房地產(chǎn)中介公司合同保管優(yōu)化制度

房地產(chǎn)中介公司合同保管優(yōu)化制度一、總則（一）目的為加強本房地產(chǎn)中介公司合同保管工作的規(guī)范化、科學化管理，確保合同資料的完整性、安全性和有效利用，提高公司運營效率，防范法律風險，特制定本優(yōu)化制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及下屬各分支機構在業(yè)務活動中簽訂的各類房地產(chǎn)中介合同及相關文件資料的保管。（三）基本原則1.真實性原則：確保保管的合同及資料真實反映業(yè)務活動的實際情況。2.完整性原則：保證合同文本、附件及相關往來文件等資料齊全完整。3.安全性原則：采取有效措施，保障合同資料不受損壞、丟失、泄露。4.便利性原則：便于合同的查閱、檢索和使用，以支持公司業(yè)務運營和決策。二、合同保管職責分工（一）行政部門1.負責制定和完善合同保管制度及流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌安排合同保管場所、設施設備的配備和維護。3.組織對合同保管工作的定期檢查和評估。（二）業(yè)務部門1.負責本部門簽訂合同的初步整理、分類和交接工作，確保合同資料的完整性。2.在合同履行過程中，及時收集、整理與合同相關的補充協(xié)議、變更通知、往來函件等資料，并移交行政部門保管。（三）法務部門1.從法律專業(yè)角度對合同保管工作提供指導，協(xié)助制定合同保管中的風險防范措施。2.參與重要合同的審核和存檔前的檢查工作，確保合同的合法性和有效性。3.在涉及法律糾紛時，負責對相關合同資料的調(diào)用和提供法律支持。三、合同保管流程（一）合同接收1.業(yè)務部門在合同簽訂后[規(guī)定時間]內(nèi)，將合同原件及所有附件整理齊全，填寫《合同交接清單》，與行政部門進行交接。交接清單應注明合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂主體、主要內(nèi)容等信息。2.行政部門對接收的合同及資料進行初步審核，檢查資料的完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與業(yè)務部門溝通并要求補充或更正。（二）合同編號與分類1.行政部門對接收的合同進行統(tǒng)一編號，編號應遵循一定的規(guī)則，確保唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。2.根據(jù)合同的性質(zhì)、業(yè)務類型、簽訂時間等因素對合同進行分類，如二手房買賣合同、房屋租賃合同、商業(yè)地產(chǎn)中介合同等，并建立相應的分類目錄。（三）合同存儲1.將編號分類后的合同及資料進行妥善存儲?？刹捎眉堎|(zhì)檔案和電子檔案相結合的方式，紙質(zhì)合同應存放在專門的檔案柜或檔案室，按照分類目錄順序排列；電子合同應存儲在公司指定的服務器或云端存儲系統(tǒng)中，確保數(shù)據(jù)的安全備份。2.為每份合同建立檔案索引，記錄合同的編號、名稱、存儲位置等信息，便于快速查找。（四）合同查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同的，應填寫《合同查閱申請表》，注明查閱目的、合同名稱或編號等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到行政部門查閱。行政部門應做好查閱登記工作，記錄查閱人員、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。2.如需借閱合同原件，借閱人應填寫《合同借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和分管領導審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過[規(guī)定天數(shù)]，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應妥善保管合同原件，不得擅自涂改、復制、轉(zhuǎn)借他人。歸還時，行政部門應進行檢查，確保合同完好無損。（五）合同變更與補充1.當合同發(fā)生變更或補充時，業(yè)務部門應及時將變更協(xié)議、補充協(xié)議等相關資料整理后移交行政部門。行政部門按照合同接收流程進行編號、分類和存儲，并在原合同檔案中注明變更或補充情況。2.對變更或補充后的合同信息及時更新電子檔案和檔案索引，確保信息的一致性和準確性。（六）合同銷毀1.對于超過保管期限且無保存價值的合同，行政部門應定期進行清理。清理前，應編制《合同銷毀清單》，注明合同編號、名稱、簽訂時間、保管期限等信息，報公司分管領導審批。2.經(jīng)審批同意銷毀的合同，應采用粉碎、焚燒等方式進行徹底銷毀，確保合同信息不被泄露。銷毀過程應有專人監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認。四、合同保管的信息化建設（一）建立合同管理信息系統(tǒng)1.引入先進的合同管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)合同從簽訂到歸檔、查閱、統(tǒng)計分析等全流程的信息化管理。系統(tǒng)應具備合同錄入、分類、檢索、提醒、權限管理等功能，提高合同保管工作的效率和準確性。2.將現(xiàn)有合同資料逐步數(shù)字化錄入系統(tǒng)，建立電子合同數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)合同信息的快速查詢和共享。（二）數(shù)據(jù)安全與備份1.加強合同管理信息系統(tǒng)的安全防護，設置不同的用戶權限，確保只有經(jīng)過授權的人員才能訪問和操作相關合同信息。采用防火墻、加密技術等手段，防止數(shù)據(jù)泄露和被惡意篡改。2.定期對合同管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在異地，以防止因自然災害、系統(tǒng)故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。制定數(shù)據(jù)恢復應急預案，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時能夠及時恢復。五、合同保管的監(jiān)督與評估（一）定期檢查1.行政部門應定期對合同保管情況進行檢查，檢查周期為每[規(guī)定時間周期]一次。檢查內(nèi)容包括合同的存儲狀況、檔案索引的準確性、借閱登記記錄等。2.在檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)合同丟失、損壞、信息不準確等問題，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。對相關責任人進行批評教育或按照公司規(guī)定進行處罰。（二）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門應定期對合同保管工作進行審計，審計內(nèi)容包括合同保管制度的執(zhí)行情況、合同管理信息系統(tǒng)的運行情況、合同資料的完整性和準確性等。2.根據(jù)審計結果，提出改進建議和意見，督促相關部門進行整改。對于發(fā)現(xiàn)的重大問題，應及時向公司管理層匯報。（三）效果評估1.建立合同保管工作效果評估機制，從合同保管的完整性、安全性、查閱便利性等方面設定評估指標，定期對合同保管工作進行評估。2.根據(jù)評估結果，總結經(jīng)驗教訓，不斷優(yōu)化合同保管制度和流程，提高合同保管工作的質(zhì)量和水平。六、附則（一）制度解釋權本制度由公司行政部門負責解釋，如有未盡事宜，由行政部門根據(jù)實際情況進行補充和完善。（二）制度生效時間本制度自發(fā)布之日起生效實施