某橄欖球俱樂部辦公設(shè)備使用制度

一、總則1.目的：為加強本橄欖球俱樂部辦公設(shè)備的管理，提高辦公設(shè)備的使用效率，確保辦公設(shè)備的正常運行，保障俱樂部各項工作的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于俱樂部內(nèi)所有辦公設(shè)備的使用、管理及維護，包括但不限于電腦、打印機、復印機、傳真機、投影儀、辦公桌椅等設(shè)備。3.管理原則：辦公設(shè)備的管理遵循統(tǒng)一管理、責任到人、高效使用、定期維護的原則，確保設(shè)備的合理配置和有效利用，同時延長設(shè)備使用壽命，降低使用成本。二、辦公設(shè)備的采購與配置1.采購需求申報-各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公設(shè)備采購申請表》，詳細說明所需辦公設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并提交部門負責人審核。-部門負責人根據(jù)部門工作規(guī)劃和實際需求，對采購申請進行審核，確認無誤后簽字，并提交行政主管審批。2.采購流程-行政主管收到《辦公設(shè)備采購申請表》后，結(jié)合俱樂部預算和實際情況進行審批。對于預算內(nèi)的采購申請，審批通過后交采購部門執(zhí)行采購；對于預算外的采購申請，需報俱樂部管理層審批，經(jīng)批準后方可采購。-采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，通過詢價、招標等方式選擇合適的供應商進行采購。在采購過程中，要確保所采購的辦公設(shè)備符合質(zhì)量要求，價格合理，并簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.設(shè)備配置與驗收-采購的辦公設(shè)備到貨后，采購部門通知行政部門和使用部門共同進行驗收。驗收內(nèi)容包括設(shè)備的型號、規(guī)格、數(shù)量、外觀、質(zhì)量等方面，確保設(shè)備與采購合同一致。-驗收合格后，行政部門填寫《辦公設(shè)備驗收單》，相關(guān)人員簽字確認。行政部門根據(jù)設(shè)備的使用部門和崗位進行合理配置，并建立辦公設(shè)備臺賬，記錄設(shè)備的基本信息、采購日期、使用部門、使用人等信息。三、辦公設(shè)備的使用與管理1.使用登記-辦公設(shè)備配置到各部門后，使用人需在行政部門領(lǐng)取《辦公設(shè)備使用登記表》，詳細登記設(shè)備的領(lǐng)取日期、設(shè)備編號、設(shè)備名稱、規(guī)格型號等信息，并簽字確認。-設(shè)備使用過程中，若發(fā)生使用人變更，原使用人應將設(shè)備交接給新使用人，并在《辦公設(shè)備使用登記表》上注明交接日期、交接人、接收人等信息，同時報行政部門備案。2.使用規(guī)范-使用人應嚴格按照辦公設(shè)備的使用說明書和操作規(guī)程進行操作，不得擅自更改設(shè)備的參數(shù)設(shè)置、拆卸設(shè)備零部件或進行其他違規(guī)操作。如因違規(guī)操作導致設(shè)備損壞，使用人應承擔相應的維修費用或賠償責任。-對于電腦、打印機等設(shè)備，使用人應妥善保管個人賬號和密碼，不得隨意透露給他人，防止數(shù)據(jù)泄露和設(shè)備被非法使用。同時，要定期對設(shè)備中的重要數(shù)據(jù)進行備份，以免數(shù)據(jù)丟失造成損失。-在使用辦公設(shè)備過程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障或異常情況，使用人應立即停止使用，并及時向行政部門報告。行政部門接到報告后，應及時安排維修人員進行維修，確保設(shè)備盡快恢復正常運行。3.設(shè)備借用-因工作需要，俱樂部內(nèi)部人員需借用辦公設(shè)備的，應填寫《辦公設(shè)備借用申請表》，注明借用設(shè)備名稱、規(guī)格型號、借用原因、借用時間等信息，并經(jīng)部門負責人和行政主管審批同意后，方可到行政部門辦理借用手續(xù)。-借用人員應在規(guī)定的借用期限內(nèi)歸還設(shè)備，歸還時需經(jīng)行政部門檢查設(shè)備是否完好。如設(shè)備有損壞或丟失，借用人員應按照相關(guān)規(guī)定進行維修或賠償。-外部單位或個人因特殊原因需要借用俱樂部辦公設(shè)備的，需經(jīng)俱樂部管理層批準，并簽訂《辦公設(shè)備借用協(xié)議》，明確借用期限、設(shè)備完好責任、賠償標準等條款。借用期滿后，行政部門應及時收回設(shè)備，并檢查設(shè)備狀況。四、辦公設(shè)備的維護與保養(yǎng)1.日常維護-使用人負責辦公設(shè)備的日常清潔和保養(yǎng)工作，定期對設(shè)備進行擦拭、除塵等，保持設(shè)備的外觀整潔。同時，要注意設(shè)備的運行環(huán)境，避免在潮濕、高溫、灰塵較多等惡劣環(huán)境下使用設(shè)備。-對于需要定期更換耗材的辦公設(shè)備，如打印機、復印機等，使用人應按照設(shè)備使用說明書的要求，及時更換耗材，確保設(shè)備正常運行。行政部門應建立耗材使用臺賬，記錄耗材的采購、使用和庫存情況。2.定期維護-行政部門應制定辦公設(shè)備的定期維護計劃，根據(jù)設(shè)備的使用情況和性能要求，定期安排專業(yè)維修人員對設(shè)備進行全面檢查、保養(yǎng)和維修。定期維護周期一般為每季度或每半年一次，具體周期可根據(jù)設(shè)備的實際情況確定。-在定期維護過程中，維修人員應對設(shè)備的硬件、軟件進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)并處理潛在的故障隱患，對設(shè)備進行必要的升級和優(yōu)化，提高設(shè)備的性能和穩(wěn)定性。同時，維修人員應填寫《辦公設(shè)備維護記錄單》，詳細記錄維護時間、維護內(nèi)容、更換的零部件等信息。3.故障維修-辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用人應及時向行政部門報告，行政部門根據(jù)故障情況安排維修人員進行維修。對于一般性故障，維修人員應在接到報告后的[X]個工作日內(nèi)完成維修；對于較為復雜的故障，維修人員應及時與供應商或?qū)I(yè)維修機構(gòu)聯(lián)系，盡快確定維修方案并進行維修，確保設(shè)備盡快恢復正常使用。-在維修過程中，維修人員應盡量采用原裝正品零部件進行更換，確保設(shè)備的性能和質(zhì)量不受影響。如需更換價值較高的零部件，應事先報行政主管審批，并做好更換零部件的登記工作。五、辦公設(shè)備的報廢與處置1.報廢鑒定-辦公設(shè)備因使用年限過長、技術(shù)落后、損壞嚴重且無法修復或維修成本過高，已不能滿足工作需要時，由使用部門提出報廢申請，并填寫《辦公設(shè)備報廢申請表》。-行政部門收到報廢申請后，組織專業(yè)人員對設(shè)備進行報廢鑒定，根據(jù)設(shè)備的實際情況，確定是否符合報廢條件。對于符合報廢條件的設(shè)備，報俱樂部管理層審批；對于不符合報廢條件的設(shè)備，應繼續(xù)使用或進行維修后再使用。2.報廢審批-俱樂部管理層對《辦公設(shè)備報廢申請表》進行審批，批準后由行政部門負責辦理相關(guān)報廢手續(xù)。對于價值較高的辦公設(shè)備，報廢審批前還需報相關(guān)財務(wù)部門進行審核，確保資產(chǎn)處置符合財務(wù)規(guī)定。3.報廢處置-經(jīng)批準報廢的辦公設(shè)備，行政部門應按照國家有關(guān)規(guī)定和俱樂部的資產(chǎn)管理要求進行處置。對于有一定回收價值的設(shè)備，可通過公開招標、拍賣等方式進行回收處理；對于無回收價值的設(shè)備，可聯(lián)系專業(yè)的廢品回收公司進行處理。-在辦公設(shè)備報廢處置過程中，行政部門應做好相關(guān)記錄，包括報廢設(shè)備的名稱、型號、數(shù)量、處置方式、處置時間等信息，并將處置收入及時上繳俱樂部財務(wù)部門。六、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查-行政部門負責對辦公設(shè)備的使用、管理、維護等情況進行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括設(shè)備的使用登記情況、設(shè)備的維護保養(yǎng)記錄、設(shè)備的完好程度等方面。-定期監(jiān)督檢查一般每半年進行一次，行政部門可根據(jù)實際情況進行不定期抽查。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應及時下達整改通知，要求相關(guān)部門或人員限期整改。2.考核獎懲-俱樂部將辦公設(shè)備的使用和管理情況納入部門和個人的績效考核體系。對于在辦公設(shè)備使用和管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，俱樂部將給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、給予一定的物質(zhì)獎勵等。-對于違反本制度規(guī)定，導致辦公設(shè)備損壞、丟失或浪費的部門和個人，俱樂部將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，如通報批評、扣減績效獎金、賠償經(jīng)濟損失等