民間文藝家協(xié)會(huì)檔案借閱管理辦法

民間文藝家協(xié)會(huì)民間文藝家檔案借閱管理辦法第一章總則第一條目的為加強(qiáng)本民間文藝家協(xié)會(huì)民間文藝家檔案的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與合理利用，更好地服務(wù)于民間文藝事業(yè)的研究、傳承與發(fā)展，特制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于本民間文藝家協(xié)會(huì)會(huì)員及因工作需要涉及民間文藝家檔案借閱的相關(guān)單位和個(gè)人。民間文藝家檔案涵蓋協(xié)會(huì)會(huì)員及對(duì)民間文藝事業(yè)有突出貢獻(xiàn)人士的個(gè)人信息、藝術(shù)成就、創(chuàng)作作品等各類(lèi)資料。第三條基本原則檔案借閱應(yīng)遵循嚴(yán)格審批、安全保密、合理使用的原則。確保檔案的真實(shí)性、完整性不受損害，同時(shí)滿(mǎn)足協(xié)會(huì)工作及民間文藝事業(yè)發(fā)展對(duì)檔案信息的合理需求。第二章檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)第四條管理機(jī)構(gòu)協(xié)會(huì)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)民間文藝家檔案的集中管理與維護(hù)。檔案管理部門(mén)配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管及借閱服務(wù)等工作。第五條職責(zé)分工檔案管理人員需具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度。其主要職責(zé)包括：1.按照規(guī)范流程對(duì)民間文藝家檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全防護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。3.受理檔案借閱申請(qǐng)，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，并按照規(guī)定流程提供借閱服務(wù)。4.記錄檔案借閱情況，包括借閱人信息、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，對(duì)逾期未還的檔案進(jìn)行催還。第三章檔案借閱條件與申請(qǐng)流程第六條借閱條件1.協(xié)會(huì)內(nèi)部工作人員因工作需要，如開(kāi)展民間文藝研究、組織文藝活動(dòng)、撰寫(xiě)報(bào)告等，可申請(qǐng)借閱相關(guān)檔案。2.協(xié)會(huì)會(huì)員因個(gè)人藝術(shù)創(chuàng)作、學(xué)術(shù)研究等正當(dāng)理由，經(jīng)所在部門(mén)或分支機(jī)構(gòu)推薦，可申請(qǐng)借閱與自身創(chuàng)作或研究相關(guān)的檔案。3.外部單位或個(gè)人因與協(xié)會(huì)有合作項(xiàng)目、重大民間文藝研究課題等特殊情況，需借閱檔案的，應(yīng)提供正式公函，說(shuō)明借閱目的、用途及歸還時(shí)間等，經(jīng)協(xié)會(huì)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可借閱。第七條申請(qǐng)流程1.協(xié)會(huì)內(nèi)部人員申請(qǐng)：申請(qǐng)人需填寫(xiě)《民間文藝家檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)審核。2.協(xié)會(huì)會(huì)員申請(qǐng)：會(huì)員應(yīng)先向所在部門(mén)或分支機(jī)構(gòu)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)《民間文藝家檔案借閱申請(qǐng)表》，并附上個(gè)人創(chuàng)作或研究計(jì)劃等相關(guān)材料。所在部門(mén)或分支機(jī)構(gòu)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核并簽署推薦意見(jiàn)后，報(bào)送檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)審核通過(guò)后，報(bào)協(xié)會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位或個(gè)人申請(qǐng)：外部單位或個(gè)人需提交加蓋單位公章的正式公函及《民間文藝家檔案借閱申請(qǐng)表》，公函中應(yīng)明確合作項(xiàng)目或研究課題的具體情況、借閱檔案的詳細(xì)清單、借閱期限等內(nèi)容。檔案管理部門(mén)收到申請(qǐng)后，進(jìn)行初步審核，審核通過(guò)后報(bào)協(xié)會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)、會(huì)長(zhǎng)審批。審批通過(guò)后方可辦理借閱手續(xù)。第四章檔案借閱期限與歸還要求第八條借閱期限1.協(xié)會(huì)內(nèi)部工作人員借閱一般檔案的期限為兩周，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，應(yīng)在借閱期限屆滿(mǎn)前三天向檔案管理部門(mén)提出書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)，延長(zhǎng)時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)一周。2.協(xié)會(huì)會(huì)員借閱檔案的期限為一個(gè)月，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)在到期前一周向檔案管理部門(mén)提交書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明延長(zhǎng)理由，經(jīng)審批后可適當(dāng)延長(zhǎng)，但最長(zhǎng)不超過(guò)兩個(gè)月。3.外部單位或個(gè)人借閱檔案的期限根據(jù)合作項(xiàng)目或研究課題的實(shí)際需要確定，一般不超過(guò)三個(gè)月。如需延長(zhǎng)，應(yīng)在借閱期限屆滿(mǎn)前兩周向協(xié)會(huì)檔案管理部門(mén)提出正式書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)協(xié)會(huì)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可延長(zhǎng)。第九條歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。歸還時(shí)，檔案管理人員需對(duì)檔案進(jìn)行仔細(xì)檢查，確認(rèn)檔案的完整性和真實(shí)性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、遺失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.借閱人歸還檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《民間文藝家檔案歸還登記表》，注明歸還時(shí)間、檔案狀況等信息。檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后，在登記表上簽字確認(rèn)。3.對(duì)于逾期未還的檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)向借閱人發(fā)出催還通知。經(jīng)催還仍不歸還的，將按照本辦法相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。第五章檔案借閱的保密與使用規(guī)范第十條保密要求1.借閱人必須嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和協(xié)會(huì)的保密制度，對(duì)借閱的檔案內(nèi)容予以保密，不得擅自向任何第三方泄露檔案信息。2.檔案借閱過(guò)程中，借閱人不得在檔案上進(jìn)行涂改、圈劃、批注等操作，不得擅自復(fù)制、拍攝、摘抄檔案內(nèi)容。如因工作需要確需復(fù)制部分檔案內(nèi)容的，應(yīng)按照本辦法規(guī)定的復(fù)制審批流程辦理。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出規(guī)定的借閱場(chǎng)所。在借閱期間，如發(fā)生檔案信息泄露等安全事故，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。第十一條使用規(guī)范1.借閱人應(yīng)按照申請(qǐng)時(shí)注明的借閱目的使用檔案，不得將檔案用于其他非法或不正當(dāng)用途。2.在使用檔案過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在重要價(jià)值或與民間文藝研究、創(chuàng)作等相關(guān)的關(guān)鍵信息，借閱人應(yīng)及時(shí)與檔案管理部門(mén)溝通，共同探討對(duì)檔案資源的合理利用與開(kāi)發(fā)。3.對(duì)于因檔案使用而形成的研究成果、創(chuàng)作作品等，借閱人應(yīng)在相關(guān)成果中注明檔案來(lái)源及引用情況，尊重檔案原作者的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。第六章檔案復(fù)制與摘抄管理第十二條復(fù)制審批1.借閱人因工作需要確需復(fù)制民間文藝家檔案的，應(yīng)在填寫(xiě)《民間文藝家檔案借閱申請(qǐng)表》時(shí)一并提出復(fù)制申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明復(fù)制的內(nèi)容、用途及數(shù)量等信息。2.協(xié)會(huì)內(nèi)部工作人員復(fù)制一般檔案的，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批同意后，可在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的要求進(jìn)行編號(hào)、登記，并注明復(fù)制來(lái)源。3.協(xié)會(huì)會(huì)員及外部單位或個(gè)人申請(qǐng)復(fù)制檔案的，除填寫(xiě)申請(qǐng)表外，還需提供相關(guān)證明材料，如研究成果預(yù)期發(fā)表情況、合作項(xiàng)目進(jìn)展等。經(jīng)檔案管理部門(mén)審核、協(xié)會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制過(guò)程需在檔案管理部門(mén)監(jiān)督下進(jìn)行，復(fù)制件數(shù)量嚴(yán)格按照審批數(shù)量執(zhí)行。第十三條摘抄規(guī)定1.借閱人在檔案借閱期間如需摘抄部分內(nèi)容，應(yīng)在《民間文藝家檔案借閱申請(qǐng)表》中注明摘抄內(nèi)容范圍和用途。摘抄應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，并使用檔案管理部門(mén)提供的專(zhuān)用摘抄本。2.摘抄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，不得歪曲原意。摘抄完畢后，摘抄人應(yīng)在摘抄本上簽字確認(rèn)，并將摘抄本交檔案管理人員統(tǒng)一保管。如需使用摘抄內(nèi)容，應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。第七章監(jiān)督與處罰第十四條監(jiān)督機(jī)制1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)，對(duì)借閱人的借閱行為進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和合理使用。2.協(xié)會(huì)設(shè)立檔案借閱監(jiān)督舉報(bào)電話(huà)和郵箱，接受協(xié)會(huì)會(huì)員及社會(huì)各界對(duì)違規(guī)借閱行為的監(jiān)督和舉報(bào)。對(duì)舉報(bào)信息，協(xié)會(huì)將及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并按照本辦法相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。第十五條處罰措施1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定，未按時(shí)歸還檔案的借閱人，檔案管理部門(mén)將視情節(jié)輕重給予警告、暫停借閱資格等處理。逾期超過(guò)一個(gè)月仍未歸還的，除暫停借閱資格外，將在協(xié)會(huì)內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。2.對(duì)在檔案上進(jìn)行涂改、圈劃、批注等損壞檔案行為的借閱人，責(zé)令其恢復(fù)檔案原狀，并根據(jù)檔案損壞程度，要求借閱人承擔(dān)相應(yīng)的修復(fù)費(fèi)用。情節(jié)嚴(yán)重的，取消其借閱資格，并依法追究相關(guān)責(zé)任。3.對(duì)于擅自復(fù)制、拍攝、摘抄檔案內(nèi)容或向第三方泄露檔案信息的借閱人，協(xié)會(huì)將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、取消會(huì)員資格（如為會(huì)員）、終止合作（如為外部合作方）等處理，并依法追究其法律責(zé)任。第八章附則第十六條解釋權(quán)本辦法由本民間文藝家協(xié)會(huì)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)解釋?zhuān)?/p>