準(zhǔn)得分整理（20分）工位無非必需品10分發(fā)覺1件非必需品扣2分文件分類清晰10分文件混亂扣5分整頓（25分）物品定位準(zhǔn)確15分物品與標(biāo)簽不符扣3分線路整理規(guī)范10分線路雜亂扣5分清掃（25分）表面無灰塵污漬15分桌面/設(shè)備有灰塵扣3分垃圾及時清理10分垃圾桶滿扣5分安全（30分）消防設(shè)施完好15分滅火器過期扣10分電源關(guān)閉規(guī)范15分下班未關(guān)閉電源扣5分模板7：6S每日自檢表（示例）日期工號姓名整理（桌面無雜物）整頓（物品定位準(zhǔn)確）清掃（地面/桌面潔凈）安全（電源關(guān)閉）自檢人2023-10-16A001錢十二√√√√錢十二四、關(guān)鍵注意事項與常見問題規(guī)避（一）避免形式主義，注重實際效果6S管理不是“表面功夫”，需結(jié)合辦公場景靈活調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)。例如設(shè)計部門需保留創(chuàng)意素材，可適當(dāng)放寬“物品數(shù)量”限制，但需保證“使用頻率高”的物品優(yōu)先定位。避免為了檢查而“臨時突擊”，通過日常自檢和定期檢查結(jié)合，保證標(biāo)準(zhǔn)落地。（二）領(lǐng)導(dǎo)重視，全員參與部門負(fù)責(zé)人需帶頭執(zhí)行6S標(biāo)準(zhǔn)（如保持工位整潔、參與檢查），而非僅要求員工遵守。行政部門可定期組織“6S經(jīng)驗分享會”，讓優(yōu)秀部門分享管理技巧，激發(fā)員工主動性。（三）持續(xù)改進，動態(tài)優(yōu)化6S標(biāo)準(zhǔn)不是一成不變的，需根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展、辦公需求調(diào)整。例如遠(yuǎn)程辦公增加，可新增“遠(yuǎn)程辦公工位6S要求”；設(shè)備更新，及時調(diào)整“設(shè)備點檢內(nèi)容”。