某爵士樂即興工作室檔案借閱管理辦法

一、總則（一）目的為加強(qiáng)本爵士樂即興工作室檔案借閱管理，確保檔案的安全與合理利用，有效服務(wù)于工作室的各項工作開展，促進(jìn)爵士樂事業(yè)研究、創(chuàng)作、演出等活動順利進(jìn)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于工作室內(nèi)部所有部門及員工，同時涵蓋因業(yè)務(wù)往來需借閱檔案的外部合作單位及個人。（三）管理原則檔案借閱管理遵循“嚴(yán)格審批、安全保密、規(guī)范流程、充分利用”的原則，在保障檔案安全的前提下，最大限度滿足工作需要。二、檔案借閱分類及權(quán)限（一）內(nèi)部員工借閱1.普通檔案借閱工作室普通員工因日常工作需要，可借閱與自身工作相關(guān)的一般性檔案資料。此類檔案包括日常會議記錄、一般性演出資料、常規(guī)培訓(xùn)文檔等。借閱期限一般不超過7個工作日。2.機(jī)密檔案借閱涉及工作室商業(yè)機(jī)密、重要創(chuàng)作思路、未公開演出計劃等機(jī)密檔案，僅限工作室中層及以上管理人員，或因特殊工作任務(wù)經(jīng)特別授權(quán)的員工借閱。借閱期限根據(jù)實(shí)際情況確定，但最長不超過15個工作日。3.珍貴檔案借閱對于具有歷史價值、稀缺性的珍貴檔案，如工作室早期重要演出視頻、知名爵士樂大師手稿等，原則上僅供工作室高層管理人員及相關(guān)專業(yè)研究人員借閱，且需經(jīng)過工作室負(fù)責(zé)人親自審批。借閱期限嚴(yán)格控制在3個工作日以內(nèi)，且必須在工作室指定的檔案查閱區(qū)域內(nèi)使用。（二）外部合作單位及個人借閱1.合作單位借閱與工作室有合作關(guān)系的單位，因合作項目需要借閱相關(guān)檔案，需由合作項目負(fù)責(zé)人提出申請，經(jīng)工作室對口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，報工作室分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。借閱期限根據(jù)合作項目進(jìn)度確定，但一般不超過30個工作日。2.外部研究人員及愛好者借閱外部專業(yè)研究人員或爵士樂愛好者，因?qū)W術(shù)研究或個人深度學(xué)習(xí)需要借閱檔案，需提供詳細(xì)的研究計劃或?qū)W習(xí)目的說明，經(jīng)工作室學(xué)術(shù)委員會評估通過，報工作室負(fù)責(zé)人審批后，可在指定時間內(nèi)借閱指定檔案。借閱期限一般不超過10個工作日。三、檔案借閱申請流程（一）申請?zhí)峤粌?nèi)部員工借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案名稱、借閱目的、預(yù)計歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。外部合作單位及個人借閱檔案，需由申請方出具正式的借閱公函或申請報告，內(nèi)容包括借閱單位或個人基本信息、借閱檔案名稱、借閱目的、歸還日期承諾等，經(jīng)工作室對口業(yè)務(wù)部門審核后，轉(zhuǎn)至檔案管理部門。（二）審批流程檔案管理部門收到借閱申請后，首先對申請內(nèi)容進(jìn)行初步審核，檢查申請信息是否完整、合規(guī)。對于普通檔案借閱申請，檔案管理部門負(fù)責(zé)人可直接審批；對于機(jī)密檔案和珍貴檔案借閱申請，以及外部合作單位及個人的借閱申請，需報工作室相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)或?qū)W術(shù)委員會審批。審批通過后，檔案管理部門在《檔案借閱申請表》上加蓋公章，并通知申請人前來辦理借閱手續(xù)。（三）特殊情況處理如遇緊急工作需要，申請人可先通過電話或即時通訊工具向檔案管理部門說明情況，申請臨時借閱。檔案管理部門在確認(rèn)情況屬實(shí)后，可先行提供檔案借閱，但申請人需在24小時內(nèi)補(bǔ)辦正式的借閱申請手續(xù)。四、檔案借閱手續(xù)辦理（一）借閱登記申請人在接到檔案管理部門通知后，需攜帶有效身份證件到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員按照《檔案借閱申請表》內(nèi)容，在《檔案借閱登記冊》上詳細(xì)記錄借閱人信息、借閱檔案名稱、借閱日期、預(yù)計歸還日期等內(nèi)容，并由借閱人簽字確認(rèn)。（二）檔案交付檔案管理人員根據(jù)借閱登記信息，向借閱人提供相應(yīng)檔案。對于珍貴檔案或數(shù)量較多的檔案，檔案管理人員需與借閱人一同清點(diǎn)核對檔案數(shù)量、檢查檔案完整性，并在檔案外包裝上做好標(biāo)記。（三）保密協(xié)議簽訂借閱機(jī)密檔案的內(nèi)部員工，以及所有外部合作單位及個人借閱檔案時，均需簽訂《檔案保密協(xié)議》。協(xié)議明確借閱人在借閱期間的保密義務(wù)、違約責(zé)任等內(nèi)容，確保檔案信息安全。五、檔案借閱期間要求（一）檔案使用規(guī)范借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得隨意涂改、圈劃、批注、污損檔案內(nèi)容。對于紙質(zhì)檔案，不得拆散、抽取、剪裁；對于電子檔案，不得擅自復(fù)制、傳播、修改。借閱人應(yīng)在規(guī)定的使用范圍內(nèi)使用檔案，不得將檔案用于與借閱目的無關(guān)的其他用途。（二）檔案存放安全借閱人在借閱期間應(yīng)確保檔案存放安全，避免檔案遺失、被盜、損壞等情況發(fā)生。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)存放在安全的文件柜或保險柜內(nèi)；對于電子檔案，應(yīng)存儲在安全的存儲設(shè)備中，并設(shè)置必要的訪問密碼。如因特殊原因需攜帶檔案外出，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門報備，并采取必要的安全防護(hù)措施。（三）定期檢查反饋檔案管理部門應(yīng)定期對借閱檔案進(jìn)行跟蹤檢查，了解檔案使用情況。借閱人在借閱期間如有任何問題或需要延長借閱期限，應(yīng)及時向檔案管理部門反饋。如需延長借閱期限，借閱人需提前填寫《檔案借閱延期申請表》，說明延期原因及預(yù)計歸還日期，經(jīng)原審批人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理延期手續(xù)。六、檔案歸還管理（一）按時歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限屆滿前歸還檔案。如因特殊情況無法按時歸還，必須提前辦理延期手續(xù)。未辦理延期手續(xù)且逾期未歸還檔案的，檔案管理部門將發(fā)出催還通知，責(zé)令借閱人限期歸還。（二）歸還檢查檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)與借閱人一同對檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，檢查檔案數(shù)量、完整性及是否存在損壞等情況。對于紙質(zhì)檔案，要檢查頁面是否完整、有無污漬、破損等；對于電子檔案，要檢查數(shù)據(jù)是否完整、能否正常讀取。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、遺失等情況，檔案管理人員應(yīng)及時記錄并按照本辦法相關(guān)規(guī)定處理。（三）歸還登記經(jīng)檢查無誤后，檔案管理人員在《檔案借閱登記冊》上記錄檔案歸還日期，并由借閱人簽字確認(rèn)。對于已簽訂《檔案保密協(xié)議》的借閱人，檔案歸還后，檔案管理部門應(yīng)收回保密協(xié)議原件，并做好存檔記錄。七、違規(guī)處理（一）輕微違規(guī)處理對于初次出現(xiàn)未按時歸還檔案、檔案存放未達(dá)到安全要求等輕微違規(guī)行為，檔案管理部門將對借閱人進(jìn)行口頭警告，并要求其立即整改。如在規(guī)定期限內(nèi)整改到位，可不進(jìn)行進(jìn)一步處罰。（二）一般違規(guī)處理對于多次出現(xiàn)輕微違規(guī)行為，或因疏忽導(dǎo)致檔案出現(xiàn)輕度損壞（如頁面有少量污漬、輕微褶皺等）的借閱人，檔案管理部門將視情節(jié)輕重給予書面警告、暫停借閱資格1-3個月等處罰，并要求借閱人承擔(dān)檔案修復(fù)費(fèi)用。（三）嚴(yán)重違規(guī)處理對于故意損壞檔案、擅自復(fù)制傳播檔案內(nèi)容、泄露檔案機(jī)密等嚴(yán)重違規(guī)行為，工作室將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括但不限于罰款、解除勞動合同（針對內(nèi)部員工）、終止合作關(guān)系（針對外部合作單位）等。構(gòu)成犯罪的，將依