房地產(chǎn)中介公司合同作廢管理辦法

一、總則本公司作為房地產(chǎn)中介行業(yè)的積極參與者，一直致力于為客戶提供優(yōu)質(zhì)、專業(yè)的服務(wù)。在業(yè)務(wù)開展過程中，合同是保障各方權(quán)益的重要依據(jù)。為規(guī)范公司合同作廢管理工作，確保公司運(yùn)營的合法性、規(guī)范性和風(fēng)險(xiǎn)可控性，特制定本管理辦法。本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)在從事房地產(chǎn)中介業(yè)務(wù)過程中涉及的各類合同作廢情形的管理。合同作廢管理遵循合法性、審慎性、程序性原則，確保每一項(xiàng)合同作廢操作都有充分依據(jù)，符合法律法規(guī)要求，并嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行處理。公司設(shè)立合同管理小組，由法務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成。其職責(zé)包括制定和完善合同作廢管理制度，審核合同作廢申請(qǐng)，監(jiān)督合同作廢處理過程，定期對(duì)合同作廢情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析等。二、合同作廢情形界定1.客戶原因?qū)е潞贤鲝U-客戶因自身經(jīng)濟(jì)狀況變化，如無力承擔(dān)購房款項(xiàng)、資金周轉(zhuǎn)困難等，書面提出解除合同且經(jīng)公司評(píng)估情況屬實(shí)的。例如，客戶在簽訂購房合同后，因突發(fā)重大疾病導(dǎo)致家庭經(jīng)濟(jì)陷入困境，無法繼續(xù)履行合同支付房款。-客戶因不可抗力因素，如自然災(zāi)害、政府政策調(diào)整等導(dǎo)致無法繼續(xù)履行合同的。比如，政府出臺(tái)新的限購政策，使得原本符合購房條件的客戶不再具備購房資格。-客戶因家庭突發(fā)重大事件，如家庭成員重大疾病、意外事故等，嚴(yán)重影響購房決策并書面提出解除合同的。2.公司原因?qū)е潞贤鲝U-公司在合同簽訂過程中存在重大誤解，如對(duì)房產(chǎn)信息、交易條件等關(guān)鍵內(nèi)容理解錯(cuò)誤，且該誤解對(duì)合同履行產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性影響的。例如，將房產(chǎn)面積錯(cuò)誤告知客戶，導(dǎo)致客戶基于錯(cuò)誤信息簽訂合同。-公司工作人員違規(guī)操作，如未經(jīng)授權(quán)擅自簽訂合同、超越權(quán)限簽訂合同等，導(dǎo)致合同無法正常履行的。-因公司內(nèi)部業(yè)務(wù)調(diào)整，如業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型、停止相關(guān)業(yè)務(wù)等，致使已簽訂合同無法繼續(xù)履行的。3.其他法定或約定情形導(dǎo)致合同作廢-合同簽訂后，發(fā)現(xiàn)合同條款違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定，導(dǎo)致合同無效的。例如，合同約定的交易價(jià)格明顯低于市場(chǎng)合理價(jià)格，存在惡意串通損害第三方利益的情形。-合同雙方在合同中約定的解除條件成就，一方提出解除合同的。如合同約定若在一定期限內(nèi)未能辦理房產(chǎn)過戶手續(xù)，合同自動(dòng)解除。三、合同作廢申請(qǐng)流程1.申請(qǐng)?zhí)岢霎?dāng)出現(xiàn)上述合同作廢情形時(shí)，相關(guān)業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)向所在部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。部門負(fù)責(zé)人核實(shí)情況后，確定合同作廢的必要性，并填寫《合同作廢申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)注明合同編號(hào)、合同名稱、簽訂時(shí)間、客戶信息、合同金額、作廢原因等內(nèi)容。2.部門初審部門負(fù)責(zé)人將《合同作廢申請(qǐng)表》提交至本部門進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括對(duì)合同作廢原因的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審查，核實(shí)相關(guān)證據(jù)材料是否齊全。初審?fù)ㄟ^后，部門負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)表上簽署意見并加蓋部門公章。3.跨部門審核對(duì)于涉及多個(gè)部門的合同，或金額較大、影響較廣的合同，需進(jìn)行跨部門審核。由合同管理小組組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審核，審核內(nèi)容包括對(duì)合同作廢可能產(chǎn)生的法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)影響、客戶關(guān)系影響等方面進(jìn)行評(píng)估。各部門在審核過程中應(yīng)充分發(fā)表意見，提出專業(yè)建議。4.法務(wù)審核《合同作廢申請(qǐng)表》經(jīng)部門初審和跨部門審核后，提交至公司法務(wù)人員進(jìn)行審核。法務(wù)人員重點(diǎn)審查合同作廢是否符合法律法規(guī)規(guī)定，合同條款中關(guān)于解除合同的約定是否有效，以及后續(xù)可能引發(fā)的法律糾紛及應(yīng)對(duì)措施等。法務(wù)人員審核通過后，在申請(qǐng)表上簽署法律意見。5.領(lǐng)導(dǎo)審批經(jīng)過上述審核環(huán)節(jié)后，《合同作廢申請(qǐng)表》最終提交至公司總經(jīng)理或授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體利益、業(yè)務(wù)發(fā)展等因素綜合考慮，作出審批決定。審批通過后，申請(qǐng)表方可進(jìn)入后續(xù)處理流程。四、合同作廢處理流程1.通知客戶合同作廢申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)以書面形式正式通知客戶合同作廢事宜。通知內(nèi)容應(yīng)包括合同編號(hào)、合同名稱、作廢原因、作廢生效時(shí)間等信息，并要求客戶簽字確認(rèn)收到通知。對(duì)于重要客戶或可能存在爭議的合同，業(yè)務(wù)人員應(yīng)主動(dòng)與客戶溝通解釋，爭取客戶理解。2.合同文本回收業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)回收已簽訂的合同文本原件。如客戶拒絕交還合同文本，業(yè)務(wù)人員應(yīng)向客戶說明合同作廢的法律效力及相關(guān)后果，并通過錄音、錄像等方式留存溝通記錄。對(duì)于確實(shí)無法回收的合同文本，應(yīng)在公司合同管理系統(tǒng)中注明情況，并留存相關(guān)證據(jù)。3.財(cái)務(wù)處理財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同作廢情況進(jìn)行相應(yīng)的財(cái)務(wù)處理。如涉及已收取的款項(xiàng)，應(yīng)按照財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定辦理退款手續(xù)。對(duì)于因合同作廢可能產(chǎn)生的損失，如違約金、手續(xù)費(fèi)等，財(cái)務(wù)部門應(yīng)進(jìn)行準(zhǔn)確核算，并在財(cái)務(wù)報(bào)表中進(jìn)行適當(dāng)披露。4.資料歸檔合同作廢處理完成后，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)將《合同作廢申請(qǐng)表》、客戶通知回執(zhí)、合同文本原件（如有回收）、財(cái)務(wù)處理憑證等資料進(jìn)行整理歸檔。檔案資料應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。5.系統(tǒng)更新公司合同管理系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)將合同作廢信息及時(shí)錄入系統(tǒng)，更新合同狀態(tài)。在系統(tǒng)中詳細(xì)記錄合同作廢的原因、處理過程、處理時(shí)間等信息，確保合同管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。五、監(jiān)督與責(zé)任追究1.內(nèi)部監(jiān)督公司審計(jì)部門定期對(duì)合同作廢管理工作進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)。審計(jì)內(nèi)容包括合同作廢申請(qǐng)流程是否合規(guī)，處理過程是否符合規(guī)定，相關(guān)資料是否完整歸檔等。審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.違規(guī)責(zé)任追究對(duì)于在合同作廢管理過程中存在違規(guī)行為的部門或個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的責(zé)任追究。違規(guī)行為包括但不限于提供虛假信息申請(qǐng)合同作廢、擅自銷毀合同文本、未按規(guī)定流程處理合同作廢等。責(zé)任追究方式包括警告、罰款、降職降薪、解除勞動(dòng)合同等，涉嫌違法犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)處理。六、培訓(xùn)與宣貫1.制度培訓(xùn)公司人力資源部門定期組織合同作廢管理制度培訓(xùn)，培訓(xùn)對(duì)象包括公司全體業(yè)務(wù)人員、管理人員及相關(guān)職能部門工作人員。培訓(xùn)內(nèi)容包括制度條款解讀、實(shí)際案例分析、操作流程演示等，確保員工熟悉合同作廢管理的各項(xiàng)規(guī)定和要求。2.宣傳推廣公司通過內(nèi)部刊物、宣傳欄、電子郵件等多種渠道對(duì)合同作廢管理制度進(jìn)行宣傳推廣。向員工普及制度的重要性和必要性，提高員工對(duì)制度的認(rèn)知度和遵守制度的自覺性。同時(shí)，鼓勵(lì)員工對(duì)制度執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出意見和建議，不斷完善制度內(nèi)容。七、附則本辦法自發(fā)布之日起生效實(shí)施，如有未盡事宜，由公司合同管理小組負(fù)責(zé)解釋