某市司法局法律援助歸檔細(xì)則

一、總則1.目的與依據(jù)為加強(qiáng)法律援助案件檔案管理，規(guī)范法律援助案件歸檔工作，保證法律援助案件檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《法律援助條例》以及相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，結(jié)合本地區(qū)法律援助工作實(shí)際，制定本細(xì)則。2.適用范圍本細(xì)則適用于本市各級法律援助機(jī)構(gòu)辦理的法律援助案件的歸檔工作。包括民事、刑事、行政等各類法律援助案件。3.基本原則法律援助案件歸檔工作應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，確保檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。同時，要注重檔案的保密性，依法保護(hù)當(dāng)事人的隱私和相關(guān)信息安全。二、歸檔責(zé)任與分工1.法律援助機(jī)構(gòu)職責(zé)各級法律援助機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)受理、指派辦理的法律援助案件的歸檔組織和管理工作。指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。2.承辦人員責(zé)任法律援助案件承辦人員（包括律師、基層法律服務(wù)工作者、法律援助志愿者等）負(fù)責(zé)在案件辦結(jié)后，按照本細(xì)則的要求及時整理案件材料，向所在法律援助機(jī)構(gòu)提交符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)的案件卷宗。承辦人員應(yīng)確保所提交材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。三、歸檔材料的收集與整理1.材料收集范圍-法律援助申請與受理材料：包括法律援助申請表、申請人身份證明、經(jīng)濟(jì)困難證明、案件相關(guān)材料（如起訴書、答辯狀、證據(jù)材料等）、法律援助機(jī)構(gòu)的受理審批表等。-承辦過程材料：承辦人員與當(dāng)事人的談話筆錄、調(diào)查取證材料、法律文書（如代理詞、辯護(hù)詞、申請書等）、與司法機(jī)關(guān)或其他相關(guān)部門的往來文書、會見犯罪嫌疑人或被告人的記錄等。-案件辦結(jié)材料：判決書、裁定書、調(diào)解書等法律文書，案件質(zhì)量評估材料，當(dāng)事人反饋意見等。2.材料整理要求-分類整理：承辦人員應(yīng)按照材料的性質(zhì)和時間順序?qū)κ占降牟牧线M(jìn)行分類整理。一般分為申請與受理、承辦過程、辦結(jié)等類別。-編目編號：對整理好的材料進(jìn)行編目，編制頁碼，并填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號、材料名稱、日期、頁號等內(nèi)容。-裝訂要求：將編目后的材料整齊裝訂，采用三孔一線的裝訂方式，確保裝訂牢固、整齊。對于紙張較大的材料，應(yīng)進(jìn)行折疊，使其與卷宗大小一致；對于紙張過小的材料，應(yīng)進(jìn)行粘貼。四、歸檔流程1.提交卷宗案件承辦人員在案件辦結(jié)后[具體時限]內(nèi)，將整理好的案件卷宗提交給所在法律援助機(jī)構(gòu)的檔案管理人員。提交時，應(yīng)填寫卷宗交接清單，注明卷宗編號、案件名稱、承辦人員等信息，雙方簽字確認(rèn)。2.初步審核檔案管理人員收到卷宗后，對卷宗的完整性、規(guī)范性進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括材料是否齊全、編目是否準(zhǔn)確、裝訂是否符合要求等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時通知承辦人員進(jìn)行補(bǔ)充或整改。3.分類歸檔經(jīng)初步審核合格的卷宗，檔案管理人員按照案件類型、年度等進(jìn)行分類歸檔?？梢圆捎靡园赣煞诸悺⒁猿修k時間分類等方式，確保檔案管理的系統(tǒng)性和便于查詢。同時，建立電子檔案目錄，對歸檔卷宗進(jìn)行信息化管理。4.上架存儲將歸檔卷宗存放在專門的檔案庫房或檔案架上，按照分類編號順序上架存儲。檔案庫房應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全防護(hù)措施。五、檔案保管與利用1.保管期限法律援助案件檔案的保管期限根據(jù)案件性質(zhì)和重要程度確定。一般民事、行政案件檔案保管期限為[X]年，刑事案件檔案保管期限為[X]年。對于具有重大影響或典型意義的案件檔案，可適當(dāng)延長保管期限。2.檔案利用本機(jī)構(gòu)工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的陪同下查閱。查閱時，不得擅自摘抄、復(fù)制、涂改檔案內(nèi)容。其他單位或個人因特殊原因需要查閱法律援助案件檔案的，應(yīng)出具單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)法律援助機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行查閱。涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格按照法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行管理，不得隨意提供查閱。六、檔案數(shù)字化與信息化管理1.數(shù)字化掃描逐步推進(jìn)法律援助案件檔案的數(shù)字化工作，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案。掃描應(yīng)采用清晰、完整的方式，確保電子檔案的質(zhì)量。掃描后的電子文件應(yīng)按照一定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，便于管理和檢索。2.信息化管理系統(tǒng)建設(shè)建立法律援助案件檔案信息化管理系統(tǒng)，將檔案的基本信息、電子文件等錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。通過信息化管理系統(tǒng)，可以對檔案進(jìn)行分類檢索、統(tǒng)計分析等操作，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。同時，要加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。七、檔案鑒定與銷毀1.定期鑒定法律援助機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員等組成。鑒定小組對檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案是否仍有保存價值。2.銷毀程序經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，報法律援助機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)采取合適的方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息不被泄露。銷毀清冊應(yīng)永久保存，以備查考。八、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督法律援助機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對歸檔工作進(jìn)行檢查和評估。檢查內(nèi)容包括歸檔的及時性、卷宗的規(guī)范性、檔案保管的安全性等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，督促相關(guān)人員進(jìn)行整改。2.考核機(jī)制將法律援助案件歸檔工作納入對承辦人員和檔案管理人員的績效考核體系。對歸檔工作表現(xiàn)優(yōu)秀的人員給予表彰和獎勵；對違反歸檔規(guī)定，導(dǎo)致檔案管理混亂或造成檔案損失的人員，依法依規(guī)追究責(zé)任。九、附則1.本細(xì)則自發(fā)布之日起施行。如有未盡事宜，由本市司法局法律援助管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.本細(xì)則旨