房地產(chǎn)中介公司合同開具規(guī)范制度

一、總則1.目的：為規(guī)范本房地產(chǎn)中介公司合同開具流程，保障合同的合法性、準確性與完整性，維護公司及客戶的合法權(quán)益，提升公司運營管理水平，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于公司內(nèi)所有涉及房地產(chǎn)中介業(yè)務(wù)合同開具的部門及人員。3.基本原則：合同開具應(yīng)遵循合法合規(guī)、真實準確、及時有效、專人負責的原則。確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)定，如實反映業(yè)務(wù)情況，在規(guī)定時間內(nèi)完成開具工作，并由專人負責合同開具的相關(guān)事宜。二、合同開具的職責分工1.業(yè)務(wù)部門-職責：業(yè)務(wù)人員負責收集客戶基本信息、交易信息等合同所需資料，并確保資料的真實性與完整性。在與客戶達成初步意向后，將相關(guān)資料提交給合同開具專員。同時，業(yè)務(wù)人員需與客戶就合同條款進行充分溝通解釋，確保客戶理解合同內(nèi)容。-要求：業(yè)務(wù)人員應(yīng)在業(yè)務(wù)洽談過程中詳細記錄客戶需求和交易細節(jié)，及時更新客戶信息，以便準確開具合同。對于復(fù)雜業(yè)務(wù)或特殊要求，應(yīng)提前與合同開具專員溝通，商討合同條款的擬定。2.合同開具專員-職責：負責根據(jù)業(yè)務(wù)部門提交的資料，按照公司合同模板和相關(guān)規(guī)定，準確、規(guī)范地填寫合同內(nèi)容。對合同條款進行審核，確保合同的合法性、準確性和完整性。完成合同開具后，將合同提交給相關(guān)負責人進行審批，并跟進審批流程。-要求：合同開具專員應(yīng)具備扎實的法律知識和合同管理知識，熟悉房地產(chǎn)中介業(yè)務(wù)流程。嚴格按照公司規(guī)定的合同模板和填寫規(guī)范進行操作，對合同內(nèi)容的準確性負責。及時處理合同開具過程中出現(xiàn)的問題，如資料缺失、條款疑問等。3.審核審批人員-職責：對合同開具專員提交的合同進行審核，重點審核合同條款是否符合法律法規(guī)、公司政策，合同內(nèi)容是否真實準確，交易條款是否公平合理等。根據(jù)審核結(jié)果提出修改意見或批準合同開具。-要求：審核審批人員應(yīng)具備豐富的行業(yè)經(jīng)驗和法律知識，嚴謹認真地履行審核職責。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)詳細說明原因和修改建議，確保合同質(zhì)量。在規(guī)定時間內(nèi)完成審核審批工作，不得無故拖延。4.財務(wù)部門-職責：負責審核合同中的財務(wù)條款，如傭金金額、支付方式、支付時間等，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性和合理性。對合同涉及的稅務(wù)問題進行把關(guān)，提供稅務(wù)指導(dǎo)和建議。在合同執(zhí)行過程中，監(jiān)督財務(wù)條款的履行情況。-要求：財務(wù)人員應(yīng)熟悉房地產(chǎn)中介行業(yè)財務(wù)規(guī)范和稅收政策，對合同財務(wù)條款進行嚴格審核。及時反饋財務(wù)審核意見，協(xié)助業(yè)務(wù)部門和合同開具專員解決財務(wù)相關(guān)問題。三、合同模板管理1.模板制定與更新-公司根據(jù)房地產(chǎn)中介業(yè)務(wù)類型和法律法規(guī)要求，制定統(tǒng)一的合同模板。合同模板應(yīng)涵蓋各類業(yè)務(wù)的基本條款、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責任、爭議解決方式等內(nèi)容。-法務(wù)部門定期對合同模板進行審查和更新，確保合同模板符合法律法規(guī)的變化和公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。對于新出現(xiàn)的業(yè)務(wù)類型或特殊業(yè)務(wù)需求，及時制定相應(yīng)的合同模板。2.模板使用規(guī)范-公司所有房地產(chǎn)中介業(yè)務(wù)合同開具應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的合同模板，未經(jīng)許可，不得擅自修改模板內(nèi)容。如因特殊業(yè)務(wù)需要對合同模板進行調(diào)整，需經(jīng)法務(wù)部門審核、公司管理層批準后方可使用。-合同開具專員在使用合同模板時，應(yīng)嚴格按照模板格式和填寫說明進行操作，確保合同內(nèi)容的規(guī)范性和一致性。四、合同開具流程1.資料收集-業(yè)務(wù)人員在與客戶達成合作意向后，負責收集客戶身份證明、房產(chǎn)證明、交易意向書等相關(guān)資料。資料應(yīng)確保真實、有效、完整，并按照規(guī)定的格式和要求進行整理。-業(yè)務(wù)人員將收集好的資料提交給合同開具專員，同時填寫《合同資料交接清單》，明確資料的名稱、數(shù)量、提交時間等信息，雙方簽字確認。2.合同填寫-合同開具專員收到業(yè)務(wù)部門提交的資料后，根據(jù)資料內(nèi)容和合同模板，準確填寫合同中的各項條款。填寫過程中應(yīng)仔細核對信息，確保合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)實際情況相符。-對于合同中的重要條款，如房產(chǎn)信息、交易價格、傭金金額、服務(wù)期限等，合同開具專員應(yīng)與業(yè)務(wù)人員再次確認，避免出現(xiàn)錯誤。3.合同審核-合同填寫完成后，合同開具專員將合同提交給審核審批人員進行審核。審核審批人員按照職責分工對合同進行全面審核，重點關(guān)注合同條款的合法性、準確性、完整性以及風險防范等方面。-審核審批人員如發(fā)現(xiàn)合同存在問題，應(yīng)及時反饋給合同開具專員，并提出具體的修改意見。合同開具專員根據(jù)反饋意見進行修改后，再次提交審核，直至審核通過。4.合同審批-審核通過的合同，由合同開具專員提交給公司相關(guān)負責人進行審批。審批負責人應(yīng)從公司整體利益和業(yè)務(wù)合規(guī)性角度對合同進行審查，確保合同符合公司發(fā)展戰(zhàn)略和管理要求。-審批負責人在審批過程中可根據(jù)實際情況提出進一步的修改意見或批準合同。如合同獲得批準，審批負責人在合同上簽字確認；如合同未通過審批，合同開具專員應(yīng)根據(jù)審批意見進行修改，重新提交審批。5.合同簽署與存檔-合同經(jīng)審批通過后，業(yè)務(wù)人員負責安排客戶與公司授權(quán)代表進行合同簽署。簽署過程中，業(yè)務(wù)人員應(yīng)向客戶詳細解釋合同條款，確?？蛻舫浞掷斫獠⒆栽负炇鸷贤?合同簽署完成后，合同開具專員負責將合同原件及相關(guān)資料進行整理歸檔。合同檔案應(yīng)按照業(yè)務(wù)類型、時間順序等進行分類管理，便于查詢和使用。同時，建立電子檔案，對合同信息進行數(shù)字化存儲，提高檔案管理效率。五、合同開具的監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督機制-公司建立合同開具內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對合同開具流程進行檢查和評估。由行政主管牽頭，聯(lián)合法務(wù)、財務(wù)等部門組成監(jiān)督小組，對合同開具的各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查。-監(jiān)督小組定期對合同開具情況進行抽查，重點檢查合同資料的完整性、合同填寫的準確性、審核審批流程的合規(guī)性等方面。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.客戶反饋與投訴處理-公司鼓勵客戶對合同開具過程中存在的問題進行反饋和投訴。業(yè)務(wù)人員在與客戶溝通時，應(yīng)主動了解客戶對合同開具工作的滿意度，收集客戶意見和建議。-設(shè)立專門的客戶反饋渠道，如客服熱線、電子郵箱等，及時受理客戶的反饋和投訴。對于客戶反饋的問題，相關(guān)部門應(yīng)認真調(diào)查核實，如情況屬實，應(yīng)及時采取措施進行整改，并向客戶反饋處理結(jié)果。3.違規(guī)處理-對于在合同開具過程中違反本制度規(guī)定的部門或個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、績效扣分、辭退等。-如因違規(guī)操作導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟損失或法律風險的，相關(guān)責任人應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。同時，公司將追究相關(guān)部門負責人的管理責任。六、培訓(xùn)與宣貫1.培訓(xùn)計劃-公司定期組織合同開具相關(guān)培訓(xùn)，提高員工對合同開具規(guī)范的認識和操作技能。培訓(xùn)計劃由行政主管制定，明確培訓(xùn)目標、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間等。-培訓(xùn)內(nèi)容包括法律法規(guī)、合同模板使用、填寫規(guī)范、審核要點等方面。邀請法務(wù)專家、資深業(yè)務(wù)人員等擔任培訓(xùn)講師，確保培訓(xùn)質(zhì)量。2.培訓(xùn)方式-采用多種培訓(xùn)方式，如集中授課、案例分析、模擬演練等，提高培訓(xùn)的針對性和實效性。對于新入職員工，應(yīng)進行專門的合同開具培訓(xùn)，確保其熟悉公司合同開具流程和規(guī)范。-定期組織合同開具知識考核，檢驗員工對培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度。對于考核不合格的員工，應(yīng)進行補考或再次培訓(xùn)，直至其掌握相關(guān)知識和技能。3.宣貫措施-通過公司內(nèi)部宣傳欄、內(nèi)部刊物、辦公系統(tǒng)等渠道，宣傳合同開具規(guī)范制度，提高員工對制度的知曉度。定期發(fā)布合同開具典型案例，引導(dǎo)員工正確操作。-在公司內(nèi)部會議上，對合同開具規(guī)范制度進