供應商信息登記與審核流程模板模板概述本模板旨在規(guī)范企業(yè)對合作供應商的信息登記與審核管理流程，保證供應商資質(zhì)合規(guī)、供應能力穩(wěn)定，為企業(yè)采購業(yè)務提供可靠支撐。適用于各類企業(yè)（如制造業(yè)、服務業(yè)、零售業(yè)等）的采購部門、供應商管理部門及相關協(xié)作崗位，涵蓋新增供應商準入、現(xiàn)有供應商信息更新等場景，助力企業(yè)建立標準化、可追溯的供應商管理體系。一、適用場景說明新增供應商準入：當企業(yè)因業(yè)務拓展、產(chǎn)品開發(fā)或現(xiàn)有供應商無法滿足需求時，需對新合作供應商進行信息登記與資質(zhì)審核，保證其具備合作基礎。供應商信息更新：現(xiàn)有供應商發(fā)生關鍵信息變更（如注冊地址、法定代表人、資質(zhì)證書到期、經(jīng)營范圍調(diào)整等），需重新登記并審核更新內(nèi)容。年度供應商復審：定期對合作中的供應商進行資質(zhì)與履約能力復核，保證持續(xù)符合企業(yè)合作要求。高風險供應商專項審核：針對涉及安全生產(chǎn)、食品安全、環(huán)保合規(guī)等高風險領域的供應商，開展強化性審核流程。二、流程操作步驟詳解步驟1：需求發(fā)起與資料準備操作內(nèi)容：采購部門或需求部門根據(jù)業(yè)務需求，填寫《供應商合作申請表》，明確所需產(chǎn)品/服務類型、技術標準、合作期限等核心信息。向潛在供應商提供《供應商信息登記清單》，告知需提交的資料清單（含紙質(zhì)版及電子版），并說明資料真實性要求。責任主體：需求部門負責人、采購專員*輸出成果：《供應商合作申請表》《供應商信息登記清單》步驟2：供應商信息登記操作內(nèi)容：供應商根據(jù)《供應商信息登記清單》要求，完整填寫《供應商信息登記表》，并附蓋公章的資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)許可證、體系認證證書、產(chǎn)品檢測報告等）。采購專員*收到資料后，核對資料完整性，對缺失項及時通知供應商補充，3個工作日內(nèi)完成資料初步整理。責任主體：供應商對接人、采購專員*輸出成果：《供應商信息登記表》（完整版）、供應商資質(zhì)文件原件/復印件步驟3：初步審核（資料合規(guī)性核查）操作內(nèi)容：采購專員聯(lián)合法務專員、質(zhì)量專員*，對供應商提交的資料進行合規(guī)性審核，重點核查：資質(zhì)文件是否在有效期內(nèi)（如營業(yè)執(zhí)照、ISO認證等）；行業(yè)經(jīng)營許可是否齊全（如食品供應商需《食品生產(chǎn)許可證》）；注冊信息與實際經(jīng)營主體是否一致（可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”初步核驗，禁止直接輸入網(wǎng)址，可說明“通過官方渠道核驗”）。審核結(jié)果分為“通過”“需補充資料”“不通過”三類，2個工作日內(nèi)反饋給供應商。責任主體：采購專員、法務專員、質(zhì)量專員*輸出成果：《供應商資料初步審核表》步驟4：實地考察（如需）操作內(nèi)容：對關鍵物料供應商、新合作供應商或高風險品類供應商，由采購經(jīng)理*牽頭，組織質(zhì)量、技術部門人員開展實地考察，重點核查：生產(chǎn)/經(jīng)營場所是否與登記地址一致；生產(chǎn)設備、工藝流程是否滿足技術標準；質(zhì)量管控體系運行情況（如是否通過ISO9001認證、是否有專職質(zhì)檢人員）；倉儲物流能力（如庫存管理、運輸條件）?？疾旌筇顚憽豆虒嵉乜疾煊涗洷怼?，拍攝現(xiàn)場照片（需隱去敏感信息）作為附件。責任主體：采購經(jīng)理、質(zhì)量工程師、技術專員*輸出成果：《供應商實地考察記錄表》、現(xiàn)場照片步驟5：綜合評估與分級操作內(nèi)容：成立供應商評估小組（由采購、質(zhì)量、技術、財務等部門負責人組成），根據(jù)《供應商綜合評估評分表》對供應商進行量化打分，評分維度包括：資質(zhì)合規(guī)性（20分）、供應能力（30分）、質(zhì)量保障（25分）、價格競爭力（15分）、服務響應（10分）。評分結(jié)果對應供應商等級：A級（90分以上，優(yōu)先合作）、B級（80-89分，可合作）、C級（70-79分，限期改進）、D級（70分以下，淘汰）。評估小組出具《供應商綜合評估報告》，明確合作建議及改進要求（針對C級供應商）。責任主體：供應商評估小組、采購總監(jiān)*輸出成果：《供應商綜合評估評分表》《供應商綜合評估報告》步驟6：審批決策操作內(nèi)容：采購部門將《供應商綜合評估報告》《供應商信息登記表》及相關審核資料提交至管理層審批，審批權(quán)限根據(jù)企業(yè)規(guī)模設定（如：B級及以下由采購總監(jiān)審批，A級由總經(jīng)理審批）。審批通過后，由采購部門向供應商發(fā)出《供應商合作通知書》；審批不通過，書面告知供應商原因并歸檔資料。責任主體：采購總監(jiān)、總經(jīng)理輸出成果：《供應商合作通知書》或《供應商審核結(jié)果通知書》步驟7：信息錄入與建檔操作內(nèi)容：采購專員*將審核通過的供應商信息錄入企業(yè)ERP系統(tǒng)或供應商管理平臺，內(nèi)容包括基本信息、資質(zhì)文件、評估等級、合作期限等，保證信息可追溯。建立供應商紙質(zhì)檔案（含所有審核資料、評估報告、合作記錄等），按“供應商名稱+年度”分類編號，保存期限不少于合作結(jié)束后3年。責任主體：采購專員、檔案管理員輸出成果：供應商電子信息檔案、紙質(zhì)檔案步驟8：結(jié)果反饋與后續(xù)跟進操作內(nèi)容：采購部門向供應商反饋審核結(jié)果，明確合作起始日期、對接人及后續(xù)流程（如合同簽訂、訂單下達）。對C級供應商，設定3個月改進期，到期由質(zhì)量部門復驗，復驗通過則保留合作資格，否則終止合作。新供應商首次合作后1個月內(nèi)，采購部門需跟蹤履約情況（如交貨準時率、合格率），填寫《新供應商試用期評估表》。責任主體：采購專員、質(zhì)量專員輸出成果：《新供應商試用期評估表》三、登記信息模板與審核表單表1：供應商信息登記表項目填寫內(nèi)容備注供應商名稱（與營業(yè)執(zhí)照一致）統(tǒng)一社會信用代碼注冊地址實際經(jīng)營地址與注冊地址不一致時需提供證明法定代表人聯(lián)系人聯(lián)系電話（僅用于業(yè)務聯(lián)系，禁止公開）經(jīng)營范圍主營產(chǎn)品/服務（詳細列明，可附產(chǎn)品清單）年產(chǎn)能/服務能力主要客戶案例（近3年合作客戶，至少3家）附合同復印件或合作證明資質(zhì)文件清單□營業(yè)執(zhí)照□行業(yè)許可證□ISO體系認證□產(chǎn)品檢測報告□其他：_________________需提供原件及復印件（加蓋公章）承諾聲明“本供應商承諾所提供信息真實有效，如有虛假，愿承擔一切法律責任。”法定代表人簽字并加蓋公章表2：供應商綜合評估評分表評估維度評分標準得分資質(zhì)合規(guī)性（20分）資質(zhì)齊全且在有效期內(nèi)（20分）；部分資質(zhì)需補齊（10分）；關鍵資質(zhì)缺失（0分）供應能力（30分）產(chǎn)能滿足需求（15分），交貨周期≤7天（10分），應急響應能力≥5次/年（5分）質(zhì)量保障（25分）產(chǎn)品合格率≥99%（10分），有完善質(zhì)檢體系（10分），近1年無重大質(zhì)量（5分）價格競爭力（15分）低于市場均價5%以上（15分），持平（10分），高于10%以下（0分）服務響應（10分）24小時內(nèi)響應需求（5分），問題解決率≥95%（5分）總分評估等級□A級（90-100分）□B級（80-89分）□C級（70-79分）□D級（<70分）表3：供應商實地考察記錄表考察時間考察地點供應商名稱考察人員考察項目考察內(nèi)容符合情況備注生產(chǎn)/經(jīng)營場所地址與登記是否一致，環(huán)境是否整潔□是□否生產(chǎn)設備設備完好度、先進性是否滿足需求□是□否質(zhì)量管控質(zhì)檢流程、檢測設備、人員資質(zhì)□是□否倉儲物流庫存管理規(guī)范、運輸條件□是□否綜合結(jié)論□通過□需改進□不通過考察人員簽字四、執(zhí)行要點與風險提示核心執(zhí)行要點資料真實性核驗：對供應商提交的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等關鍵文件，需通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”或官方渠道核驗真?zhèn)危苊馓摷儋Y料風險。資質(zhì)有效期管理：建立供應商資質(zhì)臺賬，提前3個月提醒供應商到期資質(zhì)更新，保證合作期間資質(zhì)持續(xù)有效。跨部門協(xié)同：明確采購、質(zhì)量、法務、技術等部門的審核職責，避免因職責不清導致審核遺漏或延誤。動態(tài)信息更新：供應商發(fā)生名稱、地址、法定代表人等變更時，需在15個工作日內(nèi)提交更新資料，審核通過后方可繼續(xù)合作。保密與合規(guī)：供應商信息（如商業(yè)數(shù)據(jù)、技術參數(shù)）需嚴格保密，僅限相關部門人員接觸，遵守《個人信息保護法》等法規(guī)要求。常見風險與應對措施風險類型風險描述應對措施資質(zhì)造假風險供應商偽造營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證等資質(zhì)文件。1.核驗原件與復印件一致性；2.通過官方渠道驗證資質(zhì)真?zhèn)危?.要求供應商提供“資質(zhì)真實性承諾書”。供應能力不匹配風險供應商實際產(chǎn)能、質(zhì)量水平無法滿足企業(yè)需求。1.實地考察生產(chǎn)設備與工藝；2.要求提供近3年客戶合作案例及業(yè)績證明；3.試用期跟蹤履約情況。合規(guī)性風險供應商存在環(huán)保、稅務、勞動用工等違規(guī)問題。1.審核環(huán)保合規(guī)證明、納稅信用等級；2.將合規(guī)要求寫入合作協(xié)議；3.定期開展合規(guī)復查。信息泄露風險供應商敏感信息被內(nèi)部人員泄