企業(yè)固定資產(chǎn)采購(gòu)審批與使用記錄表應(yīng)用說(shuō)明在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中，固定資產(chǎn)作為支撐生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要資源，其采購(gòu)流程的規(guī)范性、使用過(guò)程的可追溯性直接關(guān)系到資產(chǎn)安全和成本控制。本工具旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化記錄，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)從采購(gòu)申請(qǐng)到報(bào)廢處置的全生命周期管理，適用于各類(lèi)企業(yè)（尤其是中大型企業(yè)、集團(tuán)化公司）的行政部、財(cái)務(wù)部、資產(chǎn)管理部及各業(yè)務(wù)部門(mén)，保證資產(chǎn)采購(gòu)合規(guī)、使用責(zé)任明確、數(shù)據(jù)管理高效。固定資產(chǎn)采購(gòu)與使用管理流程一、采購(gòu)申請(qǐng)與需求提報(bào)需求發(fā)起：因業(yè)務(wù)拓展、設(shè)備更新或新增崗位等原因需購(gòu)置固定資產(chǎn)時(shí)，由申請(qǐng)人（部門(mén)員工或負(fù)責(zé)人）填寫(xiě)《固定資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明資產(chǎn)名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途及使用部門(mén)，并附相關(guān)需求說(shuō)明（如新增崗位編制、設(shè)備淘汰報(bào)告等）。部門(mén)初審：申請(qǐng)表提交至申請(qǐng)人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)人審核需求的必要性、合理性（如是否為重復(fù)購(gòu)置、是否符合部門(mén)年度預(yù)算），簽字確認(rèn)后流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。二、預(yù)算與審批流程財(cái)務(wù)復(fù)核：部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，申請(qǐng)表提交至財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)專(zhuān)員核查預(yù)算余額（對(duì)照公司年度固定資產(chǎn)預(yù)算表），確認(rèn)資金是否充足，預(yù)算科目是否匹配，并在表單中注明“預(yù)算通過(guò)”或“預(yù)算調(diào)整建議”。分級(jí)審批：?jiǎn)喂P采購(gòu)金額≤5000元：由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批；5000元＜單筆金額≤20000元：由分管副總審批；單筆金額＞20000元：需提交總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議，形成會(huì)議紀(jì)要后審批。審批人需明確簽署“同意”“不同意”或“補(bǔ)充說(shuō)明”意見(jiàn)，不同意的需注明理由。三、采購(gòu)執(zhí)行與資產(chǎn)入庫(kù)采購(gòu)實(shí)施：審批通過(guò)后，采購(gòu)部（或行政部，根據(jù)公司職責(zé)劃分）根據(jù)申請(qǐng)表要求實(shí)施采購(gòu)，優(yōu)先選擇定點(diǎn)供應(yīng)商或通過(guò)招投標(biāo)方式，保證價(jià)格公允、質(zhì)量合格。采購(gòu)?fù)瓿珊?，需收集采?gòu)合同、驗(yàn)收單、供應(yīng)商資質(zhì)證明等材料，與采購(gòu)申請(qǐng)表一并歸檔。資產(chǎn)驗(yàn)收：資產(chǎn)到貨后，由使用部門(mén)、資產(chǎn)管理部門(mén)（如行政部）、財(cái)務(wù)部共同驗(yàn)收：核對(duì)資產(chǎn)名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量是否與申請(qǐng)一致，檢查外觀、功能是否完好，填寫(xiě)《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》，三方簽字確認(rèn)。資產(chǎn)登記入庫(kù)：驗(yàn)收合格后，資產(chǎn)管理部門(mén)為資產(chǎn)分配唯一編號(hào)（格式：資產(chǎn)類(lèi)別代碼-年份-流水號(hào)，如“QB-2024-001”），制作資產(chǎn)標(biāo)簽（包含編號(hào)、名稱(chēng)、入庫(kù)日期），并將資產(chǎn)信息錄入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)（或Excel臺(tái)賬），同時(shí)更新《固定資產(chǎn)總賬》。四、領(lǐng)用與日常使用管理領(lǐng)用登記：使用部門(mén)需領(lǐng)用資產(chǎn)時(shí)，由領(lǐng)用人填寫(xiě)《固定資產(chǎn)領(lǐng)用單》，注明資產(chǎn)編號(hào)、名稱(chēng)、領(lǐng)用日期、用途、保管人，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，至資產(chǎn)管理部門(mén)辦理領(lǐng)用手續(xù)，簽字確認(rèn)后領(lǐng)取資產(chǎn)。責(zé)任落實(shí)：領(lǐng)用當(dāng)日，保管人需對(duì)資產(chǎn)狀態(tài)進(jìn)行檢查，保證完好無(wú)損，后續(xù)承擔(dān)日常保管、維護(hù)責(zé)任，非經(jīng)允許不得擅自轉(zhuǎn)借、調(diào)撥或處置資產(chǎn)。使用記錄：保管人需在《固定資產(chǎn)使用記錄表》中實(shí)時(shí)登記資產(chǎn)使用情況，包括使用日期、使用人、使用目的、維護(hù)記錄（如清潔、保養(yǎng)、故障維修等）、借用/歸還記錄（若涉及跨部門(mén)借用）。五、轉(zhuǎn)移、盤(pán)點(diǎn)與報(bào)廢處置內(nèi)部轉(zhuǎn)移：資產(chǎn)因部門(mén)調(diào)動(dòng)、人員變更需轉(zhuǎn)移時(shí)，由原保管人填寫(xiě)《固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移申請(qǐng)單》，注明轉(zhuǎn)移原因、新保管人、新存放地點(diǎn)，經(jīng)原使用部門(mén)、新使用部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)資產(chǎn)管理部門(mén)更新臺(tái)賬，并通知財(cái)務(wù)部調(diào)整資產(chǎn)使用部門(mén)信息。定期盤(pán)點(diǎn)：資產(chǎn)管理部門(mén)每半年組織一次全面盤(pán)點(diǎn)，財(cái)務(wù)部監(jiān)盤(pán)，核對(duì)資產(chǎn)編號(hào)、名稱(chēng)、數(shù)量、存放地點(diǎn)與臺(tái)賬是否一致，對(duì)盤(pán)盈、盤(pán)虧、閑置資產(chǎn)形成盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，說(shuō)明原因并提出處理建議（如盤(pán)虧需查明責(zé)任人，閑置資產(chǎn)可協(xié)調(diào)調(diào)撥或處置）。報(bào)廢處置：資產(chǎn)達(dá)到使用年限、損壞無(wú)法修復(fù)或技術(shù)淘汰時(shí)，由保管人填寫(xiě)《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)單》，附技術(shù)鑒定意見(jiàn)（若需），經(jīng)資產(chǎn)管理部門(mén)核實(shí)、財(cái)務(wù)部評(píng)估殘值、審批人（參照采購(gòu)審批權(quán)限）審批后，由資產(chǎn)管理部門(mén)按規(guī)定處置（如變賣(mài)、回收），處置完成后在臺(tái)賬中標(biāo)注“已報(bào)廢”，注銷(xiāo)資產(chǎn)編號(hào)。固定資產(chǎn)全生命周期記錄表表一：固定資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)與審批表申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人申請(qǐng)日期資產(chǎn)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)算金額（元）資金來(lái)源用途說(shuō)明部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：財(cái)務(wù)部審核意見(jiàn)簽字：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理意見(jiàn)簽字：采購(gòu)部執(zhí)行情況經(jīng)辦人：表二：固定資產(chǎn)臺(tái)賬（總表）資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量資產(chǎn)類(lèi)別采購(gòu)日期供應(yīng)商采購(gòu)金額（元）資金來(lái)源存放地點(diǎn)保管人使用狀態(tài)入庫(kù)日期備注QB-2024-001辦公電腦ThinkPadT14臺(tái)1辦公設(shè)備2024-03-15科技公司6500自有資金市場(chǎng)部張*在用2024-03-18SC-2024-002生產(chǎn)機(jī)床CX-610臺(tái)1生產(chǎn)設(shè)備2024-02-20機(jī)械廠120000專(zhuān)項(xiàng)預(yù)算生產(chǎn)車(chē)間李*使用中2024-02-25維修中（2024-05-10）表三：固定資產(chǎn)使用記錄表（分資產(chǎn)編號(hào)）資產(chǎn)編號(hào)：QB-2024-001資產(chǎn)名稱(chēng)：辦公電腦保管人：張*日期使用人使用目的2024-03-18張*日常辦公2024-04-10王*項(xiàng)目臨時(shí)使用2024-05-20張*軟件升級(jí)表四：固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)與處置記錄表盤(pán)點(diǎn)日期盤(pán)點(diǎn)范圍盤(pán)點(diǎn)人監(jiān)盤(pán)人盤(pán)點(diǎn)結(jié)果（賬實(shí)相符/盤(pán)盈/盤(pán)虧/閑置）處理措施完成日期2024-06-30全公司固定資產(chǎn)趙、錢(qián)孫*賬實(shí)相符，閑置設(shè)備3臺(tái)（SC-2023-005/006/007）協(xié)調(diào)生產(chǎn)部調(diào)撥2024-07-152024-07-10市場(chǎng)部周*吳*盤(pán)虧1臺(tái)（資產(chǎn)編號(hào)QB-2022-013，遺失）責(zé)保管人賠償50%，賬面注銷(xiāo)2024-07-25管理要點(diǎn)提示信息完整性：所有表單需填寫(xiě)完整，關(guān)鍵信息（如資產(chǎn)編號(hào)、金額、審批人簽字）不得缺失，保證每一環(huán)節(jié)有據(jù)可查。動(dòng)態(tài)更新：資產(chǎn)發(fā)生轉(zhuǎn)移、報(bào)廢、狀態(tài)變更時(shí)，需在1個(gè)工作日內(nèi)更新臺(tái)賬及使用記錄，避免信息滯后。責(zé)任到人：明保證管人職責(zé)，將資產(chǎn)完好情況與績(jī)效考核掛鉤，減少人為損壞或遺失風(fēng)險(xiǎn)。定期核查：除半年盤(pán)點(diǎn)外，資產(chǎn)管理部門(mén)每季度抽查重點(diǎn)資產(chǎn)（如高