企業(yè)人事檔案存檔及更新方案一、方案適用背景與核心應(yīng)用場(chǎng)景人事檔案是企業(yè)人力資源管理的基礎(chǔ)性資料，記錄員工從入職到離職的全周期信息，直接關(guān)系到人才配置、薪酬福利、勞動(dòng)關(guān)系管理等核心工作的開(kāi)展。本方案適用于以下場(chǎng)景：新員工入職：建立初始檔案，收錄基礎(chǔ)信息與入職材料；在職員工信息變更：如崗位調(diào)整、學(xué)歷提升、婚姻狀況變化等動(dòng)態(tài)信息的更新；員工離職處理：辦理檔案轉(zhuǎn)遞、封存或留存手續(xù)；年度檔案審核：定期梳理檔案完整性，保證信息與實(shí)際情況一致；內(nèi)部管理需求：如晉升考核、薪酬調(diào)整、勞動(dòng)糾紛處理時(shí)查閱檔案依據(jù)。二、人事檔案存檔及更新全流程操作指南（一）新員工入職檔案建立材料收集員工提交《入職登記表》（含個(gè)人基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷等）；身份證復(fù)印件（正反面，需注明“僅供入職使用”并簽字）；學(xué)歷、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件及學(xué)信網(wǎng)驗(yàn)證報(bào)告（應(yīng)屆畢業(yè)生提供就業(yè)推薦表）；體檢合格證明（指定醫(yī)療機(jī)構(gòu)出具）；勞動(dòng)合同文本（一式兩份，雙方簽字蓋章頁(yè)復(fù)印件）；免冠證件照（1寸、2寸各2張，底色按公司統(tǒng)一要求）；其他特殊材料：如離職證明（原單位出具）、職業(yè)資格證書(shū)、職稱(chēng)證書(shū)等。分類(lèi)整理按員工編號(hào)（規(guī)則：入職年份+部門(mén)代碼+流水號(hào)，如202301HR001）建立紙質(zhì)檔案袋，檔案袋封面標(biāo)注“姓名*、所屬部門(mén)、入職日期、檔案編號(hào)”；將材料按“基礎(chǔ)信息類(lèi)—合同證件類(lèi)—考核類(lèi)—其他類(lèi)”順序排序，使用長(zhǎng)尾夾固定，避免散亂。系統(tǒng)錄入登錄企業(yè)人事管理系統(tǒng)，逐項(xiàng)錄入員工信息，保證與紙質(zhì)材料一致；關(guān)鍵材料掃描件（如身份證、學(xué)歷證書(shū)、勞動(dòng)合同），關(guān)聯(lián)電子檔案與紙質(zhì)檔案編號(hào)。審核歸檔HR專(zhuān)員完成初步整理后，提交HR負(fù)責(zé)人*主管審核，重點(diǎn)檢查信息完整性、材料真實(shí)性；審核通過(guò)后，紙質(zhì)檔案移交檔案室統(tǒng)一存放，電子檔案?jìng)浞葜练?wù)器指定文件夾。（二）員工信息變更更新流程變更申請(qǐng)員工發(fā)生信息變更（如姓名、聯(lián)系方式、學(xué)歷、崗位、婚姻狀況等）時(shí)，填寫(xiě)《員工信息變更申請(qǐng)表》，注明“原信息、變更后信息、變更原因”，并附相關(guān)證明材料（如戶(hù)口本、學(xué)歷證書(shū)、崗位調(diào)整通知等）。部門(mén)審核變更信息涉及工作內(nèi)容調(diào)整的（如崗位變動(dòng)），需部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)變更的合理性與準(zhǔn)確性。HR復(fù)核與更新HR專(zhuān)員核對(duì)證明材料原件，確認(rèn)變更信息符合公司規(guī)定后，在人事系統(tǒng)中更新電子檔案，同步修改紙質(zhì)檔案中的對(duì)應(yīng)內(nèi)容（原信息可劃線標(biāo)注，注明“變更日期及新信息”，并附證明材料復(fù)印件）。檔案歸檔將《員工信息變更申請(qǐng)表》及證明材料歸入原檔案“其他類(lèi)”，檔案袋外標(biāo)注“變更日期”，保證檔案可追溯。（三）檔案借閱與查閱管理借閱申請(qǐng)因工作需要查閱檔案的員工，填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，注明“借閱人姓名*、所在部門(mén)、借閱檔案編號(hào)、借閱事由、擬歸還日期”，并附部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字的借閱說(shuō)明。審批流程普通檔案（如員工基本信息表）由HR負(fù)責(zé)人*主管審批；涉密檔案（如高管薪酬、離職糾紛材料）需報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理審批。借閱管理檔案管理員核對(duì)審批通過(guò)后的《檔案借閱登記表》，與借閱人當(dāng)面交接檔案，要求“當(dāng)面清點(diǎn)、簽字確認(rèn)”；借閱僅限指定區(qū)域（如HR辦公室檔案查閱區(qū)），嚴(yán)禁帶離公司或復(fù)?。ㄌ厥馇闆r需總經(jīng)理審批）；借閱期限一般不超過(guò)3個(gè)工作日，到期未歸還需續(xù)借并說(shuō)明原因。歸還與記錄借閱人歸還檔案時(shí)，管理員檢查檔案完整性（無(wú)涂改、無(wú)缺失），確認(rèn)無(wú)誤后在《檔案借閱登記表》上標(biāo)注“歸還日期”并簽字；每月匯總借閱記錄，存檔備查。（四）檔案歸檔與長(zhǎng)期保存定期整理每季度末，檔案管理員對(duì)檔案進(jìn)行全面梳理，剔除重復(fù)材料、補(bǔ)充缺失信息，更新檔案目錄（紙質(zhì)目錄與電子目錄同步）。存儲(chǔ)要求紙質(zhì)檔案：存放在專(zhuān)用檔案柜，柜體標(biāo)注“年份+部門(mén)”，檔案室配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜設(shè)施，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%；電子檔案：定期（每月）備份至企業(yè)云服務(wù)器，異地存儲(chǔ)備份盤(pán)，防止因設(shè)備故障或意外導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。保管期限在職員工檔案：保存至員工離職后3年；離職員工檔案：普通員工保存3年，核心崗位、高管員工保存10年，特殊貢獻(xiàn)員工（如勞模、技術(shù)專(zhuān)家）保存至員工退休后5年；超過(guò)保管期限的檔案，需經(jīng)HR負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門(mén)審核后，按規(guī)定銷(xiāo)毀（銷(xiāo)毀時(shí)需記錄檔案編號(hào)、銷(xiāo)毀日期，并由監(jiān)銷(xiāo)人簽字）。三、人事檔案標(biāo)準(zhǔn)模板示例（一）員工基本信息表（模板）項(xiàng)目?jī)?nèi)容項(xiàng)目?jī)?nèi)容員工編號(hào)202301HR001身份證號(hào)110（顯示前6位和后4位）姓名*張*政治面貌群眾性別男婚姻狀況未婚出生日期1995年3月15日學(xué)歷學(xué)位本科/管理學(xué)學(xué)士入職日期2023年1月10日所屬部門(mén)人力資源部現(xiàn)任崗位招聘專(zhuān)員合同期限2023年1月10日-2026年1月9日聯(lián)系電話135678（虛擬號(hào)碼）緊急聯(lián)系人李*（父親）緊急聯(lián)系人電話139012（虛擬號(hào)碼）教育背景大學(xué)2015-2019人力資源管理專(zhuān)業(yè)工作經(jīng)歷2020-2023公司行政專(zhuān)員備注信息無(wú)（二）員工信息變更申請(qǐng)表（模板）員工編號(hào)202301HR001姓名*張*原信息項(xiàng)變更后信息變更原因證明材料清單聯(lián)系電話138888手機(jī)號(hào)變更運(yùn)營(yíng)商開(kāi)具的變更憑證現(xiàn)任崗位招聘主管晉升崗位《崗位調(diào)整通知單》（編號(hào)：2023-005）學(xué)歷碩士/工商管理碩士在職攻讀MBA畢業(yè)碩士畢業(yè)證書(shū)復(fù)印件、學(xué)信網(wǎng)驗(yàn)證報(bào)告申請(qǐng)人簽字：__________日期：2023年10月15日部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)：__________簽字：__________日期：2023年10月16日HR審核意見(jiàn)：__________簽字：__________日期：2023年10月17日（三）檔案借閱登記表（模板）借閱日期借閱人姓名*所在部門(mén)借閱檔案編號(hào)2023-10-20王*財(cái)務(wù)部202301HR001借閱檔案名稱(chēng)張*基本信息表、勞動(dòng)合同借閱事由辦理社保增員手續(xù)擬歸還日期2023-10-23審批人*主管（HR負(fù)責(zé)人）歸還日期2023-10-22借閱人簽字__________備注無(wú)監(jiān)管人簽字__________四、檔案管理關(guān)鍵注意事項(xiàng)隱私保護(hù)優(yōu)先檔案信息屬企業(yè)內(nèi)部機(jī)密，僅HR部門(mén)授權(quán)人員可接觸，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員查閱或泄露員工個(gè)人信息；查閱檔案時(shí)需全程監(jiān)管，禁止拍照、復(fù)?。ㄌ厥鈱徟猓?，電子檔案需加密存儲(chǔ)，訪問(wèn)權(quán)限分級(jí)控制。信息準(zhǔn)確性保障錄入信息前必須核對(duì)原件，保證“紙質(zhì)材料—電子系統(tǒng)—檔案記錄”三者一致；員工信息變更后，需在24小時(shí)內(nèi)完成系統(tǒng)更新，3個(gè)工作日內(nèi)完成紙質(zhì)檔案調(diào)整，避免信息滯后。安全管理規(guī)范檔案室實(shí)行“雙人雙鎖”管理，非工作時(shí)間鎖閉檔案柜，鑰匙由檔案管理員和HR負(fù)責(zé)人分別保管；定期（每季度）檢查檔案存儲(chǔ)環(huán)境，做好防火、防潮、防鼠害工作，發(fā)覺(jué)損壞及時(shí)修復(fù)。合規(guī)性要求檔案管理需嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》《勞動(dòng)合同法》等法律法規(guī)，保證檔案收集、保管、使用流程合法；員工離職時(shí)，檔案轉(zhuǎn)遞需通過(guò)機(jī)要渠道或EMS（需員工簽字確認(rèn)），禁止直接交由員工自帶。責(zé)任追溯機(jī)制檔