房地產(chǎn)中介公司合同歸檔管理辦法

房地產(chǎn)中介公司合同歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強本房地產(chǎn)中介公司合同檔案的科學(xué)管理，有效保護和利用合同檔案資源，提高公司合同管理水平，防范合同風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及其所屬各部門在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同的歸檔管理。（三）管理原則合同歸檔管理遵循集中統(tǒng)一、分類科學(xué)、真實完整、安全保密、便于利用的原則。確保合同檔案能夠真實反映公司業(yè)務(wù)活動，為公司決策、業(yè)務(wù)開展及糾紛處理等提供有力支持。二、管理職責(zé)（一）行政部門1.負責(zé)制定和完善合同歸檔管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.統(tǒng)籌公司合同檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作。3.配備必要的檔案管理設(shè)施設(shè)備，確保檔案保管環(huán)境符合要求。（二）業(yè)務(wù)部門1.負責(zé)本部門所簽訂合同的初步整理和移交工作，確保合同及相關(guān)資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.協(xié)助行政部門進行合同檔案的整理、鑒定和利用等工作。3.對涉及本部門業(yè)務(wù)的合同檔案提供必要的業(yè)務(wù)解釋和說明。（三）法務(wù)部門1.對合同檔案管理工作提供法律指導(dǎo)，確保合同檔案管理符合法律法規(guī)要求。2.參與重大合同檔案的整理和審查工作，從法律角度保障合同檔案的規(guī)范性和有效性。3.協(xié)助處理因合同檔案引發(fā)的法律糾紛。三、合同歸檔范圍（一）業(yè)務(wù)合同1.房屋買賣中介合同：包括與買賣雙方簽訂的居間服務(wù)合同、委托代理合同等。2.房屋租賃中介合同：涵蓋房屋出租和承租中介服務(wù)相關(guān)合同。3.其他業(yè)務(wù)合同：如房地產(chǎn)項目合作合同、營銷策劃合同等。（二）相關(guān)文件1.合同談判記錄、往來信函、電子郵件等與合同簽訂過程相關(guān)的文件。2.合同履行過程中的變更協(xié)議、補充協(xié)議、解除協(xié)議等。3.涉及合同的各類證明文件，如產(chǎn)權(quán)證明、身份證明、授權(quán)委托書等。四、合同歸檔流程（一）收集1.業(yè)務(wù)部門在合同簽訂后[具體時間]內(nèi)，將合同原件及相關(guān)資料收集整理齊全，填寫《合同歸檔移交清單》，注明合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂雙方等信息，提交給行政部門。2.對于合同履行過程中產(chǎn)生的補充協(xié)議、變更通知等文件，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在文件形成后及時收集，并按照上述要求移交行政部門。（二）整理1.行政部門接收業(yè)務(wù)部門移交的合同及相關(guān)資料后，對其進行初步審核，檢查資料是否齊全、內(nèi)容是否完整。2.按照合同類型、簽訂時間等進行分類編號，編制合同檔案目錄。目錄應(yīng)包含合同編號、名稱、簽訂日期、簽訂雙方、保管期限等信息。3.將合同及相關(guān)資料進行裝訂，對于較大尺寸的文件，應(yīng)進行折疊或裱糊處理，確保整齊規(guī)范。（三）保管1.設(shè)立專門的合同檔案庫房或檔案柜，按照分類編號順序存放合同檔案，便于查找和管理。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。3.定期對合同檔案進行檢查和清點，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)措施。（四）利用1.公司內(nèi)部因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、合同名稱或編號等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，到行政部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱合同檔案應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)行政部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并進行登記。3.外單位因法律程序等特殊原因需要查閱公司合同檔案的，應(yīng)持有有效證件和相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的查閱程序辦理。（五）鑒定與銷毀1.定期對合同檔案進行鑒定，根據(jù)合同的性質(zhì)、保管期限、重要程度等因素，確定檔案是否仍有保存價值。2.對于超過保管期限且無保存價值的合同檔案，由行政部門編制《合同檔案銷毀清單》，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進行銷毀。3.銷毀合同檔案應(yīng)采用合適的方式，如粉碎、焚燒等，并確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認。五、保管期限（一）長期保存1.涉及公司重大資產(chǎn)、重大權(quán)益的合同，如土地使用權(quán)轉(zhuǎn)讓合同、大型房地產(chǎn)項目開發(fā)合作合同等，保管期限為永久。2.對公司經(jīng)營發(fā)展具有重要影響的戰(zhàn)略合作伙伴合同、長期業(yè)務(wù)合作合同等，保管期限為[具體年限]年。（二）定期保存1.一般業(yè)務(wù)合同，如普通房屋買賣、租賃合同，保管期限為[具體年限]年。2.其他相關(guān)文件，如合同談判記錄、往來信函等，保管期限與對應(yīng)的合同相同。六、數(shù)字化管理（一）掃描與存儲1.逐步推進合同檔案的數(shù)字化工作，對重要合同及相關(guān)資料進行掃描，形成電子檔案。2.電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相同的分類編號規(guī)則進行存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，便于檢索和查詢。（二）安全保障1.加強電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、備份存儲、訪問控制等技術(shù)措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。（三）利用與共享1.建立電子檔案查閱利用平臺，方便公司內(nèi)部人員根據(jù)權(quán)限進行在線查閱和使用。2.在確保安全的前提下，探索電子檔案與相關(guān)部門或合作伙伴的共享機制，提高工作效率和協(xié)同性。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門定期對各部門合同歸檔管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括合同收集的及時性、整理的規(guī)范性、保管的安全性等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價1.將合同歸檔管理工作納入部門和員工的績效考核體系，對在合同歸檔管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對因工作失誤導(dǎo)致合同檔案損壞、丟失或泄密等情況的部門和個人，按照公司相關(guān)規(guī)定進行責(zé)任追究。八、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司行政部門負責(zé)解釋。（二